档案管理办法(试行)

XXXXXXX有限公司

档案管理办法（试行）

第一章总则

第一条为加强XXXXXXXXXX的档案管理，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》和有关法律法规，制定本办法。

第二条本办法所指档案是指公司在各项活动中直接形成的对国家、社会和本企业有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。

第三条公司档案工作实行集中统一管理的原则，维护档案的完整、准确、系统、安全，便于公司各项工作的利用。

第二章档案机构及其职责

第四条档案室职责范围

（一）贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和上级有关档案工作的指示规定、办法等。

（二）督促、检查和指导资料立卷部门对移交资档案室材料进行完整、系统、正确的立卷归档。

（三）编制档案总目录以及分类目录、机读目录等检索工具，便于检索和利用。

（四）定期对已过保管期限的档案进行鉴定，并提出处理意

见。

（五）按年度对档案管理的基本情况进行统计，统计的内容包括档案种类、数量、档案提供利用及其效果的统计等。

（六）做好资料库房的保洁工作，定期清扫、通风、更换消防器械。

（七）承办领导交办的其他工作。

第五条档案管理员职责

（一）认真学习和贯彻上级有关科技档案工作的方针、政策、指示及本公司的有关规章制度，积极宣传档案工作的重要性。

（二）根据上级机关有关档案工作的法规、指示、拟定和修改档案室的各项管理制度并实施。

（三）熟悉档案的来源、用途、种类和存放位置，负责科技资料的接收、保管、统计和利用工作。

（四）负责指导、监督、检查各部门兼职档案员做好资料的形成、收集、整理、归档工作。

（五）认真做好库房安全、卫生和维护工作，严格遵守保密制度。

（六）对资料定期清查，保证帐、物相符，及时催要借出的资料，对所保管资料的数量、状况、利用情况及利用效果进行统计。

（七）积极主动、热情的为公司各项工作、各类人员提供利

用资料，作好资料的借阅管理工作。

（八）认真学习档案管理工作的基础理论和专业知识，练好基本功，不断提高管理水平。

第六条档案库房的管理制度

（一）档案库房管理要认真贯彻“以防为主，防治结合”的原则，档案库房应具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防虫、防高温等安全防护措施，确保档案的安全保管。

（二）为便于提供利用，在柜（架）外固定位置应设置排架标识牌，标识牌美观、大方。

（三）工程资料实行闭架管理，非档案管理人员不能进入闭架管理区。

（四）声像资料设单柜保管，不另设声像资料库。

（五）库房应保持适宜的温湿度，温度14℃-24℃，相对湿度45%-60%，对温湿度应每日监测，做好库房温湿度变化资料的积累工作，并研究掌握库房内外温湿度变化的规律，制定综合管理计划。

