文件管理制度

一、目的 (2)

二、范围 (2)

三、责权 (2)

四、文件的纵向分类与定义 (2)

五、文件的横向分类与定义 (3)

六、文件的分层审核管理 (4)

七、文件的编号管理 (4)

八、文件的发放、保存、更改管理 (5)

九、文件的查阅、拷贝、借阅与保密管理 (6)

十、机密文件管理 (6)

十一、文档的起草、会签、归档管理 (7)

十二、文件的作废、回收与销毁 (7)

十三、公司文件管理制度违反考核规定 (8)

十四、公司文件一般格式 (8)

十五、文件的生效与执行 (9)

一、目的

为对公司各种文件的程序、格式、起草、收发、保存等实行统一管理，提高公司文件的可控性与标准化管理，特此制定本文件管理制度。

二、范围

1、本制度所规定的各种资料管理流程，对公司内部广泛适用，任何文件资料的初定、审核、实施、发放、保存、借阅、销毁等都必须严格按照本制度执行。

2、若本制度出现规定不完全、规定程序无法实施等情况，发现部门有权利向公司总经理以书面的形式提出修改，获得总经理批准后按照最新修改程序执行。

三、责权

1、行政人事部责权：起草、修改、报审、保存、监督与执行本制度，严格监督本制度的实施过程，保证本制度的顺利实施；对无法实施条款或新增条款进行审核。

2、其他部门责权：严格执行本制度流程；对不符合实施或无法实施的流程提出书面修改申请；提出新增内容；

3、文控员：严格按照本制度对公司文件进行保管、保存、更新、收发等。

四、文件的纵向分类与定义

1、制度：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件；

2、办法：指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件；

3、标准：指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件；

4、通知：是批转下级、转发上级、传达事项，发布制度、任免人员时使用的文件；

5、通报：是表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的文件，是一种有较强的教育作用和指导作用的周知性下行文；

6、报告：是向上级领导汇报工作、反映情况，答复上级领导询问的文件；

7、请示：是向上级领导请求指示，批准的文件;

8、批复：是指导性的下行文，是上级领导答复下属请示事项的公文；

9、函：是不相隶属的部门之间相互商洽工作，提出和答复问题、请求批准和答复审批事项的文件；

10、工作联系单：适用于不同部门之间的正是的书面联系，用于告知需要获得相

关部门的帮助或者变更；

11、会议纪要：是记载、传达会议情况和议定事项的文件；

12、计划：是部门或个人对未来一定时期内要做的工作或要完成的某项任务，提出某些设想，作出具体安排；

13、总结：部门或个人对过去一段工作的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识，用以指导今后工作的书面材料;

14、方案：指部门或个人出台的项目性工作计划书;

15、手册：指作为指导员工开展工作的程序、方法的综合性文件

16、流程：是一组输入通过特定行动准则达到特定输出的过程

17、人事档案资料：指由行政人事部为每个员工建立的工作履历、个人信息档案；

18公司标识资料：公司营业许可证、经营许可证、组织机构代码证、营业执照、一般纳税人登记证明、法人身份证明、

19、邮件、信函、杂志：指部门或者各人之间相互传递信息的书面表达形式；

20、电子资料：指上述文件资料以电子版本（word、excel、ppt、cad、pdf、UG、电子邮件等）的形式保存传阅；

五、文件的横向分类与定义

1、客户文件：指传递一切与客户信息、客户要求相关的文档资料，如宗申产品要求等；

2、公司内部文件：指在公司内部进行信息传递、沟通的文档资料；

（1）行政体系文件：指与公司日常行政管理、行政沟通、行政审核相关方向的行文，如：一般的通知、公告、告示、请示、工作计划、工作总结、人员招聘/考核方案、人员培训资料、营业执照、组织机构代码证、一般纳税人登记证等（2）技术质量控制体系文件：与技术要求，工艺控制相关的文件，如：技术通知、技术设计、工艺设计、技术模拟、试生产通知书、工艺要求、作业指导书、PPAP、PQAP、检验检测标准、质量报表等，一般一项产品单独成册，方便及时查阅与变更；

（3）质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、体系更改申请单、内审/外审计划、审核结果、不符合项、纠正预防措施、合理化建议、质量体系运行指标等；

（4）生产体系文件：生产报表、生产计划、产能分析、设备维修保养计划/记录、物资管理/计划、库房盘点、物资报废、废旧物资处理等；

（5）设备资料：与公司设备状态、设备运行相关资料，如：设备图纸、设备点检/维修记录、设备自我更改设计方案、外协件制作加工方案等；

（6）供应商资料：与公司供应各种生产原理、备品备件等商家的采购信息、资质评审等资料；

（7）财务文件：如财务报表、资金计划、财务凭证、融资计划等，财务文件一般涉及公司内部机密因此要求保密程度较高；

（8）其他文件：如：个人工作总结/计划等

3、外来文件资料：指独立于公司内部资料从政府部门、客户等外部以任何形式传阅、下发的资料，如：政府部门的各种会议通知、政府部门的各种奖励、政府部门的各种政策补贴等文件。

