配网工程档案资料收集整理要求

配网工程档案资料收集整理要求

目录

一、收集

（一）收集的原则

（二）收集的要求

（三）收集的范围

二、整理

（一）整理要求

（二）立卷的原则及要求

（三）档号的编制

（四）文件材料的排列及质量要求（五）案卷编目

（六）装订

（七）入盒

三、移交

（一）移交要求

（二）移交份数及时间

一、收集

（一）收集的原则：归档文件材料必须能准确反映项目建设各阶段活动的真实记录。

（二）收集的要求：

1.归档文件材料应以原件归档，不得使用复印件（立项批复文件及不能粘贴的设备、材料合格证的复印件等除外），文件材料幅面要求采用A4纸(297×210mm)尺寸。

2.文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写和签批。

3.归档的竣工图必须是设计单位重出的竣工图。竣工图的要求：

．．．．．．．

a.竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况；

b.设计单位必须加盖出图专用章（出图专用章内容包括：单位名称、业务范围、资质证书编号、有效期）；

c.设计单位必须加盖设计院竣工图章；

d.竣工图出图日期应为竣工日期后一个月内；

e.工程名称栏必须填写对应工程的名称，不能空置,也不能填写其他工程名称，通用图必须注明适用范围；

f.竣工图必须采用竣工图标，“设计阶段”栏为“竣工图设计”，图纸编号按原施工图图号，其中设计阶段代字“S”改为“Z”；

g.图标各级责任人应签署完备,不能空置；

h.图纸目录内容必须与该册图线一一对应；

i.图纸不能模糊不清，不能出现图章复印现象；

j.设计说明书必须注明该工程所有图纸卷册名称；

k.必须编制竣工图总说明及各分册的竣工图编制说明，叙述竣工图编制原则、各分册竣工图修改情况；

l.竣工图图幅应按GB/T10609.3《技术制图复制图的折叠方法》要求统一折叠；

m.设计单位编制的竣工图必须经施工及监理单位审核，并在全套竣工图图纸上加盖施工单位、监理单位签署的竣工图章；

n.设计单位必须在收到手改竣工图后一个月内向建设单位移交设计重出竣工图（含CAD文件）。

（三）收集的范围：文件材料必须按照配网工程收集范围及保管期限表（见下表1、表2、表3）的内容收集齐全、完整。

配网工程收集范围及保管期限表

二、整理

（一）整理要求

1. 文字材料

文字材料幅面一律采用A4纸(297×210mm)尺寸，小于标准的应用A4白纸裱衬（例如材料出厂合格证等），文件右边和下边分别与白纸右边和下边靠齐。裱贴时，必须用白乳胶，不可使用浆糊或胶水，不可将文字图表和数据盖没，大于标准的应折成A4纸大小。

2. 竣工图纸

⑴竣工图应是新蓝图，要保证图纸质量，做到规格统一、图面整洁.竣工图不装订，不标注页码，不重折，需重折图纸时，施工单位应在竣工验收时向建设单位档案部门咨询，确认后再重折，以免造成损坏。折图必须按GB/T10609.3《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4图幅（210mm ×297mm），图标外露。具体的折叠方法如下：

⑵所有竣工图必须加盖施工单位、监理单位签署的竣工图章（式样见P24）。

ａ.竣工图章必须使用红印泥或原子印章；ｂ.竣工图章不能覆盖蓝图上的文字及图样，在找不到空位的情况下，可盖在该蓝图背面；ｃ.竣工图章上的项目必须填写，不得有空项；ｄ.填写竣工图章字迹要清晰，用蓝黑色或纯黑墨水填写。

⑶竣工图必须与工程实物相符，所有修改内容（含被修改部分的相关图纸）都必须修改到位（用红色签字笔进行杠改），并加盖竣工图章、图纸修改章（式样见P19）。修改后的图纸与竣工图一起放置。修改通知单（含附图）应集中填写《设计变更与竣工图修改对照一览表》（式样见P21）并归档。

⑷凡要求设计单位重出竣工图的工程，施工单位必须将图纸修改到位，加盖竣工图章、图纸修改章，在工程试运行24小时后移交设计单位重新编制竣工图，设计单位必须在收到手改竣工图后一个月内完成竣工图的重新出版工作并移交建设单位（含CAD文件）。[注意：竣工图移交清单（式样见P23）必须归档]

（二）立卷的原则及要求

1.立卷的原则：应遵循“先高后低，先文后图”的立卷原则。

2.立卷的要求：根据形成的文件材料及图纸以项目为单位分别单独立卷，严禁多个项目合并组卷；竣工图不得一册组成多卷或多册组成一卷。

（三）档号的编制：档号是由目录号、分类号、案卷号组成

1.综合类的档号编制：

举例说明：2007年农网民心工程共有7个标段，所有以标段形成的资料均归入综合类，档号为1500-824-××（如下所示）。

15 00 - 824 - 01

2.施工文件类的档号编制：

举例说明：2007年农网民心工程共有7 个标段，第１个标段的档号应为：1501-824-××（如下所示）。

15 01 - 824 - 01

1.按收集范围对归档文件材料进行逐件检查，剔除重份及无归档价值

的零散文件，补充缺页、签名、公章等，确保每份文件真实、完整、齐全。

2.将应归档的文件按立项、设计、施工、竣工等阶段以形成的性质（即

是以标段或以项目形成）来归类划分。

3.全卷均是图纸时，按照图纸目录中的图号顺序来排列。

4.全卷均是图纸的，应按图号的顺序排列。

5.既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。有译文

的外文资料，译文在前，原文在后。

（五）案卷编目：

1.卷内文件页号的编制：

⑴装订成册的案卷卷内文件均按有书写内容的页面编号，单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角，如果背面是空白的则不用编写。每卷单独编号，页号从“1”开始用打号机逐张标注，采用黑色油墨。

