IT需求管理办法
A公司股份有限公司
IT需求管理办法
第一章总则
第一条为了实现对信息系统开发需求的有效管理，保证系统需求收集、分发、实施等各环节的顺畅流转，强化推行系统需求开发的成本核算管理思路，提高软件开发的计划性，特制定《A公司股份有限公司IT需求管理办法》（以下简称“本办法”）。
第二条软件开发需求（以下简称“需求”）是指为了完善信息系统已有功能、开发新的功能或系统而提出的需求。
第三条本办法的管理过程包括需求问题沟通体系、需求年度预算管理、需求季度跟踪管理、需求月度开发进度管理、计划外需求管理、立项需求管理、需求优先级评估、需求成本分析与投资收益跟踪、突发重大问题处理、版本发布管理等部分。
第四条IT需求管理处负责全面系统建设需求及相关联事宜管理，架设于企划部下，具体职责包括：
-支持IT规划：协助集团信息技术，结合产险业务发展规划，进行产险IT规划；
-需求管理：
日常需求管理：需求审核，需求优先级排定，需求计划制定，版
本发布相关工作推进；
项目需求管理：项目可行性分析及立项审核，项目状态监控；
日常运营监控：运营流程优化，运营问题收集及跟踪；
-资源管理：业务部门IT资源使用情况监控，确保系统开发在年度预算范围内进行；
-突发问题处理：对系统日常运行过程中的突发异常状况及时响应；
-流程管理：确保业务与IT间工作的有序流转，顺畅衔接。
第五条IT需求管理处人员岗位
-承保岗：负责各业务条线投承保部分需求管理协调；
-理赔岗：负责各业务条线理赔部分需求管理协调；
-财务统计岗：负责财务、统计分析部分的需求管理协调；
-综合岗：负责日常综合事务处理，包括公文发布、会议召集、报告整理、问题分发等工作。
第六条角色说明
机构需求管理责任人：二级机构、三级机构均指定唯一系统需求及问题处理责任人。负责机构日常系统使用问题的第一时间响应，对于无法处理的问题及时上报。负责日常机构使用系统问题的定期收集与解决情况的定期反馈。
业务部门IT接口人：总公司各业务部门指定唯一IT接口人。负责本部门、本业务条线的需求统筹工作，包括需求计划的排定、原始业务需求说明的提交及必要的需求沟通等，以保障需求沟通的有效性和及时性，降低沟通成本。如果业务部门提出的需求涉及多个部门，由需求提出部门负责需求的整体协调及沟通确认。负责结合业务管理制度整理系统操作手册，负责系统上线前的培训实施。
信息技术中心需求接口人：信息技术中心某一系统板块指定唯一需求接口人。协助IT需求管理处完成需求成本预估，并接收IT需求管理处分发的需求项目，推进后续需求开发相关事宜并有效跟进。
需求管理委员会：由总裁室全体成员组成，负责年度预算需求、季度需求计划、计划外需求的审批，需求优先级排定情况审核。
第七条需求分类说明
从需求提出时效区分，包括计划内需求与计划外需求。计划内需求指按照需求的季度管控周期，在每季度末提出的下季度需求；计划外需求指非季度管控周期提出的各项临时需求。
从需求提出类别区分，包括决策类需求、管理类需求、操作简化类需求。决策类需求指总裁室制定的、需要系统匹配开发的各项需求及综合性统计分析需求；管理类需求指总公司各业务部门根据业务管理政策提出的系统需求；操作简化类需求指为了提高工作效率、简化操作环节等提出的系统需求。
第八条需求审批流程说明：所有需求必须遵循如下级别的审批流程。
第九条业务部门推出的新产品，预期年保费规模在200万元以上的险种，可申请新险种开发，否则，在现有系统险种项下进行所需各项业务处理（保费规模按照“险种系统开发成本 / 公司IT系统建设成本投入比例”推算）。
第十条通报机制：为保证需求管理工作情况的及时通报，IT需求管理处将按照如下工作周期对需求状态进行报告。
第二章需求问题沟通体系
第十一条公司在总公司、二级机构、三级机构设立专门的需求管理责任
