招标采购中如何制定采购需求

招标采购中如何制定采购需求

青岛蓉咨招标有限公司

徐希鹏

导语

站在采购需求编制的起点，放眼采购项目实施的整个过程直至合同签订的终点可以看出，对于采购项目来说，采购需求直接影响整个后续工作的程序步骤和运作成效。那么采购人怎样才能严格按照相关法律法规的相关规定，科学合理的编制采购需求，从而将自己的需求科学、合理、准确地传达给潜在投标人，本专题就对此问题进行详细解读，从多个方面进行探讨。

一、什么是采购需求

采购需求，是指采购标的的技术、规格、性能、功能、质量、服务等要求的具体细化，是确定采购预算、编制采购文件、实施采购活动的基础和依据。

采购需求管理应当遵循合理规范、有序高效、公开透明的原则，符合实际需要，体现厉行节约，有利于公平竞争。采购人能够提出符合法律法规的采购需求，是优质高效编制招标文件的基础，如何规范描述采购需求也历来是采购人的一个难题。

二、确定主体

采购人是采购需求确定的主体，负责采购需求的提出、调研、论证、评价等事宜，并对采购需求的合理性、合规性承担责任。

本单位可以发挥管理优势，对系统内通用且使用频繁的产品和服务的性能指标、技术规格、服务标准、安全要求等制定标准化基本需求。

代理机构可以根据采购人委托，参与采购需求确定工作，协助组织专家论证，帮助完善技术标准等需求指标，并依据采购需求编制采购文件，依法实现采购需求目标。

三、制定方案

采购项目确定后，采购人应当进行市场调研，对采购标的的技术性能、服务水平、供应情况、市场价格等进行调查了解、衡量比对、分析测算，结合政府采购预算及资产配置标准等，制定初步采购需求方案。

四、组织论证

可以对初步采购需求方案组织相关专家或者供应商进行合理合规性论证，也可以委托第三方专业机构组织论证。邀请供应商参与论证的，应当在相关领域内邀请不少于3个品牌（核心产品）的供应商参加。采购人委托第三方专业机构组织论证的，应当在委托协议中明确第三方专业机构的职责及要求，并对其出具的论证报告签署书面意见。

采购需求论证主要包括，采购需求内容是否完整、标准是否规范、描述是否准确等。

五、需求内容

采购需求应当符合国家法律法规规定，执行国家标准、行业标准、地方标准等相关规范。采购需求应当完整、明确、合规、公正。具体应包括以下内容：（一）采购项目概况及预算安排情况。

（二）采购标的需实现的功能或者目标要求。

（三）采购标的需执行的国家相关标准、行业标准、地方标准或者其他标准、规范。

（四）采购标的需满足的质量、安全、技术规格、物理特性等要求。

（五）采购标的的数量、采购项目交付或者实施的时间和地点。

（六）采购标的需满足的服务标准、期限、效率等要求。

（七）采购标的的验收标准。

（八）采购标的的其他技术、服务等要求。

制定完整、明确的采购需求在采购实践中至关重要：一是保证评审工作顺利开展，以及实现采购目标和物有所值目标的前提条件；二是有利于提高供应商编制投标和响应文件的科学性和有效性，保证政府采购活动的公平和公正。

采购需求描述应当清楚明了、表达规范、含义准确，能够通过客观指标量化的应当全部量化。技术复杂或者性质特殊项目的采购需求，除技术规格、服务标准等具体要求难以确定外，其他需求内容应当详细明确。

采购需求实现功能或者目标应当以满足采购人实际需要为前提，符合资产配置标准要求，杜绝奢侈采购、豪华采购、高价采购。

采购需求执行的有关标准应当在相关专业领域内具有权威性、通用性和对等性，应当为实现标的功能或者目标的基本条件，不得设置带有歧视性、倾向性或者排他性标准的要求。

采购标的需满足的质量、安全、技术规格、物理特性、服务和验收标准等要求，描述应当严谨、准确、详细，不得模棱两可、含混不清、存有歧义，不得包含对供应商的潜在或者隐性要求。

六、如何编制采购需求

一、开头部分：清晰表达采购意图

采购需求的开头部分，应开明宗义写明本次采购内容的主要用途，以及要获得什么样的使用效果。有的用户单位一开头就只简单地写明产品参数，或只提交工程量清单，以为供应商会了解采购所要达到的目的，其实不然，一定要把采购项目的主要目的和用途写清楚，这样才能让供应商充分理解采购意图并有针对性响应，减少盲目性。

