货运操作规范出口流程

货运操作规范出口流程

一、接待客户礼议

1、接听电话

现今无论国际、国内货运运作都离不开电话这一便捷的通讯工具，故更需注意你在接听客户电话时时，是否能做到彬彬有礼。

1）语调的魅力用清晰而愉快的语调接听电话能显示出说话人的职业风度和可亲的性格。虽然对方客户无法看到你的面容，但你的喜悦或烦躁仍会通过语调流露出来。打电话时语调应平稳柔和、安详，这时如能面带微笑地与客户交谈，可使你的声音听起来更为友好热情。千万不要边打电话边吃东西。

2）得体的问答来电应在第二声铃响之后立即接听，在礼貌问候对方之后应主动报出公司或部门名称以及自己的姓名，如：“你好，海棋货运”，切忌拿起电话劈头就问：“喂，找谁？”或讲电话时含糊不清。结束电话交谈时，彼此客气地道别。无论什么原因电话中断，应主动重拨并向客户解释。

3）电话留言接到客户咨询、投诉或所找配载正在

通电话时，不能及时回电话可留下客户的姓名、单位、回电号码且尽快给予答复，不应盲目转机，这样会给客户留下不好的印象。

4）礼貌用语对客户的道谢要答谢，答谢可以用“没什么，别客气”、“我很乐意帮忙”、“应该的”来回答。使用电话交谈，学会向客户道歉，是缓和双方可能产生的紧张关系的一贴灵药。道歉时最重要的是有诚意，切忌道歉时先辩解，好似推脱责任。

2、着装礼则

20世纪60年代，日本人提出了场合着装的“TPO（Time、Place、Object的缩写）”，其基本含义就是穿衣打扮要有章法，搞清楚穿衣的时间、地点及目的，直到今天它仍是各国人士在着装时所遵循的基本规则。

穿着需注意场合且要得体保持清洁，并熨烫平整，穿起来就能给人以衣冠楚楚、庄重大方的感觉。整洁并不完全为了自己，更是尊重他人的需要，因此这是良好仪态的第一要件。同样在我司虽对员工的穿着没有明确要求及规定，但穿着得体不仅对自已也是对于来访客户的一种尊重。

二、接单（接受货主委托）需明确的重点信息

1、船期

2、中转港、目的港

3、件数、毛重、尺码

4、箱型、箱量

1）箱型：干货箱(DC)，冷藏箱(RC)，开顶箱，框架箱，挂衣箱，及其它特种箱。

2）尺寸 20’GP、40’GP、40’HQ、45’HQ

3）容积、载重量

以干货箱(DRY CONTAINER DC)为例

20GP’

General Purpose 20' x 8' x 8'6"Steel

Millimetres Feet

Internal Dimensions Length 5.89819'4.2" Width 2.3527'8.6" Height 2.3917'10"

Door Opening Width 2.3407'8" Height 2.2807'5.8"

Kilograms Pounds

Weight Max Gross24,00052,910 Tare2,2805,090 Max Payload21,72047,885

Cube Metres Cube Feet

Internal Capacity33.21,171

40’GP

General Purpose 40' x 8' x 8'6"Steel

Millimetres Feet

Internal Dimensions Length12,04039'5.3" Width2,3537'8.5" Height2,3837'9.7"

Door Opening Width2,3407'8" Height2,2807'5.8"

Kilograms Pounds

Weight Max Gross30,48067,200 Tare3,8308,450 Max Payload26,65058,630

Cube Metres Cube Feet

Internal Capacity67.72,390

40’HQ

High Cube 40' x 8' x 9'6"Steel

Millimetres Feet

Internal Dimensions Length12,03139'5.6" Width2,3527'8.5" Height2,6988'10"

Door Width2,3407'8.1"

Opening Height2,5858'5.8"

