回收档案的通知(加文书材料移交单)
关于回收2010年文件材料存档的通知
各局、部：
为做好回收2010年文件材料存档工作，便于今后管理与利用，现将相关事宜通知如下：
一、归档范围
在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的关系密切的文件材料，包括公文、书信、会议记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音、录像带等都属收集归档范围，请按规定的时间和要求移交档案室。具体归档内容参照《辽宁省乡镇机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。
二、移交方式
根据工作性质不同，可以局（部）、科室、个人为移交单位。各部门移交材料时，需附移交目录（详见附件）一式两套，一套移交人留存，一套档案室留存。
三、回收时间
回收时间截止于2月28日。
回收文件材料存档是档案工作的一项基础性工作，请各部门给予高度重视，确保这项工作顺利完成。
附件：回收材料移交目录
附表1：
回收材料移交目录
移交人：接收人：年月日
文书档案移交工作的通知
关于做好段2011年文书档案移交工作的通知 各车间、科室： 按《柳州铁路局实用文书档案整理工作手册》及公司要求，2011年办理完毕的文件需在2012年一季度前向档案部门移交。为更规范统一档案归档管理程序，现将几点注意事项公布如下： 一、档案移交类型 1．文字材料：文件、会议纪录、报道等。 2．声像档案：重大活动的照片、刻录光盘等。 3．实物材料：证书、奖牌、奖状、奖杯、锦旗、匾、画册（公司、段级以上授予）。 二、档案移交标准 1．文字材料的移交标准： （1）必须办理完毕 所谓办理完毕指的是公文自拟稿到印发传阅这一过程中手续的齐全，例如一份可归档的文件需由正稿、签发文稿和底稿三要素构成，其中正稿要盖有印章、签发文稿要有领导签发及日期、底稿一定要保存有领导修改或指出意见的草稿一并归档。 （2）文字材料的移交样式、规格 文字材料的移交需尽量保持页面的平整、字迹的清晰、页码的完整，纸张应为标准A4（210×297mm）规格（特殊情况除外）。 （3）文字材料的移交清单
《归档文件移交清单》必须统一，填注部门及经办人，清单一式两份随文字材料一并移交档案部门。 2．声像、实物档案的移交标准 按《广西沿海铁路公司重大活动形成档案管理办法》（桂海铁办〔2007〕112号）要求，需填注《重大活动档案登记表》一式两份随声像、实物材料一并移交档案部门。 三、档案移交时间 办理完毕的2011年档案的移交工作在2012年一季度展开。 截止时间为：2012年3月31日。 附件：1．归档文件移交清单 2．重大活动档案登记表 二〇一一年十二月二十六日
附件1： 归档文件移交清单 移交部门：接收部门：
工程监理档案移交表格模板及清单
精心整理工程监理档案移交表（直营/分公司共册） 合同编号：移交日期：年月日 工程名称（必填）工程规模（必填） 中标监理费项目总监（负 责人）/电话已回收监理费建设单位负责 人及电话 剩余监理费剩余监理费催 要负责人 开工日期（必填）竣工日期（必填） 工程地点 移交人/ 电话 移交单位 工程管理中心 档案登记人 移交人电话 项目监理部自查意见项目监理部自查意见：施工资料册，监理资料册项目负责人： 年月日 工程管理中心审查意见工程管理中心审查意见：负责人： 年月日 注：后附移交清单 河南创达建设工程管理有限公司
监理档案资料归档明细表（施工资料部分） 序号类别类、册号工程资料名称共册 工程资料保存 是否移 交（册 数） 是否有原 件 1 竣工验 收文件重要部分 必需原件 单位工程质量控制资料核查记录 单位工程观感质量检查记录 单位工程安全功能检验资料及主要功能抽 查记录 工程竣工验收报告 工程质量保修书 工程竣工移交证书 工程质量评估报告 监理业务手册 2 合同文 件及资 质文件 合同文件 （A类）资 质文件（B 类） 建设工程施工合同、分包合同 总包单位、分包单位资质 总包、分包单位人员上岗证件 材料供应商、工程试验室资质 3 技术 文件工程设计 文件 （C类） 工程设计、审查文件 图纸会审纪要 设计交底记录 工程变更和洽商记录 地质勘察文件 施工组织 设计（方 案）（D类） 施工组织设计报审表及附件 分部、分项工程施工方案报审表及附件 季节性施工方案报审表及附件 安全专项施工方案报审表及附件 4 施工管 理资料进度控制 工程开工报告及附件 工程总进度、月总进度、周进度计划 质量控制 工程材料/构配件/设备报审表及附件 施工测量报验申请表及附件 见证取样送检试验报审文件 分项工程质量报审文件及附件 分部/单位工程质量报审文件 河南创达建设工程管理有限公司 监理档案资料归档明细表（监理资料部分） 序号类别类、册号工程资料名称共册 工程资料保存 是否移交（册 数） 是否有原件 1 监理管监理规划 监理规划
文书档案归档移交规则
全宗号目录号案卷号
卷内文件目录
卷内备考表 图9 卷内备考表式样
文书档案案卷格式 GB 9705-88 1 适用范围 本标准适用于我国各级档案馆（室）和文书处理部门。 2 案卷卷皮格式 文书档案案卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。 2.1 硬卷皮格式 2.1.1 硬卷皮外形尺寸 封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm（长×宽）。 封底尺寸同封面尺寸。 封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。 卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。 用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。 本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。 2.1.2案卷封面项目 封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸（见图2）。 2.1.3 封面项目的填写方法 2.1. 3.1 全宗名称： 全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为：“外交部”；“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。 2.1. 3.2 类目名称： 类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。 2.1. 3.3 案卷题名 案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。 2.1. 3.4 时间：卷内文件所属的起止年月。 2.1. 3.5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。 2.1. 3.6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。 2.1. 3.7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。 2.1. 3.8 档号的编制： 封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。 目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。 案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。 2.1.4 卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号，其排列格式尺寸（见图3）。 2.2 软卷皮格式 使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。 2.2.1 软卷皮外形尺寸： 软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm（供A4型纸用）或260mm×185mm（供16开型纸用）的规格（见图4）。 2.2.2 软卷皮封面项目：