文件管理及编码规定

MC/XZ QL I 001/1.0-2014 文件编码规范

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文件编码规范

1.目的

确保对公司文件、资料及记录进行有效控制，便于识别、记录和查询，为文件资料和记录的保管、查阅、使用创造条件。

2.范围

适用于公司质量管理体系要求的文件、内外部文件识别，以及质量管理体系实施过程中、工艺操作过程中有关的记录和标识。

3.文件的编码

□□ /××××× I(O) ×××/1.0 - ××××

企业代号/部门号文件类别号 (收发文方式)号-顺序号/版次-年份；

企业代号标识：用企业名称简写的汉语拼音字母表示：MC——盟创；

部门编号：总经办(ZJB)、市场部(SCX)、财务部(CW)、技术部（JS）、行政部（XZ）、生产部（SC)、质量管理部（ZG)；

3.1 文件编码识别规则

3.1.1 内部文件类别编码标识：

QM——质量手册；QP——程序文件；QR——质量记录；

QJ——检测作业指导书；QL——管理制度；QS——设备操作规程；

QZ——仪器设备自校规范；QH——仪器设备期间核查规程；

TY——工艺文件；QT——其它；

3.1.2 外部文件类别编码标识：

外来文件经行政部接收，按以下编码规定，分类编码：FG——法律法规；BZ——国际国家标准； WJS——外部技术资料；QT——顾客和供方等其它相关方文件；

3.1.3 收发文编号：内部文件（I）、外发文件（O）；

3.1.4 顺序号：从000开始向后延续；

3.1.5 版次编号：版次从1.0开始，若有修改，改动较小的延续为1.1版次，改动较大直接上升为2.0版次，版次延续到1.3之后须变成2.0版次，依次类推；

3.1.6 年份号标识：按发放时间的年份编号。

4.本规定由行政部负责修订、解释。

MC/XZ QL I 002/1.0-2014 文件管理规定

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文件管理规定

1.目的

为规范公司文件的编写、评审、修改、使用、作废等过程，特制定本制度。

2.适用范围

本制度所指的文件包括公司质量手册、程序文件、管理性文件、质量记录、外来文件等。

3.职责

3.1 最高管理者：负责质量手册、程序文件、管理性文件等的编订、审批、修改、作废的审批和监控；

3.2 各职能部门：负责部门内部程序文件、管理性文件、质量记录等的编订、修改、作废的审核；

3.3 行政部：负责制定本制度，并统一管理文件，包括文件的标识、保管和发行等。

4.文件的分类

4.1 质量手册：规定组织质量管理体系的文件；

4.2 程序文件：质量手册的支持性文件，是为完成某项活动所规定方法。如采购程序、技术管理、记录与过程控制流程等；

4.3 管理性文件：指各项规章制度、管理规范、作业流程等。如

考勤制度、生产管理制度等；

4.4 记录性文件：指各类表单。如实验记录、生产过程记录、领料单、会议记录、培训记录等；

4.5 外来文件：公司与外部往来所产生的文件。

5.文件的编写

5.1 文件的内容、格式与其它要求

文件格式、内容应符合国家、行业和公司有关规定；文件页面应保持清晰、字迹应清楚，易于识别，并注明唯一性的编号；

5.2 文件的编写完成后，各部门应进行内部评审，涉及到公司层面的文件应组织相关部门人员评审，评审合格后应在文件上标明文件编码，经编制、校对、审核、批准签字后方可使用。

6.文件的归档

6.1 各部门经核准的文件请于48小时内交行政部归档，若有必要主办部门可留存复印件；相关部门联办的工作中形成的文件资料由主办部门收集、整理、归档；

6.2 电子文件按文件类别在电脑中建立文件夹，并分别命名。经确认的文件则设置文档保护密码以保护其格式和内容，并根据文件内容存入对应的文件夹中，同时做好数据备份，由各部门负责人指定人员统一管理。对于存档的电子文件，指定管理人员每月检查一次。检查文件能否打开，文件内容有无破坏。

