2018最新规范方案公文格式

附件2

XX市人民政府公文处理规则

根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）及《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）有关规定，为进一步推进公文规范处理，现就全市政府系统现行公文处理有关问题制定如下规则。

一、公文种类

公文种类主要有：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）命令（令）。适用于公布行政规范性文件、宣布施行重大强制性措施、嘉奖有关单位和人员。

（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

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（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（十三）议案。适用于市人民政府按照法律程序向市人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

二、市政府及市政府办公室文件分类

（一）市政府“X政”字号文件和市政府办公室“X政办”字号文件，用于上行文。

（二）市政府“X政发”字号文件和市政府办公室“X政办发”字号文件，用于普发范围的下行文。

（三）市政府“X政函”字号文件和市政府办公室“X政办函”字号文件，用于部分或个别单位受文的下行文或平行文，或向不相隶属机关行文。

（四）市政府令用于公布市政府行政规范性文件和重大强制性措施等，自发第1号令起，按自然顺序编号，不受年度限制。

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（五）市政府“X政干”字号文件用于任免干部通知。

（六）市政府“X政发电”和市政府办公室“X政办发电”字号的密传电报，主要用于只需短暂保密但需快速传发的事项。市政府“X政发明电”和市政府办公室“X政办发明电”字号的内部明电，用于发布不带密级的紧急公文和会议通知等需快速传发的事项。

（七）市政府会议纪要分为《市政府常务会议纪要》、《市长办公会议纪要》和《市政府专题会议纪要》，分别单独编号。

（八）《XX市人民政府办公室抄告单》主要用于简要答复各镇(街道)、各部门的请示事项。

（九）《XX市人民政府领导批示交办单》主要用于市政府领导在请示件以外的其他材料上批示的交办。

（十）《X政办通报》主要用于摘要印发市政府领导在全市性重要会议上的讲话，以及其他需要各镇（街道）、各部门周知的文稿。

（十一）市政府令和市政府及市政府办公室“X政”、“X政办”、“X政发”、“X政办发”、“X政函”、“X政办函”、“X政干”字号文件，落款处印注发文机关署名的，应当同时加盖印章（市政府令和市政府议案不印注发文机关署名，盖市长签名章），主题词不再标注。传真电报、X政办通报、纪要、抄告单、领导批示交办单等可以不盖印章。

（十二）市政府令、X政办通报和“X政发”、“X政干”、“X政优质.参考.资料

办发”字号文件一般为普发文件。市政府、市政府办公室普发文件的主送机关为“各镇人民政府、街道办事处，市政府各部门，市直各单位”。市政府普发文件的抄送机关为“市委，市人大常委会，市政协，市人武部，市法院，市检察院，市委各部门”。市政府办公室普发文件的抄送机关为“市委各部门，市人大办，市政协办，市人武部，市法院，市检察院”。

三、公文格式

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）涉密公文应当标注份号。份号位数根据公文的份数确定，一般编6位数，从“00000l”号起编。

（二）涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限在1年及1年以上的，标注为“X 密★X年”；保密期限在1年以内的，标注为“X密★X个月”；保密期限为长期的，标注为“X密★长期”；保密期限未作规定的，标注为“X密”，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。

（三）紧急公文应当根据紧急程度分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。除电报外，公文已标明紧急程度的，标题中不再标注“紧急”字样；优质.参考.资料

标题中出现“紧急”字样的，则不再标注紧急程度。

（四）公文份号用阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。密级和保密期限顶格编排在版心左上角第二行。紧急程度顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，则按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（五）发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成；对一些特定的公文可只使用发文机关全称或规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（六）发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。

行政机关之间联合行文，主办机关排列在前，标注主办机关的发文字号；行政机关与同级和相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列，原则上应使用排列在前的机关的发文字号，也可协商确定，但只能标注—个机关的发文字号。

（七）上行文应当标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧；发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。“请示”、“意见”还应在附注位置注明联系人的姓名和电话。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签；一般不使用复优质.参考.资料

印件会签。

（八）公文标题一般应当由发文机关名称、事由和文种组成。

（九）主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十）正文用来表述公文的内容，公文首页必须显示正文。

（十一）附件说明在正文下空一行左空二字编排，用以说明公文附件的顺序号和名称。

（十二）当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章、成文日期与正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的方法解决。

（十三）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十四）成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。如负责人签批后，因故不能及时行文，时间耽搁超过20天的，成文日期可由承办单位确定，成文日期用阿拉伯数字标注。

（十五）公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十六）“附注”的位置在成文日期下一行左空二字编排。优质.参考.资料