二、主体部分

（一）遵循“三性”原则（以货物为例）

1.合规性：即符合法律法规要求

①不可指定品牌型号。如果必须引用某一品牌或生产厂商才能准确清楚地说明采购项目技术标准和要求的，则应在引用某一品牌或生产厂商的名称前加上“参照或相当于”的字样，而且所引用的货物品牌或生产厂商，在市场上应具有可替代性。为防止出现只有一个品牌或者一个生产厂商的情况，最好引用3家。

②不得将投标人的注册资本、资产总额、营业收入、从业人员、利润、纳税额等规模条件作为资格要求或者评审因素，也不得对投标人实行差别待遇或者歧视待遇。

③采购标准须在预算经费以下。采购质量要求以满足需要为原则，要根据预算经费来制定，不可不合预算经费追求过高的质量要求。

④资产配置要符合规定。对国有资产的配置，在编制采购需求时，不可超过规定进行配置。

2.完整性：即全面反映采购货物的主要特性

①主体性，指所采购货物的本身。以制服面料为例，其重要的技术参数包括经向、纬向、经纬密度、色牢度、幅宽、克重等技术指标，要完整地表达清楚。

②标准性，所采购货物应对应具体的生产工艺标准。还是以面料为例，不同品质面料，其参数对应不同的标准，欧标是ISO标准，国标是GB标准，如

GB/T406-1993《棉本色布》、GB/T5325-1997《精梳涤棉混纺本色布》、GB

/T5326-1997《精梳涤棉混纺印染布》等。

③安全性，指货物的安全等级。不同的货物有不同的安全指标，还是以服装为例。服装的安全级别分为A、B、C三类，安全级别为A的服装是可直接接触人体皮肤，如婴幼儿服装、内衣；安全级别为B的服装也可直接接触皮肤；安全级别为C的服装不可以接触皮肤。

④层次分明，如服装采购，要把款式、色泽、材料（面料、辅料、纽扣、备用钮、拉链、吊牌、主标、洗标、尺码标等）分别进行阐述。

3.明确性：即采购货物的信息要清晰明白，不可模棱两可

①数量要准确，只能是1、2、3等实数的表达，决不能出现1-2台等模棱两可的情况。

②要有详细的规格参数，不能只写明货物名称，没有规格参数。

③对于每包或品目的预算金额要如实表述，不能搞错。

④其他情况说明。如样品提供等，都要说明。

（二）采购需求要作充分的市场调研和横向比较

在制定采购方案时，包括制定质量、性能、价格、规格参数等，用户单位一定要进行“货比三家”，进行充分的市场调研和横向比较。应禁止或注意以下事项：

1.不能只听一家供应商的意见甚至采购需求方案完全交由一家供应商制作。

2.不能随意在网上选一款同类产品，然后将其参数等直接复制粘贴。

3.要进行市场了解，还需考虑国家是否有相关标准和强制性规定，并兼顾安全、环保、节能、培训、售后、验收标准等方面的因素。

4.必要时向供应商和专家咨询意见。

七、严格规范开展履约验收

采购人应当依法组织履约验收工作。采购人应当根据采购项目的具体情况，自行组织项目验收或者委托第三方机构验收。采购人委托第三方机构进行履约验收的，应当对验收结果进行书面确认。

完整细化编制验收方案。采购人应当根据项目特点制定验收方案，明确履约验收的时间、方式、程序等内容。技术复杂、社会影响较大的货物类项目，可以根据需要设置出厂检验、到货检验、安装调试检验、配套服务检验等多重验收环节;服务类项目，可根据项目特点对服务期内的服务实施情况进行分期考核，结合考核情况和服务效果进行验收;工程类项目应当按照行业管理部门规定的标准、方法和内容进行验收。

完善验收方式。对于采购人和使用人分离的采购项目，应当邀请实际使用人参与验收。采购人可以邀请参加本项目的其他供应商或第三方专业机构及专家参与验收，相关验收意见作为验收书的参考资料。

严格按照采购合同开展履约验收。采购人或者采购代理机构应当成立验收小组，按照采购合同的约定对供应商履约情况进行验收。验收时，应当按照采购合同的约定对每一项技术、服务、安全标准的履约情况进行确认。验收结束后，应当出具验收书，列明各项标准的验收情况及项目总体评价，由验收双方共同签署。验收结果应当与采购合同约定的资金支付及履约保证金返还条件挂钩。履约验收的各项资料应当存档备查。