六、文件的分层审核管理

1、文件根据重要程度分为：公司级文件（A级）、部门级文件（B级）、部门内部文件（C级）。文件起草部门根据文件的针对性与文件效力确定文件层级，如果不能准确把握，请示总经理后方能确定文件层级。

2、公司级文件必须由各分管副总审核后，呈报总经理批准后生效；

3、部门级文件，适用于部门之间信息沟通传递，各相关部门主管审核后签发生效；

部门内部文件，只能运用于部门内部，由部门主管签发后生效；

七、文件的编号管理

1、起草文件编号管理

文件起草者在起草文件时必须严格按照本编号原则对所起草的文件进行统一编号，以便保存、修改、查找与销毁。若文件起草者未能严格按照本编号原则编号，文件接收者或保存者有权不接收，并要求其重新编号。

图一，文件编号原则

部分非公司员工起草文件如外来信函、设备资料、电子邮件、客户要求、供应商资料等，接收人员在接收到该类文件资料后亦应按照上述编号管理办法对其进行编号。

八、文件的发放、保存、更改管理

1、部门级文件与部门内部文件由部门指派专人或者员工自行发放、保存、更改，如财务报表、客户资料、供应商资料、生产报表、质量报表、物资数据、员工资料、考勤数据等。

2、公司级文件由公司指派文控员负责发放、保存、更改，如通告、公告、质量体系文件、技术资料、技术通知、试生产通知、设备资料、作业指导书等。

（1）各部门/车间所起草的公司级文件签署完毕后，在一个工作日内将总经理签署原件与电子版送交到文控员处（重要文件或者紧急文件必须在一小时内传交到文控员处），并向文控员说明接收部门，由文控员统一保管、发放。若总经理签署原件或电子版不齐文控员有权利拒绝接收该文件。

（2）各部门/车间涉及文件变更，首先填写《文件变更申请单》，获得总经理批准后，在一个工作日内将最新文件、最新文件电子版与《文件变更申请单》交由文控员处，由文控员统一发放，并填写发放记录。若总经理签署原件、电子版或《文件变更申请单》不齐文控员有权利拒绝接收该文件。

（3）总经理签署原始文件（或者复印件）页脚空白处作为本文件签收栏目，文件接收者必须签字；

（4）外来文件，如传真、客户资料、设备资料、电子邮件等由文控员负责统一接收，编号后发放于各部门。若外来文件系书刊杂志、报纸、设备图纸、工程图纸，文控员接收编号通知相关部门文件到达后，由文控员进行保管，其他部门人员若需借

阅必须严格按照文件借阅相关条款执行。

九、文件的查阅、拷贝、借阅与保密管理

1、各部门有关工作人员工作需要借阅一般文件，需进行登记；对有密级的文件需经过分管副总或总经理同意后方能借阅，借阅期限一般为一个工作周，若需延长借阅必须归还后再次借阅，同份资料不得被同一员工连续借阅三次。借阅者不得损坏、丢失、乱涂乱画文件否则照价赔偿；

2、公司A级以上文件原则上不允许拷贝与复制，若需拷贝或者复制必须获得总经理的批准，并填写文件复制/拷贝记录；

3、公司各级员工应对公司文件进行保密，不得随意透漏公司秘密；不得将公司文件拷贝于他人；不得随意在网上上传公司各种文件制度；更不得蓄意破换、销毁公司文件；

4、文控员应该严格监督文件的保密性，一旦发现泄漏公司文件事宜应及时向总经理报告。

十、机密文件管理

1、机密文件范围：生产设备设计图：具有专利性与独特性之机械设计图，以及生产设备布置图；技术性的资料：独特技术性的操作标准，与外人技术合作或外人技术指导资料，产品开发，改良或试验资料，国外现场实习报告及其他技术上属于机密性之资料；业务性的资料：销售成本资料，市场情报，客户信息与客户特殊要求等；各种财务报表与财务数据；与其他经厂处长以上主管认为有必要列入机密文件管理之一切资料。

2、机密文件的管理：

（1）机密文件的保存必须使用专门保存工具进行保存，在封面上注明机密文件字样，钥匙由负责保管部门与总经理负责保管；机密文件在传递过程中必须保持封装的完好，任何传递着在未获得总经理允许前，都不得随意翻阅；