（六）档案排架应系统反映档案整理分类的具体方式，并依据从左至右、自上而下的顺序进行。

（七）库房要定期清扫，保持清洁卫生，下班前检查门、电器开关是否关闭；库房内严禁存放易燃易爆等危险品及杂物；消防器材要有专人负责定期检查，保持完好状态。

（八）对库藏资料要定期进行检查，消除不安全因素。每年底要对资料进行一次清点核对，做至卷帐相符，对破损资料及时进行修补和复制。

第三章档案的管理

第七条档案的管理

（一）遵循“保持档案之间的有机联系，便于管理与利用”的原则，以全部档案为对象，依据公司管理职能，结合档案内容及形成特点，对档案进行科学的分类与编号。

（二）经办人对所经办的文件材料的齐全完整负责；部门领导对本部门所产生或主持经办项目的文件材料的齐全、完整负责。

（三）文件材料的收集上都应注意平时工作的积累，每一项活动，经办人都应从发生到结束，对全过程进行跟踪，主动收集所产生的文字材料，以便今后进行归类整理。

（四）建立健全资料管理台帐，坚持做好平时工作记录，保证统计数据的准确、可靠。

（五）档案人员变动时，应办理档案交接手续，交接双方对保管的档案进行清点、登记，并在移交目录上签字。

（六）公司人员调离时，须将档案资料移交档案室后方可办理调离手续。

（七）各部门应设兼职档案员，负责收集、整理本部门平时

形成的资料。

第八条文件材料的形成和归档

（一）文件材料的形成、积累、整理和归档工作应列入公司生产、技术、计划、基建等各项工作计划和程序，列入有关部门的职责范围有关人员的岗位责任制。

（二）公司科研成果鉴定及公司所属产权变动、企业资产处置时，有关部门应通知公司档案室参加。

（三）公司新购重要设备仪器到货时，有关部门应通知兼职档案员参加开箱验收，并将有关材料及时归档，办理移交手续，各方签字后财务部门方可付款。

（四）公司科研成果评奖，应将归档材料是否完整、准确作为审查内容，归档材料不完整、不准确、档案工作人员不签署意见的，不得申报和奖励。

（五）因公外出学习、考察、参加会议的人员，应及时将获取的材料向档案室移交。

（六）文件材料归档的基本要求：

1.归档文件材料必需完整、准确，符合文件材料形成规律，保持其有机联系，签批手续完备。

2.归档文件的制作和书写材料必须易于长期保存，不允许有铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸、热敏传真纸。

3.归档文件材料的整理应符合有关标准。

4.归档文件应由专业人员分类、整理，经部门或项目负责人审定。

5.具有长期保存价值的电子文件，必须制成纸质文件与电子原件一同归档。归档的电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

（七）文件材料的归档时间

1.党群、行政、经营、生产技术等管理方面材料，于次年3月底前移交档案室。

2.科研成果和其他技术项目在任务完成或告一段落时，应于3个月内移交档案室。

3.新购进设备仪器（包括引进技术）的文件材料，在设备开箱验收后由专业人员审核、整理后归档，其设备在安装、维护过程中形成的文件材料，于任务结束后一个月内移交档案室。

4.会计档案由会计部门保存一年后，于第二年的第一季度移交档案室。

5.文书档案由综合管理部保存一年后，于第二年的第二季度移交档案室。

6.公司人员因公外出考察及参加会议的材料，采取随时归档的办法。

7.照片档案（包括底片）在照片冲洗、加工并经整理后，移交档案室。

8.因机构变动和职工调动、离岗等留在部门或个人手中的文件材料应随时移交档案室。

（八）各类文件材料一般归档两份，比较重要或利用频繁的材料可归档3份。

（九）各类文件材料归档前，应填写移交目录一式两份，经部门负责人审定并在目录上签字后，移交档案室。交接时，双方经清点无误后，均应在目录上签字。

第九条照片档案的管理

（一）收藏范围

1.反映公司主要职能活动和工作成果的照片档案。

2.领导人和著名人物参加与公司、本地区有关的重大公务活动的照片档案。

3.公司组织或参加的重要外事活动的照片档案。

4.纪录公司、本地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案。

5.与其他载体档案有密切联系的照片档案。

6.其他具有保存价值的照片档案。

（二）收集时间

1.归档时间

照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理，按照片档案卷内目录编写说明，在第二年向档案室归档，或随其他载体档案

一起归档。

2.收集要求

--电子版、照片、说明齐全。

--电子版与照片的影像相符。

--数码照片需提供与影像相符的电子光盘。

（三）照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的照片、数码光盘应分开存放。

（四）文字说明的成分和编写要求

1.文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景。摄影者等六要素。

事由：照片影像所反映事件，事物的情由；

时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；

地点：被摄物所在的具体地点；

人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；

背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；

摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位。

2.文字说明的编写要求

综合运用以上六个要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息。文字简洁、语言通顺。一般不超过200字；照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示。

（五）照片的整理方法

1.照片的分类应在全宗内保管期限——年代——问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。

2.根据分类情况，将照片与说明一起固定在芯页上，并组成案卷。芯页的规格为A4纸大小，即：297mm×210mm。

3.根据照片的规格，画面和说明的字数确定照片固定的位置。

4.照片必须固定在芯页正面（装订线右侧）

5.案卷内的芯页以三十页左右为宜。

（六）照片的整理要求

1.照片要组成案卷（保管单位）。

2.案卷题名应概括案卷内全部的照片的基本主题。

3.档号规范、准备、清晰、不得出现重编、漏编及空号现象。

4.说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照片内容，反映整理情况。

5.案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。

6.有完整的，符合标准格式的案卷目录。

7.对大于案卷芯页规格的照片，采用袋装式或卷筒式的方法与说明一并单独存放，并在装置明显的位置填写照片题名与档号，并题名与档号在相应案卷的卷内目录中予以标注。

第十条电子文件归档与电子档案管理办法

（一）电子文件的形成

1.电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

2.电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件和其他相关数据。

3.对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理，由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理的连续性。

