戴德梁行岗位职责手册

作业规

岗位职责

DTZ/WS/APD/001

版本：第 1 版

修订次：0 □□□□□

状态：

发文号：

批准日期审核日期编制日期

20 年月日发布20 年月日实施

目录

1 目的 2

2 适用范围 2

3 岗位职责 2

-助理董事室 2

-物业部 3

-工程部8

-行政人事部13

-财务部16

-市场部19

-管理处21

1.目的

规范物业管理部及管理处之各岗位职责要求，确保各岗位职责明。

2.适用范围

适用于戴德梁行公司物业管理部及各管理处。

3.岗位职责：

助理董事室

1.职务：助理董事

1.1.部门：助理董事室

1.2.汇报：董事

1.3.工作概要：作为物业管理部(上海)办事处之领导人，监管行政、业务等各项工作。

1.4.主要职责：

a)带领、组织及监管整体物业管理部之工作。

b)落实执行各项行政及规章制度。

c)审批物业管理部(包括各管理项目)之财务支出。

d)制定及落实开物业管理部之发展方向及策略。

e)与现有管理项目之发展商作定期会面，进行了解及检讨工作。

f)带领及展开业务洽谈工作。

g)作为公司物业管理部代表接触各有关政府职能部门。

h)制定每年物业管理部之收入预算及成本控制。

i)作为物业管理部最高决策人。

j)对外参与各类有关物业管理专题演讲。

k)审批及签署各类管理、外判、劳动合同。

l)代表物业管理部与公司总经理及其他部门作沟通桥梁。

2.职务：高级秘书

2.1.部门：助理董事室

2.2.汇报：助理董事

2.3.工作概要：处理日常文秘工作。

2.4.主要职责：

a)协助助理董事处理日常事务。

b)对于交由助理董事签署之文件，进行初步审阅。

c)制作及管理所有物业管理合同。

d)安排、组织会议，并作相关记录。

e)与公司各级秘书进行有效沟通。

f)完成助理董事分配之其他工作。

物业部

1.职务：总物业经理

1.1.部门：物业部

1.2.汇报：助理董事

1.3.工作概要：领导物业部跟进各项目管理及顾问工作。协助助理董事决策各项事宜。

1.4.主要职责：

a)贯彻执行国家有关物业管理的方针、政策、法令。

b)调配物业管理部所有员工之工作及作为技资源向各项目提供支持。

c)协助助理董事制订企业经营管理目标，包括一系列规章制度、操作程序，规定各级

人员的岗位责任并监督实施，保证各项管理服务工作的质量，使客户满意。

d)协助助理董事对建全企业组织机构，使之合理、精简、高效；召集和主持管理部例

会，及时解决管理中暴露的问题。

e)协调、指导部门各员工及各管理处的工作，保证企业各方面的工作顺利进行。

f)有重点、定期或不定期地对一些项目进行巡视检查，及时发现问题并解决问题。

g)定期、不定期地听取员工意见和建议，协助助理董事不断完善公司的管理制度。

h)定期或不定期与发展商召开会议听取管理意见。

2.职务：助理物业经理

2.1.部门：物业部

2.2.汇报：总物业经理

2.3.工作概要：在物业经理领导下，负责整个物业管理部所有与物业管理相关之事项。

2.4.主要职责为：

a)遵守职业道德，提高自身素质，维护公司声誉，爱岗敬业，严格执行规范服务的共

同标准和岗位标准。

b)负责其属下所有物业主任之工作安排及工作监督等，负责跟进所有物业项目(包括

全权管理及顾问形式)之大楼安保、消防、清洁、园林等与管理工作有关的各项日常运作、投诉处理，执行定时及不定时之物业巡视，并随时向物业经理汇报。

c)主动与物业发展商接触及维持良好关系，并定期与物业发展商举行管理工作会议，

以达成对物业项目管理之共识。

d)合理分派所有工作给予属下员工，确保人尽其才，并确使员工严格遵照公司的指示

工作。

e)监管属下的员工素质，并跟进考核工作，确使员工的工作表现能达到公司要求的水

准。

f)负责执行公司所制订合理的纪律，对任何属下员工涉及违纪行为应迅速及彻底调查

并及时处理。

g)及早预见一切有关大楼管理的问题及困难，并立刻执行适当程序去解决，如超越助

理物业经理之职责围或能力，应尽快向上级领导汇报。

h)定期巡查大楼，巡查围包括大楼设施及保养、安保清洁、电梯服务、各级员工仪

表、纪律及工作表现等。如发现有任何问题，应及时予以记录并处理，并定期向物业经理报告。

i)定期检讨大楼保安、清洁、园林养护及与其它部门协调等事项之工作程序，并作适

当调整，以保各项工作顺利及有效开展。

j)根管理部要求参与各物业项目管理处外判合同之审核工作。

k)每月须对各有关物业项目的工作报告进行审阅并提交物业经理。

l)定期参加各部门工作会议，检讨工作表现，并籍此与各有关工作人员保持良好沟通。

m)当接到客户任何投诉，应及时记录及处理，并根情况汇报物业经理。

n)对本部门之工作程序及运作情况，适时提出合理化建议，并不断完善与各部门间之沟通协调。

o)定期与本部门工作有关联之政府机构保持适当沟通，并及时跟进政府所颁布之有关法规或通告。

3.职务：地区主管

3.1.部门：物业部

3.2.汇报：总物业经理

3.3.工作概要：在物业经理领导下，其工作围。

3.4.主要职责为：

a)遵守职业道德，提高自身素质，维护公司声誉，爱岗敬业，严格执行规范服务的共

同标准和岗位标准。

b)地区主管受物业经理直接领导，其工作围较且弹性。

c)掌握处理突发事件的预备方案并能有效地组织协调有关部门执行。

d)依照公司有关规定，积极主动处理各问题。凡遇重大情况应先行请示物业经理。

处理紧急突发事件，须事前知会物业经理，事后将处理办法和结果报告物业经理。

e)巡查。每月不定期的对下属物业项目进行巡视。发现任何因物业管理工作不力而引

发的问题，应及时提出整改意见，必要时可依照有关规定作出奖惩处理(建议)。地区主管巡视的围包括：设施状况、安全状况、地方清洁、园林养护、电梯服务、各级员工的仪表、纪律及工作表现等。

f)根巡查结果，配合行政人事部门对下属物业项目的员工制订针对性的培训及考

核，保他们的工作达到公司要求的水。

g)负责执行公司的纪律。对任何反映至公司层的投诉事件(员工涉及违反纪律的事情)