（2）任何机密文件的借阅都必须获得总经理的授权，任何与该文件无关的部门不得借阅机密文件；

（3）任何向他人透露公司机密文件，损坏机密文件，未经许可抄写、复印、印刷等行为都是违法行为，公司有权利追究其刑事责任；

（4）机密文件失效后或者保密期过期后，责任部门应请示总经理后进行妥善封

装集中管理；

（5）若发现机密文件丢失、被人涂改、破坏、被人泄漏，责任部门应第一时间通知总经理，情节严重可直接向当地公安机关报案。

十一、文档的起草、会签、归档管理

1、文档的起草管理

（1）一般原则：公司级文件由公司牵头起草，部门文件由部门起草；

（2）特殊原则：对于公司广泛适用的部门文件，经过总经理批准后可升级为公司文件。如，财务管理制度；

（3）起草文件时，必须严格按照本制度编号规则执行，否则文控员有权利拒收与拒绝发放。

2、文件的归档管理

（1）所有公司级文件由文控员统一归档、统一更改、统一发放；

（2）新拟定文件归档，要实现电子版与总经理签署原件统一；修订、更改文件后，要实现新版总经理签署原件、最新文件电子版、《更改申请单》统一；

3、文件的会签管理

（1）公司级文件的起草与修订都必须经过相关分管副总的会签；

（2）涉及多个部门相关文件起草必须由各部门负责人会签。

十二、文件的作废、回收与销毁

1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，文控员应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请回收销毁手续，填写销毁清单；

2、经审核同意回收销毁的文件应在部门负责人及分管领导的共同监督下销毁；

3、若文件因版本过于陈旧需要作废，相关部门填写《作废申请单》，获得总经理同意后，将作废申请交由文控员处，由文控员对文件进行作废处理；

4、文控员将文件作废要，要使用红色字体或者红色印章，在文件的明显处写明“作废”二字，并注明作废的原因、时间、申请作废人等；

5、A级以上作废文件不得马上销毁，文件作废后，文控员将《作废申请单》与作废文件按照文件管理有关程序进行分类保管，保存时间不得小于两年。

十三、公司文件管理制度违反考核规定

1、公司所有员工必须严格按照本制度执行，提交文档不全、提交文档不及时、文件类型编号不清晰等蓄意违反本规定事件，视情节严重程度处于5-50元/次的罚款；

2、在本公司有效文件上进行乱涂乱画、损坏、丢失、无法复原等，除要求当时人赔偿原文件外，视情节严重程度处于5-500元/次的罚款；

3、故意泄漏公司文件每次处于 50元/次的罚款，情结严重者公司给予开除处分；

4、泄漏公司机密文件，对公司造成损失的，公司有权依法追究其刑事责任；

5、所有的文件的更新或者更改，都必须填写更改申请单，并在新文件的末尾注明更改支出与更改原因，更改后必须第一时间交由文控员处统一保管，不得故意拖沓时间或估计不予更改，违者视情节严重处予5-200元/次的罚款；

6、文控员与其他部门或者个人进行文件交接时，必须填写《文件交接记录表》，检查交接文件是否齐全，交接双方必须签字确认；

7、对于文件管理流程不清晰，新旧不分，不根据实际情况及时更新文件者，每次处予5-100元的罚款；

十四、公司文件一般格式

公司各文件制度写作格式范本参照下图范本执行，会签部分可根据文件制度实际会签要求做适量的调整。

公司文件范本：Array十五、文件的生效与执行

本文件管理制度于xxxx年x月xx日执行。

行政部

Xxxx年x月xx日主题词：文件控制抄送：

接收签字：

文件管理制度 (2)

文件管理制度 1、目的为加强公司制度化、标准化管理进程，提高公司文件体系管理的规范化，更好地贯彻落实公司政策及文化，确保文件的长期性、延续性和有效性，特制定如下管理规定。 2、适用范围本制度适用于公司内所有文件、制度、资料、合同、记录及档案等的管理（特殊制度另行规定）。 3、职责 3.1各部门负责编写本部门使用的管理制度并负责解释。 3.2人事部负责公司类文件制度、各部门所编写的管理制度的审核、下发、回收、管理、工作。 4、发文管理制度 4.1各部门制订的文件（制度、职责、流程、标准、表单以下简称文件）必须符合企业核心价值观、管理准则要求;各部门制订的文件针对公司范围的必须呈人事部统一审核、编号并统一安排管理。 4.2公司制订签发的文件具有强制执行的效力，管理制度面前人人平等。 4.3除人事部外，其他部门或个人没有针对公司下发任何文件、制度的权利，否则所产生的一切后果由下发部门负责人承担。 4.4文件仅限于公司内部使用，不得外传。 4.5文件类别、代码、划分标准及签发权限：

4.6. 部门代号原则根据组织架构图中设置的各部门名称，以两个英语单词第一个大写字母进行标识: 手机部MP、人事部HR、财务部FD、后勤部LD 4.7. 文件编号组成要素 TR-××-××-×× 文件的序号（01，02，……） (4) 部门代码 (3) 文件类别码 (2) 公司代码 (1) 4.8编号规则及说明： 4.8.1制度编号: ZD-HR-流水号（***）通知编号：TZ-HR-流水号（***）职责编号: ZZ-HR-流水号（***）流程编号: LC-HR-流水号（***）标准编号: BZ-HR-流水号（***）表单编号：BD-HR-流水号（***）流水号001-999至2015年1月1日清零更新（以此类推）； 4.8.2制度(职责、流程、标准)模板如下：

