秘书基础知识要点

《秘书基础》知识要点

第一章秘书工作及其发展趋势

知识要点提示：

《汉书》中所说的秘书，是指皇宫内秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料。今天的“秘书”是一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。

秘书工作是指直接为机关或部门负责人提供综合服务的辅助性管理活动。秘书工作的基本属性有辅助性、政治性、服务性。根据秘书工作各项具体任务的性质，可分为“政务”和“事务”两类主要任务。

我国秘书工作的发展趋势，包括参谋职能强化趋势、秘书工作管理科学化趋势、办公手段现代化趋势。办公手段现代化的发展大体经历四个阶段，即起始阶段、发展阶段、完善阶段、成熟阶段。

第二章秘书工作的基本原则、特点和作用

知识要点提示：

领导活动是秘书工作的环境，领导意图是秘书工作的核心。领导活动是在一定领导环境确定的范围内进行的一种有向性的人的综合活动。领导活动的要素概括为三个方面：领导者、被领导者、作用客体。领导意图指领导者领导社会组织实现其目标所提出的确定意见要。领导意图的形成是马克思主义普遍原理、上级指示、领导智慧、管理活动规律分别与各项具体管理实践、本组织的具体情况、群众智慧、相关业务规律相结合的产物。

秘书工作在领导活动中的作用有枢纽作用、助手作用、参谋作用、辅助协调作用

用、窗口作用。秘书工作在领导活动中的特点有依附性、综合性、服务性、机密性、政策性。

秘书与领导班子相处的主要原则有“职权划分、单向请示”原则、“按规章制度办”原则、“不分亲疏、一视同仁”原则、“通报情况，维护团结”原则。秘书人员与具体领导人相处有思想体系一致的原则、知识互补的原则、相互信任的原则、相互适应的原则。

第三章信息与秘书工作

知识要点提示：

信息是客观世界各种事物运动状态的反映，又是客观事物之间相互联系、相互作

用的直接或间接的表征。信息经过传递再现客观事物的状态。、信息从不同的角度，可以有多种分类，按信息源的性质可分为：自然信息、社会信息两大类；按信息的表现形式，可以分为语言信息、文字信息、数据信息、图像信息四大类；按信息来源的方向，可以分横向信息、纵向信息、外部信息、内部信息四类；按信息的稳定状态可以分为静态信息、动态信息两大类；按信息存在或作用时间，可分为长时信息、短时信息。信息的主要特征是开发性、共享性、无限性、时效性。现代社会信息工作的基本特征是信息载体多样化，信息传递迅速化，信息社会化、全球化。信息工作在秘书活动中的作用有：辅助领导科学决策必须依靠信息、起草文件必须依靠信息、信访咨询工作需要依靠信息、做好日常管理工作必须依靠信息。

秘书信息工作的特点有针对性、综合性、时效性、经常性。秘书信息工作的原则有追踪原则、超前原则、选优原则。秘书信息工作的基本要求是：准确、及时、、全面、适用。

信息收集的方法有观察法，问卷法，阅读法，收听法，询访法，索取法，网络法，量表法，交换法。信息的处理包括信息的整理加工、信息的贮存、信息的传递三部分。信息的整理加工有四道程序：筛选、校核、加工、编制。信息的贮存包括四项工作：分类、著录、建立贮存检索系统、保管。信息资料传递的基本要求是多、快、好、省。信息资料传递的基本方式有单向、相向、反馈传递。我国具体的信息传递途径有邮路、电信、新闻传递和面授或直蕉送达。

第四章辅佐决策

知识要点提示：

决策是人类社会特有的现象。决策指领导者的决定。决策是个人或群体为满足需要、实现目的、改变环境而进行设计、选择和决定的意识活动及其成果。决策的基本特征为创造性、目的性、边缘性、选择性、主观性。科学决策是指人们为了一个特定的目标，根据客观条件的可能性，在占有一定信息和经济条件的基础上，借助一定的科学工具和方法，对需要决策的目标诸因素进行准确计算和选优判断，然后做出的行动对策。科学决策需具备四要素：决策者、决策对象、决策机制、决策结果。除科学决策外，还有经验决策和风险决策等。科学决策分四个阶段：确定目标、设计方案、评价选优、实施反馈。

秘书在决策过程中只能处于辅佐决策的地位，为决策者即为领导服务。秘书在辅佐中的主要职能工作有决策前的服务式辅佐工作、决策形成中的协助式辅佐工作、决策实施中的协调式辅佐工作、决策效果评估中的总结式辅佐工作。