应迅速及彻底调查，并及时将调查情况汇报物业经理。同时提供有关公司规定供职能部门裁定。

h)根各项目的具体情况，督促物业项目定时举办应急演习，使管理员能经常保持最

佳状态并熟悉应急之程序，同时亦使用户对管理工作有进一步认识，以建立互让及合作精神。

i)负责前期物业安全防工作的落实。协同物业主任对该物业的保安力量作合理的配

备。

j)定期沟通与保安工作相关联之政府部门，如：公安局治安部门及公安消防监督部门等，保持良好之关系，并及时跟进政府部门所颁发的有关法规或通告。

k)每月须呈交有关工作报告予物业经理。

4.职务：物业主任

4.1.部门：物业部

4.2.汇报：总物业经理

4.3.工作概要：协助物业经理全面统筹所辖项目的日常管理，负责完成物业经理布置的

各项管理工作。

4.4.主要职责为：

a)遵守职业道德，提高自身素质，维护公司声誉，爱岗敬业，严格执行规范服务的共

同标准和岗位标准。

b)遵守国家的法律法令和企业的各项规章制度，不断加强所属员工的培训、教育和管

理，不断提高员工素质，培养一流物业管理队伍。

c)指导各管理处日常的物业管理工作，了解项目日常管理情况和服务情况，落实检查

和考核办法。

d)及时制定和修改物业管理中的各类公共制度和内部管理制度，不断加以完善。

e)负责所属项目的资金运作，严格控制好项目管理费的使用情况。

f)与业主管理委员会保持良好的合作关系，按实际需要向管理委员会提供改善管理和

服务系统的建议，认真重视业户反映情况和解决业户的投诉，努力让业主满意。

g)负责对外联络事宜和内部协调工作，与公安、消防、街道保持经常联系，加强合作，

做好应急的准备工作，对突发事件及时果断地采取措施，确保人员和财产安全。

h)检查、收取、审阅负责项目定期上报的各类日常报告，对特殊问题作出迅速处理。

i)负责制定和实施所辖项目的工作计划，负责制定、修改、实施所辖项目各岗位的岗

位职责。

j)定期检讨所辖项目保安、清洁、园林保养及由其它部门协调等的程序。并做适当调

整，以保各项工作顺利有效开展。

k)负责对紧急事故、突发事件的处理，并及时报告物业经理，对于超出本人职责范围或能力范围的事件，及时上报物业经理处理。

l)督促所辖项目管理处遵守国家有关政策、法规，切实执行各项目管理公约、用户手册和各项规章制度。

m)定期召开下属员工会议和布置并检查工作，解决有关人事问题。

工程部

1.职务：工程经理

1.1.部门：工程部

1.2.汇报：助理董事

1.3.工作概要：负责物业管理部工程方面之各项工作的开展，对各全权管理项目设备的

正常运行、维修、保养、更新、改造等业务的开展进行指导、督查、组织和管理工作；对各顾问项目进行相应咨询和帮助；负责对各工程主任、助理工程主任等人员进行专业和管理指导等。