公司文件管理制度

公司文件管理制度为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。二、收文的管理（一）、公文的签收 1.凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由办公室登记签收。 2. 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。 3. 公文的编号保管（1）、办公室秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。（2）、本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室秘书进行登记编号保管，不得个人保存。 4. 公文的阅批与分转（1）、凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由办公室秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。（2）、一般函、电、单据等，分别由办公室秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。（3）、为加速文件运转，办公室秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过 2 天（特殊情况例外）。 5. 文件的传阅与催办

（1）、传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。（2）、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。（3）、文件阅完后，应送交办公室秘书，切忌横传。（4）、办公室秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照公司有关规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

公司电脑网络使用管理规定.doc

公司电脑网络使用管理规定1 公司电脑、网络使用管理规定为确保公司办公网络的安全畅通，加强公司网络的使用管理制定本规定。一、电脑的使用和维护 1、配置到个人的计算机应保持设备外部的清洁，并经常进行杀毒，磁盘碎片整理等系统维护工作。 2、在使用计算机过程中要做好商业保密工作，做好计算机内数据文本文件的保密工作，确保公司内部数据文件不外漏。 3、各部门电脑硬盘中重要资料要及时备份、存档，防止不可意料的硬件损坏带来的数据丢失。 4、要做好电脑的病毒查杀工作，为确保公司电脑的安全，公司电脑严禁接入外部存储设备（如U盘、硬盘等）。 5、禁止私自安装和运行与公司工作内容无关的软件，已正常运转的软件不得随意修

改程序或相关参数。 6、公司电脑专人专用，禁止外来人员未经许可操作公司内部电脑，公司计算机及其附属设备不得随意外借。 7、电脑或网络发现异常情况时，应及时报告主管和技术部，配合技术部人员进行故障诊断和排查处理。 8、电脑或网络设备出现故障，应及时申报维修，未经允许不得私自拆卸电脑设备或送出维修，外来技术人员进行维护工作时，须有电脑管理人员陪同或认可。二、互联网的使用和规范 1、不得制作、复制、查阅和传播宣传反动违法网站，防止带来病毒侵害公司系统。 2、应加强网络知识的学习，增强信息安全保密意识，无法识别的信息不要下载，无法确定安全的操作，慎重进行，以防被病毒、黑客入侵或对公司和自身造成不良影响及危害。 3、禁止下载来源不明的软件和工作无关的各类软件，避免病毒感染。

4、禁止上班时间使用公司电脑和网络在线看电影、打游戏、听音乐等占用公司网络宽带的行为。三、以下行为严厉禁止 1、严禁使用迅雷、电骡、BT等P2P下载软件下载大容量文件（电影、视频、大型软件、大文件包等）。 2、严禁使用黑客工具或扫描工具攻击和破坏网络，恶意向他人传播计算机病毒。 3、严禁擅自更改网络结构、破坏公司网络环境，私自乱接网线或随意接插交换机口的，由此带来的一切网络问题后果自负。 4、严禁私设电脑IP，如因私设IP导致服务器冲突，影响办公系统正常运行的一切后果自负。四、制定与修改本规定由公司管理层制定与修改，经总经理批准颁布。

企业文件管理制度

企业文件管理制度（一）总则第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。（二）收文的管理第四条公文的签收 1. 凡来厂公启文件（除厂领导订启的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 2. 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的"四对口" 核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。第五条公文的编号保管 1. 两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上"文件处理传阅单" ，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。 2. 本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。第六条公文的阅批与分转 1. 凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。 2. 一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。 3. 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）第七条文件的传阅与催办。 1. 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 2. 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示" 、"拟办意见"两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 3. 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办

文件管理制度

文件管理制度 1.目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2.范围本制度适用浙江依目了然服饰有限公司。 3.相关职责 3.1人事行政部 3.1.1 负责建立、健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。 3.1.2 负责公司文件的下发及管理。 3.1.3 负责本制度的宣导与实施。 3.2 其它各部门 3.2.1负责制订与本部门工作职责相关的文件制度及流程 3.2.2负责按本制度规定执行 4.定义公司文件是指：在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关工作活动的重要依据或工具。 5．参考资料无 6．程序 6.1公司文件的种类及范围 6.1.1公司的文件种类主要有：公告、通知、通报、制度。 6.2.1各类公司文件使用范围： 6.2.1.1 公告：主要运用于公司的各类人事变动，如：任命、岗位变动等。 6.2.1.2通知：适用于发布临时事件和措施；传达公司高层有关指示；要求下级部门办理或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。 6.2.1.3通报：适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，例如：部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员工的奖励或对于严重违反公司规章制度员工的处罚等。 6.2.1.4制度：主要运用于公司各项政策的实施细则及各项工作流程的解释、补充和完善。

