采购管理基础知识

采购管理（Procurement Management）是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。采购管理包括采购计划、订单管理及发票校验三个组件。另有，同名图书《采购管理》。

采购管理的三个组件

1、采购计划管理

采购计划管理对企业的采购计划进行制定和管理，为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。采购计划包括定期采购计划（如周、月度、季度、年度）、非定期采购任务计划（如系统根据销售和生产需求产生的）。通过对多对象多元素的采购计划的编制、分解，将企业的采购需求变为直接的采购任务，系统支持企业以销定购、以销定产、以产定购的多种采购应用模式，支持多种设置灵活的采购单生成流程。

2、采购订单管理

采购订单管理以采购单为源头，对从供应商确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确的跟踪，实现全过程管理。通过流程配置，可进行多种采购流程选择，如订单直接入库，或经过到货质检环节后检验入库等，在整个过程中，可以实现对采购存货的计划状态、订单在途状态、到货待检状态等的监控和管理。采购订单可以直接通过电子商务系统发向对应的供应商，进行在线采购。

3、发票校验

发票管理是采购结算管理中重要的内容。采购货物是否需要暂估，劳务采购的处理，非库存的消耗性采购处理，直运采购业务，受托代销业务等均是在此进行处理。通过对流程进行配置，允许用户更改各种业务的处理规则，也可定义新的业务处理规则，以适应企业业务不断重组，流程不断优化的需要。

采购管理的重要性

采购在企业中占据着非常重要的地位，因为购进的零部件和辅助材料一般要占到最终产品销售价值的40%~60%。这意味着，在获得物料方面所做的点滴成本节约对利润产生的影响，要大于企业其它成本—销售领域内相同数量的节约给利润带来的影响。采购的目标：

提供不间断的物料流和物资流从而保障组织运作；"

使库存投资和损失保持最小；"

保持并提高质量；"

发展有竞争力的供应商；"

当条件允许的时候，将所购物料标准化；"

以最低的总成本获得所需的物资和服务；

提高公司的竞争地位；"

协调企业内部各职能部门间合作；"

以最低的管理费用完成采购目标；"

采购作业内容是从收到"请购案件"开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅"厂商资料"、"采购记录"及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。

采购管理的原则

1.首先必须建立完善的供应商评审体制:对具体的供应商资格、评审程序、评审方法等都要作出明确的规定。

2.建立采购流程、价格审核流程、验收流程、付款结算流程。

3.完善采购员的培训制度，保证采购流程有效实施。

4.价格的评审应由相应程序规定由相关负责人联名签署生效，杜绝暗厢操作。

5.规范样品的确认制度，分散采购部的权力。

6.不定期的监督，规范采购行为。

7.建立奖励制度，下调价格后应对采购员进行奖励。

8.加强开发能力，寻求廉价代替品。

采购管理的要素

第一，要确定供应商的资格第二，采购价格形成机制。第三，付款方式的确定。第四，数量核查。第五，质量核查。

采购管理的行业差异

当我们在思考如何提高我们的采购管理水平，降低采购总成本的时候，首先我们需要理解采购管理的行业差异是什么？这样，我们才能理解并采用不同的方法来管理各行各业不同的采购工作。根据各行业采购工作的通性和个性，我们将采购管理工作分为四类：

第一类叫做生产性采购

就是我们采购这个物品是直接为了公司生产运营所需。而生产性采购又分为两类：

第1类是原材料性采购（MRP性物料采购）。所采购的此类物料是本企业所生产的产品的组成部分或中间体产品；

第2类是零配件的采购（MRO性采购，就是维修，维护、修理、运作），这些零配件是为了保障机器能正常生产运作所需要的维修、更换配件。

这两类物品的采购管理性质不同，运作方式也不同，看问题的角度也不同。

第二类叫做商贸性采购

像沃尔玛这样的零售商，它们的采购不属于生产性采购，属于商贸性采购，商贸性采购和生产性采购最大的区别是什么？批发商、零售商在采购物品时（像沃尔玛采购的东西），采购什么商品并不十分重要，重要的是采购的东西必须保证能赚钱，笔笔都得赚钱，不赚钱就没有必要采购进货。西瓜不赚钱，可以采购苹果。但是对于生产性采购来讲就不行，这个产品我们公司只能用这个原材料，我做饼干的，只能买面粉，不能说面粉太贵就不买了，不买就停产了，所以生产性并不保证每次采购都赚钱，而且采购的盈利性也不能直接反应出来的。我们举一个简单的例子：一个很称职的生产采购部经理，如果跳槽到批发商、零售商去做采购管理，也许过不了半年就被炒掉了，为什么？因为采购管理的角度不一样。管理的方法也就有很大的不同。