1.4.主要职责：

a)负责制订工程部年度工作计及相应的月度工作计，定期对各工程主任及助理工

程主任工作进行督查。

b)负责制定和完善工程管理规章制度，负责编制项目通用之工程表式文本。

c)负责审核各项目之预防性保养计，并监督其实施情况。

d)负责实施物业管理部工程方面各项任务之贯彻执行，使之具体化、可操作化。

e)负责监督各项目之工程设施之运行控制及维修管理，监督各项目之房屋、设施的修

缮和维护。

f)负责对各项目之工程外判合约、整改或改进项目、扩建或新建项目的审核审批工作。

g)监督并指导各项目之节能措施的制定和落实，降低各项目之公共区域能耗，提高经

济效益。

h)负责最终处理业务围内的各项目发展商或业主等对工程方面的投诉。

i)负责协调与物业管理部内之财务部、物业部、行政人事部及市场部等部门的工作和

各项目之相关部门的合作，如费用支付、管理协作、人员招聘及考核等。

j)负责对各助理工程主任、工程主任和秘书的工作指导、培训、监督和考核工作。

k)合理安排本部门各员工之工作，使之高效、有序地运行。

l)做好顾问管理项目的咨询工作，为各顾问项目提供前期开发、工程实施、竣工验收、设备移交、运行管理等方面的建议和要求，必要时提供培训和操作示，提高公司

的知名度，树立品牌形象。

2.职务：工程秘书

2.1.部门：工程部

2.2.汇报：工程经理

2.3.工作概要：工程秘书应在工程经理的领导下，负责工程部的日常管理工作。

2.4.主要职责为：

m)贯彻执行工程经理的工作指示，协助工程经理处理工程部之日常文书工作。

n)负责工程部各类文件及报告的收发、打印、复印、传阅及存档等工作。

o)完成各项目提交之每月/每年工程事务工作报告及计的整理、汇总及归档工作。

p)妥善处理各全权项目之外判合同的存档及借阅工作。

q)负责接听/接待任何至物业管理工程部的投诉、查询电话及拜访人员。

r)收集各项有关工程设备/系统的技资料，并完成归档、登记工作。

s)必要时需协助完成上司安排的其它事项。

3.职务：助理工程经理

2.5.部门：工程部

2.6.汇报：工程经理

2.7.工作概要：助理工程经理应在工程经理的领导下，负责工程部之各项管理工作的实

施及计邓算等工作。

2.8.主要职责为：

a)起草制定工程部年度工作计及相应的月度工作计，对各工程主任的工作进行检

查。

b)起草制定或完善工程管理规章制度，编制各项目之通用工程表式及文本。

c)审核相关项目设备保养计之制定，并检查实施情况。

d)对公司物业管理部工程方面的工作予以细化、分解，并执行。

e)经常性巡视各全权管理项目之工程管理工作，做好巡视记录，并督促项目中的跟进

情况。

f)协调内部各主任、助理主任及相关部门之工作。

g)负责新开发项目的初步洽谈及预算报，协助市场部、物业部开展此项业务的前期

工作，为最终之顾问管理及全权管理作备。

h)处理各项目之工程方面的争议和投诉，协调发展商或业户与管理处工程部之工作。

i)负责收集相关工程技资料，为完善项目的设施设备管理及新项目设备选型方面提

供建议。

4.职务：工程主任

4.1.部门：工程部

4.2.汇报：工程经理

4.3.工作概要：作为公司技源作好各类项目工程跟进工作。

4.4.主要职责为：

a)做好顾问项目的咨询工作，为项目开发、工程实施、竣工验收、运行管理节能降耗

