公司员工工作管理手册

长治高新区中汇联创新科技研究院

管

理

手

册

2015.12

目录

一、公司各项制度、办法

二、各部门岗位职责

公司员工行为准则

1、公司员工要自觉维护公司形象，自觉执行公司各项规章制度，热爱企业。

2、公司员工要做到端庄稳重、优雅得体，不着奇装异服（必要时按公司要求统一着装），挂牌上岗。

3、要保持良好的职业操守，不迟到、不早退、不旷工，吃苦耐劳，勤奋敬业。严格履行岗位职责，不推诿、不扯皮。

4、时刻保守公司的商业机密，维护公司的利益。

5、上班时间不串岗、不闲聊、不办私事、不吃零食、不玩游戏。

6、外出办事，文明得体，态度诚恳，实事求是，不损害公司声誉。

7、爱护公共财物，不铺张、不浪费。

8、保持岗位整洁，维护公共卫生、不乱扔杂物。

9、相互尊重，和谐相处，和蔼礼貌，说话和气。

10、服从领导，听从指挥，团队配合，相互协作，乐于奉献，以公司利益为先。

员工劳动纪律管理制度

1、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟

到、不早退，工作期间不得擅自离开工作岗位。

2、实行按部门签到制，每个月底由部门负责人将本部门

人员出勤情况报财务部门，按实际出勤人数核发工资。

3、员工公事外出实行报告制，外出办事要向部门负责人

及综合部报告，并说明到何部门办什么事情，需用时间等，

4、员工有私事必须请假，请假要履行请假条，经有关负

责人审批后，将请假条报综合部存档备案。

5、公司原则上实行八小时工作制，有特殊情况需加班加

点的，所涉及人员必须无条件服从。特殊工种人员除外。

6、公司内部人员原则上实行节假日休息制度，如遇特殊

情况需在节假日正常上班者，必须无条件服从。特殊岗位者除外。

7、公司内部人员实行节假日轮流值班制，凡轮到值班人

员要坚持白天全天在岗，负责处理当日公司相关事务，遇重大

事情向公司有关领导及时沟通汇报。由综合部负责派班并督促

落实。

8、不得将小孩及无关人员带入公司。

9、节假日、星期天及八小时以外要保持电话畅通，做到

随打随接，随叫随到不得将手机关闭或不接听电话。

人事管理办法

1、所有公司聘用人员一律建立人事档案，都必须提供身份证、毕业证，职称证书等相关证件，由办公室归档备案。

2、聘用人员要填写“聘用人员登记表”，要将本人基本情况及个人简历详细登记。

3、进入公司人员要不断认真学习本职专业业务知识，提高操作技能和业务水平。每个年度要进行人员业绩考核，对考核不合格、工作不称职者要调整工作岗位或予以辞退。

4、聘用人员要严格履行岗位工作职责，完成好本职工作，对于不胜任本职工作，给公司造成不良影响或经济损失者，除赔偿部分损失外，解除劳动合同。

5、聘用人员要严格执行国家法律、法规和公司各项规章制度，遵守公司“员工行为准则”，不得发生任何违法、违纪、违章行为。

6、经试用期满，考核合格，长期聘用的员工，公司将缴纳养老保险金。

7、员工辞职时，要提前一个月书面向公司递交辞职申请，并退还公司缴纳的全部和部分基金。

8、员工为公司赢得荣誉和创造效益者，要给予奖励。

员工请、销假管理制度

1、公司员工在工作时间遇有私事，必须请假，假期满后

向准假人销假。

2、请假权限：一般员工在一天之内的，向部门负责人请

假，超过一天者，向董事长（总经理）请假，部门负责人及副

总经理（包括总监）有事一律向董事长、总经理请假。

3、请假一律履行请假条，经审批人签字后报综合部存档

管理，月底将请假情况纳入考核与工资挂勾。

4、如遇急事或特殊情况不能当面履行请假手续者，事后

必须补办请假条，并经审批人签字后报存。

5、凡请假未履行请假手续者，按旷工处理，并相应扣罚

工资。

6、请假前须将本人承担工作交待其他人员代理，无人代

理的不得离岗。

7、综合管理部要严格请假管理和登记。认真进行考核。

文件、资料收发管理制度

1、设立收文登记薄；发文登记薄；报刊收发登记薄；传真来件、资料发出登记薄；收发电子邮件登记薄；所涉文件、资料要随时登记、及时登记。

2、公司印发的文件资料，要根据领导安排随时送发，不得拖延、积压。

3、对于接收的邮件、报刊、资料等要及时查验，发现丢缺及时反映。

4、来文、来函、报刊必须在当日分发完毕，重要文件要及时呈送领导。所有文件和有存档价值的资料，经领导审阅后，要及时收回存档。