第五章检查督办

知识要点提示：

检查督办是秘书部门根据工作需要、领导批示或群众反映的情况，对本组织辖属的各单位职能活动进行督促、催办的过程。检查督办在秘书工作中占有十分重要的地位，起着推动决策执行，矫正工作偏差、提高工作效率、克服官僚主义的重大作用。检查督办具有两大功能：(1) 检查督办为决策的正确贯彻起定向作用，是推动各项决策顺利实现的重要保证；(2)检查督起到服官僚主义，提高工作效率的作用。

秘书部门检查督办优越的职能基础包括全面理解决策指令、熟练高效的信息处理能

准确地反馈检查督办的情况。秘书部门检查督办的主要任务包括：有效监控领导决策、工作部署的执行落实情况，纠正决策实施过程中的偏差，为进一步完善决策提供参考意见等等。秘书部门检查督办工作的主要内容包括克服“进度差”、“行为差”、“效果差”、“失误差”。

秘书部门检查督办工作的特点是目的明确、内容系统、态度谦和。一般方法有程序法、授权法、分层负责法。

第六章沟通协调

知识要点提示：

沟通协调是通过一定的途径和方法，使具有明确分工的组织保持组织机能整体性的重要手段。沟通是信息的传递，是手段；协调则是沟通的目的，是结果。协调既称协调状态，又称协调行为。协调状态的具体因素中有一项达不到要求，就会使系统组织出现失调状态或失调倾向。通过寻求异同对失调状态进行科学分析。寻求异同主要有几种分析方法：差异性分析、共同性分析、因果分析。改革中出现的失调状态有四种类型：新旧体制矛盾造成的失调状态、权益矛盾造成的失调状态、主观认识矛盾造成的失调状态、历史与现实矛盾造成的失调状态。

秘书沟通协调的基本原理有整体效能最大原理、组织协调的应变原理、信息沟通导向原理。秘书沟通协调工作的特点是附属性、全面性、中介性。秘书沟通协调的基本原则有调查研究的原则、局部服从全局的原则、注重思想教育的原则、按职能、分层次负责的原则。

秘书沟通协调的基本要求是沟通化解矛盾、变通淡化矛盾、融合缓解矛盾。沟通协调的基本方式有传达命令式、协商式、说服式、建议式、渐变式、突变式。沟通协调的常用方法有座谈讨论、会谈与对话、会议与会商、会稿与会签。

第八章调查研究

知识要点提示：

调查研究，就是通过一定的方法和途径，对客观事物进行观察和了解，以获得关于聋的各种材料，在此基础上对获得的材料进行科学处理，从而获得关于客观事物规律性的认识。调查研究是秘书人员的重要职责，因为它是获得信息、了解情况的重要手段，是协助领导贯彻党的方针政策的重要环节，是辅佐领导科学决策的基础。秘书部门调查研究工作的特点有目课题的综合性、调查研究成果的政策性、调查研究工作要求的时限性。秘书人员平时要注意积累，减少调研的“量”，积极优化职能环境，努力练好进行调研的基本功。秘书调研的一般程序包括准备阶段、调查阶段、研究阶段。

调查研究中常用的调查方法有普遍调查、非普遍调查(典型调查、重点调查、抽样调

调查)。调查研究中常用的调查方式有个别调查、开调查会、现场观察、收集书面材料、统问卷调查。三种新颖的调查方式是头脑风暴式、哥顿方式、特尔斐方式。

分析研究的过程实质上是将调查来的材料加以“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的改造制作过程。分析研究的要求是要高屋建瓴、要客观把握、要注意创新、要判断风险。分析研究的几种方法有归纳演绎法、矛盾系统分析法、联系对比分析法、定性定量分析法。

第九章会议工作

知识要点提示：

(一)会议，就是把人们组织起来，讨论和研究问题的一种形式。会议有它的构成要素。会种类很多。会议是社会民主的表现方式，是实行领导的有效手段。从我国的现状看，会议出

现失控的情况，主要表现为：会议太多、有些会议会期太长、有些规模过大、有些会议质量不高。“会海”已成为机关工作中的一大“公害”。

(二)会议的前期准备、会中服务和会后服务，这是提高会议效率的必要条件。会议前期准作的内容有安排会议议题，确定与会人员，确定会议时问、方式、场所、议程、日程，制发会议，准备会议必需品，布置好会场，准备会议文件资料。