（十七）公文如有附件，一般应当另面编排。

（十八）公文的抄送机关一般按党委、人大、政协、法院、检察院、群众团体、民主党派、事业单位、企业单位的顺序排列，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十九）印发机关为行政机关的办公室或文秘部门。如发文机关未设专门的办公室或文秘部门，也可标注发文机关。印发日期为公文的送印日期。

（二十）公文必须标注页码，单页码居右空一字，双页码居左空一字。

（二十一）公文双面印刷，版记应标注在公文的最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

（二十二）公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。公文用纸幅面采用国际标准A4型（210mm×297mm），特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

四、行文规则

（一）行政机关的公文（包括电报，下同），是在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。行文时必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

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（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。市政府各部门对某项工作的部署意见，属于其职权范围内的，由部门直接发文；涉及面较广的，可由有关部门联合发文，其中需要请示市政府同意的，经市政府领导签批后，可注明“经市政府同意”后发文。

属于某个主管部门职权范围内的具体问题，镇（街道）、部门应当直接报送涉及该事项的主管部门处理。

部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应由部门审批下达的事项。

（三）各镇（街道）、各部门主送市政府的请示、报告、意见，必须由发文单位主要负责人（指各级行政机关的正职或主持工作的负责人）签发。如遇主要负责人离职或外出学习、考察等特殊情况，可由主持工作的负责人签发，但发文单位须随文以书面形式说明情况。

公文中请示市政府的事项如涉及其他部门的职责，主办单位要主动征求有关部门的意见，协办部门要积极配合，取得一致意见后，经有关部门负责人会签上报市政府。部门之间如有分歧意见，主办部门主要负责人要出面协调。经协商仍未取得一致意见，需要市政府协调的，主办部门应将有关部门的意见以及理由和依据列明，并将有关部门的正式意见或协调会议纪要作为附件，经有关部门主要负责人会签后上报市政府协调或优质.参考.资料

裁定。

公文在部门之间征求意见或会签时，除主办部门另有时限要求的以外，协办部门必须在5个工作日内予以答复。如因特殊情况不能按期回复，协办部门应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式，否则视为失职。主办部门可以视其为没有不同意见，并据此继续办理有关公文。需要报送市政府的公文应当在报送的公文中说明有关情况。

（四）各镇（街道）、各部门需要请示市政府或需要市政府转报上级政府批准的事项，应当抓紧做好前期工作，并及时上报，给市政府留出研究、决策的时间：一般事项不得少于两周，紧急事项不得少于5个工作日；特别紧急的事项，需要在5个工作日以内批复的，除突发事件以及法律、法规等另有规定外，必须在文中说明紧急原因及在本部门的办理过程。

（五）主送市政府的请示、报告、意见一般报送5份，需市政府常务会议、市长办公会议审议的按要求报送相应份数。同时，以电子公文形式报市政府办公室。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时抄送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。“报告”不得夹带请示事项。原则上不得以镇（街道）、部门名义向领导个人报送公文，不得以镇（街道）、部门负责人名义向市政府报送公文。

（六）上级政府系统主送市政府的文件，结合本市情况需要拟发相应文件的，应着重部署贯彻执行的意见或作出有补充优质.参考.资料

内容的规定，避免对上级文件的重复抄录。上级政府部门发送市政府的文件，需要往下转发或部署贯彻执行的，原则上由各有关部门行文或联合行文，其中需要请示市政府同意的，经市政府领导签批后，可在文内注明“经市政府同意”。

（七）各种领导小组、委员会等非常设机构的设立、调整和撤销，经市政府或有关领导、有关会议议定后，—般由市政府办公室行文。非常设机构在其职责范围内作出具体工作部署，或调整成员单位领导的，由其自行发文，市政府及市政府办公室不再发文。

五、公文拟制

公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

（一）公文起草

1．凡需要市政府或市政府办公室名义行文的文件，根据内容由市政府办公室有关科室起草；由市政府有关部门代为起草的稿件，必须经市政府办公室有关科室修改核稿并署名后送签。

2．公文起草应当做到：

（1）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（3）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准优质.参考.资料

确，文字精炼。

（4）文种正确，格式规范。

（5）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（6）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

（7）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（8）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（9）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。

（10）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（11）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（二）公文审核

1．凡需市政府、市政府办公室名义行文的文件，起草完成后填写市政府、市政府办公室发文稿，送办公室分管副主任、分管综合文字副主任审核。审核的重点是：行文理由是否充分，优质.参考.资料