6.2公司文件的处理 6.2.1公司文件处理的管理口径公司文件管理归口于人事行政部，人事行政部负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，按期进行汇总统计，保证公司文件处理工作高效运转。公司人事行政部指定专人负责公司文件管理工作。公司文件管理人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强。 6.2.2公司文件处理的定义及原则 6.2.2.1公司文件处理指公司文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 6.2.2.2公司文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司文件由人事行政部统一收发、传递、立卷、归档和销毁。 6.2.2.3公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。 6.2.2.4对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。 6.2.3公司公文的分类及操作 6.2.3.1公司文件按机密程度，可分为：绝秘、秘密、一般； 6.2.3.2公司文件按紧急程度，可分为：特急、紧急、一般； 6.2.3.3公司文件按发文部门，可分为：公司文件、各部门文件。 6.2.3.4公司文件按内容分类，可分为：公告、通知、通报、制度。 6.2.4公司文件的机密等级划分的规定与操作 6.2.4.1根据文件涉及的业务秘密程度划分为“绝密”、“秘密”及“一般”。即使是“一般”文件因为也同时是业务文件、所以不允许无限制地向公司外部宣传。 6.2.4.2公司使用文件的机密等级的具体划分： a)公司使用文件中，大部分属于“秘密”及“一般”。 b)对于公司绝密及秘密文件，还应当标明份数序号。 c)公司文件是否设定为绝秘或秘密文件由拟稿部门和总经理根据文件内容共同确认。 d)文件的秘密等级不是按所示的文件种类进行划分的，而按其内容来判断。下述为一般分类规则：

公章使用管理制度免费完整版

公司印章使用管理制度一、总则公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本管理制度。二、公司印章的刻制（一）公司印章的刻制均须报公司董事长、总经理审批。（见附件：表1《印章刻制申请表》）（二）法人个人名章、行政章、财务章、合同章，由行政管理中心开具公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行，并经北京市公安局备案。（三）公司各部门的专用章（人事章、生产章等），由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格。（四）未经公司董事长批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。三、公司印章的启用（一）新印章要做好戳记，并统一在人力资源部留样保存，以便备查。（见附件：表2《印章保管登记表》）（二）新印章启用前应由人力资源部下发启用通知，并注明启用日期、发放单位和使用范围。四、公司印章的使用范围公司的印章主要包括公司行政章、专项业务章（合同章、财务章、人事章、生产章）、董事长（法人）专用个人名章。公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。（一）公司行政章的使用范围主要为： 1 、公司对外签发的文件。 2 、公司与相关单位联合签发的文件。 3 、由公司出具的证明及有关材料。 4 、公司对外提供的财务报告。 5 、公司章程、协议。

6 、员工调动。 7 、员工的任免聘用。 8 、协议（合同）资金担保承诺书。（二）公司合同专用章的使用范围主要为： 1 、对外投资、合资、合作协议。 2 、各类经济合同等。（三）公司董事长（法人）个人名章，主要用于需加盖私章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件。（四）财务专用章，主要用于货币结算等相关业务。（五）公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。五、公司印章的管理职责（一）公司董事长、总经理负责行政章的使用审批工作。（二）人力资源部负责授权范围内的印章使用审批工作。（三）各部门负责人负责各职能部门专用章的审批工作。（四）印章管理员 1、负责印章的保管。 2、负责设立印章使用登记台帐。 3、负责印章使用的审核工作。 4、负责制定所保管印章的使用程序。六、公司印章的管理、使用及保管（一）印章的管理 1、公司行政章、合同专用章由人力资源部专人负责管理。 2、专项业务章（财务章、人事章等）由各部门指定专人负责管理。 3、法人个人名章，由公司指定人力资源部指定专人负责管理。 4、各部门须将印章管理员名单报人力资源部备案。 5、印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表。（见附件：表3《印章移交登记表》） 6、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以

公司计算机及网络使用管理制度

公司计算机及网络使用管理制度为规范管理，保障公司计算机设备、网络和数据安全、稳定、可靠地运行，特制订以下规定。一、制度范围本规定涉及为员工配备的所有计算机和其他设备以及使用公司设备网络资源的个人终端。网络范围包括公司各办公地点的局域网、办公地点之间的广域连接、公司移动网络接入、Internet出口以及网络上提供的各类服务如Internet电子邮件、代理服务等。二、主管部门办公室作为公司计算机设备和网络的安装、维护、规划、建设和管理部门，有权对公司计算机设备和网络网络运行情况进行监管和控制，有权对公司网络上的信息进行检查和备案，任何引入与发出的邮件，都有可能被备份审查。三、管理制度 1、计算机应用人员要经过相应培训，懂得基本操作规程。 2、非计算机维护人员不得拆卸或更换计算机硬件。 3、工作时间禁止利用计算机玩游戏、聊天、看电影；禁止在网络上从事与工作无关的事项。在工作用机上请勿下载、安装、试用不明软件，禁止登录非法网站，以免造成系统故障。如需使用和安装外来文件或下载互联网上的文件必须先进行杀毒，确认无毒后，才能应用到本地机器，不要接收和下载来历不明的文件。定期升级杀毒软件，查杀病毒。 4、使用计算机的人员应及时按要求做好业务相关的数据备份，防止因机器故障或工作交接引起文件丢失。 5、爱护硬件设施，计算机使用人员应做好基本维护保养工作：不得在联接电脑的电路上插接大功率电器；使计算机及其外设远离水源；主机旁不要遮挡其它物品，以保持良好的散热通风；不用手触摸显示屏等。外出、午休、下班等不使用电脑时请及时按照正常关机方法关机，不得强行关闭电源。下班关机后，除特殊需要外需关闭电源，方可离开。 6、我公司局域网通讯采用固定IP访问和局域网即时通讯软件“飞秋”相结

