备用金管理规定精编版

备用金管理规定精编版 MQS system office room 【MQS16H-TTMS2A-MQSS8Q8-MQSH16898】

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备用金管理制度（试行）

文件编号：C-001

一、目的

为了加强公司对各部门、分公司及各办事处备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，加强成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。

二、适用范围

1、采购员零星采购备用金。

2、营销中心、工程技术部和研发部员工因公出差备用金。

3、临时出差和临时紧急开支备用金。

4、分公司及办事处备用金。

三、备用金必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途。

四、备用金借款形式

1、定额备用金

（1）营销中心、工程技术部和研发部员工因公出差、分公司和办事处采用定额备用金的方式，即年初借年底还的方式。

（2）备用金由部门负责人或者分公司和办事处负责人以部门名义或分公司和办事处名义统一支取。出差人员从部门负责人或分公司和办事处负责人处支取月工资总额50%但不低于2000元的个人备用金用于日常开支。

（3）借用定额备用金时应先填写借款申请，经部门经理签署意见→财务主管审核→财务总监复核→总经理审批后，方可借款。

（4）申请备用金时需填写部门人数、出差频率及使用范围，同时设立专人经管定额备用金并登记《备用金备查账》。备用金经管人员原则上由部门负责人或者分公司和办事处负责人兼任，也可由部门负责人或者分公司和办事处负责人指定专人负责，但部门负责人或者分公司和办事处负责人需对资金的安全性负责。

（5）定额备用金应于每月月末对备用金进行实地盘点，编制《现金盘点表》提交至公司财务部。

2、临时备用金

（1）采购员零星采购、临时出差人员、临时紧急开支采用临时备用金方式，即临时业务发生之日借款，业务结束后5个工作日报销清算。

（2）借用临时备用金时，应先填写借款申请，经部门经理签署意见→财务主管审核→财务总监复核→总经理审批后，方可借款。

五、备用金额度

1、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过1000元，超过1000元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序，经审核批准后，方办理货款支付、结算手续。

2、临时出差人员可以根据业务需要按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度，不得无故多借备用金、财务主管需对此进行严格审核。

3、临时紧急开支需借用备用金的可以根据业务实际需要核定金额。

4、营销中心、工程技术部、研发部、分公司、办事处可以于每年年初预借一定额度的备用金用于日常开支，具体金额于每年年初由总经理核定。

六、备用金清算手续

1、营销中心、工程技术部、研发部、分公司和办事处出差人员应在业务结束后及时填写“报销单”，经部门经理签署意见→财务主管审核→财务总监复核→总经理审批后，办理报销手续，即出纳将报销款项汇给出差人员并进行账务处理。

2、财务相关人员将汇款明细按日发送给部门负责人或分公司和办事负责人，部门负责人或者办事负责人根据该出差人员后期的工作安排判定是否需要归还备用金，并登记备查账。

3、本制度实施时营销中心、工程技术部、研发部、分公司和办事处出差人员仍有借款未清理的，报销款先清理借款，直至借款金额为0。

4、借用临时备用金的借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，报销的超支款项应及时付现退还本人，报销金额低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

5、所有备用金必须在年末进行清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

七、其他

1、本制度实施时，其他同版本相应规定即时失效。

2、本管理制度的解释权归属财务中心。

3、本制度自2016年1月1日起开始实施。

八：附表

1、《××部门现金盘点表》

2、《××部门备用金备查账样表》

3、《备用金借支申请表》

4、《备用金交接表》

报送：各部门、总监、副总经理、总经理、董事长

抄送：XX财务中心、XX总裁办