7.文件的发放

主管单位拟定文件发放名册，行政部负责相关文件的发放并建立

台账。

8.文件的修改

8.1 编制部门应对文件使用过程中，存在的问题及时收集、整理，提出更改、更新计划，并按文件编制规定及时进行更改；

8.2 编制部门若对文件有更改意见，则填写《文件更改通知单》，注明更改原因和更改具体意见，经主管或总经理审批后，原件交行政部存档并按规定发放，小的改动由编制部门逐一对文件持有单位进行改动并签字，必要时原文件收回；

8.3 作废文件，由行政部回收，并盖“作废”印章，留一份存档，其余销毁，并作好记录。

9.本规定由行政部负责修订、解释。

MC/XZ QL I xxx/1.0-2014

文件更改通知单

文件名称文件编号

更改章节接受部门

更改内容

执行日期

编制人日期

审核人日期

批准人日期备注

公司文件管理规范

王88

目录一、制定目的 (2) 二、适用范围 (2) 三、各部门职责 (2) 四、文件类型定义 (3) 五、文件格式及标准 (4) 5.1公文（包括公告和通知等） (4) 5.2红头文件 (5) 5.3质量体系文件 (6) 5.4管理性文件 (7) 5.5通用文件、表格文件 (8) 5.6合同性文件 (9) 六、文件管理 (11) 6.1文件记录编号、发放 (11) 6.2文件的归档 (11) 6.3外来文件接收与归档 (11) 七、其他规定 (11) 八、附文件模板 (11)

公司文件管理制度一、制定目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，便于文档的识别、追溯和控制，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。二、适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。三、各部门职责 3.1综合部负责公司公文、质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发布、归档等的管理，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2采购部负责采购合同的归档、保管工作；销售部负责报价单及合作客户相关资料的归档、保管工作；销售合同及其他行政类文件资料由综合部负责归档、保管； 3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责

文件的收录、发布、归档等的管理。 3.4综合部负责公司所有文件的统筹管理；四、文件类型定义 4.1红头文件：针对公司党支部下发文件及其他特别需求的红头说明文件： 4.2公文（企业通知、公告、通报、通告、决定、意见、请示、批复、函等），其明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时使用的文件。公文具有庄重性、广泛性和周知性特点； 4.3质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。 4.4管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等。为达到公司管理目标，明确制定的指导性文件，以达到统一思想、统一方法和统一行动的目的。 4.5技术性文件：设计方案、研发文件、设计图纸、投标文件规范等。（涉及文档类内容未清楚） 4.6通用文件、表格文件：是表达、解释工作结果和业务信息所运用的数据传递形式，能够清晰简明地传递所需要表达的信息； 4.7保密文件：凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息的各类形式的公文、制度等文件，均属于保密文件； 4.8外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）。

质量管理体系文件记录编号规则

1、目的对文件和记录的编号作出明确的规定，使每份文件和记录都有规定的编号，便于文件记录的识别和检索。 2、适用范围适用于公司质量管理体系有关文件和质量管理体系运行记录、施工过程记录和工程质量记录的编号。 3、职责 3.1 质量管理部负责质量管理体系文件和管理体系运行记录编号的控制与管理。 3.2 生产技术部负责工程技术文件和施工过程记录和工程质量记录编号的控制与管理。 3.3 公司办公室负责公司文件及其相关文件和记录编号的控制与管理。 3.4 其他相关单位负责本单位的文件和记录编号的控制与管理。 4、编号规则 4.1质量手册编号 4.2 程序文件编号例：管理评审控制程序的编号 YSJA/CX—56 同一条款下有多种程序文件按以下方式编号

YSJA—CX—□□—□ 例：材料采购控制程序的编号 YSJA/CX—74—1 4.3 作业指导书、技术交底编号 4.3.1 公司发布的通用作业指导书编号例：质量计划编制指南编号 YSJA/ZY—04 4.3.2 各单位、部门编制的专业作业指导书编号例：机电安装公司编制的专用作业指导书编号 JA机电/ZY—05—01 4.3.3 技术交底编号例：第一项目部2010年编制的第一份技术交底 4.4 质量计划、施工组织设计、施工方案、质量通报编号例：2011年编制的第一份施工方案 YSJA/SF—2011—01—03 4.5 公司管理制度编号 4.6 公司文件、合同文件等其他公司内部自制文件编号按公司行政文件编号的相关要求执行。 4.7 质量记录编号 4.7.1 程序文件下的记录编号 4.7.2 通用作业指导书下的记录编号

