车辆管理制度流程

上海有限公司

车辆管理制度

第一章总则

第一条为加强集团车辆管理，确保行车安全，规范用车程序，提高车辆使用效率，有效控制车辆运行费用，结合集团实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于集团本部车辆的管理，集团下属子公司参照执行。

第二章车辆日常管理

第三条集团车辆日常管理实行“一车一档案”的方式，即每辆车建有一份档案。车辆档案主要包括两个部分：车辆基本档案及日常管理档案。

（一）车辆的基本档案包括机动车行驶证、完税证明、保险单、维修保养记录单等资料（原件与复印件均保存完整）。除行驶证、养路费、保险卡原件由驾驶员随车携带外，其他车辆资料由行政部统一保管。

（二）车辆日常管理档案包括《车辆保管责任书》、《车辆月度行驶记录表》、《车辆月度例行检查情况表》、《车辆月度油耗统计表》、《车辆保养维修登记表》、《车辆交接备查登记表》、《车辆使用情况汇总表》等，用于记载车辆基本情况、维修保养、行驶里程以及油耗等信息。

第四条集团每辆车应指定专门的驾驶员担任车辆管理责任人并签订《车辆保管责任书》。车辆管理责任人负责车辆的日常管理和维护。

第五条车辆管理责任人应于年检规定期限前一个月申请办理年检，避免出现逾期年检缴纳罚款的情况。集团行政部负责监督年检情况。

第六条车辆管理责任人应于保险到期前两个月申请办理保险，避免出现车辆保险逾期未办，车辆脱保的情形。集团行政部负责监督车辆续保情况。

第七条车辆管理责任人应于每月中旬对车辆进行常规检查，并填写《车辆月度例行检查情况表》，确保车辆处于良好状态。

第八条车辆管理责任人应妥善保管车辆钥匙和停放车辆。车辆在本市时，应停放于指定地点，车辆出外省、市时，应停放于有专人看守的停放场所，并保证锁闭车窗、车门，确保车辆和财产的安全。

第九条车辆油耗管理

（一）集团行政部每月进行车辆油耗统计，根据《车辆月度行驶记录表》制作《车辆月度油耗统计表》，对车辆油耗进行监督。

（二）车辆油卡管理

1.行政部根据车辆数量及需要办理油卡及备用油卡，指定专人定期及时办理油卡充值和开票

事宜。油卡实行专车专用，禁止车辆间互换油卡。油卡一经备案，未经允许不得变更；在车辆所配油卡金额不足或遇到油卡损坏等特殊情况时，驾驶员可向行政部申请领取备用油卡加油。

2.驾驶员在使用油卡加油时，应保存每次加油小票及时交行政部登记留存；使用备用油卡加

油时，也须保存加油小票，并在其背面注明加油车辆的车牌号交由行政部登记留存。

3.驾驶员应随时掌握车辆油卡的余额变化，当油卡余额低于500元时上报行政部，由行政部

及时办理完成油卡充值手续。

第十条车辆有关费用报销按照集团预算管理制度和报销管理制度执行，由行政部负责。

第三章车辆使用管理

第十一条集团车辆实行集中管理，并由集团行政部统一调度。车辆使用遵循申请优先、兼顾效率的原则。

（一）用车申请

各部门因公需要用车，须按要求填写《车辆使用申请单》，根据不同情况按照规定程序提出申请。

1.集团本部日常用车,申请人须提前1天通过OA系统填写《车辆使用申请单》经部门经理审

批同意后，由行政部安排用车。

2.集团本部如遇紧急情况用车，申请人须征得部门经理批准后向行政部申请用车，事后申请

人须填写纸质《车辆使用申请单》并完成审批确认手续。

3.集团下属公司用车，申请人应填写纸质《车辆使用申请单》，经下属公司分管副总经理、

集团行政部经理批准后，由行政部安排用车。

4、行政部如因故不能安排用车，应及时通知申请人。

（二）出车规定

1.驾驶员凭《车辆使用申请单》出车。驾驶员在接到《车辆使用申请单》后，须按申请单上

的线路行车，原则上不得改变行程，如确有特殊情况需改变行程的，应在申请单上注明原因。

2.驾驶员完成出车任务后，应及时在《车辆使用申请单》中填写路程公里数以及发生的过路、

过桥、停车等费用明细，并经用车人签字确认后交回行政部，同时自己做好行车记录。

3.行政部专员应根据《车辆使用申请单》填写《车辆月度行驶记录表》并妥善保管。同时应

定期核对《车辆月度行驶记录表》与车上里程表、驾驶员行车记录数据。

第四章车辆维修保养

第十二条车辆的维修保养应遵循节约和保障有效的原则。

（一）车辆日常维修保养应在指定地点进行。车辆管理责任人须填写《车辆保养维修申请单》，经行政部审批后进行维修保养。

（二）车辆特殊情况维修遵循就近原则。如行驶途中发生故障致使车辆不能正常行驶，驾驶员可电话向行政部报备，经行政部批准后视实际情况就近维修，并在事后及时补办相关审批手续。第十三条车辆管理责任人应关注车辆状况，检查是否配备消防器材等必须装备，定期对车辆进行保养，当行驶里程达到十万公里以上，车辆管理责任人须将车辆状况通知行政部，及时对磨损的部件进行维修或更新，确保车辆行驶安全，提高车辆使用寿命。