第三类是一般日常用品性采购

像办公用品采购，还有行政采购等。其特点是采购品类繁杂，但采购金额小。其所采购的物品主要是保障公司的正常行政办公所用。

第四类是项目性采购

有时候，我们的采购工作属于项目性采购，比如说买一台设备，盖一个车间等。项目性采购的主要特点是一次性。很少有重复性的采购。这就意味的每次采购的流程都得重新开始，以往的经验和关系很少能用到。

采购管理中应该注意的问题及解决方法

采购是供应链当中的一个重要环节，它对企业管理是否成功有着巨大的影响。对任何生产企业而言，将正确的原材料和半成品以正确的价格，正确的质量在正确的时间送到正确的地点，是至关重要的。

在实际操作中，要把采购当成供应链的一部分进行管理，要想管理得当，需要注意以下几个方面的问题：

1、制定采购计划，其中包括采购商品的价格，付款条件，质量，商品来源地，交货方式和运输方式等。

2、选择合适的供应商并确定他们的合作方式。

3、确定采购的数量和批次，防止造成不必要的库存和增加运输成本。

用ERP做企业采购管理

一、强化采购管理的现实意义

1．采购成本过大，不利于企业参与市场竞争。市场竞争中价格的竞争，表面上看来是产品价格高低的竞争，实际上是成本高低的较量。降低成本有两个基本途径：一是降低生产过程中的消耗，二是降低采购过程中的采购价格。传统的成本管理主要解决降低生产消耗的问题，实际上对很多企业来讲更重要的是降低采购成本。生产过程中的成本挖潜是很有限的，比较起来采购过程中的潜力却大得多，而且由于市场随时在变，采购过程中的挖潜可以说是永无止境。

2．卖方市场的形成，增加了企业采购的难度。随着市场经济的发展，我国的市场供求关系发生了根本性的变化，在市场供大于求的情况下，卖方竞争激烈，这种竞争会使产品的种类、规格、性能、包装等日趋多样化。这就为采购行为增加了难度，企业必须对采购物资的质量、价格、供货方式、信誉等多方面加以比较选择，这就要求企业要切实加强采购管理。

3．规范花的采购管理，避免企业遭受不必要的损失。在市场竞争异常激烈的今天，卖方会利用五花)的促销手段，甚至是不规范的返利、回扣、提成等方法来推销产品，这种情况下，如果没有严格的采购管理制度加以规范和监督，就会极大的损害企业利益。

二、目前采购工作中普遍存在的问题

1．采购过程中缺乏有效的信息沟通。在以往的采购工作中，采购部门作为一个单独的职能部门，相对独立地开展工作，与企业内其他部门很少进行直接的接触，采购人员很少与销售人员、技术人员、生产人员和财务人员进行沟通，通常采购部门关心的是物料的制造和供应，采购人员只是在物料计划员和供应商之间起了一个中介入的作用，在两者之间传递信息。一旦某个环节对信息的理解出现失误或者信息的有效流通受到阻碍，就会造成物料的重复采购和资金的积压。

2．采购工作缺少监督制衡机制。物资采购是直接以货币为媒介的商品交换，掌握着大量的资金使用权，必须有有效的监督措施。但目前很多企业的物资采购往往掌握在一个部门或者几个人甚至一个人的手里，由一人制定采购计划，又一人去采购物资，缺乏有力的监督和制约机制。长此下去，在采购工作中还会出现不正之风，影响企业正常的物资采购工作。

3．企业对供应商的管理有待加强。目前很多企业的采购工作都存在着一个误区，认为采购工作就是和供应商搞好关系，然后在这种关系基础上，与企业需求之间寻求磨合和平衡。其实对企业而言，这种情况是很危险的。在采购行为中，与供应商建立良好的个人关系固然重要，长此以往，就会产生企业对某些特定供应商的依赖，不利于企业寻找新的更好的供应商，不利于企业进行技术创新，也会在企业内部滋生腐败行为，损害企业的利益。