行政部职责与工作流程

行政部职责与工作流程

部门使命

负责公司管理体系建设和优化，行政事务管理及后勤保障工作，提高公司运营效率，是公司的运营和行政管理中心。

部门职责

一、体系建设

1、提出公司组织体系（组织机构、权责划分）建设目标，设计报批后，有效运行；

2)、提出公司制度体系（制度、流程、作业指引、工作表单）建设目标，报批后，组织实施、完善、优化，并有效运行；

3、提出公司营运体系（计划、过程控制、分析改善、绩效考核）建设目标，报批后，组织实施、完善、优化，并有效运行；

二、行政管理

1、负责公司行政管理制度的健全和完善工作；监督和检查行政管理制度执行情况，对违反规章制度的行为进行处罚；

2、负责公司各类文件的拟制、审核、行文、机要流转、文件登记、处理、存档和上呈及下发等工作；

3、负责公司各类会议的筹备和组织工作，形成会议纪要并督办会议决议事项，进行会议的总结工作；

4、负责管理公司公章、对用印审核并进行记录，确保印鉴的安全和有效使用。

三、法律事务

1、 参与决策，为公司的经营、管理决策提供法律上的可行性、合法性分析和法律风险分析。

2、预防纠纷

1）协助集团公司总经理及各下属公司建立、完善各项规章制度，对公司及各下属公司中容易出现漏洞和滋生腐败现象的部门加强管理，逐步建立完善的监督约束机制。

2）参与公司重大经济活动的谈判工作，提出减少或避免法律风险的措施和法律意见。

3）审查、修改、会签经济合同、协议，协助和督促公司对重大经济合同、协议的履行。

3、解决已发生的法律问题

1）处理或委托律师事务所专业律师处理集团公司及各下属公司处理诉讼案件、经济仲裁案件、劳动争议仲裁案件等诉讼和非诉讼法律事务。

2）负责处理公司重大或复杂债权债务的清理和追收工作。

4、协助公司职能部门办理有关的法律事务并审查相关法律文件

1）协助公司职能部门办理企业开业注册、合并、分立、兼并、解散、清算、注销等工商事务及公证、抵押等法律事务并审查相关法律文件。2）协助公司职能部门办理商标专利等知识产权管理事务并审查相关法律文件。

3）协助公司相关职能部门办理合作单位（客户）的资信调查事宜，发表申明、启事等事务。

4）协助公司证券、融资部门及外聘的专业证券律师办理公司的相关法律事务及公司依法规范经营、管理事宜。

5、收集、整理、保管与公司经营管理有关的法律、法规、政策文件资料，负责公司的法律事务档案管理。

6、与司法机关及有关政府部门保持沟通，为公司创造良好司法环境。

7、协助集团公司及各下属公司进行相关法律宣传、教育、培训。

8、处理集团公司总经理交办的其它事务。

四、信息管理

1、负责公司信息化建设的战略规划及信息系统改进方案的制订与实施；

2、负责企业计算机信息管理系统的开发、维护、更新、使用管理以及网络安全维护；

3、 负责计算机及相关设备的购置、调配、维修、维护保养；

4)、负责公司内部网站信息内容的日常维护和更新的技术实现；

5)、负责处理公司日常电脑和网络故障，提供IT服务。

6、负责集团公司员工进行计算机基础知识和基本操作的培训，包括计算机硬件常识、系统软件使用技能、病毒防范技术、数据备份、各类办公软件的安装及使用培训等。为员工正常办公提供保障。

