办公室机构设置方案及工作职责

办公室机构设置方案及工作职责

一、办公室主任、副主任（ 3 人：主任 1 名，副主任 2 名）

（一）主任岗位职责：

1.按照办公室工作职责范围主持学院办公室全面工作。

2.根据党委和行政领导的要求，研究制定本部门工作计划，统筹安排各项工作。

3.搞好办公室的思想建设、作风建设、制度建设、业务建设和环境建设，考核、督促工作人员落实岗位职责。

4.按照院领导指示及会议决定，审定办公室发布通告、通知及其他文件。

5.负责安全稳定工作、保密工作和信访工作。

6.及时签批上级领导机关的来文，督办和检查领导批示文件的贯彻执行情况，协调有关部门落实领导的批办事项。

7.根据党、政领导指示负责组织、协调各部门综合性工作。

8.组织安排党委会、院长办公会议日程及党政工作的重要会议，审定会议纪要并督办会议决定。

9.调查研究，主动了解与全局有关的情况和问题，提出解决办法，供领导决策参考。

10.负责组织接待上级机关或兄弟单位领导来校视察、参观、访问等工作。

11.指导外事办工作。

12.负责院领导通讯的管理，审批办公室经费预算，经费支出，经费报销。

13.完成学院党、政领导交办的其他工作。

（二）办公室副主任岗位职责:

1.分管秘书科和信息档案科工作。

2.协助主任做好办公室人员思想政治工作，负责办公室人员考勤工作。

3.协助主任做好督办检查工作，贯彻和落实学院的各项决议和决定，做好信息反馈工作，为领导决策提供依据。

4.协助主任做好综合协调工作及党政重要会议、全校性大会、大型活动组织安排工作。

5.协助主任做好安全稳定工作和信访工作。

6.负责重要材料的起草和日常公文的审核工作。

7.负责机要保密工作和公章、介绍信的把关、使用。

8.负责办公室周工作、全院 3 周工作及领导接待日安排。

10.负责学院大事记、年鉴及校史的编印工作

11.负责学院档案工作，指导全院的档案业务

12.完成领导交办的其他工作。

（三）办公室副主任（兼外事办主任）岗位职责:

1.分管综合科和外事办工作。

2.协助主任做好办公室人员思想政治工作和日常管理工作。

3.协助主任做好督办检查工作，贯彻和落实学院的各项决议和决定，做好信息反馈工作，为领导决策提供依据。

4.协助主任做好综合协调工作及重要活动的组织工作。

5.负责学院节假日、重大活动时的值班安排和总值班工作。

6.负责车辆的管理，保证学院领导及各部门的公务用车任务。

7.负责公务接待的组织协调和具体事务的安排。

8.负责学院对外联络和协调工作。

9.负责办公室办公用品、固定资产和院领导办公用品的管理工作。

10.负责公用通讯管理，协助有关部门做好全院全院办公设备的配置工作。

12.负责外事办工作

13.完成领导交办的其他工作。

二、秘书科（3人：科长1名，文字秘书 1 名，内勤秘书 1 名）

（一）工作职责:

1.负责学院党委和行政发文以及院外来文、院内呈文等各类公文的规范化管理工作。

2.参与学院发展规划、工作要点、工作总结、领导讲话等重要文稿以及其它各类文字材料的起草工作。

3.负责协助办公室主任，分管副主任组织党委全委会、常委会、院务会、书记办公会、中心组学习等重要会议，安排会议议题，作好会议通知和记录，起草印发会议纪要，检查落实会议决议的执行情况。