等提供有值的建议。

b)为委托管理项目提供技支持；完善工程外判、机房管理、计维保、设备运行等

方面的技管理；协助管理处分析设备运行状态，寻找故障结，共商解决方案，提高设备完好率，以保设备/系统安全、高效、经济地运行。

c)做好项目的巡视工作，及时发现问题，察觉事故隐患，督促落实整改，促进管理水

的提高。

d)审核外判合同，完善合同条款维护发展商/管理处的权益。

e)配合行政人事部做好专业技人员的招聘工作，组织对应聘人员的面试和笔试，尽

力把好新聘员工的技关。

f)做好对技人员的培训工作，为造就一支高素质的技人员队伍出力。

g)树立市场意识，注意收集市场信息，为发展商选聘外判承包商和选用设备/材料做

好参谋。

h)为开拓物业管理新领域，做好工程预算和报。

i)完成上级临时指派的工作。

5.职务：助理工程主任

5.1.部门：工程部

5.2.汇报：工程经理

5.3.工作概要：助理工程主任应在工程经理的领导下，负责管辖围内各委托管理项目

和顾问项目的工程督导及咨询工作，为项目开发、工程实施、竣工验收、运行管理、节能降耗等提供有值的建议；负责以下方面之各项工作，并对工程经理负责。

5.4.主要职责为：

a)对全权管理项目提供技支持。完善工程外判、机房管理、计维保、设备运行等

方面的技管理；协助各项目分析设备运行状态，寻找故障结，共商解决方案，提高设备完好率，以保设备/系统安全、高效、经济地运行。

b)做好项目的巡视工作，及时发现问题，察觉事故隐患，督促落实整改，促进管理水

的提高。

c)审核各项目之外判合同，完善合同条款，维护发展商/管理处的权益。

d)配合市场部进行市场开拓，为各新发展商项目提供工程技上的支持及工程预算、

人员架构等方面的工作。

e)实施对各项目技人员的培训工作，为造就一支高素质的技人员队伍出力。

f)树立市场意识，注意收集市场信息，为发展商选聘外判承包商和选用设备/材料做

好参谋。

g)负责各项目的各项工程费用及能源消耗统计，为节能降耗提供依。

h)检查和督促所管辖项目中各项外判项目及预防性保养工作的实施情况，为保项目

的工作质量提供可靠帮助。

i)执行上级安排的其它各项工作

行政人事部

1.职务：行政人事经理/行政人事副经理

1.1.部门：行政人事部

1.2.汇报：助理董事

1.3.工作概要：作为行政人事部的主管，负责计执行所有行政、人事及培训事宜。

1.4.主要职责：

a)主持行政人事部日常工作。

b)制订行政、人事、培训政策及制度。

c)设计行政、人事、培训表格。

d)年度行政、人事、培训计。

e)组织物业管理部活动。

f)负责编辑物业管理部大陆地区内刊。

g)处理决策全权管理项目人事事宜。

h)组织策项目员工各类培训。

i)向顾问项目提供行政、人事、培训支持。

j)完成由助理董事交待之其他工作。

2.职务：助理行政人事主任/行政人事助理

2.1.部门：行政人事部

2.2.汇报：行政人事经理

2.3.工作概要：管理全权管理项目有关人事工作。

2.4.主要职责：

a)人事变动操作。

b)员工奖惩操作。

c)公积金、养老金、失业保险等办理。

d)人才市场办理录用、退工。

e)每月工资查核。

f)每月所属项目之有关数据统计。

g)离职员工问卷调查。

h)所属项目之其他有关操作。