5、公司印发的文件资料要留两份存档，所有存档资料要分类存放、妥善保管，严防丢失专柜存放。

公司档案管理制度

1、为确保公司档案的完整性和严密性，公司所有档案必须指定专人，严格保管。

2、公司档案包括：营业执照、机构代码证、税务登记证、各类资质、证书、合同、图纸、开发软件、报表、文件等。

3、做好归档工作，所有档案要认真分类编号登记、编制归档目录、造册归档，重要文件、报表要按年度装订，不得遗漏、丢失。凡属归档的资料、个人不得擅自留存。

4、所有档案原件一律不得外借，需借阅的必须经主管副总经理批准，且不能带离保管场地，并严格进行借阅登记。

5、需向有关部门提供复印件者，经批准要在公司内部复印，复印件要加盖“再复制无效”印章，并在复印件上表明“用于办理×××事宜”字样。

6、严格档案保密制度，保管人不得将重要档案内容泄露外人。

7、确保档案室干燥通风、档案柜牢固安全，做到档案不受潮、不鼠咬、不变质。

公司印章管理制度

1、公司所有印章必须按规定范围使用，不得超范围使用。

2、公司印章包括公章、财务专用章、法人名章等，以上印章要指定专人管理，印章保管人必须切实负责，不得随意放置或转交他人。

3、印章使用必须严格遵循印章使用审批程序，经登记审批后方可使用。

4、认真使用“用章登记薄”，凡使用印章时要严格填写印章使用情况，经总经理审批后用印。

5、未经审批不准在空白文件或报表上加盖公章。

6、非特殊性情况不得携带公章外出，或外借。如需携带外出，经审批后，由二人共同携带外出使用。

7、加盖印章时要做到“齐年盖月”（即印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日盖在印章的下面）。

公司车辆管理制度

1、公司公用小型车辆要由综合管理部逐车建立车辆档案和制定驾驶人员基本情况，确定专人驾驶、专人维护、专人管理。

2、公用车辆除确定专用车辆外，一律由办公室负责派用，用车部门或用车人向综合部提出申请后，综合部派出车辆，并确定使用里程、使用时间，返回后使用人要将车辆交回综合管理部。

3、车辆要确定百公里耗油量，每个季度对单车耗油情况进行核算。

4、车辆的维护、保养要事先申请，由综合管理部批准后，到指定地点，在限定金额度内维修、保养。

5、驾驶员要严格执行交通规则，如违规处罚、责任自负。

6、公司车辆不得擅自外借他人使用，确需外借时，需经公司领导批准。

7、驾驶员要确保安全驾驶无事故，全年无违章、无事故者，给予一定的奖励。

运营中心安全保密制度

运营中心是科技研发软件实施的前沿阵地，涉及到广大客户的绝密数据及合作伙伴的专利发明，为维护公司、客户及各方的利益，特制定安全保密制度如下：

1、要严守保密制度规定，绝不将公司商业机密及运行的有关专业数据信息向任何单位或任何人涉漏、转移、外借。

2、严格计算机密码管理，不将计算机口令泄与外人，并做到定期修改密码。

3、不得外人进入机房，更不准除公司运营人员之外的人操作使用计算机。

4、不得将运行数据的计算机登陆公众网站，玩游戏等，不准拷贝任何外单位的软盘，预防病毒感染。

5、必须保持机房的整齐清洁，不准在机房内存放其他用品和物件。

6、要妥善保管好专用设备及保修、维护、使用说明书等资料以及备用件、消耗材料。

7、机房人员要熟悉机房内部消防安全操作和规则，了解消防设备操作原理；学习常规的用电安全操作知识，定期检查供电、用电设施。

8、机房责任人应密切监视运营中心运行状况，并认真、如实、详细填写登记薄，以备后查。

办公用品领用管理制度

第一章总则

第1条为加强企业办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，特制定本制度。

第2条本制度适用于对办公及日常消耗品、宣传品、设备耗材等的管理。

第二章办公用品采购

第3条办公用品的采购采用集中采购、定量供应的办法。

（1）集中采购由综合管理部负责并管理。

（2）集中采购的办公用品包括复印纸、传真纸；计算机消耗的磁盘；打印机消耗的色带、硒鼓、墨盒；日记本、各类笔墨等。

（3）实行定期计划批量采购供应。即：每月30日前各部室向综合管理部提报当月所需用品计划，由综合管理部统一采购。

（4）特殊办公用品可以经综合管理部门同意授权各部门自行采购。

（5）各部门若临时急需采购办公用品，由部门专人填写《办公用品请购单》，并在备注栏内注明急需采购的原因，经部门负责人审定同意后，交综合管理部审批同意后，实施采购任务。