电子文件归档与管理规范GBT18894-2002

电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-21 1、范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata

指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

质量体系编制参考文件格式

参考文件目录 XX物业管理有限公司质量体系文件和资料管理标准作业规程7 ------------------------------------------------- - 2 - XX物业管理有限公司工作记录管理标准作业规程6 -- - 8 -XX物业管理有限公司内部质量审核管理标准作业规程5- 13 - XX物业管理有限公司内部质量审核实施标准作业规程4- 17 - XX物业管理有限公司不合格纠正、预防标准作业规程3- 23 - XX物业管理有限公司住户意见征集、评价标准作业规程2 - 30 - XX物业管理有限公司品质部日常工作抽检标准作业规程1 - 34 - 质量体系文件编码管理标准作业规程------------- - 37 -XX物业管理有限公司质量体系文件编制标准作业规程- 43 -XX物业管理有限公司管理评审控制标准作业规程 -- - 49 -文件控制程序--------------------------------- - 54 -记录控制程序--------------------------------- - 62 -

内部审核程序--------------------------------- - 66 -环境运行控制程序----------------------------- - 71 -职业健康安全运行控制程序--------------------- - 78 -过程和服务质量的监视程序--------------------- - 87 -环境、职业健康安全绩效的监测程序------------- - 91 -纠正与预防措施控制程序----------------------- - 95 -采购控制程序--------------------------------- - 99 -电工安全技术操作规程------------------------ - 103 -

公司文件管理方法

公司文件管理方法本文是关于公司文件管理方法，仅供参考，希望对您有所帮助，感谢阅读。公司文件管理方法 1. 目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。 2. 适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。 3. 定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。 4. 文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。 4.1 总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。 4.2 公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。 5. 文件分类：公司的公文主要可分为以下类： 5.1 管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编 ; “制度”一般应用于某一方面职能的明确 ;“规定”应用于一项具体工作的明确 ;“管理办法” 一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。同执行的事项 ; 决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定” ; 经会议讨论 5.2 工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共 5.3 人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。 5.4 工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。 5.5 会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。 5.6 对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。 5.7

质量管理体系文件编制规定(doc 7页)

质量管理体系文件编制规定 1目的确保质量管理体系文件的编制符合内容格式统一、保持清晰、易于识别和检索等要求。 2 范围本办法适用于本所的质量管理体系文件，包括质量手册、质量管理体系程序（程序文件）、作业文件和质量记录的编制。 3职责 3.1质量管理体系文件由有关职能部门负责起草，部门负责人负责审核。 3.2 质量手册由所长审定批准，程序文件、作业文件由主管所领导审定批准。 4文件编号 Q S X —X X —X X X X 发布年份同层次文件顺序号层次代码：质量手册—A 程序文件—B 作业文件—C 质量管理体系代号质量记录—D 5 文件封面格式 5.1质量手册及程序文件的封面格式应符合附录A的规定。 5.2作业文件及质量记录不设封面。 6 文件页面格式

6.1 质量手册、程序文件、作业文件，除封面、目录外，每页均设有页眉。 6.2 页眉格式为文件名称中国建筑标准设计研究所质量管理体系文件 X X X X 文件编号：批准人：修改码： 7 文件内容 7.1 质量手册内容 0 引言 1 范围 2 引用标准 3 定义 4 5 6 按GB/T19001-2000—ISO9001:2000标准中的4至8的条款对应编写。 7 8 7.2 程序文件和作业文件内容 1 目的 2 范围 3 职责 4 程序内容 5 记录中国建筑标准设计研究所质量管理体系文件质量管理体系文件编制规定文件编号：QSC-01-2002 批准人：修改码： 0 / A

注：1、程序内容可以分几章编写； 2、记录也可以插入程序内容中编写。 8 文件条文的编排 8.1 文件层次编号章条条条 1 2 3 4 5 当条文内容适于采用分行并列叙述时，其编号用小写的拉丁字母 a .，b.，c.，……顺序表示。 8.2 “章”一般设有标题，“条”可有也可没有标题。但同一层次的“条”，有无标题原则上应一致。 9 文件幅面质量管理体系文件的幅面采用A 4（210mm×297mm ）。 10 质量要求文件编写要符合下列要求： a ．文字通顺，表述清楚。 b ．名词、缩略语、标点符号要符合国家有关标准的规定。 c ．计量单位一律采用法定计量单位。 11 会签与审批质量管理体系文件稿经编制人起草后，按附录B 的《质量管理体系文件会签审批单》，经编制人、编制部门负责人签字后，经相关部门会签，并经主管所领导签署批准。中国建筑标准设计研究所质量管理体系文件质量管理体系文件编制规定文件编号：QSC-01-2002 批准人：修改码： 0 / A ???2.21.2