Kilograms Pounds

Weight Max Gross30,48067,200 Tare3,9808,775 Max Payload26,50058,425

Cube Metres Cube Feet

Internal Capacity76.32,694

45’HQ

High Cube 45' x 8' x 9'6"Steel

Millimetres Feet

Internal Dimensions Length13,54444'5.2" Width2,3527'8.5" Height2,6988'10"

Door Opening Width2,3407'8.1" Height2,5858'5.8"

Kilograms Pounds

Weight Max Gross30,48067,200 Tare4,80010,580 Max Payload25,68056,614

Cube Metres Cube Feet

Internal Capacity863,040以上表中数据均为理论数据，在实际工作中，一般装货容积为：

20’GP < 29CBM、40’GP< 59CBM、 40’HQ<68CBM、45’HQ < 78CBM

如货物包装合理，均有可能超过上述数字而更接近理论值。

对于载重量，由于各家船公司的规定、各港口吊机的起吊重量不同、或公路法的规定，不同船公司，不同港口、对集装箱的载重量有不同的规定。一般的：20’GP<20000KGS 、40’GP<26000KGS、40’HQ<26000KGS、45’HQ<26000KGS。

（案例：某一客户要求配CMA箱种2X20GP，但传过来的托单数据为40PALLETS/46000KGS/36CBM，由于操作没注意毛重只注意尺码而配错箱)

4）箱体材料：

大部分集装箱为钢制，也有一些为铝制。钢制集装箱采用焊接工艺，铝制集装箱采用铆接工艺。值得注意的是：许多铝制集装箱由于使用年限较长，箱体老化，在铆钉铆合处会有渗水现象。故部分货主拒绝用铝制集装箱，如华越、华邦、华欣等几家大客户。

5、付费条款

预付货在做箱前需让SALES批价、签名，特殊情况若SALES 一时间还无法批价的，可待其确认后先做箱后补批运价。

6、运费支付方

接到客户托单时，若为预付货，则向客户了解USD及RMB的

支付抬头；若为到付货则向客户了解其详细的RMB支付抬头，后输单时将此详细抬头输入电脑中。

三、订舱

1、缮制委托书（七联单）

接到托单后第一时间输入电脑，一般不超过半个工作日。输单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改，输完单后将配载回单传真给客户，让客户能第一时间了解配船信息。

2、加盖公司订舱章订舱

提供订舱所需资料，应一并备齐方能去订舱。若遇到船公司舱位紧张的，则需第一时间告知SALES或客户。

3、取得订舱确认回单、船公司设备交接单（即箱单）、盖有进港确认章的装箱单后可按客户要求做箱。

*船公司订舱所需资料及装箱单（以下所提到的托单与配载清单均需盖订舱业务章）：

1)HPD：用电脑传真提单COPY件到船公司，待船公司确

认后在COPY件上注明HPD大提单号及BOOKING号，然后凭所回传的确认件及一张对外配载清单到外代开箱单。除内支线外，其他航线均需在装箱单上盖中转港确认章。

2)MOSK：凭两托单即可开箱单，若为预付货则需注明运价，除支线（内支线、釜山）船外，其他航线均需在装箱单上盖中转港确认章，紧急情况下可传真放箱。

3)NYK：凭两张托单即可开箱单（随附NYK提单号标签），若为预付货注明运价，除内支线外，其他航线均需在装箱单上盖中转港确认章，紧急情况下可传真放箱。

4)ZIM：凭一联托单即可开箱单，若为预付，须在托单上注明预运价，若为到付，则在托单上写上无箱贴、无佣金。除支线船外，其他航线均需在装箱单上盖中转港确认章，可以传真放箱。

5)MSC：提供七联托单、一张对外配载清单及装箱单（需盖中转港确认章）即可开箱单，不可传真放箱。

6)KLN：在K-LINE提供的预配清单上写明所订货物的提单号、箱型、箱数、目的港、毛重、货名、发货人、收货人及运费条款（预付还需注明运价），待船公司确认后回传预配清单及放箱单，凭确认好的预配清单并附装箱单到船代或外代盖中转港确认章，提箱时需在放箱单上盖公司业务章（需正本），不可以传真放箱。

