成立大会策划书

长安大学大学生国际交流协会SICA成立大会

策

划

书

共青团长安大学委员会

长安大学国际教育学院

长安大学大学生国际交流协会

目录

一、会议目的与意义 (2)

二、会议名称 (1)

三、会议时间及地点 (1)

四、主办单位 (1)

五、与会人员 (1)

六、会议流程 (2)

七、注意事项 (5)

八、经费预算 (5)

九、应急预案 (5)

一、会议目的与意义

活动目的：宣告长安大学国际交流协会成立，同时将大学生国际交流协会的工作精神以及工作内容更好地传达给所有协会成员，激发新干部的热情和信心，促进组织成员之间的了解，以工作展望为核心，合理安排这学期工作，聆听校领导的建议和期望。

活动意义：成立第一届组织结构，加强组织内部交流沟通，增强组织成员间的感情，这样有助于更快更顺利的开展组织活动工作，为服务社团做好准备。

二、会议名称

长安大学大学生国际交流协会成立大会

三、会议时间及地点

会议时间：2015年10月14日

地点：长安大学朝晖文化艺术中心三楼多功能报告厅

四、主办单位

长安大学大学生国际交流协会

五、与会人员

邀请嘉宾：团委书记副书记（长安大学学生社团联合会辅导老师）、国际教育学院（副）院长、国际教育学院主任、国际教育学院辅导员杜老师、长安大学学生会主席、长安大学学生社团联合会主席、长安大学大学生科技创新与创业协会主席、长安大学大学生艺术团团长、长安大学青年志愿者服务总队主席、长安大学团学新闻中心主任及各有留学生就读学院学生会主席

与会人员：SICA指导老师苏绚老师，SICA全体成员六、会议流程

（一）部门分工

1、主席团：统筹全局，主席致辞发言。

2、秘书处：拟好主持稿，准备邀请函及负责发放邀请嘉宾，准备嘉宾签名册，嘉宾签到登记，记录大会内容，协助其他部门合作，起到枢纽作用。

3、志愿者联合部：会场布置，维持会场秩序。

4、文体部：协助志愿者联合部维持会场秩序。

5、外联部：购置横幅并张贴，准备水、纸、笔等，检查扩音设备等是否完善。

6、宣传部：制作会议所需PPT，会前确认PPT及音

效的衔接搭配无误，前期的网上宣传，微信推广，现场拍照摄影以及会后资料整理上传微信公众号。

7、中外文化交流部：负责会议礼仪，协助志愿者联合部维持会场秩序。

（二）前期准备

1、秘书处申请场地。

2、提前向嘉宾发放邀请函。

3、确定到场嘉宾领导名单，拟定主持词及发言稿。

4、确定会场主持人。

5、通知与会人员大会时间地点，各部门明确部门安排

任务，各部长协调工作。

6、各部门保证自己负责的工作按时做好做到位。（三）会议流程

1、中外文化交流部、志愿者联合部和文体部组织人员

入座及维持秩序；

2、主持人致开场词，介绍到场嘉宾领导以及我们SICA

的情况；

3、长安大学校长马健教授讲话；

4、长安大学团委书记讲话；

5、长安大学国际教育学院院长讲话；

6、SICA主席顾晓涵上台发言；

7、校长马健教授以及社联指导老师为我协会揭牌；

8、主持人致谢幕词宣布会议结束。

9、邀请与会人员合影留念。

10、组织会场散会，老师先退。

（四）后期总结

1、秘书部协助宣传部上传新闻稿；

2、各部门发表会议总结；

3、及时整理会议记录并归档。

七、注意事项

1、所有工作人员需提前30分钟到达会场；

2、会前检查会议所需物品，以防纰漏；

3、其他与会人员应提前10分钟到会场进行签到；

4、严禁代签，迟到者从后门入；

5、会议结束后，每部门留人清扫会议现场。

八、经费预算

类别单价（元）数量（个）合计

矿泉水 2 5 10

台卡 1 5 5

铜牌

红布

总计——15

九、应急预案

1.如果会议当天相关领导不能出席或发言，跳过相关环

节或找其他领导协商发言。

2.多安排一些引导人员以备不时之需。