五、企业文化建设

1、组织公司培训、学习和继续教育工作。

2、负责公司内刊编辑出版工作；负责公司网站信息更新审核。

3、加强媒体沟通力度，加大公司宣传，增加企业知名度和美誉度。

六、后勤服务

1、采购、发放和保管公司办公场所的办公用品；建立行政资产档案，牵头组织固定资产的盘点，确保资产的安全和完整；

2、维护和监督公司办公环境的整洁、卫生和有序；

3、建立档案和图书管理制度，保管公司营业执照、组织代码证和土地使用权证等重要证照；

七、文秘工作

1、合理安排董事长每天的日程安排及每天的工作计划，并且根据公司总体工作计划准备好董事长的周工作计划和月工作计划，及时提醒。

2、随时接受董事长的各种指示，完成董事长交待的各项任务。

3、根据董事长的需要，随时准备好各种资料。

4、做好董事长各项事务的保密工作。

5、做好传达文件、材料等工作。

八、接待管理

1、全方面的收集类别资料，为来宾接待工资做好准备。

2、熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法，制订最佳的代表接待方案。

3、做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。

4、了解来宾宴请工资的安排程序，做好宴请准备，热情周到的款待来宾。

5、送别来宾的时候，应该为来宾预定返程票，安排好返程交通工具。

6、做好来客接待和工作用车的管理工作，以及负责来信来访和投诉的受理工作。

九、档案管理

1、掌握档案收集的途径和方法，接收与征集应立卷归档的文件材料。

2、熟悉档案整理的程序，对需要进一步条理化的档案惊喜分类、组合和编目，使之系统化。

3、了解影响档案价值的因素，掌握各种档案保持价值的鉴定方法，对档案进行科学的鉴定。

4、掌握各种档案的保管措施，维护档案的完整与安全。

5、掌握常用档案检索工具的编制方法，编制多种类型的档案检索工具。

6、运用各种档案的利用方式和途径，向档案使用者的提供各种服务。

十、文案工作

1、负责起草、拟定董事长出席各类会议讲话稿、发言稿、致辞；

2、负责公司重大庆典活动、董事长出席重大会议的图像、音像摄制工作；

3、负责企业报《指南针》的文字编辑、设计、印刷、出版等工作；

4、参与媒体新闻发稿的协调工作；

5、负责董事长各类发言材料的整理存档工作。

十一、安保管理

1、负责组织协调集团内部的全面治安保卫工作，负责集团办公区域和集团领导的安全警卫；

2、参与协调各单位重大突发事件的解决，指导、检查集团所属各单位

安全保卫工作；

3、积极做好民事纠纷的调解工作，随时掌握不安全因素，缓解各类矛盾，把不安全苗头处置在萌芽状态中。

4、对重要部位，治安复杂场所要纳入重点防范，发现不安全隐患要及时整改，对重点治安问题要抓专项整治，有效控制案件发生。

5、做好消防管理工作，实行“预防为主，防消结合”的方针。

十二、会议管理

1、合理地拟定会议议程、日程。

2、掌握选择会议场所的程序，选择并预定合适的会议场所。

3、掌握会场座位的排列方法和会场布置方式，精心布置会议现场。

4、及时通知与会人员，准备会议文件和制作会议证件。

5、掌握多种会议签到的方法，做好会议签到和会议服务工作

6、组织会议新闻报道，使会议达到理想的传播效果。

7、及时处理会议突发性事件，确保会议的顺利进行

8、检查清理会场和整理纪要，传达会议决议，撰写会议总结，下发相关文件。

十三、其他紧急事件处理

1、启动紧急事件预警机制，灵活处理、有效协调各方处理紧急事件；

2、由行政总监授权处理的其他重要事项；

行政部工作流程

1、 办公用品领用

1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要，统一向行政部签字

领取。

2、办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，

特殊物品采购由部门领导及主管副总签字同意后另行购买。

3、办公用品费用每月摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知

行政部暂停向该部门发放办公用品，并在下一期预算中扣除超出部分。

4、员工离职时，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并

签字。

5、公司办公用品每月1日、15日发放2次，其余时间如急需领取办

公用品须部门经理签字确认。

2、 打印、复印

1、公司所有打印、复印文档工作原则上由行政部统一负责，未经

行政部确认，各部门不得私自拿到公司外复印。

2、打印、复印用纸、用墨费用根据实际用量每月随办公用品摊销，复

印机维修费用根据比例每季度摊销。

3、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件，行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度,通知人事部进行处罚。