7)DSR：凭一联托单即可开箱单，除支线船外，其他航线

均需提供装箱单用来盖中转港确认章，可以传真放箱（必须在船公司收到正本托单后才允许传真放箱给货代）。

8)东南亚海运：用电脑传真提单COPY件到东需亚海运（若预付货须注明运价），待船公司确认后，凭其确认件、装箱单及一张对外配载清单到外运船代二部开箱单，不允许传真放箱。

9)HMM：传提单COPY件到现代海运，待其确认后，凭此确认件、装箱单及一张对外配载清单到外代开箱单，不接受传真放箱。

10)建恒：直接凭二联托单和装箱单到建恒开箱单，不接受传真放箱。

11)MAERSK：凭二联托单及装箱单至MAERSK开箱单，不接受传真放箱。

12)泛洋SOC：凭一张对外配载清单即可开箱单，可以传真放箱。

13)UGMU：若为一个柜子，则只需提供四联托单及装箱单，前两联船公司留底，第三联盖船公司放箱单，第四联盖船公司订舱章，若为数个柜子则在上述基础上多加数张托单，用来盖放箱章，支线船则不用提供装箱单，可用“借箱保函”

传真放箱。

14)LT：若为一个柜子，则只需提供四联托单及装箱单，前两联船公司留底，第三联盖船公司放箱单，第四联盖船公司订舱章，若为数个柜子则在上述基础上多加数张托单，用来盖放箱章，支线船则不用提供装箱单，可用“借箱保函”传真放箱。

15)EVG：若为一个柜子，则只需提供四联托单及装箱单，前两联船公司留底，第三联盖船公司放箱单，第四联盖船公司订舱章，若为数个柜子则在上述基础上多加数张托单，用来盖放箱章，支线船则不用提供装箱单，可用“借箱保函”传真放箱。

16)OOCL：凭两联托单（粘上提单号小标签）和装箱单到船公司开箱单即可，一张托单船公司留底，另一张则盖上OOCL订舱确认章用于到船代或外代订舱，除特殊情况一般不接受传真放箱。

17)CSC：凭七联托单（注明品名，预付货则注明运价）和装箱单即可开箱单，CSC会在第二联和第五联上加盖签单章，凭第二联即可提箱，除特殊情况外一般不允许传真放箱。

18)P&O：开箱单需提供三联托单和装箱单，P&O会在前

两联上敲订舱章，一张用于船代或外代订舱，一张则用于提箱，除特殊情况外一般不允许传真放箱。

19)APL：提供二联托单及装箱单即可开箱单，可传真放箱。

20)SITC：凭七联单即可开箱单，可传真放箱。

21)COSCO：提供七联单和一张对外配载清单即可开箱单，若为直航船还需提供装箱用来盖进港确认章，可传真放箱。

22)WLN：开箱单只需提供四联托单及装箱单即可，船公司接受传真放箱。

23)PIL：凭七联托单与装箱单即可开箱单，可传真放箱。

24)CLANCA：先将提单COPY件传给船公司，待其确认后，凭船公司确认件、装箱单及一张对外配载清单即可，可传真放箱。

25)NB OCEAN：凭一张托单及对外配载清单即可，船公司不接受传真放箱。

26)CMA：提供一张托单及装箱单即可，而美线则需二张托单，其中一联船公司盖上订舱确认章，用于到船代订舱，不允许传真放箱。

27)NORASIA：凭一联托单、一张对外配载清单及装箱单即可，支线船则无需提供装箱单，除特殊情况一般不接受传真放箱。

28)CONTSHIP：若为一个柜子，则提供三联托单及装箱单，一张船公司留底，一张盖船公司订舱章用于到船代订舱，一张则用来放箱，若为多个柜子，则按集装箱箱数在原先的基础上增加相应的托单即可，一般可接受传真放箱。