⑵竣工图每册自成一卷，不必重新编写页号。

⑶案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

2.案卷的编制：案卷是由案卷封面、卷内目录、文件材料、备考表4部分组成。排列：案卷封面卷内目录文件材料备考表。编制方法：采用OAK工程档案单机版软件按以下内容进行录入编制而成：

⑴立卷日期：填写计算机录入日期（一个项目工程用一个日期）。

⑵题名编写：即案卷题名（由建设项目名称+单位工程名称+卷内主要内容组成），要求能简明、准确提示卷内文件材料的内容。

例1（电气）：清新县二ＯＯ八年农网民心工程第八标段10kV二Ｏ六干线笔架分线#24杆至#64杆线路改造工程竣工资料竣工图

清新县二ＯＯ八年农网民心工程第八标段10kV二Ｏ六干线笔架分线#24杆至#64杆线路改造工程竣工图

例2（土建）：清新县二ＯＯ九年新建配网工程第十二标段110kV笔架站10kV环城一干至生态配电站工程土建部分竣工资料

清新县二ＯＯ九年新建配网工程第十二标段110kV笔架站10kV环城一干至生态配电站工程土建部分结构竣工图

清新县二ＯＯ九年新建配网工程第十二标段110kV笔架站10kV环城一干至生态配电站工程土建部分建筑竣工图

清新县二ＯＯ九年新建配网工程第十二标段110kV笔架站10kV环城一干至生态配电站工程土建部分户外埋管、电缆沟竣工图

⑶项目名称：填写建设项目名称：

例1（电气）：清新县二ＯＯ八年农网民心工程第八标段

例2（土建）：清新县二ＯＯ九年新建配网工程第十二标段（土建工程）

⑷综合类（0大类）的项目名称：清新县二ＯＯ七年农网民心工程

⑸工程代号：由建设单位工程管理部门提供

⑹目录号：由建设单位档案管理部门提供

⑺分类号：824

⑻卷号：案卷流水号

⑼保管期限：详见《配网归档范围及保管期限表》，同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

⑽立卷人：填写资料整理人的姓名

⑾编制单位：填写立卷单位名称

⑿备考表：卷内目录录入完毕后点击末端按钮自动生成内容。

⒀归档日期：即接收日期

⒁检查人：档案员

⒂移交单位：建设单位工程管理部门

3.案卷号（即案卷流水号）的编制：

⑴要求：以竣工结算造价审核报告（见下表）、定案书或最终项目表中的项目排列顺序来确定案卷流水号的排列顺序（以上资料均由建设单位工程管理部门提供）。

⑵编制方法：

举例说明：2007年农网民心工程共有7个标段， 2007年农网民心工程清新第三标段的档号该如何编制，该标段的档号为：1503-824-××（案卷号），案卷号的编制如下所示：

