员工人事档案及个人信息档案管理制度(WORD6页)

员工人事档案及个人信息档案管理制度

1、目的

1.1为了加强公司人力资源的管理，使员工的招聘、录用、调配、培训和考核等工作有序进行，提高管理的效率，特制订本制度。

1.2公司员工人事档案委托永州市政府相应人事部门代管。员工转正后，应在两个月内将个人档案、社会保险等人事关系转入公司，如户口档案不在永州或有特殊情况的，公司将酌情处理，经公司特批后可报销其个人存档费用。

1.3公司将为在公司服务的所有员工建立个人信息档案资料，使员工在本公司工作期间具有完整的个人信息记录。

1.4公司在招聘员工正式录用后，应分两种情况建立在职员工个人信息档案，由员工填写“员工登记表”或“录聘员工（试用期）审批表”，并提供相应的各种证明及文件资料包括但不局限于身份证及户口本、学历证明、专业证书、待业证明等文件的复印件，与公司与员工签订的劳动合同书一并，作为个人信息档案的初始资料。

1.5公司员工的个人信息档案资料实行统一管理规范标准、分级管理和保存的模式，公司各部门员工、管理人员和重要岗位的技术人员的个人信息档案由公司综合部统一管理和保存。

2、个人信息档案管理的内容

员工个人信息档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其内容主要包括：

2.1个人履历。记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发生变化进程的履历、自传材料。

2.2个人档案记录。员工人事档案中记载的员工过去曾经工作或

学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料；记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料；记载员工受到各级各类表彰、奖励及违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分的个人奖惩材料等。

2.3个人劳动合同。员工被公司正式录用后，必须由公司与员工签订劳动用工合同并将其存入个人档案。

2.4个人登记表。员工进入公司后，由员工本人填写“员工登记表”或“录聘员工（试用期）审批表”，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、主要工作及项目经验、特长及专业技能及所获证书、奖惩记录等项目。

2.5个人证明文件。包括但不局限于员工户籍证明、学历证明、职称证明、专业证书、体检证明、离职（或待业）证明等证明文件。

2.6个人咨询变化登记。项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向综合部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保综合部掌握正确无误的资料。

3、员工人事及个人信息档案的保密管理

公司综合部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，必须尽快到各地方政府相应人事部门办理人事托管手续，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。公司为全部员工建立的个人信息档案，公司有义务为其保密，在公司内部只有主管其的上一级领导及以上级领导或人力资源相关人员有资格按照相关权限查阅，除非应其个人要求或公司争得其个人同意，不得向任意第三方转送。

4、员工个人信息档案的使用

4.1决策层的使用。公司执行机构调阅相关人员的员工信息档案资料考察公司中层管理人员，了解员工的基本结构情况，为公司人力资源的优化配置正确决策。

4.2工作调配的使用。员工信息档案为公司各部门提供人力资源咨询的支撑，为用人部门提供各种人事方面的基本情况。

4.3人力资源规划的使用。综合部对员工信息档案进行统计分析，了解公司人员结构的变动情况，为制定公司人力资源发展规划提供依据。

4.4综合部要认真做好员工信息档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。

5、员工培训档案管理

员工培训档案是对员工自进入集团公司工作开始所参与过的各种培训活动的详细记录，员工培训记录的内容包括：

5.1入职前的培训。在职前训练中，员工接受各种专业培训课程的课程名称、内容、时间、出勤记录、参加有关考试的试卷、培训员对员工的培训评语以及员工参加职前训练后的心得体会或总结报告等。

5.2岗上培训。在岗位培训中，员工参与的专业培训课程考勤记录、课程情况、考试成绩、评语表格、总结报告等。

5.3自学培训。在工作期间，员工自己参加社会上举办的各类业余进修课程的成绩报告单与结业证书复印件等有关材料。

5.4员工培训档案将与其员工个人信息档案一起被公司综合部作为对员工晋升、提级、加薪时的参考依据。员工的培训档案也是公司综合部发掘与调配人才的原始依据。

6、员工业绩档案管理

6.1建立员工工作业绩档案，对各阶段员工工作进行评价和考核，对其主要表现记入档案。考核标准是依据岗位描述中的职责范围等内容，考核工作由各部门进行，最后由综合部汇总。

6.2建立员工工作业绩档案的目的是便于对员工正确地评价，对工作突出、成绩和贡献较大者要给予表扬、奖励、晋级等。对工作不踏实、消极怠工、屡屡出现差错者要进行批评、处罚、降级或撤职。

6.3员工工作业绩档案的内容，主要有以下几个部分：

6.3.1考评记录。主要是“员工工作表现评估表”。公司实行制度化的评估工作，对员工工作表现定期定时进行考评。考评记录可比较全面地反映出员工的工作概况，具有重要的查考作用；

6.3.2出勤记录。员工每月的考勤统计按年度汇总归纳，以专设的统计表格形式存入员工工作档案。员工出勤情况记录是员工工作态度的反映侧面，体现了员工对企业的忠诚和对工作的责任感；

6.3.3奖惩记录。员工在日常工作中表现突出或违反纪律而受到各种奖励或处罚的记录是对其工作能力、可信赖程度、工作责任心及工作态度的一种检验尺度，也是考察员工表现，使用与提拔员工的重要依据；

6.3.4职位变更。员工在工作中，由于工作表现及服务年限因素，其职务、级别与工资待遇等内容会有变化，这种变动也体现了员工工作能力、工作表现、贡献大小。因此，员工工作档案对员工职位的变动记录是考查员工工作表现的客观依据。

7、员工人事档案转递

员工人事档案转递是关于人事档案转移投递的过程。档案的转递一般是由工作变化等原因引起的。

7.1转递的程序如下：取出应转走的档案——在档案底账上注销——填写(转递人事档案材料的通知单)——按发文要求包装、密封转送。

7.2档案在转递中必须遵循保密原则，一般通过机要通道转递，不能交由本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，必须在回执上签字盖章，且及时退回。

8、附则

8.1本制度适用公司全体员工，为了规范人事档案及员工个人信息档案管理，公司部分主要表格使用统一格式（见附表）。

8.2本制度由公司综合部负责解释。

河南五耐集团档案管理流程

员工提出存档需求

报部门领导批准

转综合部

综合部去地方人才中心办理

人才中心办理档案

个人档案存档

总公司档案室