（6）必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。

（7）结算办法。综合管理部根据各单位办公用品领用数量及单价，编制明细表经确认后报财务部门予以结算。

第三章办公用品的分发领用

第4条各部门领用办公用品需填写《办公用品出库单》，一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发办公用品的台账登记。

第5条接到各部门的《办公用品出库单》（两份）之后，有关人员要进行核对，并做好登记。

第6条管理人员在进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。

第7条用品分发后应做好登记，写明分发日期、品名与数量等。并做好办公用品记账存档。

第四章办公用品管理

第8条新进人员到职时由各部门提出办公用品申请，向综合管理部请领办公用品，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交办公室。

第9条印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。

第10条部门使用的办公用品由部门指定专人保管维护。

第11条对决定报废的办公用品，要做好登记，在《报废处理册》上填写用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项，并报相关领导同意后，到相关人员处办理报废注销手续。

第12条办公用品正常使用发生的损坏时，要及时向综合管理部报告，由综合管理部安排修理，如不报告或擅自将损坏的办公用品丢弃，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。

第13条公司对办公用品的使用情况，实行年内不定期检查、年末普查的检查制度，检查工作由综合管理部负责。

第五章附则

第14条本制度由综合管理部制定、解释，报总经理批准后执行，修改时亦同。

存货管理制度

第一条为加强公司存货管理，规范存货的采购、领用、销售与核算等，特根据《企业会计制度》和国家有关规定，结合公司经营管理需要，制定本制度。

第二条本制度是公司经营管理的重要组成部分，适用于公司各部门。

第三条存货的范围包括：库存商品、原材料、辅助材料、燃料、外购件、备件、包装物、低值易耗品、委托加工材料、在制品、自制半成品、产成品及异地库存等。

第四条存货的入库

1、购进原材料等存货，入库前必须办理验收入库手续；核对实物规格、型号、生产单位；观察包装完好程度，并清点实物数量；完成实物品质检查；完成上述工作后填制“验收入库单”。