人，以建立完整的需求问题沟通体系，负责日常系统使用问题的解答、系统需求或缺陷的上报及后续解决情况的跟进。对于判断为有待系统改进的需求项目，按照“三级机构?二级机构?总公司业务部门?总公司IT需求管理处”的流转流程逐级向上反馈。（图1-需求问题流转级别，图2-需求问题流程总览）第十二条IT需求管理处于每季度最后一个月第一周，征集机构系统使用的需求问题及改进建议，同总公司对应业务部门沟通确认后，排入季度需求计划进行后续的需求跟踪管理。IT需求管理处安排不定期前往机构调研，实地了解系统使用情况，对于发现的问题归入季度问题跟踪周期，协调落实。
第十三条IT需求管理处每季度第二周汇总上一季度所收集机构问题的实施情况，统一整理后专项呈报各业务分管总。
第三章需求年度预算管理
第十四条需求年度预算管理确定公司的年度总IT成本投入，是公司预算编制的一部分，同时包括软件开发预算及运营支持预算，应在制定需求年度计划时充分考虑并提出。（图3-需求年度预算管理流程，图4-年度及季度需求管理时间周期）
第十五条IT需求管理处于每年9月第一周，启动年度需求预算编制的需求征集工作，总公司各业务部门由IT接口人负责，二级机构由机构需求管理责任人负责，于9月完成下年度需求的整理，形成《需求年度计划》，上报IT需求管理处。需求整理时，应结合公司战略发展、年度业务工作重点等做充分考虑，系统开发需求或硬件设备需求等应全面涵盖。
第十六条IT需求管理处各岗位对自己负责条线的需求进行汇总整理后同对应业务部门IT接口人确认需求、同信息技术中心对应需求接口人确认需匹配的成本投入，最终排定优先级，于10月第一周完成《需求年度计划》的汇总
确认。
第十七条信息技术中心根据IT需求管理处整理的《需求年度计划》，于10月第二周完成产险IT年度预算的编制，确定各业务条线可使用IT成本金额，并按照“预算金额/人员单价”折算系统开发可使用的人月数量。其中，对于需求项目涉及多个业务部门的，将参照业务规模占比进行合理分摊，以确保开发资源合理匹配至每个业务部门。
第十八条IT需求管理处，于10月底前，针对各部门沟通确认的需求及预算的初步编制结果，同各分管总汇报。
第十九条IT需求管理处，于11月底前完成年度需求计划及预算编制情况的汇报，由需求管理委员会审核确认，并在12月集团预算整体核定通过后，向全司通报年度预算需求排定情况。
第二十条公司对于系统开发成本将按照年度预算严格控制，对于预算未涉及需求项目，届时需单独立项，申请批复后才可启动实施。
第四章需求季度跟踪管理
第二十一条需求季度跟踪管理是对需求年度计划的跟踪管理，是在年度总预算约束下，业务部门以季度为周期，对年度计划中的季度工作进行修订，并明确最终的《部门需求季度计划》，整理形成完整的《用户原始需求说明书》，以指导季度系统开发工作。（图5-需求季度跟踪管理流程）
第二十二条I T需求管理处于每季度最后一个月第一周启动下季度需求征集工作。总公司各业务部门IT接口人根据需求年度计划，结合分支机构或自身业务的需求，在预算范围内，调整、修订年度计划中的本季度需求，明确季度需求开发内容，于每季度最后一个月第一周整理形成《部门需求季度计划》，并附《用户原始需求说明书》、《用户原始需求评估表》，新产品开发需求附《新产
品调研问卷》，上报IT需求管理处。
第二十三条I T需求管理处各岗位针对各自负责条线的部门季度需求，于每季度最后一个月第二周，同业务部门IT接口人进行沟通、预估工作量，并根据信息技术中心季度资源匹配情况、业务部门提供的需求优先级，确定各业务部门的需求季度计划。
第二十四条信息技术中心对IT需求管理处排定的季度需求计划进行确认，并结合实际系统开发情况做必要调整，于每季度最后一个月第三周完成修订。
第二十五条I T需求管理处于每季度最后一个月第四周，召集下季度需求排定情况通报会，报需求管理委员会审核通过后，向全司通报下季度需求排定情况。