行文依据是否准确，是否符合行文规则和公文起草的有关要求。行政规范性文件，在送领导审核前由市政府法制办就有关内容的合法性进行审查，并出具审查意见。凡属市委、市政府联合行文的文件，如由市政府办公室起草的，由分管副主任、分管综合文字副主任审稿，主任审核后送市委办审核，经市政府领导会签后送市委领导签发；凡属市委办、市政府办公室联合行文的文件，如由市政府办公室起草的，由分管副主任、分管综合文字副主任审稿，主任会签后送市委办领导签发。送审文稿必须是打印稿。

2．经初审后的文稿，如需征求其他有关领导、有关部门意见的，由各科室自行传送和催收反馈意见。

3．文稿起草人员，对已送请领导审签的文稿，应注意及时催批。

（三）公文签发

1．以市政府名义制发的文件，市政府发布的决定、命令（令）、制定的行政规范性文件和主送上级行政机关的文件，向市人民代表大会或其常务委员会提出的议案和人事任免事项，经办公室分管副主任、分管综合文字副主任审稿，主任、分管副市长审核后，由市长签发。其他以市政府名义行文的，经办公室分管副主任、分管综合文字副主任审稿，主任审核后，一般由分管副市长签发。文件内容涉及其他副市长分管工作的，须经有关副市长会签；属于重大的问题，由分管副市长审优质.参考.资料

核后，送市长签发。

2．以市政府办公室名义发文，或市政府领导已明确意见由办公室发文的，由办公室主任签发。其中内容重要、政策性强、涉及面广的，由市政府分管副市长审定后送办公室主任签发。内容特别重要或分管副市长认为需要市长审定的，由市长审定后送办公室主任签发。

3．拍发电报的审签，按以下程序办理：以市政府名义拍发的电报，先送办公室领导审核，然后送市长或副市长签发。以市政府办公室名义拍发的电报，一般由办公室主任签发，其中用于会议通知的，凡会议参加人员涉及镇（街道）、部门主要负责人的，由办公室主任签发，其他可由分管副主任签发。

六、公文办理

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

（一）收文办理包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等工作环节。

1．凡送市政府、市政府办公室的文件，一律由行政秘书科签收、登记、初审、分办并确定专人负责传送。

2．行政秘书科对来文分以下几种情况进行处理：

（1）属市政府处理的事项，填附“市政府文件处理单”，由传文人员送办公室主任批注后送有关领导阅批，阅批后需继续办理的，交有关科室办理。

属市政府办公室处理的事项，填附“市政府办公室文件处理优质.参考.资料

单”，由传文人员送办公室主任批注后送有关办公室领导阅批，阅批后需继续办理的，交有关科室办理。

（2）对不符合行文规则或者不应该由市政府、市政府办公室处理的文件，注明不予处理的原因并提出建议后，退还来文单位。

3．属市政府、市政府办公室承办的文件，分别按以下办法处理：

（1）上级来文的处理：

上级党委、政府发给市政府的文件或上级部门主送（抄送）市政府的文件，1份作为主办件，送办公室主任提出拟办意见，呈有关领导阅批。

（2）请示类公文的处理：

①各镇（街道）、市级各部门主送市政府的请示、意见等请示类公文，一般一式5份，由行政秘书科统—收文、登记、编号。各镇（街道）、部门在报送纸质文件的同时，必须将电子公文发给市政府办公室行政秘书科。

②行政秘书科办文人员收到请示类公文后，应审查来文份数、附件是否齐全，行文格式是否规范，是否越级请示，有无缺张少页或字迹模糊等现象，如发现上述现象，要及时与来文单位联系。

③凡属市政府、市政府办公室承办的请示类公文，l份作主办件，送办公室主任批注后送政府有关领导阅批。

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④需批转、上报的请示类公文，经市政府领导同意后由承办科室拟稿办理。

⑤请示类公文的处理，一般应在收文后7个工作日内完成。行政秘书科办文人员应适时向承办科室了解办理情况。转往有关部门会商的请示类公文，有关部门要加快办理进度，一般应在2个工作日内提出会办意见并进行反馈，情况比较复杂的，最迟不超过5个工作日，承办科室要及时催办。对内容复杂，需多次协商的请示类公文，承办科室也应在15天内将有关办理情况告知来文单位。

要求财政核拨经费和购置车辆等请示件另行处理。

⑥请示类公文的办理结果，一般以《XX市人民政府办公室抄告单》形式进行答复。

（3）报告的处理：

各镇（街道）、市级各部门主送市政府的报告，一般一式5份，由行政秘书科统一登记，经办公室主任签批后送有关领导和科室阅知。

（4）内部明电的处理：

上级党委、政府及其部门主送市政府的电报，行政秘书科在收文后，根据来电内容，需办理的按以下程序进行：发给市政府（或由市政府领导任负责人的临时机构）需要办理的电报，送市政府办公室主任提出拟办意见；发给市政府办公室需要办理的电报，送办公室主任或分管副主任阅批。在办公室领优质.参考.资料