电子文件归档管理规定

电子文件归档管理规定第一条为适应办公及档案信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。第三条按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。第四条各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本处室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。第五条为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。第六条归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。第七条电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。第八条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。第九条电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。第十条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。第十一条各科室在每年3月之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。第十二条移交档案室的电子文件数字档案应至少制作四套备份（一套硬盘，三套光盘），备份介质分开保管，一套提供利用、一套封存、一套异地保存、一套

公司文档管理制度

(综合管理部)文件公司文档管理制度 1 目的为加强公司文件、档案的管理；增强文件、档案安全性和保密性；规范公司文件、档案格式；统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法。 2 格式的规范公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要作到统一、规范，公司对外联系、内部行文按照统一的格式，一律要求计算机打印后送发，不得手写。公司设置专用服务器，将各项文件、档案的格式及要求置于该计算机服务器上，员工随时调用。 3 档案区分重要文件及电子邮件，须拷贝或发送到办公室。由办公室将公司文件、档案进行分期、分类、分级管理，按不同的文件、档案格式编制编码，编码作到明确、统一，方便使用、存档、调阅，并控制使用和调阅的安全性和保密性。 4 文档分类管理公司建立各类文档的目的，一是通过文档可了解公司整个发展情况，二是便于查找、使用。根据公司经营范围，文档可分为几类如下： 4.1 行政类 ⑴公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件； ⑵机要文件：股东会/董事会会议纪要、决议等材料；审计报告、商业密件以及不可随意复印的文件或传阅的文件等； ⑶公司的宣传材料、简介、刊物等；

⑷公司人事档案，各项人事记录； ⑸行政产生的各项记录，资产、设备说明书、驱动盘等。 4.2 技术类 ⑴技术文档/开发平台/产品代码/产品研发测试过程文档和记录； ⑵技术资料：与工作有关的开发工具及技术参考和学习资料。 4.3 商务类 ⑴非经营协议：公司之间合作、协作协议； ⑵经营合同： ①用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议； ②商务经营活动合同，包括正式合同、内部合同、采购合同以及合同执行过程记录等； ⑶客户档案：以客户为单位，自与该客户建立联系开始，除基本情况外，记录每一次活动及每一项合同执行情况。 ⑷媒介档案：每一家媒介建立独立档案，除基本情况外，记录每次合作或采购活动情况。 4.4 项目文档从销售立项到完成全过程的项目正式文件和沟通备忘文件，全部独立存档。 4.5 产品运营资料文档公司外部托管的服务器上的所有内容均由产品经理每周备份一次，刻录光盘交给办公室保管。 5 文档编号规则 ⑴常规文件编号规则：公司名称缩写＋文档类别头一个字母＋具体类别+顺序号（3位）。如：公司总经理办公会纪要一份：CJ-AM-总经理办公会纪要-006 ⑵项目文档编号规则：项目编号+具体类别+顺序号（3位）如：XX项目沟通会议纪要一份：20110916-XS-沟通会议纪要-01 ⑶公司运营管控文档编号规则：公司名称缩写＋文档类别头一个字母＋顺序号（3位）。如：CJ_AM_RR_04，“CJ”代表公司；“AM”代表所属科目-行政管理；“RR”代表类别-规章制度；“04”代表顺序号具体科目分配如下：