第二十六条业务部门IT接口人应保证原始需求文档填写完整，在《部门需求季度计划》提出时一并提供，对于没有提供原始需求文档的需求项目，将不纳入季度开发计划。
第五章需求月度开发进度管理
第二十七条需求月度开发进度管理是对季度需求计划的月度修订，除监管性需求和公司战略性需求除外，各需求项目一旦确定将不再变更。（图6-月度需求管理时间周期）
第二十八条信息技术中心需求接口人于每月常规版本发布所在周，根据季度需求计划、紧急需求及计划外需求情况，结合信息技术中心月度资源匹配情况，同IT需求管理处对应岗位人员沟通，确定下月度开发计划。并严格遵照月度开发计划组织软件开发。
第二十九条I T需求管理处于每月常规版本发布后一周完成当月工作总结与下月度工作计划的整理，包括各部门资源使用情况的核算，在koa上以通知
公告的形式通报全司。
第三十条业务部门IT接口人于每月常规版本发布前一周，协调部门内相关人员对拟上线功能进行用户接受测试，并将测试结果及时反馈，以保证上线功能与原始需求相匹配。对于涉及操作模式较大变更的，业务部门IT接口人负责协调组织相关培训及培训资料的下发等事宜。
第六章计划外需求管理
第三十一条计划外需求管理对年度预算内、但属于需求季度计划外的需求项目进行管理。计划外需求主要指业务需求。从管理流程层面区分，可分为可置换的预算内计划外需求和不可置换的预算外计划外需求。（图7-计划外需求管理流程）
第三十二条可置换计划外需求，由二级机构需求责任人或总公司业务部门IT接口人填写《用户原始需求说明书》、《用户原始需求评估表》，新产品开发需求附《新产品调研问卷》，通过koa提出专项需求申请，严格按照需求申请的审批流程由各环节责任人审批。
第三十三条可置换计划外需求审批通过后，信息技术中心将其并入需求月度开发进度管理（除监管要求或总裁室要求的有明确时间约定的需求项目外，其余需求原则上统一纳入下月度需求管理周期中实施），并根据计划外需求与计划内需求的置换情况、对原有需求开发计划的影响情况重新排定需求季度计划。
第三十四条不可置换计划外需求指工作量较大、超出年度预算规模，又无法与现有需求进行替换的，按照立项管理流程处理。
第七章立项管理
第三十五条立项管理指对年度预算中以项目形式约定，或计划外需求规模较大、超出年度预算规模的需求项目的管理。（图8-立项需求管理流程）第三十六条需立项项目，由业务部门IT接口人填写《用户原始需求说明书》、《用户原始需求评估表》，并整理立项申请，对业务背景、业务需求、实现方案、实施成本等方面做明确说明，提交koa，由各级别负责人审批。
第三十七条信息技术中心需求接口人协助完成原始业务需求的可行性分析确认，并对立项申请中开发成本及其他IT需投入成本进行补充。
第三十八条对于审批通过的立项，由信息技术中心负责进行系统选型、外包合同签订等工作，并安排好后续系统实施。对于系统实施公司的选型，业务部门有责任进行推荐、以便于招标工作的开展。
第八章需求优先级评估
第三十九条需求优先级首先由各业务部门自行排定，IT需求管理处基于业务部门排定的优先级、结合资源情况统筹安排。对于开发资源方面存在冲突的，将提交需求管理委员会根据需求的重要性、紧急性、投资收益情况等方面来排定。
第四十条满足以下特性的需求将被优先排定：
-属监管要求性需求
-符合公司战略发展方向的需求
-属总裁室明确交办的需求
-有较高投资收益回报的需求
-需求相关资料完整的。
第九章需求成本分析与投资收益跟踪
第四十一条为确保IT开发资源的有效投入，实现IT成本利润最大化，对于满足一定条件的需求，应进行需求提出时的成本分析和需求上线后的投资收益跟踪分析，逐步建立完善的IT成本分析模式。
第四十二条业务部门IT接口人负责进行成本分析和后续的投资收益跟踪。成本分析在季度原始需求提出时完成；投资收益跟踪在需求上线6个月后每季度进行，并于每季度第一周上报IT需求管理处。