4.参与全校性重要会议和重要活动的会务工作。

5.负责上级重要文件和学院重大决议执行情况的检查与督办工作。

6.负责日常党务、安全稳定与保密工作。

7.负责学院领导接待日、办公室周工作安排和全院阶段性工作安排。

8.负责学院及职能部门发文的初审工作。

9.负责学院办公室主页有关栏目的管理工作。

二）秘书科科长岗位职责：

1.负责制订秘书科的工作制度和管理办法，统筹安排秘书科的各项工作。

2.负责党委全委会、院长办公会会议通知工作，负责会议记录，起草会议纪要，检查落实会议决议的执行情况。

3.参与学院规划、工作要点、工作总结、领导讲话等各类文字材料的起草工作。

4.负责以学院党委、行政和办公室名义发文的初审工作。

5.协助分管领导做好安全稳定工作。

6.具体负责院领导接待日、办公室周工作和学院各部门三周工作安排。

7.负责对外办公自动化管理工作。

8.完成领导交办的其它工作。

（三）文字秘书职责：

1.负责院外各级党政系统来文和院内党政部门呈文的办理工作。

2.负责学院党政发文和办公室发文的登记、编号、分流、分发、打印、归档等工作。

3.负责党政收文和发文执行情况的检查、督办工作。

4.负责机要文件、资料的管理和保密宣传教育工作。

6.参与党政会议的通知、组织等会务工作。

7.参与党政公文、材料的起草工作。

8.负责书记、院长信件、资料的收取及发放工作。

9.负责机要室日常管理工作。

10.完成领导交办的其它工作。

（四）内勤秘书岗位职责：

1.负责学院印章、院领导名章及学院办公室印章的保管和使用，负责全院各处级单位印章的刻制工作。

2.负责学院事业法人证书、组织机构代码证、法人委托书、介绍信及便函的管理和使用。

3.负责院领导和办公室人员办公用品的管理和发放。

4.负责办公室库房的管理。

5.负责办公室工作人员的考勤。

6.负责党委会、院长办公会等重要会议会务工作。

7.负责接听办公室对外电话。

8.完成领导交办的其它工作。

三、信息档案科（ 3 人：科长1名，信息档案秘书1名，档案员 1 名）

一）工作职责：

1.负责围绕学院的中心工作，开展调查研究，为学院党委、行政决策提供依据。

2.负责学院信息报送和《学院领导参阅》等信息刊物的编辑工作。

3.负责学院高等教育基层统计报表相关数据的统计、发布及上报工作，做好数据分析工作。

4.负责学院办公室主页的建设、更新和维护。

5.负责学院教育行政办公系统的实施与管理。

6.负责学院办公室信访工作。

7.负责政务信息反馈平台的日常管理和督办落实工作。

8.负责学院年鉴及校史的编印工作。

9.负责学院档案室的规划、建设、管理及对全院档案相关人员的业务指导和培训工作。

（二）信息档案科科长岗位职责:

1.负责制订信息档案科的工作制度和管理办法，统筹安排信息档案科的各项工作。

2.负责信息调研及《学院领导参阅》等信息刊物的编审工作。

4.负责学院办公室的信访工作

5.负责办公室网页的日常管理维护工作。

6.负责学院教育行政办公系统自动化的实施与管理工作。

7 负责学院年鉴编纂工作。

8.负责学院档案室的规划、建设、管理工作。

9.完成领导交办的其它工作。

（三）信息档案秘书岗位职责:

1.负责信息报送及《学院领导参阅》等信息刊物的编辑工作。

2.围绕学院中心工作开展信息调研工作，并定期编辑出版信息调研报告

3.做好上级部门和兄弟院校有关信息及网上信息的搜集和整理。

4.做好高等教育基层统计报表相关数据的统计、分析工作。

5.做好对全院档案相关人员的业务指导和培训工作。

6.完成领导交办的其它工作。

（四）档案员岗位职责：

1.负责全院档案的收集、归档、查阅工作。

2.完成领导交办的其他工作。

四、综合科（ 2 人：科长 1 名，政务秘书 1 名）

一）工作职责

1.负责学院的公务接待工作。

2.参与全校性重要会议、重大活动的会务和服务工作。

3.负责学院领导及部门公务用车的安排。

4.负责学院公务车辆的管理、维修、使用。

5.负责公用通讯管理，协助有关部门做好全院全院办公设备的配置工作

6.负责学院行政办公楼值班室及院领导办公室、会议室、接待室的管理

7.负责学院收发室的管理和全院报刊征订工作。

8.负责院领导出差的请款、购票和报销工作。

9.负责学院对外联络和协调工作。

10.负责节假日放假及值班工作的安排。

11.负责办公用品、纪念品的购置与管理。

12.负责学院办公室固定资产的登记、管理和财务报销工作。

13.协调机关行政各部门的有关工作。

（二）综合科科长岗位职责：

1.负责制订综合科的工作制度和管理办法，统筹安排综合科的各项工作。

2.协助做好学院公务接待

3.负责学院领导及部门公务用车的安排，具体负责车辆管理。

4.参与全校性重要会议和重大活动的协调与服务工作。

5.负责学院对外联络和协调工作。

6.负责办公室各类账务报销的初审及报账工作。

7.负责院领导出差的请款、购票和报销工作。

8.负责办公楼值班室及值班电话的管理工作。

9.负责全校节假日值班及作息时间安排。

10.负责全院报刊的征订和东西校区收发室管理工作。

11.完成领导交办的其它工作。

（三）秘书岗位职责:

1.负责书记、院长办公电话的转接及记录工作。

2.负责记录书记、院长日常工作的安排情况，并做好重大事件的提醒工作。

3.负责书记、院长信件、资料的收取及呈送工作。

4.完成书记、院长及主任交办的其他工作。

5.负责学院领导办公室、会议室、接待室的管理

6.具体负责院领导通讯设备的管理

7.负责上级机关和兄弟院院领导的接待、票务和食宿安排。

8.负责学院纪念品、办公用品的购置工作。

9.负责办公室固定资产的登记和管理工作。

10.参与全校性重要会议、重大活动的会务和服务工作。

11.完成领导交办的其它工作。

（四）收发室工作职责：（3人：正式工1人，临时用工2人）

1.东校区收发员：负责东校区各系各部门及师生的报刊、信件分送工作

2.西校区收发员：负责西校区各系各部门及师生的报刊、信件分送工作（五）司机班工作职责：（7人：正式工5人，临时用工2人）

1.负责车辆的保养、管理工作。

2.负责学院领导有关服务工作和其它公务用车。

3.完成领导交办的其他工作。

（六）办公楼值班室工作职责（临时用工 1 人）

1.负责办公楼公共卫生。

2.负责院领导办公室、会议室、接待室卫生及开水供应

3.负责办公楼夜间值班。

五、外事办（ 2 人：主任 1 名，专干 1 名，均为兼职）

（一）工作职责：

1.认真贯彻执行党和国家的各项对外方针、政策和外事法规，根据学院发展需要，制定国际合作工作发展规划，为学院领导提供外事咨询，协调全校外事活动。

2.负责办理上级主管部门下达、学院组团及其他各类出国人员的派出工作。

3.负责外教人员资格审查、聘请、报批等手续，外教人员的管理等工作。

4.负责学院与国外院校交流与合作事宜，建立和保持与国外大学和机构的联系与合

作。

5.负责接待来访外宾的邀请、接待及对外联络工作。

6.积极主动开展对外交流，促进学院对外开放。

7.招收和管理外国留学生。

8.办理相关人员出国手续。

（二）外事办主任工作职责：

1.认真贯彻落实国家外事工作有关法规条令，保守国家机密，维护国家利益；组织制订学院外事管理、国际交流有关规章制度，具体负责外事办公室的工作。

2.制订工作计划，保证各项计划的贯彻落实

3.认真贯彻落实上级部门的指示精神，完成上级外事部门下达的工作任务

4.指导外事专干开展各项业务工作。

5.负责相关人员出国手续办理过程中的审核、把关。

6.积极拓展对外交流平台，促进学院对外开放。

7.完成领导交办的其它工作。

（三）外事专干工作职责：

1.认真贯彻落实国家外事工作有关法规条令，保守国家机密，维护国家利益；负责外事办公室的日常工作。

2.协助主任制订工作计划，保证各项计划的贯彻落实。

3.负责学院外事管理工作日常事务。

4.负责外国专家聘请、服务等工作。

5.负责外国留学生的招收、管理等工作。

6.负责学院外派留学生的联络、管理等工作。

7.负责办理相关人员出国手续。

8.完成领导交办的其它工作。

六、人员编制（管理岗位11 人，工勤岗位11 人，共计22 名）

1.管理岗位11人，其中：主任 1 名，副主任 2 名（兼外事办主任），科长 3 名，秘书

4 名（文字秘书 1 名，内勤秘书 1 名，行政秘书 1 名，信息档案秘书兼外事专干 1 名），档案员 1 名。

2.工勤岗位11人（正式工6名，临时用工 5 名），其中：司机7 名（临时用工2名），收发室 3 名（临时用工2名），办公楼值班室 1 名（临时用工）。