严格落实履约验收责任。验收合格的项目，采购人应当根据采购合同的约定及时向供应商支付采购资金、退还履约保证金。验收不合格的项目，采购人应当依法及时处理。采购合同的履行、违约责任和解决争议的方式等适用《中华人民共和国合同法》等相关法律法规。

八、常见问题

1、以特殊需求为名，变相指定品牌或成交商。实际工作中，有不少的采购人往往习惯于某某供应商提供的服务，或习惯于使用某某品牌的商品，或出于其他舞弊目的等，在编制采购需求时，就提出除了某某供应商或某某产品就不能满足其工作要求的“采购需求”，以达到其变相圈定供应商或品牌的目的。

2、以业务需求为借口，变相采购高档商品服务。有的部门和单位，根据他们的工作职能或业务需要，有时并不需要使用高档设备或服务，但为了能够提高采购项目的配置标准和质量档次，他们往往就以业务工作需要为借口，采购高档商品或服务，超标准配置资产设备。

3、以特殊需求为愰子，有意逃避采购监管。

4、以采购需求为档箭牌，大肆进行暗箱或违规操作。有的采购人寻借口、找机会与供应商恶意串通，操纵采购活动。

5、需求不完整。一些采购人表述的技术需求虽然符合法律法规的相关规定，却不完整，待到履约环节发现问题后，便想违反招标文件的规定，让供应商按照自己真正的需求履约。

6、采购需求成某产品的说明书。不少采购人代表都不知道如何表述采购项目的技术需求，因此，一些采购人就找自己熟悉的供应商或是以前有过合作的供应商协助自己完成采购需求。结果导致采购需求带有明显的倾向性，更有甚者，采购人提出的采购需求就是某供应商产品的说明书。采购人要提出科学合理的采购需求，避免倾向性，必须做好前期调研工作。采购人提采购需求前的调研工作包括两部分，一是对市场的调研，二是对部门内部需求的调研。

采购人应该对市场同类产品的价格、配置、生产厂家以及供应情况等信息进行摸底。只有这样，才能准确把握产品的市场信息，也才能真正避免倾向性和排他性，保证公平竞争”。另外一部分容易被忽视的内容就是对部门内部需求的调研。在采购之前，应该对部门从上到下的需求有清楚的认识。比如，采购的产品要有什么功能才能满足需要，采购的产品主要用于哪些方面等……

在对市场和产品情况进行摸底的过程中，不能通过走进个别厂家，向单一供应商了解情况，或是向单一供应商‘求助’就完成技术需求的提出。应该通过更加全面的手段收集相关信息，如将采购需求挂在网上，让广大供应商提意见。九、解决对策

（一）为了将采购需求编制的更加准确和科学，可以采用了五种方法进行了有益地尝试。

1、为确保采购需求准确，避免指向性和排他性，向不少于三家行业内知名的企业和供应商进行咨询，了解货物的生产工艺和流程、货物的材料组成、企业所必须的生产设备、货物的各项性能指标等情况，综合上述情况编制需求。

2、积极发挥专家的把关作用。在采购需求初步制订完成后，组织召开专家论证会，多渠道邀请专家参与论证，听取专家意见和建议，了解行业情况，细化技术要求。

3、坚持在招标前考察调研先行，充分了解市场行情。在此基础上编制招标文件，合理设置招标门槛及评分标准，提高项目的竞争性。

4、坚持设计先行，确保技术要求细致可靠。对技术复杂、标准不唯一的货物，邀请专业设计单位，提前确定采购需求。在进行方案设计时，要求设计单位在指标设定上不能有倾向性。图纸和采购需求确定后，与设计单位经过几轮协调和深化，最终确定了技术要求。科学设定评分标准，力求采购科学、公开透明。

5、在评分标准设定上，将企业业绩、生产设备情况、投标货物性能、生产工艺、零部件选材等客观项设到各评分项中。这样，投标人的投标会更有针对性，专家评分也会更加有依据。对于价格分设定，凡是深化设计到位、技术需求明确、投标样品齐全的，则将价格分值设定的高一些，以突出价格竞争；对于一些制作工艺较为特殊的项目，则适当下调价格分的比重，为防止恶性竞争，确保采购的高性价比。

（二）编好采购需求须练好六项基本功

1、市场调查是编制采购需求的前提

俗话说“磨刀不误砍柴工”，没有对市场作深入的调查研究，就编不出优秀的采购需求，这不是耸人听闻。过去一段时间，采购人编制采购需求的意识淡化，片面相信自己的主观认识，不愿深入市场进行调研。在这个过程中，一些道听途说的片言只语成了采购人了解采购产品的主要途径，于是胡乱塞进招标文件，到头来成为令人啼笑皆非的笑话。