4.电子文件形成部门及负责电子文件的形成积累、保管和整理工作，档案部门进行指导与监督。

（二）管理办法

1.为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成之初，就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

2.归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

3.具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

4.记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应予保留。当正式文件是纸质时，则与正式文件定稿内容相同的草

稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

5.保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

6.在“无纸化”计算机办公或事务处理系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并将具有利用价值的电子文件，制作成纸质文件存档保留。

7.用文字处理技术形成的文本文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

8.用扫描仪等设备获得的图像文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

9.用计算机辅助设计或绘图等获得的图形文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

10.用视频设备获得的动态图像文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

11.用音频设备获得文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

12.由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

13.通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集软件型号、名称、版本和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

14.计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

（三）收集、积累方法

1.及时按照要求制作电子文件备份；

2.每份电子文件均需在电子文件登记表中登记；

3.电子文件登记表应与电子备份文件一同保存；

4.电子文件登记表如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸质打印件。

（四）电子文件归档要求

1.进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式等。

2.电子文件的归档鉴定工作，参加国家关于电子文件现行的有关规定执行，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标识。

3.归档前，由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署审核意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

4.把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。

5.电子档案采用的载体，按优先顺序分别是：只读光盘，一次写光盘，可擦光盘，磁带等，禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

6.存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。

7.将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。

8.需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在的同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

9.档案管理部门应对归档的每套载体进行检验，将检验的结果填入电子档案入库登记表。检验不合格的，退回形成单位，重新制作。

10.验收合格后，档案管理部门在电子档案入库登记表上签字盖章，一式二份，一份交电子文件形成单位，一份自存。

（五）电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件：

1.归档载体应作只读处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防形变。

2.存放时应注意远离磁场，并与有害气体隔离。

3.单片载体应装盒，且避免挤压。

4.环境温度范围：17oC-20oC,相对湿度范围：35%-45%。

（六）有效性保证：

1.归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。

2.对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读校验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

3.对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

4.将检验结果定期填入《归档电子文件管理登记表》。

第十一条档案保密制度

（一）档案人员必须坚持保密原则，认真执行保密制度，维护档案机密的绝对安全。

（二）档案室保存的档案，凡是加密的不属于开发利用的范围，只限于本单位领导和工作人员利用，一般不对外提供借阅。

（三）利用者借阅非密级档案，需经综合管理部负责人同意；借阅密级档案，须经综合管理部负责人和公司领导批准。

（四）利用者查阅档案，必须说明利用档案的目的和范围，不得要求查阅与利用目的、范围无关的档案，尤其是密级档案。

（五）档案利用者在履行档案借阅登记手续后，应在阅览室等候调卷人提供档案，严禁进入库房自行查找档案。

（六）利用者必须维护档案机密的安全，不得在个人笔记本上记录档案机密，不得扩散档案机密。

（七）利用者一般只在阅览室查阅档案，特殊情况需借出档案或需要档案复制件者，必须经综合管理部负责人批准并进行登记，利用结束后须立即到档案室办理退还手续，利用过程中不得私自复制或转借他人。

（八）档案人员必须随时锁闭档案库房门窗，做好档案的安全防盗工作；资料库房的钥匙未经领导批准，不得转借他人。

（九）非档案工作人员，未经档案部门负责人批准，不得进入档案库房。

（十）任何人不得携带档案或档案复制件外出参观、游览、

探亲访友和出入其他不利于档案保密的场所。

第十二条档案借阅制度

（一）为保证公司资料的完整、安全以及特殊资料的保密性，凡需查阅、借阅科技资料、实物资料及科技图书等，均需严格履行借阅登记及审批手续。

（二）公司员工查看、借阅资料时，须填写登记表办理借阅手续。如需借阅已归档的资料材料，须经本部门负责人批准再行办理相关手续。重要资料原则上不外借，必须在指定地点查阅，特殊情况须报请有关领导的同意后特殊办理。