电脑文件管理制度

电脑文件管理制度办公室第三层文件第 1 页共 2 页电脑文件管理制度 WP/WNQ04-A030 公司逐步建立信息化管理，为合理有效管理电脑文件，保证电脑文件的安全，现将电脑文件管理制度规定如下。一、除财务部文件、人力资源部工资资料外，其它部门所有电脑文件均应保存在服务器设置的个人文件夹中，重要文件还应加设密码保存，不得存放在电脑桌面或通过其它渠道转存文件，以便统一规范管理。操作员应对电脑文件进行整理，删除不必要的文件，无用的图片(如桌面、屏保等)不得放在服务器上， FTP使用人员应及时接收FTP文件，同时删除服务器上FTP文件，以保证电脑和服务器内运行空间的顺畅。二、总经理室电脑文件管理员按照公司领导授权，对服务器个人文件夹查看权限进行划分，主管拥有其下级员工服务器文件夹查看的权限。对于加设密码的重要文件，主管有必要查看时可询问密码后再看。三、总经理室电脑文件管理员必须对所有电脑文件定期进行备份存档，确保电脑文件不丢失。四、总经理室电脑文件管理员要负责所有电脑文件的安全和保密，信管部人员负责ERP资料的安全和保密，无工作需要，不得随意查阅任一部门电脑文件和ERP资料。若非工作需要而有意利用职务之便，私自查阅其它部门文件

资料，第一次给予200元处罚;第二次降一级工资;第三次公司将有权做任何处理。各部门人员自行做好WINDOWS登录账户的密码安全工作，以免文件资料的泄露。五、所有人员不得通过任何渠道将公司电脑文件或书面文件私自带出公司，有工作需要带出公司的应经过部门主管批准。打印机、传真机、邮件、上网、光驱、软驱等由文印室统一管理。除文印室和少数部门因工作原因须保留电脑光驱、软驱、USB接口外，信息化管理部应将其余电脑光驱、软驱、USB 接口统一封闭。凡需刻录或拷贝资料的，均按规定交文印室统一办理。凡有配备打印机的部门，打印机由部门主管负责管理，所有打印均需登记，对于不需要打印的资料不得随意打印。任何电脑文件不得通过打印私自带出公司。因工作需要部份人员开通宽带网、BQQ，使用手提电脑，文印室、国际部配备邮箱，这些部门和人员都应遵守相应的规定。办公室第三层文件第 2 页共 2 页六、凡需开通电脑用户使用权、内外部BQQ、传真权限的人员，均由部门主管填写《电脑使用权限申请表》提出申请，总经理室审批并开通。凡需开通宽带网使用权，开放光驱、软驱、USB接口或配备邮箱、开放FTP等权限的人员，由部门主管填写《电脑使用权限申请表》提出申请，总经理室审核，总经理批准后，交总经理室开通。七、电脑操作员角色变更或离职，人力部应在一个小时内通知总经理室，总经理室电脑文件管理员应立即关闭其原电脑账号。待新人员到岗后，再按申请单开启原电脑原权限供新人员使用，以便不影响工作。附: 电脑使用权限申请表申请时间: 年月日 QR04-014 申请部门使用者使用者主管姓名工号

公司网络管理制度

公司网络管理制度一1目的11为了加强计算机网络、软件管理，保证网络系统安全，保证软件设计和计算的安全，保障系统、数据库安全运行特制定本制度。12本制度适用于对公司网络系统的运行维护和管理。2范围21计算机网络系统由计算机硬件设备、软件及路由器、交换机组成。22软件包括操作系统、应用软件、及有关的专业应用软件等。23个人办公的网络系统配置包括客户机在网络上的名称，地址分配的配置等。24系统软件是指操作系统如等软件。25平台软件是指办公用软件如2003、邮箱软件等平台软件。3职责31信息部为计算机系统、网络安全运行的归口部门，负责计算机网络系统的日常维护和管理；负责计算机网络的安全运行及计算机系统防病毒管理；4管理41服务器维护411对于系统和网络出现的异常现象，系统管理员应及时组织相关人员进行分析，制定处理方案，采取积极措施，并如实将异常现象进行记录。针对当时没有解决的问题或重要的问题，应将问题描述、分析原因、处理方案、处理结果、预防措施等内容记录。412每月3日前对相关服务器数据、重要部位电脑的数据进行备份。413维护服务器，监控外来访问和对外访问情况，如有安全问题，及时处理。414制定服务器的防病毒措施，及时下载最新的防病毒疫苗，防止服务器受病毒的侵害。42客户机维护421按照人事部下达的新员工或外借人员姓名、分配单位、人员编号为新的计算机用户分配计算机名、地址等。4211帐号申请新员工或外借人员需使用计算机帐号，先向