质量管理体系文件编号规定

1、目的确保本公司制定的综合管理体系文件有统一的标准格式，以便于统一管理和查询。 2、范围本制度规定了文件编号的表达形式及编号要求，适用于公司内使用文件、记录的编号。 3、职责人力资源部负责制定文件编号规则和对体系文件的编号。 4、部门代号人力资源部：RL 综合管理部：ZH 财务部：CW 营销部：YX 研究所（油田化学工程中心）：YJ 质检部：ZJ 生产部：SC 5、文件分发号认证机构：00 总经理：01 管理者代表：02 人力资源部：03 综合管理部：04 财务部： 05 营销部：06 研究所（油田化学工程中心）：07 质检部：08 生产部：09 6、编号规则 6.1一级文件：手册注各管理体系代号如下：质量管理体系（9000）：QMS 安全、环境与健康（HSE）管理体系：HSE 环境和职业健康安全管理体系：E0M API石油天然气行业制造企业质量管理体系：SC 6.2二级文件：程序文件注各管理体系代号如下：

安全、环境与健康（HSE）管理体系：HSEP 环境和职业健康安全管理体系：E0P API石油天然气行业制造企业质量管理体系：CX 6.3三级文件 6.3.1管理体系文件（管理制度、作业指导书、图纸等） □□□/□□-□□-□□□□-□□ 顺序号审批年份部门代号文件类型代号公司缩写注：文件类型代号管理类文件：GL 技术类文件：JS 6.3.2记录表格类 □□□/JL-□□-□□ 顺序号部门代号记录缩写公司缩写注：质检部、生产部涉及记录内容较多，为便于区分，可在顺序号后加工段号或产品代号，以便于区分。例：产品原始检测记录（DSP-2、DSP-3、SMP-Ⅰ、SMP-Ⅱ等），可记录为：DSY/JL-ZJ-01-(DSP-2)、 DSY/JL-ZJ-01-(DSP-3)等 6.3.3外来文件 GK –□-□□□ 顺序号类别号，用A、B、C……表示外来文件代号注：A表示法律法规类文件；B表示技术标准和规范类文件；C表示与体系有关的文件；…… 6.5通知通报类文件 -□□□□-□□

ISO电子文件管理规定

I S O电子文件管理规定 Revised final draft November 26, 2020

ISO14001电子文件管理办法第一条为规范公司电子文件编制、审核、批准、发放、作废、登记等管理工作，保障电子文件的真实性、有效性、安全性，根据国家关于电子文件管理的有关规定、标准，结合公司实际情况，制定本办法。第二条本办法规定了公司在产品、服务、活动中产生的电子文件的编制、审核、批准、发放、作废、登记等管理工作。第三条本办法所称电子文件（电子公文）是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。第四条公司文件、公文等有关资料可以制作成电子文件进行发布、实施，经批准、发布的电子文件具有同纸质文件具有同等的效力，发布的电子文件形成部门应负责输出一份制成纸质文件并经过审批程序后与电子文件一同归档保存。第五条公司各类电子文件的发布格式：文本文件现阶段采用PDF格式文档；图像文件采用TIFF或JPEG格式；视频或多媒体文件采用MPEG或AVI格式；声音文件推荐采用MP3或WAV格式；其他文件参照有关规定。第六条电子文件的编号同纸质文件的编号，其形成制作质量由文件的起草者、审核者、批准签发者负责，电子文件应采用安全措施，防止未经授权的更改，同时应当随时对电子文件进行备份，存储在脱机保存的载体上。第七条电子文件发放部门负责对发放的电子文件进行登记；电子文件的更改由电子文件编制生成部门负责并经过审批程序，更改后的电子文件应重新进行登记发放；电子文件的作废应经过主管领导审批，并由电子文件的发放部门进行通知，并有作废电子文件的记录。第八条电子文件发放可以通过网络、邮箱、磁盘载体等形式进行，在接送交电子文件时，应当对电子文件及其载体、技术环境进行检验，检验载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备。第九条各部门应根据规定，将提交发布的电子文件通过移交载体或者网上传输等方式安全及时地报送公司办公室。第十条公司办公室应配备相应的保管设施，健全各项工作制度，强化管理与维护，确保备份保存归档的电子文件的安全、有效。第十一条本办法由办公室负责解释。第十二条本办法自2006年1月1日起施行。 2006年1至4月公司有效电子文件清单/执行从2006年3月1日起序号电子文件编号电子文件名称版号/修改号 1 JX/QEOSC-C-2006综合管理手册 C； 2 JX/QEOCX-4.2.3文件控制程序 C； 3 JX/QEOCX-4.2.4记录控制程序 C； 4JX/QEOCX-5.5.3C；