导外出的情况下，行政秘书科可视情送有关科室，由有关科室先行处理，嗣后再补办阅批手续，上述几类电报，在领导批示后，要及时转送有关部门或告知有关人员阅办，不得积压耽误。

（5）其它文电的处理：

①上级党委、政府和市委领导交市政府办理的批示，市人大、政协机关的审议意见、建议函，兄弟县（市）区商请市政府解决有关问题的来函等，由行政秘书科统一收文登记后，按来文要求进行处理。明确要求某位领导阅处的，送相应领导阅示；要求市政府、市政府办公室研究办理的，在收件上填附“文件处理单”，送办公室主任批注。

②市级各部门来文需要市政府办公室办理、执行的通知、规定，行政秘书科在收文登记后，1份作主办件，送办公室主任阅批。

③抄送件，1份留行政秘书科。行政秘书科作初步筛选，属需要传阅的，送办公室主任阅批后，分送有关领导、有关科室传阅，其余按有关领导、有关科室的顺序分发。

④市政府领导在各类文件、信息、信函及其他材料上的批示，一般以《XX市人民政府领导批示交办单》或复印件等形式交办。

4．传阅文件，送市政府的按市长、副市长，送市政府办公室的按主任、副主任、各科科长和有关人员等层次依次传送。如优质.参考.资料

遇阅文者外出，可将送阅文件取回先送其他领导传阅。

5．阅件人在收到文件后，签批时间一般不超过2天，市长、副市长签批文件后由承办科室收回交行政秘书科。阅件人阅文后，应用黑色（蓝黑）钢笔或毛笔在阅文单上签上姓名和阅文时间。

6．传文人员在文件送出后，应及时查询传阅情况，将传阅文件作明确的登记，以掌握文件流向。

7．领导对阅件有批示时，分别由行政秘书科或承办科室及时将领导签署的意见抄告或交办给相关部门。需要相关部门反馈的，由相应科室负责催办。相关科室要对领导批示的落实情况进行督查并定期向领导汇报。

（二）发文办理主要包括文件的复核、登记、印制和核发等工作环节。

1．文件从领导签发到分发一般不超过3个工作日，各个环节要加快工作节奏，进行催校、催印。

2．拟发文稿(含传真电报等)在领导签发以后，承办科室要及时送达行政秘书科，由行政秘书科履行复核程序。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，文种是否正确，格式是否统一、规范等。经复核对文稿需作实质性修改的，应按程序复审。经复核后的文件由行政秘书科进行登记编号，计算印制份数。

3．登记编号后的文件由行政秘书科负责完成文件格式的审优质.参考.资料

核。

4．文件由承办科室校对。校对必须由两人进行，共同完成，其中一人应当是文件拟文者。经阅读无误签字认可后，送公文第一读者审阅，审阅无误签字认可后，由行政秘书科或承办科室送文印中心印成待发文件，并再次核对无误后盖章发文。印制完成的文件，特急件应随到随办、随读、随发。其他文件一般要求当日发出。

（三）涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信或者各镇（街道）、部门机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

（四）文件整理归档

市政府、市政府办公室成文后的文稿，发文后要及时整理，正文和附件要完整。行政秘书科分发文件时，应留下2份正本文件与原稿一并归档。

其他所有文件在批办完毕后，由各承办科室在“文件处理单”上签署“办毕”字样并连同原件一起及时退还行政秘书科。个人不得保存应当归档的公文。行政秘书科在每年年初对上一年所有文件集中整理和归档。

七、公文管理

（一）各镇（街道）、市级各部门应当建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

（二）公文应由文秘部门或者专人统一管理，并按照有关优质.参考.资料

保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

（三）上级机关的公文，除密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

（四）公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

（五）公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

（六）公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

（七）涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

（八）不具备归档和保存价值的公文，经过鉴别并经批准后，可以销毁。

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（九）机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

（十）新设立的政府部门应当向市政府办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，部门合并或者撤销时，相应进行调整。

九、其他事项

本规则从发布之日起施行，请各镇（街道）、各部门认真贯彻执行。市政府及市政府办公室过去有关公文处理规定与《党政机关公文处理工作条例》和本规则不一致的，以《党政机关公文处理工作条例》和本规则为准。

附件：市政府、市政府办公室公文格式样式

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