部门经理提出申请经批准后，由系统管理员负责分配计算机和等。422如有移动用户需访问局域网，由用户提出申请，部门经理审核、信息部经理审批后，系统管理员负责提供服务。423根据用户需要为其配置接入权限，一般员工只有接入局域网权限，如有工作需要接入，由部门经理审核后、子公司与中心的负责人审核后，由管理总监审批后，由网络管理员提供服务。424网络用户不得随意移动信息点接线。因房屋调整确需移动或增加信息点时，应由计算机管理人员统一调整，并及时修改网络结构图。425对于网络用户传播、复制、制造计算机病毒或采用黑客技术而致使计算机网络瘫痪造成重大损失的情况，将给予严肃处理。426计算机日常维护由使用者负责，电脑整洁、干净、不得有污垢、灰尘现象。爱护计算机和网络设备，如人为因素发生设置非正常损坏，除对当事人进行处罚外，另由当事人按照损坏程序进行赔偿。427使用者的重要文件，禁止放在系统盘盘及我的桌面和文档，以免系统瘫痪后丢失数据。43软件维护431公司计算机，必须由系统管理员统一安装操作系统、等软件，用户可以在系统管理员的授权下，自行安装系统和专业软件。432严禁擅自在计算机中安装非工作软件和程序，严禁擅自删除计算机中的系统文件，由此可能导致数据丢失或计算机操作系统破坏，以致计算机瘫痪而影响工作；如确实工作需要安装或删除软件和程序应当向网络系统管理人提出申请，同管理人员统一安装或删除。433用户如有中毒、操作系统缓慢、死机等问题时，向系统管理人员提出口头请求，接到请求的系统管理

公司文件管理制度

公司文件管理制度 1 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2 适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 3 职责 3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.4 文件编制、审批、发布的权责 3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。 3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。 3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。 3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。 3.4.7 工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。 3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。 3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。 3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。 4.定义 4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。 4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，

文件管理制度Word模板

文件管理制度一、目的 1、文件管理是企业管理的一个重要组成部分，历年文件可以体现一个企业创立、发展、壮大的历史过程，是公司日常运作及参与各种法律行动的重要依据。 2、为了确保工厂各部门有效地制作、宣传、执行、修改、保管文件，避免资料遗失，使各种管理措施和指令落到实处，并具有连贯性，结合工厂的实际情况特制定本制度：二、适用范围本管理制度适用工厂各部门各种文本文件，电脑文件，电子文件及特殊裁体文件，但不包括人事档案文件。（注：特殊裁体文件包括但不限于照片、底片、录音带、录像带、磁盘、磁带、CD、VCD、工程蓝图）三、管理组织与权责 1、工厂制作，颁发的所有文件由行政人事部安排文职人员管理（注：将来公司发展壮大了，应专门设立文管中心或档案中心），其主要工作职责与权限如下：（1）、负责工厂内所有文件的收集、整理、登记、保管、维护、借阅及作废文件的销毁审核工作。（2）、负责监查其它各部门文件有效性，归档、保管、维护工作，各部门必须全力予以配合。（3）、严格执行及遵守《文件管理制度》，对于违反本制度的，文件管理人员有权提出批评，制止或纠正，情节严重者可呈报行政人事经理予以处罚。（4）、严格执行文件管理的借阅程序，有权拒绝未经申请批准的文件借阅者，有权拒绝非权限范围内的文件借阅者，有权拒绝未经批准擅自复印文件人员收回已复印的文件，有权追究借阅后缺损文件人员的责任。（5）、严格遵守及执行工厂档案的保密制度。 2、各部门要指定文职人员保管该部门制作颁发的文件，其主要工作职责与权限如下：（1）、熟练掌握《文件管理制度》，了解本部门的工作业务。（2）、负责本部门文件的登记、打印、复印、保管、分发的具体实施及过期无效文件的回收、作废、销毁实施工作。（3）、根据文件分类原则，对本部门内所有文件进行文本立案及电脑立案登记。（4）、负责本部门内所有文件原稿及电子备份文件的收集和整理。（5）、负责本部门内业务客户、关系客户的资料收集，整理立案。

文件管理制度标准范本

管理制度编号：LX-FS-A12891 文件管理制度标准范本 In The Daily Work Environment, The Operation Standards Are Restricted, And Relevant Personnel Are Required To Abide By The Corresponding Procedures And Codes Of Conduct, So That The Overall Behavior Can Reach The Specified Standards 编写：_________________________ 审批：_________________________ 时间：________年_____月_____日 A4打印/ 新修订/ 完整/ 内容可编辑