公司文件管理办法74772

CAPP公司文件管理办法为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。 1 管理原则 1.1办公室是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。 1.2公司上报下发正式文件由办公室负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2 基本要求 2.1各部门需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交办公室审核备案后。经相关领导签批同意发文. 2.2 送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。办公室应及时把审阅结果反馈给报送部门。 3 内部文件 3.1文件起草需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。 3.2文件审核各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核上报总经理或董事长签批文件的审核,。办公室负责审核,是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。 3.3文件签发文件形成后，主管领导签发。

办公室负责复印、盖章、转发（送）、执行和归档。 4 外来文件外来的文件由办公室责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。 5 业务流程 5.1文件管理业务流程分为收文和发文。 5.1.1 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序； 5.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。 5.2发文程序与要求拟稿→校对审核→主办部门负责人审核→相关部门会签→领导签发→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。 5.2.1拟稿 ①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。 ②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。 ③文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页（协议合同类应填附合同协议会签单）详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。 5.2.2 审核 ①主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。 ②办公室复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要。在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊

质量管理体系文件编规定和标识规则

质量管理体系文件编规定和标识规则文档编制序号：[KK8UY-LL9IO69-TTO6M3-MTOL89-FTT688]

质量管理体系文件编号规定和标识规则一、一级文件（质量手册）编号规定质量手册编号由三部分组成：第一部分：公司英文简写，即XX 第二部分：文件级别。质量手册的文件级别用A表示。第三部分：版本号。版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。举例：质量手册 XX – A – 0 英文简写版本号二、二级文件（程序文件）编号规定程序文件编号由四部分组成：第一部分：公司英文简写，即XX。第二部分：文件级别。程序文件的文件级别用B表示。第三部分：流水号。用1、2、3……依次排序。第四部分：版本号。版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。举例：程序文件版本号 XX – B – 1 - 0 英文简写流水号

三、三级文件编号规定三级文件编号由五部分组成：第一部分：公司英文简写，即XX。第二部分：文件级别。三级文件的文件级别用C表示。第三部分：文件类别。三级文件包括：工作依据、作业指导书、岗位职责。 a）工作依据类型： “法规”表示为“FG” “规章”表示为“GZ” “公司内部制度”表示为“ZD”（意为“制度”） “其他文件”表示为“QT”（意为“其他”） b）作业指导书作业指导书按用途分类，可分为：规范类、指南类、标准类、综合类。 “规范”用“GF”表示 “指南”用“ZN”表示 “标准”用“BZ”表示 c）岗位职责用“ZZ”表示第四部分：流水号。用1、2、3……依次排序。第五部分：版本号。版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。举例：

gbt18894电子文件归档与管理规范

国家标准：电子文件归档与治理规范 GB／T 18894—2002 1 范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积存、归档、保管、利用、统计的一般方法。本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与治理，其他社会组织的电子文件治理可参照本标准。 2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓舞依照本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA／T 18档案著录规则 DA／T 22归档文件整理规则 3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。 3．1 电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。3．2 归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。 3．3

背景信息 context 指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生阻碍的历史环境等信息。 3．4 元数据 metadata 指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3．5 逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的治理权限向档案部门移交的过程。 3．6 物理归档 physical filing 指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3．7 真实性authenticity 指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3．8 完整性integrity 指电子文件(3．1)的内容、结构、背景信息(3．3)和元数据(3．4)等无缺损。 3．9 有效性utility