（三)会议中的组织服务工作有会场的科学管理、会场外的科学管理。会议后的善后落实工要有会后检查会场、离会工作、整理编写会议文件、立卷归档、会务总结、检查催办。（四)会议的常用文书有会议通知、会议规则、会议记录、会议简报、会议纪要。会议简报是会议交流性和指导性文件。会议纪要是根据会议的主旨，用准确而精练的语言综合记述其要点的书面材料。

（五)会议方案的基本内容有：1．安排会议议题，确定会议名称、规模和规格；2．提出与会人员范围或人员名单；3。拟定会议的会期；4．拟定会议的议程与日程安排；5．准备会议文件，落实后勤工作。

（六)会谈是指双方或多方就某些重大问题正式交换意见或磋商。礼宾工作无论在官方或民间都具有重要的作用。我国的外交、外事礼宾工作要以我国的对外政策和策略为指导，坚持平等互利的原则，热情周到而不铺张，只有这样才能做好外交、外事礼宾工作。

（七)新型会议是一种反传统的会议形式，既是一种不设中心发言人、没有议事日程、没有任何面资料的会议形式。“鱼缸”会议法不仅适合于少数人参加的小组讨论，而且还适合于多数参加的集体讨论。

第十章信访和值班

知识要点提示：

(一)信访工作是社会组织系统受理人民群众来信和来访的活动。领导亲自接待处理来信来访，是密切干群关系的重要渠道。来信处理有其主要程序和主要方法。接待来访有其基本程序和基本要求。

(二)单位值班，就是保证组织运转不中断，从而不因节假日休息带来损失的一种手段。值班有其主要的工作内容、主要制度以及对值班人员的素质要求。

第十一章日常事务

知识要点提示：

秘书的日常事务与管理主要有来客接待、处理信件、接打电话、印信管理、合理安排领导公务等。来客接待有内宾接待、外宾接待、领导接待和群众接待工作。接打电话的基本原则是态度和蔼、头脑敏捷、语言简练、办事准确。

秘书部门处理日常信件，大致步骤为分拣、拆封、分送、阅看、登记、复信、查对、寄发。印章的有标志作用、权威作用、法律作用、凭证作用。印章的制发、保管与使用都有严格的规定。

第十二章保密工作

知识要点提示：

秘密从狭义上讲，指已为部分人所知，但不准公开或不宜公开而人为地将其隐蔽或保护起来，使他人民难以获知的事物。保密是人们把不让外界知悉的秘密加以保守或保护，使之不外泄。保密工作是为防秘密外泄，并使其有效地控制在一定范围内发挥效益的工作。三者有区别又有联系。保密的特点为封闭性、排他性、利益性、相对性。保密的意义是保密工作关系到国家的命运、国家的声誉、社会的安定、经济的发展、领导者的安全。

秘密的类型可按类型分、按内容分、按形态分。秘密的等级包括绝密、机密、秘密。保密的原有积极防范、突出重点、有保有放、内外有别。保密的措施为强化保密教育、完善保密制度、严肃保密纪律、采用先进技术、严格把好“用人关”。保密的方法有文件保密方法、会议保密方法、新闻报道保密方法、科技保密方法、电子计算机信息保密方法、社会交往保密方法。保密的纪律有《党和国家工作人员保密守则》的“十不”。保密的责任有纪律责任、法律责任。

第十三章秘书的基本素养、条件和职业遭

知识要点提示：

素养是素质和修养的总称，是一个人的品质和能力的总和。新时期合格的秘书人与应包括政治修养、情感意志修养。政治修养是指秘书人员在政治组织观念、马克思主义理论知识方面应达到的水平。政治修养表现为具有强烈的事业心、具有坚定的信念、要有较高的思想理论水平。情感修养要注意做到内向与外向的结合、热情与沉稳的结合、宽广与容忍。意志修养从四个加强，要注意培养自觉性、培养果断性、培养坚韧性、培养自控性。作风修养的要求是踏实细致、一丝不苟，敏捷、干练、勤快、主动，联系群众、深入实际、实事求是，文明礼貌、谦虚谨慎、不卑不亢。

秘书人员的知识结构有基础知识、专业知识及相关的辅助知识。秘书人员需具备表达能力、办事能力、管理能力、应变能力、社交能力、操作能力。秘书人员的知识和能力的培养要做到勤奋学习、强化训练。职业道德是人们按照社会分工从事一定职业时，所要遵循的道德标准。