第十四条驾驶员应在每次车辆维修保养后将清单交回行政部，行政部专员填写《车辆保养维修登记表》并妥善保管该表。

第五章驾驶员管理

第十五条驾驶员必须持有公安交警部门发给的驾驶执照。驾驶员持有的驾驶执照类型必须符合所驾驶的车辆，并且按规定年限进行检验换证，确保合法有效。

第十六条驾驶员应自觉遵守交通规则和本管理制度，加强安全学习，听从交通管理人员指挥，服从集团行政部的管理、监督和检查。

第十七条驾驶员驾驶车辆随身携带有关证件，并注意安全，不得疲劳驾驶，严禁酒后驾车。

第十八条驾驶员未经行政部同意，不得私自出车或将车辆交由其他人员驾驶。遇有特殊情况需更换使用车辆的，填写《车辆交接备查登记表》，经行政部批准后，做好车辆证件及随车工

具的交接。

第十九条驾驶员每次出车前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等），如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即向行政部报告。每次出车后主

动打扫车辆，保持车辆整洁，车内空气清新。

第二十条驾驶员在任何时候发生事故，应立即电话报告行政部，不得擅自处理，不得隐情不报，更不得逃逸。

第二十一条驾驶员礼仪规范

（一）驾驶员应保持良好的精神面貌，衣着整洁得体，语言文明礼貌。

（二）驾驶员应自觉加强商务礼仪方面的学习，熟悉不同场合的礼仪规则。

第二十二条驾驶员因违反交通规则和本制度有关规定造成损失的，按以下情况处理：（一）对于因驾驶员违章驾驶导致的违章罚款由驾驶员个人承担。

（二）对于因驾驶员驾驶过失造成的事故或车辆损害，不能全额获得保险赔偿的，将根据实际情况，全部或部分由驾驶员承担维修或赔偿责任。

（三）对于驾驶员未按规定停放车辆，造成车辆毁损丢失的，由驾驶员承担全部责任。

第六章附则

第二十五条本制度由集团行政部负责解释和修订。

第二十六条本制度自下发之日起生效并实施。

附件一：车辆保管责任书

附件二：车辆月度行驶记录表

附件三：车辆使用申请单

附件四：车辆月度例行检查情况表

附件五：车辆月度油耗统计表

附件六：车辆保养维修登记表

附件七：车辆保养维修申请单

附件八：车辆交接备查登记表

附件九：车辆使用情况汇总表

附件一

车辆保管责任书

车辆名称：车辆牌照号：

交接时间：车辆保管人：

责任书条款：

1.车辆保管人必须妥善保管车辆，如有遗失，必须于遗失当日向上级主管报告；

2.必须严格按公司规定范围及车辆管理程序使用；

3.如因保管人员失职或过错造成的保管不当及/或使用不当给公司造成任何经济和法律责任（包

括名誉损失等）由责任人向公司承担赔偿责任；

4.违反公司《车辆管理制度》的规定，给公司造成损失的，由公司对责任人根据公司内部管理制

度予以行政处分，情节严重的，除赔偿公司相关损失外，公司将根据相关法律规定将责任人移送司法机关处理；

5.保管人变更时，车辆根据公司规定由保管人交回；

6.本责任书交公司行政部保管。

保管人签字：

部门经理/分公司总经理签字：

分管副总经理签字：

董事长签字：

附件二

车辆月度行驶记录表

年月

填表人：

备注：该表一式两份，驾驶员、行政部各留一份。每次出车后，驾驶员与行政部专员应根据“车辆使用申请单”分别登入该表，作为对“车辆使用申请单”的汇总登记，以备月底核对备查。附件三

车辆使用申请单

年月日

附件四

车辆月度例行检查情况表

年月日

附件五

车辆月度油耗统计表

年月

填表人：日期：

备注：该表一式三份，驾驶员、行政部、财务部各留一份。驾驶员应保存每次加油小票（注明加油前的里程表读数），并于月底按顺序粘贴在该表上，交行政部留存。

附件六

车辆保养维修登记表

填表人：

备注：行政部专员应根据“车辆保养维修申请单”及“保养清洁小票”登入该表，作为对“车辆保养维修申请单”的汇总登记。

附件七

车辆保养维修申请单

年月日

附件八

车辆交接备查登记表

年

填表人：附件九

车辆使用情况汇总表

备注：该表由行政部专员每月汇总填列。