01：序号1的三坑干线隔水分支线配电工程的10kV电气部分的施工文件材料。

02：序号1的三坑干线隔水分支线配电工程的10kV电气部分的竣工图纸。如该项目有若干册图纸，可根据现有册数来接着编制。

03：序号1的三坑干线隔水分支线配电工程的0.4kV电气部分的施工文件材料。

04：序号1的三坑干线隔水分支线配电工程的0.4kV电气部分的竣工图纸。

05：序号2的10kV三坑干#62-#70改造配电工程的施工文件材料。

06：序号2的10kV三坑干#62-#70改造配电工程的竣工图纸。

以此类推，其他项目的案卷号按上述方法来续编，必须是同一标段中的项目才能续编案卷号，不同标段的项目不得混合编制案卷号。

4、卷内目录的编制：

⑴文件日期：填写该份文件材料的形成时间，竣工图填写竣工图上的日期。

⑵题名：填写该份文件材料或图纸的全称（注意：当文件材料的全称不能完全反应其内容或与其他题名重复时，应在录入全称后用“[ ]”加以说明）。

⑶项目名称：填写建设项目名称

⑷保管期限：详见《配网归档范围及保管期限表》。

⑸文号、图号：文件材料填写文件号，竣工图填写图号。

⑹页号：用于需装订案卷的卷内目录中，填写每份文件材料首尾页上标注的页号。

⑺页数：用于不装订案卷的卷内目录中，填写每份文件材料的页数。

⑻责任者：填写该份文件材料或图纸的制作单位或责任者的名称，竣工图的责任者应填写施工单位等。

5、案卷封面的编制：

⑴案卷封面采用案卷内封面（大封面），装订的案卷需将案卷封面装订在卷内目录前，不装订的案卷需将案卷封面放在盒内最前面，档案盒不需再粘小封面。

⑵档号：由目录号、分类号、卷号构成。

⑶案卷题名：已介绍过

⑷立卷单位：应填写本案卷立卷的单位或项目负责部门。

⑸起止日期：应填写案卷内全部文件材料形成的起止日期（单机版自动生成）。

⑹保管期限：详见《配网归档范围及保管期限表》。

注意：打印案卷封面时注意选择封边的尺寸，尺寸为5.9cm。具体操作方法如下图所示：

6、卷内备考表的编制：

⑴说明包括：案卷内科技文件材料的件数、页数及在立卷和案卷使用过程中需要说明的问题。

⑵立卷人：应由该案卷组卷人员签名。

⑶立卷日期：应填写该案卷组卷完成日期。

⑷检查人：应由案卷质量审核者签名。

⑸检查日期：应填写审核的日期。

⑹互见号；应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

7、案卷背脊的编制：点击OAK工程档案单机版软件中的“打印报表”铵钮来即可打印。一个档案盒内放置两个以上案卷时，必须对背脊中的档号、题名进行修改。仍以2007年农网民心工程清新第三标段来举例说明（详见下图）：

（六）装订：

1.文件材料必须整卷装订，装订前应逐份检查并去除原用于装订的

各种金属物（包括厂家资料），以卷为单位用采用不锈钢订书钉或棉绳按

件装订，棉绳三点一线装订（规格见P20），棉绳装订结打在背面，装订

结实，整齐美观。装订的案卷厚度一般不超过30mm（约200页）。

2.竣工图不装订。竣工图图样按A4（297mm×210 mm）尺寸折叠，

标题栏外露。

3.不装订的案卷，应在每份文件材料的左上角加盖档案号章。施工形成的文件材料、图纸目录、设计说明和材料清册在左上方加盖档案号章，图纸在图标栏的右上方加盖档案号章（样式见P19），档号章的内容采用15位的页码机打印。

（七）入盒：以一个项目为单位将整理好的案卷按档号的排列顺序

装入档案盒内，装入盒内的卷数不限，装满为准，不同项目的案卷不能

混合装在同一个盒里。盒面不需要填写。脊背打印出来后直接粘贴在盒

的侧面上。装具规格及制成材料如下：

1.档案盒、卷皮及卷内备考表采用无酸纸制作（要用材料全部在省档案局购买）。

2.档案盒的外表尺寸为305mm×220mm，厚度分别为20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。

3.卷内目录、分类目录、备考表的规格为：297mm×210 mm。

4. 案卷背脊规格与卷盒的厚度相同。

5.卷皮上和卷内表格中书写的字迹要清晰端正，必须采用电脑打印。

三、移交的要求

（一）移交要求

1.移交全部项目工程档案的文件材料及电子目录（即上报数据）及电子声像档案。

2.移交时需办理“工程档案移交书”，移交书由工程档案移交表、工程档案案卷移交目录、卷内目录组成。

3.工程档案移交书须装订成册，工程档案移交书——工程档案移交表——工程档案案卷移交目录——卷内目录（以上表格均由OAK工程档案管理单机版自动生成）。

4.项目档案分类、整理、排列、装订等应符合档案管理要求，经档案接收单位验收合格后,在竣工报告、工程档案移交书上签名盖章，否则不与接收。对不能按要求向建设单位进行项目档案移交的参建单位，建设单位将扣留质量保证金。

5.移交的工程竣工资料及竣工图必须是一式三份，竣工资料一份原件、两份复印件，竣工图三份原件。

6.竣工图的移交要求：

⑴工程竣工验收完毕后，经验收复检合格的两套手改竣工图纸，其中一套在工程启动试运行前移交运行部门作为工程竣工蓝图正式移交前运行使用，另一套在工程试运行24小时后由施工单位移交给设计单位作为竣工蓝图修改出版的依据。

⑵设计单位在收到工程竣工手改竣工图后一个月内，出版工程正式的竣工蓝图交建设单位工程管理部门。工程管理部门收到设计单位出版的正式的竣工蓝图后应移交至少三套给施工单位作为竣工图移交档案。

⑶竣工图移交清单必须归档（施工单位对设计单位移交手改竣工图时的回执，设计单位对建设单位移交重出竣工图时的回执）。

（二）移交时间：

1.工程竣工投运前二天：施工单位向计划建设部及运行部门提供两套竣工文件材料及竣工图。

2. 工程竣工投运后三个月内：施工单位将三套竣工文件材料、重出竣工图（含CAD文件）移交给计划建设部。计划建设部将接收的三套竣工文件材料、重出竣工图（含CAD文件）移交给运行部门及档案管理部门。

3.工程竣工投运后三个月内：监理单位向计划建设部移交一套工程项目监理资料。

移交的注意事项：计划建设部必须按规定的时间将前期资料、施工文件材料、监理资料向档案管理部门移交（竣工后三个月内），严格控制施工单位的移交时间，不允许超期移交。

附件1：清远供电局配网工程档案工作流程