（三）协作单位（指本工程的设计、施工、监理等单位）如需查阅与工程有关的档案或资料，须经综合管理部负责人同意方可办理。

（四）其他单位人员查阅本公司资料或借阅资料需经公司领导批准且应由本公司相关人员陪同。如需提供资料复印品，须由公司领导签字确认。

（五）调用机密或重要资料，须经公司领导批准。对此类文件不得随便摘抄或复制。

（六）借阅资料时间不得超过一周，到期后仍需使用时，需携带所借资料到档案室办理续借手续。

（七）不得随意将借阅的档案拆散或在资料上勾画、涂抹；不准弄脏、缺角或遗失，否则，按损坏、遗失赔偿。

（八）借阅合同、协议及招投标文件时需经计划经营部负责人审核，综合管理部负责人批准后，方可办理借阅手续。

（九）档案管理人员对交回的档案、资料等，要逐页检查、核对、验收，发现问题除按规定处理外，要及时向领导汇报。查阅资料时，档案管理人员应在现场，严禁把资料带出资料室。

（十）因工作调动、离职前，应将所借的资料归还，由档案室负责人签字后方可办理调离、离休手续。

（十一）声像资料原则上不予个人借阅。

（十二）若专项工作急需，对有必要收回已借出的资料，无论借阅者的借阅期限是否到期，档案室可通知其提前归还。

第十三条档案鉴定、销毁制度

（一）档案鉴定工作应以档案有关法律、法规和《档案保管期限表》等为依据，坚持整体价值观和动态价值观的原则，全面分析档案的现实作用和历史作用，准确划定档案的鉴定销毁范围。

（二）档案的鉴定应以卷为单位，采取逐卷逐件审查的直接鉴定法，一般不拆卷进行鉴定。

（三）档案鉴定工作一般每5至10年进行一次。

（四）档案鉴定工作程序：

1.档案管理部门拟写档案鉴定工作申请，报分管领导批准。

2.鉴定工作申请包括鉴定工作的目的、范围、参加人员、所需时间等。

3.成立档案鉴定小组，档案鉴定小组由企业分管档案工作的领导具体负责，档案室和有关人员参加。

4.鉴定小组成员按分工分别对档案进行初鉴，提出鉴定意见。集体审查，形成鉴定小组意见，对失去保存价值，需销毁的档案进行登记造册，并向公司领导提交档案鉴定报告。

5.公司领导审查、批准，在档案销毁清册上签署意见。

6.销毁档案应有两名监销人。监销人在销毁档案前，应对待销毁档案认真清点复核，档案销毁后，在销毁清册上签名盖章。

（五）任何部门或个人均不得将应销毁的档案做其他用途或当作废纸出售。

（六）档案室应及时做好档案变更、检索工具调整等善后处理工作。

（七）档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、妥善保存。

第四章档案的利用和公布

第十四条档案室编制目录检索工具，提高利用效率。

第十五条档案室可利用档案应当逐步实现以缩微品代替原件，档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案形成单位印章标记的，具有与档案原件同等的效力。

第十六条科技档案分级向公司各部门开放，文书档案、照片档案、电子文件档案原则上不开放，若工作需要可依照档案借

阅制度办理相关手续后方可利用。

第十七条非本单位人员利用档案须经综合管理部负责人审核，公司领导批准。

第十八条利用公司档案未经档案室、综合管理部同意或公司领导批准均无权复制、摘抄、公布档案。

第五章罚则

第十九条借阅档案未按规定期限归还且未办理续借手续的，考核借阅人及借阅部门负责人100元/次，情节严重者，加倍考核。

第二十条有下列行为之一的，责令限期改正，情节严重的给予处罚。

（一）将培训、出差形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝移交档案室归档的。

（二）将借阅档案损坏、丢失的。

（三）私自复制、摘抄、翻录档案的。

（四）将下发资料丢失，影响日常工作的。

（五）明知所保存档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。

第二十一条《档案法》第二十四条第二款、第三款规定的罚款数额，根据有关档案的价值和数量对单位为1万元以上10万元以下，对个人为500元以上，5000元以下。

第二十二条违反《档案法》和本办法造成档案损失的，根据损失档案的价值责令赔偿损失。

第六章附则

第二十三条财务档案根据《档案法》和本办法确定的原则管理。

第二十四条本办法由综合管理部负责解释

第二十五条本办法自公布之日起施行。