29)LYKES：若为一个柜子，则提供三联托单及装箱单即可，一张船公司留底，一张盖船公司订舱章用于到船代订舱，一张则用来放箱，若为多个柜子，则按集装箱箱数在原基础上增加相应的托单；上支线船则需凭船公司的订舱确认件和一张对外配载清单到外代开箱单，一般可接受传真放箱。

30)ANL：传真提单确认COPY件到船公司，待其确认后，凭其确认件、装箱单及

一张对外配载清单到外运开进场联，出场联则到ANL船公司领取，船公司不接受传真放箱。

31)万海：提供两联托单即可，船公司在每一联上敲订舱章（到外运订舱用），并带回放箱通知书（有几个箱子就几张），船公司不允许传真放箱。

32)南星：传真提单确认COPY件到船公司，待其编好提

单号确认后，凭其确认件及一张对外配载清单即可开箱单，但不可以传真放箱。

四、做箱

1、门到门：

1）普通箱种

向客户了解门到门地址、工厂名称、联系人、电话或手机及明确的装柜时间，须于截关日前1-2天排好车班；

*注：

①集装箱一般在开船前五天才能进港，合理安排装箱时间，避免提早拖柜而无进港区；

②同一方向的两小柜可拼一辆集卡车到工厂装柜；若遇到一辆集卡拖一小柜的，则需衡量此柜总重量（总重量：货重+箱重），一般十吨以上的则属重箱需放在集卡车拖板的中间，十吨以下的属轻箱可放前可放后，但最好放在集卡车拖板的前部。若客户有要求拖柜时箱子需放在车尾的且单放去工厂拖柜的，则必须按上述标准去衡量。因重箱放在车尾，集卡车就会头重尾轻，无法正常拖柜，严重的还可能引起集装箱从车尾掉下来的事故。

（案例：李春霞APL中东线船上辛克指定货，由于此货为报

关前天下午加载的一小箱，加箱重20吨，且到宁海装柜需爬岭，因客户装柜前无任何要求，此柜车队便理所当然放在集装箱拖板的中部到工厂装柜。因工厂所装的货都打了托盘，集装箱放在拖板中间铲车无波将托盘铲入箱内，结果导致该柜到工厂无法装柜而放空回来）

2）特殊箱种

①冷冻箱（指冻鱼、冻虾等）

冷冻柜一般在装箱前一天半或两天由报验员向提箱堆场申报验箱（申报资料：对外配载清单、托单及报关用的发票各一张）。申报（需半天）后堆场进行插电验箱一天，验完箱后堆场会发一张验箱货柜的巡查记录，车队则凭此记录提箱及进港。冷冻箱进港后，港区会提供三天的免费插电期，迂期则另付插电费，故合理安排装柜时间，避免额外费用的产生。若客户确认此额外费用也可提前装柜。

②食品箱（指罐头、茶叶等）

食品柜一般在装箱前一天或一天半由报验员向商检局的验箱部门申报验箱（申报资料：对外配载清单、托单及报关用的发票各一张），半天申报，半天由报验员陪同验箱老师验箱。验完箱后由验箱部门出具一张验箱单，车队凭此验箱单复印件到堆场

提箱，而正本验箱单则用来做商检换证。（注：验完箱后，堆场将所验箱子保留24小时，即车队需在24小时内将此柜提走，反之堆场则转为普通箱使用不再保留；同时装茶叶的集装箱不能用受潮箱及新箱，因为新箱有异味，而茶叶恰好易受潮且容易串味）

③危险品箱

（我司目前在接的为点火枪、打火机、液体胶水、乒乓球、带有液体的蓄电池等）

危险品货柜一般在装船前一天申报（申报必须有箱号），申报需提供空白的“集装箱装运危险货物装箱证明书”三张、适量的“出境危险货物运输包装使用鉴定结果单”一张或数张、报关用的发票及装箱单各一张（若为打火机则还需提供国家检验检疫局危险品中心实验室出具的一份“出口打火机点火枪型式试验结果单”）。