02质量体系文件编码规定OK

作业指导书修改状态: 0

质量体系文件编码规定编号: ZY—XZB—1002 页码:第1页/共2页质量体系文件编码规定 1．0 目的 1.1本指导书确保每一个质量体系文件都有唯一的编码。便于文件的识别、追溯和控制。 1．0 适用围 2．1 本指导书适用于本公司质量体系文件的编码。 3．0 职责 3. 1 行政人事部负责对公司质量体系文件统一编码和登记。 4．0 编码规定 4.1 质量体系文件在编写完成后，由行政人事部按照规定的要求进行登记、编码。 4．2 代号 4．2．1公司各级部门代号从该部门名称中取三个汉语拼音字母来表示，如：XZB——行政人事部 CWB——财务部 JYB——经营部 GCB——工程部 BAB——保安部 YLB——园林清洁部YCG——怡翠花园管理处 DLG——电力大楼管理处 NXG——能兴大楼管理处YDG——移动通信管理处 FYG——法院管理处 RJG——软件科技园管理处KTB——怡翠花园康体部（其他依次类推） 4．2．2文件类别代号取两个汉语拼音字母表示： ZL——质量手册 CX——程序文件 ZY——作业指导书 JL——质量记录 4．2．3顺序号用四位数表示，从左到右前二位表示文件所属容，后二位代表顺序。程序文件前二位的编号是—00，作业指导书前二位的编号如下： a)按职能部门、管理处区分 10—行政人事部管理 20—工程部管理 30—保安部管理 40—经营部管理 50—财务部管理 60—园林清洁部管理 70—其他部管理 90—社区中心康体部管理（其他依次类推） b)按管理处部专业管理区分 80—接管验收管理 81—公共场地管理 82—设备设施管理 83—清洁绿化管理 84—消防管理 85—保安队管理 86—综合管理（其他依次类推） 4. 3质量体系文件的编码方法 4．3．1程序文件的编码由文件类别代号、顺序号组成，表达形式如下图：

公司文件档案管理制度

公司文件档案管理制度 1 产生目的为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 2 适用范围适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项： 3.1.1.1 上级来文（1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料（1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；（2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件；（4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料；（6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料；（7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；（9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料；（10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料；（14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料；（15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根；（16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；

质量管理体系文件编号规定和标识规则

电子文档管理制度[1]

电子文件归档与电子档案管理制度一.目的为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。二、适用范围本制度适用于木业工厂各业务模块。三. 负责部门本制度由企划办行政管理科负责信息收集、归档，各部门协助实施。四. 制度内容 3.1总则（1）对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政管理科统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。（2）电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政管理科档案管理员要进行指导与监督。（3）电子文件的管理由行政管理科负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。（4）为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。（5）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。（6）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。（7）电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 3.2电子文件的收集与积累（1）收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。（2）收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电

公司文件管理制度

公司文件管理制度 1 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2 适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 3 职责 3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.4 文件编制、审批、发布的权责 3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。 3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。 3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。 3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。 3.4.7 工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。 3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。 3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。 3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。 4.定义 4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。 4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，

质量管理体系文件分类与编号规定

质量管理体系文件分类与编号规定为规范山东凤凰城发展有限公司质量管理体系文件的分类与编号，便于文件的控制、使用与保存，制定本规定。第二条本规定适用于山东凤凰城发展有限公司所有质量管理体系文件。第二章文件分类第三条质量管理体系文件包括： 1、质量方针和质量目标； 2、质量手册； 3、程序文件； 4、制度、办法、作业指导书等管理性文件； 5、标准、规范、图样等技术性文件； 6、相关外来文件； 7、质量记录表式等其它文件。第三章编号规则第四条代号释义Ｑ－－－质量管理体系 FHC－－－凤凰城 SC－－－质量手册 CX－－－程序文件 GL－－－制度、办法、指南等管理性文件 JS------标准、规范、图纸等技术性文件

JL------质量记录 A,B,C---版本第五条质量手册编号格式 Q/FHC.SC--XXXX 发布时间发布时间以“年”为限。第六条程序文件编号格式 Q/FHC.CX.XX--XXXX 发布时间文件顺序号发布时间以“年”为限。第七条制度、办法、指南等管理性文件编号格式 Q/FHC.GL.XX 文件顺序号第八条标准、规范、图纸等技术性文件使用技术资料编号办法，即按项目性质、地点、内容等编号。第九条外来文件中如有编号，则沿用原编号，无编号的执行第七条规定，其中，技术性文件执行第八条规定。（国家法律法规不再加编号）第十条质量记录表式编号格式 FHC.JL.XXX 顺序号

第十一条第一版本文件为A版，以后换版依次为B、C、D……。第四章分发号规则第十二条各职能部门由公司办公室统一分配一个部门代号，分发号即使用部门代号。文件需二次发放的，各部门建立分发记录。第十三条对“受控”文件，文件发放部门加盖“受控文件”专用章（红色）和分发号（红色）；技术图纸使用技术资料专用章（红色）；通过办公网或电子邮件发送的第三层次文件，在文件首页右上方加“受控”专用标识,标识为：受控分发号：部门内部文件由使用部门确认受控方式。