2、价格测算是采购成功的必要条件

在市场调研中，肯定会有高中低档之分，一分钱一分货，这是价值规律的表现。在一些采购人看来，市场上的所有产品，不论高低贵贱，只要自己喜欢就写进需求，到头来项目还是不得成功。

一方面，不能甲项目用乙项目的钱，而且钱要用在刀刃上，急需的才能花；另一方面，不要好高骛远，这山望得那山高，把一般需求变成了特殊需求，把原本买羊的钱去买牛，那样肯定适得其反。正确的做法是：根据预算，框算出采购项目的预算明细，既不能无限拔高项目预算，也不能掐死项目费用；比照同类产品价格，一般对供应商略有盈余的情况下编制项目预算。

3、不可将标准作为摆设

没有标准或者没有标准化生产的产品，都是不可靠或者不标准的产品。作为采购领域使用较普遍的是国家标准和行业标准，不论是采购货物、服务和工程，一定要遵从标准，在标准中体现采购意图，在标准中寻找有利于采购项目本身的所有因素。特别是在一些非标准化生产的货物中，标准是检验产品合格的有效手段，由于产地和厂家不一，生产的产品质量也会不同。

4、练好细化技术参数基本功

确定技术参数是采购需求编制的一项非常重要的基础工作，也是对以上价格、政策、标准等指标的量化，缺少了技术参数，就如同一个人只有脑袋没有躯体、行为意愿得不到执行一样，采购需求也不能称为一个完整的采购需求。

但是编制技术参数要记住以下几个方面的要点：

一是技术参数不能模棱两可，比如一台打印机，不能把打印机的功能与多功能一体机的功能混合在一起，因为两者都有打印功能，但并非同一种设备，前者只具有打印功能，而后者则集打印、传真、电话、扫描等多重功能于一身，而且两者价位完全不同，前者也许只有几百元，后者却要几千元。

二是技术参数不能锁定一个值，因为这样容易导致供应商提供的产品只有一家响应或响应的产品均为同一品牌型号，造成不能继续采购的境地。正确的选择应该是一个区间，如1500

三是物理特性要写明。目前一般的办公空间都有明确的政策规定，为缩小空间占用，很多厂家推出了像电脑一体机等适合办公场所的产品，这种产品外形与传统产品看不出有很大差别，重要的区别就在于放在桌子下面的电脑机箱没有了，一体机是和电脑的屏幕联结在一体。如果单单只写要什么样的技术参数，而忘记了办公室物理空间的限制，则可能买回来的也不是自己想要的东西。

5、采购需求中要明确采购数量

一项采购任务如果没有数量要求，则会让供应商无法判断采购项目是否真实可靠，从而没法报出适合标的物的报价。在一些场合，有的供应商则出现相反的逻辑，有报价但无数量。以上这些都是影响采购顺利进行的情况，应引起高度重视。一是数量其实也是标准，没有数量的既定，供应商会无所适从，同时也会影响采购项目的如期开展，既使开了标，也会因为采购文件有重大缺陷而陷入废标的境地。二是数量是衡量价格是否低于市场平均价的定盘星，从宏观上分析，在一定区间内，价格与数量成反比，价格高则数量少，反之价格低则数量多。因此，定好数量是一个非常严谨的事情，牵扯到整个采购工作的进展。

6、不可视售后服务可有可无

售后服务是非技术层面的采购要求，是采购需求的重要组成部分，没有售后服务的采购需求是不完整的采购需求。售后服务涉及面较广，既与货品的接受、验收息息相关，也和后期的运行的质保、维护、升级等密不可分。一是接受货物的要素。采购人应当明确在接受货物时，需要供应商提供哪些方面的支持，如包装、随货品一同提供的工具、配件、使用说明、介质等。二是验收货物的要素。包括验收人员的组成、验收费用、验收成功与否的处理等，采购人切忌单方面行使验收权，一定要在双方授权代表在场的情况下开箱查验。对于家具一类非常规的产品，应该明确破坏性检验的内容。三是质保问题。包括质保期、故障响应和解决时间、替换设备、本地技术人员配备等。采购需求是一项系统工程，既有技术层面的内容，也涵盖了售后服务等后续运行过程的情况，需要采购人认真考量，切实重视，保证采购项目准确顺利开展。