2、“验收入库单”一式三联，一联留存，一联保管注帐，一联交由报销人持此联到财务报帐。

3、保管根据“验收单”保管注帐联数量验收入库，并记录材料账。

4、公司购买办公用品入库参照存货入库管理。

5、入库单由部门主管签字审核确认。

第五条存货的出库

1、存货发出之前，必须填制出库单，并办妥签字（领用负责人）手续。

2、出库单的填写一式三联，一联保管注帐，一联领取者留存，一联月末财务稽核材料帐时留存。

3、出库单由部门主管签字审核确认。

第六条存货报销

报销人凭发票、验收单等相关原始凭证，经负责人签字后到财务部办理挂帐、结算手续。

第七条存货帐的保管

记录实物的收入、发出、结存情况的重要账册，必须按品种、规格逐一登记，妥善保管，年终装订成册，至少保管五年；

第八条存货盘点

1、为保证供存货核算的准确性和及时性，公司规定，各仓库结算日定于每月最后一日。

2、每月终了仓库保管员应进行月终盘点。

3、年终由相关部门组成清查小组进行一次全面的盘点清查。

第四章专项支出管理

第十四条专项支出主要包括固定资产、低值易耗品购置、软件购置等支出。

（一）管理规定

1、需求部门填写《资产购置申请单》交综合管理部门审核，综合管理部门审核同意后报总经理批准。

2、固定资产、软件及大宗低值易耗品购置需签订相关的合同协议。

3、资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人出具验收报告并由使用部门签字认可。

（二）报销规定

1、专项支出由经办人按日常费用报销的一般流程办理报销手续。

2、大宗金额以转帐形式付款。

第五章工薪福利及相关费用支出管理

第十五条工薪福利等支出包括工资、社会保险及各项福利等。

(一) 工资支付流程：

（1）每月20日综合管理部门将本月经公司总经理审批后的工资支付标准（考核后）提供财务部门；

（2）财务部门根据支付标准编制工资表；

（3）每月25日由财务部门通过员工银行卡发放工资；

（4）每月末之前员工到财务部门核实。

（二）社会保险由财务部门根据社保有关规定计算额度经总经理审批后交纳。

（三）福利费支出：1、财务部门提供福利费可用额度；2、综合管理部门提出使用计划报总经理审批；3、由经办人按日常费用报销的一般流程办理报销手续。

第六章税费支出管理

第十六条各项税费包括营业税、所得税、土地使用税、车船使用税、折价等。

第十七条各项税款经财务部门负责人审核签字，经办人报总经理批准后凭合法税票据实列支。

第十八条折旧等其他费用经与总经理确定折旧方法和额度后，据实提取列支。

第七章财务报销管理

第十九条报销凭证管理

报销费用必须以合理、合法、真实凭证为依据。

（一）合法原始凭证是指：

1、套印有税务部门监制章发票、套印有财政部票据监制章发票；

2、行政部门统一印制的事业性收费票据、统一收据及专用票据；

3、国家交通、水电等部门专用票据。

（二）取得合法原始凭证时（包括定额发票），应要求对方单位如实填写并符合以下基本要求：

1、准确填写付款单位全称及付款日期；

2、详细填写经济业务内容、单位、数量、单价，金额不允许涂改，大小写必须相符；

3、票据上必须加盖有对方单位“发票专用章”或“财务专用章”,且有收款人签名(或盖章)；

4、购物发票：出现购“办公用品”、“计算机配件”、“书籍”等，票面不能说明品名、单价、数量的，原则上应提供有加盖与票面相同印章的购货清单或相关说明。

（三）取得原始凭证不符合上述基本要求，出现以下情况，一律不予报销：

1、发票或收款凭证有涂改、挖补或模糊不清；

2、购物发票与验收单在数量、金额上不相符；

3、发票、收款凭证中收款项目与收款单位经营范围不相符；

4、发票或收款凭证属过期停用或伪造的；

5、机打或手工发票日期超过6个月的不予报销；

6、其他不符合规范原始凭证基本要求的不予报销。

第八章附则

第二十条本办法解释权归公司财务部。

第二十一条本办法经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。

工资考核办法

为了充分调动公司员工的积极性、主动性和创新能力，提高全员工作效率，确保公司经营目标的圆满完成，特制定本办法。

一、本公司员工工资的构成，分为基础工资，工龄工资、职务工资和考核工资等。

二、基础工资、工龄工资、职务工资三项，与当月出勤挂勾，当月出勤在21天以上全勤发放，不是21天者，按缺勤天数比例扣减。

三、考核工资与员工行为直接挂勾，出现下列行为者，在考核工资中予以扣减：

1、无故旷工者，按日工资双倍扣除。

2、迟到、早退、缺岗、溜岗、干与工作无关的事情者，一次扣30元；

3、请假不履行请假条者，一次扣50元；

4、值班期间脱岗者，一次扣50元；

5、节假日、星期天公司有事打电话无人接听，给公司造成影响者，一次扣50元。

6、由于本人过错，给公司造成损失或不良影响者，除赔偿全部或部分损失外，并给予200-1000元的处罚。

7、其他不良行为，情节恶劣者，一次扣100-500元；

8、未完成本职岗位职责被公司领导指出者，或拒不服从领导安排工作的，一次扣100-500元。

9、当月未按规定执行，违反上述制度累计超过三次的（含三次），扣除当月全部工资，超过五次的（含五次），予以辞退。

四、有下列情况之一者，在考核工资中予以奖励：

1、为公司赢得荣誉者，奖励100—500元；

2、为公司经营创造效益者，根据所创造额度，按比例予以奖励。

3、超额完成经营目标任务者，按超额部分比例奖励。

4、好的意见、建议被公司采纳者，一次性奖励200元。

五、考核工资的实施由综合管理部负责，对于员工的上述所列情况，要随时检查，考核登记，在月末工资造表时纳入计算之列。

六、综合管理部根据每个员工的当月考核情况，每月将本

公司员工工资发放情况列表造册，报副总经理、总经理审阅签

字后交之财务部发放。

费用管理办法

第一章总则

第一条为加强公司内部费用管理，规范财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本办法。

第二条本办法根据相关的财务制度及公司的实际情况，将公司费用（含资产购置）分为预借款管理、日常费用报销、专项支出、

工薪福利及相关费用、税费支出等五大类管理内容,并分别制定相应财务报销办法和报销流程。

第三条本办法适用公司全部费用支出和资产购置事项。

第二章预借款管理

第四条管理规定

(一) 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》，按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

(二) 其他临时借款，借款人员应及时报帐，原则上不允许跨月借支。

(三) 各项借款应提前一天通知财务部门备款。

(四) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围的，须经总经理批准，否则财务人员有权拒绝销帐；借领支票原则上应在5个工作日内办理销帐手续。

(五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借款者转为个人借款从工资中扣回。

第五条借款流程

(一) 借款人按规定填写《借款申请单》，注明借款事由、借款金额、支票或现金。

(二) 借款审批：主管部门负责人签字同意→综合管理部门负责人审查→财务部门负责人审核→总经理批准。

(三) 财务付款：借款凭审批后的《借款申请单》到财务部门办理借款手续。