i)接收新开项目及结束项目之具体人事操作

j)协助行政人事副经理有关项目人事仲裁纠纷处理。

k)负责有关政府人事部门等信息的收集。

l)负责每月员工及协助人事副经理筹办员工活动。

m)协助行政人事副经理与外界政府部门，有关机构联系、沟通。

n)协助人事通知及备忘录的起草，提交行政人事副经理批准。

o)协助行政人事副经理与各部门协调、沟通。

p)项目行政费用等分摊。

q)完成由行政人事副经理指派其他工作。

3.职务：行政人事文员

3.1.部门：行政人事部

3.2.汇报：行政人事经理

3.3.工作概要：协助管理办公室行政工作及担任文秘工作。

3.4.主要职责：

a)办公室文具申请、领用管理。

b)传真机、复印机管理。

c)每日管理部员工签到管理

d)行政人事部文秘工作

e)名片申请、管理

f)每月管理部员工报销单统计

g)管理部日常员工假期申请单及调休、加班记录管理

h)管理部员工年假统计及管理

i)每月考勤汇总

j)管理部人员架构表、分机座位表、通迅录更新

k)项目员工仪容仪表抽查记录管理

l)员工活动、培训等照片存放，管理

m)管理部后备钥匙管理

n)负责管理“书库”书籍、VCD、照相机等借用并做好相关记录o)负责向公司行政人事部递交公章申请

p)新进员工拍照片

q)管理部日常行政人事表格管理

r)管理部快递工作管理

s)接待应聘人员

t)填表

u)身份证、有关证件复印

v)协助操办员工活动

w)行政人事副经理指派之其他工作

财务部

1.职务：财务经理/助理财务经理

1.1.部门：务务部

1.2.汇报：助理董事

1.3.工作概要：负丙管理处的经济核算、资产计算、融通资金、财务公关，严格掌握费

用开支，监督本部人员工作，定时召开财务会议，进行财务分析，编制财务预算，提交财务报告。

1.4.主要职责：

a)建立健全各项财务管理制度，不断完善和监督本部人员工作，定时召开财务会议，

进行财务分析，编制财务预算，提交财务报告。

b)具体负责管理处的经济核算工作，按照管理需要建立财务管理体系，指导、检查、

监督属下的工作，保证帐目记录完整、，审核会计报表。

c)根管理处的实际运转情况，按月份、季度、年度编制财务预算，批后，认真贯

彻执行。撰定财务报告，及时向总物业经理反映管理处的财产及资金运情况，提供财务信息。

d)协调好与银行衣上级财务部门合作关系。

e)向业主提供财务报告，解答业主对管理处财务状况的咨询。

f)组织本部人员定期开展财务分析活动。

g)严格掌握费用开支，认真执行费用报销制度，本着勤勤俭节约的精神监督审批各部

门的采购及费用开支情况。

h)统筹安排固定资产管理以及其他财产的使用保管，注意发现和解决财产物资管理中

存在问题，保财产物资的合理使用和安全管理。

i)负责做好资金管理，督促出纳员按规定程序及时进帐、存款、保证正常合理开支的

需要。

j)审核各项费用开支，审核记帐证，及时清理债权、债务，防止拖欠款项，搞好资金融通。

k)参与决策、监督管理处的资金来源与运用情况、各项指标完成情况、检查各项制度的使用情况。

l)完成助理董事交办的其他工作。

2.职务：会计／财务主任

2.1.部门：财务部

2.2.汇报：财务经理

2.3.工作概要：负责公司各项目核算意见协助财务经理制作反映公司财产及资金运转的