三、传真收发

1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发。

2、行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。

3、行政部每月或每季度根据传真使用比例摊销费用至各部门。

四、文件、信件收发

1、公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。

2、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。

3、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。

4、对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并及时通知个人签字领取。

5、对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。

五、名片管理

1、公司名片格式统一化，由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务。

2、印制名片申请者填写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由行政部负责印制。

3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。

4、公务、客户名片须在公司内作为共享资源。

5、自确认名片内容起，一周内到行政部领取。

6、名片印制费用每季度摊销一次。

六、公司设备申请流程

1．各部门根据各自工作的实际情况和预算计划，提出切实可行的申请要求（内容具体翔实、理由充分），经部门经理和分管副总签字同意后，抄送给行政部。

2．行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正的客观需求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意见（调拨或购买）。

3．如果采取“调拨”程序，行政部将调拨计划上报行政部主管副总签字确认后实施；

4．如果采取“购买”程序，行政部将参照有关规定具体执行。

5．采购由行政部统一申请费用、组织购买、费用摊销，过程遵循“价廉物美”的原则，在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格比，多压价比价、厉行节约。设备采购结束后统一由行政部和审计监察部组织验收核查；固定资产登记后，由各部门登记领用，责任到人。6．所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库，并在部门设备管理员处登记。

七、法律事务工作

（一）合同日常管理

1. 合同的接收；

2. 合同审查；

3. 合同备案；

4. 合同履行情况监督

（二）纠纷处理

1．纠纷基本情况了解；

2. 与对方当事人协商、谈判；

3. 收集纠纷的证据；做好诉前准备；

4. 代表公司出庭应诉（进行仲裁）；

5. 参与一审诉讼过程、仲裁过程；

6. 领取一审判决书；

7. 准备二审诉讼材料；

8. 参加二审诉讼（仲裁）程序；

9. 领取二审判决；

10. 参与执行阶段；

11. 向人民法院申请强制执行；提起被强制执行异议。

（三）公司并购事务

1. 配合公司做好前期考察工作；

2. 制定收购流程；

3.参与前期谈判；

4.起草意向书，参与意向书签署过程；

5.进行尽职调查；

6. 修改（更正）并购流程、出具尽职调查报告；

7. 起草正式书面并购协议；

8. 产于谈判；

9. 见证合同签署；

10. 签署稿留查备案；

11. 办理相关行政机关的变更手续。

（四）法律咨询

（五）收集、整理、保管与公司经营管理有关的法律、法规、政策文件资料，负责公司的法律事务档案管理。

（六）与司法机关及有关政府部门保持沟通，为公司创造良好司法环境。

（七）协助集团公司及各下属公司进行相关法律宣传、教育、培训。（八）法律事务处理档案管理

八、宣传品

1、公司宣传品包括手提袋、宣传彩页、楼书、内刊等。

2、领用宣传品在10份以下的，由领用人在行政部宣传用品领用台帐上登记。

3、领用宣传品在10份以上的，需填写宣传用品领用申请单，由部门经理签字确认后，在宣传用品领用台帐上登记后领用。

九、 会议管理

1、公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须及时通知行政部,便于安排和登记备案。如有必要由行政部发出会议通知确认。

2、会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准备等，便于行政部配合工作。会前由行政部派人做好会场布置及设备调试。

3、除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、立卷、存档。

4、会议结束后由行政部派人清理会场，查收设备。

5、会议室使用费用按部门使用比例每季度摊销一次。

十、车辆管理

1、公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用；

2、公司车辆由行政部门负责管理，分别按车号设册登记管理。

3、公司车辆的使用实行“派车单”制度。员工应认真填写“派车单”，交由所在部门一级部门经理签字。若有预计用车需要，应提前2—3天向行政部门提交“派车单”申请。

4、“派车单”经行政部汇总后，由行政部车队经理负责车辆统一调度。

5、车辆使用完毕，使用人员、驾驶人员须填写“车辆使用实际情况记录单”，交行政部备案。

6、行政部门每月将耗油量及行驶旅程记录签报分管副总查核一次，以防浪费，如超过耗油标准时（指不正常）应送请调整修理。

九、设备维修流程

1．报修人员先将报修信息反馈给行政部设备管理员；

2．设备管理员初步检查后，可以自行修理的由公司设备管理员自行修

理。

3．如无法自行修理的设备，行政部设备管理员根据编号，联系厂商，组织及时维修；

4．通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用；

5．机器设备维修完毕，行政部登记备案，发还给报修者使用；

6．涉及到的维修费用，由各部门承担。