怎样开好周例会及具体流程

怎样开好周例会及具体流程

2019/10/29

怎么开好周例会呢？

要知道如何开好会，我们已经有一句口号：会而议、议必决、决必行、行必果。

但除了口号，还需要一个可操作性强的套路，今天我们就讲这个套路，其实记住一个英语单词就够了，PATIO，这个英语单词的中文意思是“庭院”。我们可以想象，开会在庭院里开，就更容易记住。这个英文单词的每一个首字母代表会议的一个原则。

?目的（Purpose）

?议程（Agenda）

?时间（Timed）

?信息（Information）

?结果（Outcomes）

1. 会议的目的（Purpose）

会议一定要有目的，而且这个目的应该具体。有没有想过，周例会的目的是什么？通过跟进、细化、发现问题，改进，推进月度、年度目标的实现。总之，目的应该非常明确，不是为了开

会而开会，是为了达成目标解决实际问题。

2. 议程（Agenda）

会议都有一个议程，例会的议程相对固定，可以提高效率。可以来个三段论：

?上周行动计划目标的完成情况；

?过程中好的方面及存在的问题，需要改进的地方；

?新的行动计划和目标、责任人。

3. 时间（Timed）

周例会时间相对也固定下来，比如在星期几的某一个时间段，控制在1个小时基本就可以了，超过1.5个小时的会议多数在浪费时间。如果觉得会议内容太多，1个小时时间不够，怎么办？那就精减会议内容，直到控制在1小时之内。

4. 信息（Information）

其实就是会议的内容。会议内容应强化目标导向性，聚焦在上周的行动计划和目标上和新一周的行动计划上。我能够听到很多人在读自己的流水账，把日常工作都说了出来，这大大地浪费了时间。

5. 结果（Outcomes）

会议要有结果，并不仅仅指会议纪要，而是指会议上制定的

行动计划如何落实：

?目标和评价标准是什么？

?责任人是谁？

?完成日期是何时？

?资源保障是什么？

?谁来检查？

?怎样追究没有落实的事和人？

总之一切是为了落地，否则会议的结果就是零。发现问题，只是为下一步的改进提供基础。

五条原则，不仅体现了会而议、议必决、决必行、行必果，更蕴含着PDCA的管理过程，如果做到了闭环，就会使各项工作不断得到改进和提升。

周例会具体流程：

一、组织：周例会由各部门自行组织，公司行政部负责监督与指导

二、前期准备：在周例会之前，部门内员工要对自己上一周的工作先行总结，对于结果与计划偏离较大的事项，要寻找到根源，并制定改善行动点；部门主管要对本部门上一周的工作进行总结，并对计划的执行情况进行总结，对于需要改进的事项制定改善行

动点。

三、宣布开始：会议召集人准时宣布会议开始

四、员工总结：首先是部门内部员工对自己上周的工作进行总结，对于工作结果与工作计划偏离较大的事项，将接受部门主管的质询，确定改善行动点。

五、部门总结：部门主管对本部门上周的工作进行回顾，对没有完成目标的事项进行分析，找出原因，制定改善行动点，并形成本部门周度总结报告。

六、计划：在周例会上，部门主管与部门内成员一起制定本周部门工作计划和个人工作计划，确定工作要点和完成期限，并填在周度计划表内。

七、会议总结：会议结束前，会议召集人对本次会议过程进行回顾，并对形成的决议和行动点进行总结。

八、整理纪要：每次会议，必须进行详细地记录，会后要整理出会议纪要，部门例会会议纪要要交行政部门存档。

九、落实：对于会议中形成的决议和行动点，由各部门负责组织实施，追踪和检核，以保证会议结果能够得到很好的贯彻。

知道如何开会，对许多规范管理的企业都不是什么事儿。但做好很难，一般会存在大量因会开得不好浪费人力和时间的现象。

8个人的会议，本来1个小时就能解决问题，结果延长到了2个小时，这就整整浪费了一个人一天的工作量。如果会议的内容并没有解决什么问题，或者会议的内容没有落实，浪费的就更多。

如果一个部门共有10个人，他们的周例会能够控制在1个小时之内，仅这一项工作，就能节约出20个小时，相当于节约出0.5个人手出来。