第四十三条I T需求管理处于每季度第二周完成需进行投资收益跟踪项目的跟踪情况汇总，统一整理后专项呈报各业务分管总。
第四十四条需求成本分析：需求预估成本大于工时1人月的，填写《用户原始需求评估表》第一页，进行量化收益预估，将作为需求是否排入及排入优先级的参考。
第四十五条投资收益跟踪分析：需求属于新产品研发、项目形式立项、及对系统有重大影响的常规需求，在需求上线6个月后进行需求收益情况的量化评估，填写《用户原始需求评估表》第二页，每季度回顾一次，持续跟进一年。
第十章突发重大问题处理
第四十六条突发重大问题指系统无法登录、系统操作响应时间过长、关键经营指标数据未按期更新等重大系统问题。（图9-突发重大问题处理流程）第四十七条当系统出现重大系统问题时，各级需求管理责任人应及时了解并上报IT需求管理处综合岗。
第四十八条I T需求管理处负责同信息技术中心沟通，自IT需求管理处收到上报问题30分钟内及时反馈、给出应对解决方案，并通报总裁室。
第四十九条I T需求管理处于问题解决后，汇总形成重大问题分析报告，于问题解决后24小时内向需求管理委员报告，并向问题上报机构正式反馈。
第十一章版本发布管理
第五十条版本发布管理指需求从信息技术中心提交用户接受测试，到系统上线过程中，需要进行的各项工作项目的流程管理。
第五十一条信息技术中心在需求开发完成并系统测试通过后，在koa发起正式的用户接受测试通知。（用户接受测试简称UAT测试（User Accept Testing）第五十二条业务部门IT接口人收到测试通知后，根据需求规模及重要程度组织测试，仔细验证系统功能实现情况与原始需求的匹配程度，并于规定期间内反馈测试结果。对于用户接受测试通过的，原则上三个月内信息技术中心将不再受理此需求相关的需求变更，避免不断的需求调整或需求反复。测试过程中，IT接口人负责结合本部门或本条线的业务管理要求，整理相关操作指导手册。
第五十三条对于涉及出单员操作变更的需求，由业务部门IT接口人告知出单管理部，由出单管理部负责牵头出单岗培训、业务部门IT接口人负责实际的培训实施。对于其他管理性需求（对系统有重大影响的、或单独立项项目），由业务部门IT接口人直接组织培训实施。
第五十四条对于用户接受测试通过的需求项目，属于常规版本升级的，由信息技术中心安排于常规版本上线；属于紧急版本升级的，由业务部门IT接口人在koa提交紧急版本上线申请，审批通过后，信息技术中心安排于非常规版本上线时间进行紧急版本升级。
第五十五条对于成功上线的需求项目，信息技术中心在成功上线后，及时告知业务部门IT接口人及IT需求管理处综合岗。
第十二章附则
第五十六条本规定适用于产险公司。
第五十七条本规定自发布之日起执行。
图1、需求问题流转级别
图2、需求问题流程总览
2009年12月1日
2009年6月1日
2009年9月1日
2009年3月1日征集季度需求
年度及季度需求管理时间周期
需求项目的收益跟踪2009/4/1起 2周
2009/7/1起 2周
2009/10/1起 2周
2009/1/1起 2周
2、季度业
、日常机构
需求管理处牵头，向需求管理委员会汇报
图6、 月度需求管理时间周期
图7、 计划外需求管理流程
2009/10/19 - 2009/10/23确认11月月度需求清单
2009/10/21
常规版本上线
2009/9/16
常规版本上线2009/9/14 - 2009/9/18确认10月月度需求清单
2009/9/21 - 2009/10/21
IT 部门需求实现
图8、立项需求管理流程
à企划部负责人à
à
à总裁室IT分管总à
à抄送IT需求管理处，
à集团法
à集团物控负责人à
à集团信息技术总监à董
IT需求管
图9、突发重大问题处理流程