文件管理制度标准范本使用说明：本管理制度资料适用于日常工作环境中对既定操作标准、规范进行约束，并要求相关人员共同遵守对应的办事规程与行动准则，使整体行为或活动达到或超越规定的标准。资料内容可按真实状况进行条款调整，套用时请仔细阅读。 ⒈文件管理要保证文件的适用性、系统性、协调性和完整性； ⒉技术文件具有保密性，未经批准，不得实施、影印或外借； ⒊技术文件由主管负责保管，总经理批准后才能发放； ⒋检验记录、检验计量仪器的周检记录由检验负责人保管。原始记录、检验报告年末要装订成册，保持整洁、齐全，便于查询； ⒌各部门的文件应保持整洁、齐全； ⒍各部门应保管好使用的文件，本部门不得出

现其它部门的文件； ⒎每年年末进行清点、归案工作，对已作废的文件，须及时处理，避免混用，生产现场要使用现行有效文件； ⒏文件保管人员更换时，必须办妥交接手续，并当面交接清楚。请在该处输入组织/单位名称 Please Enter The Name Of Organization / Organization Here

公司网络使用管理规定

公司网络使用管理规定为合理使用公司网络资源、保证网络安全、内部信息保密，以及禁止违规上网现象，特订立本规定，公司全体员工必须遵守。一、网络行为规范 1.不得在公司网络上进行任何干扰网络用户、破坏网络服务和破坏网络设备的活动。这些活动主要包括（但并不局限于）散布电脑病毒、使用网络进入未经授权使用的电脑、以不真实身份使用网络资源、攻击和修改公司总路由器设置等。 2.不得利用公司网络从事危害公司安全、泄露公司秘密等违规、违法活动。 3.不得制作、查阅、复制和传播有碍社会治安和有伤风化的信息。 4.不得使用无线路由器或单机随身WiFi。 5.不允许在网络上发布不真实信息、传播小道消息或进行人身攻击。 6.禁止浏览色情、反动的网页。 7.工作时间内，不得在线收看视频、听音乐、玩游戏、看小说，炒股票。不得下载或上传与工作无关的资料（包括音乐、电影、视频、游戏及其他与工作无关的东西）。 8.以上行为除第7项特指是工作时间内，前6项是指在公司办公场所内的任何时间。二、网络安全 1.每部电脑必须安装杀毒软件，并经常更新，定期杀毒、清理插件。 2.不要随意打开不明来历的邮件及附件，避免网上病毒入侵。使用外来光盘、U盘等介质时，要及时杀毒。三、网络管理 1.公司有权对疑似违规使用网络及设备的员工电脑进行监控，包括员工浏览内容及电脑流量情况（总流量、上传和下载流量），以保

证各员工文明上网及公司按工作需求合理安排网络。对违反前述网络行为规范，公司有权限制，并视情节轻重分别对其进行警告和限速处理。 2.为避免浪费电力，且从保护电脑设施及安全考虑，下班时或长时间不在电脑前时，应将电脑主机、显示器及周边电脑设备关闭。 3.办公设备管理人员负责网络的日常管理和维护工作。四、违规处分当员工出现“网络行为规范”违纪行为其中一项的，公司将根据情节严重程度给予以下处分： 1. 当员工第一次违规，或情节较轻的，给予口头警告。 2. 经一次口头警告后再犯的，或情节较为严重的，或已对公司或他人造成一定影响及损失，或名誉等方面造成损失或损害的，除员工必须承担全部责任外，公司将直接给予书面警告。 3. 收到一次书面警告后再犯的，不论情节轻重，除员工必须承担全部责任外，公司将即时与其解除劳动合同。五、附则：本规定经2015年3月15经理办公会议批准，2015年3月17日集团公司工会委员会会议通过，自2015年3月20日起实施。广州XXXXX集团有限公司 2015年3月18日

文件管理制度

文件管理制度文件管理制度第1章总则第1条目的。通过对公司内部文件控制流程进行管理，使文件管理控制工作更加系统、科学、规范、高效，以保证各部门及人员及时、正确地使用有效文件，提高工作效率。第2条适用范围。本制度中的“文件”包括公司日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司业务往来公文以及公司对内发布的所有流程、制度、作业标准与规范、作业指导书等。根据公司各类文件的性质进行纵向层级划分，可分为下列五级文件。具体如下表所示。公司内部文件各层级内容范畴第3条管理职责划分。（1）各级主管副总主要负责所辖职责范围内的文件进行审核、批准工作，其中，总经理（或管理者代表）还承担着对公司各类体系文件进行定期评审的职责。（2）总经理办公室主要负责公司一级文件的组织编制、审核，以及二级文件的会审组织工作。（3）综合管理部负责本制度的编制、解释与修订工作，并由其行政专员负责公司营运、资质类文件资料的保管；其中，综合管理部下辖体系文件管理室，并由其文控员专职负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理事宜。（4）各职能部门负责对各归口职能和分管业务线的有关文件的编制和副本保管工作。第2章公司内部文件编码细则第4条公司内部文件的编码主要由以下五个部分组成。

（1）第一部分：公司代号，代码为×××。（2）第二部分：层级分类代码，代码分别为1、2、3、4、5。（3）第三部分：大类代码，代码分别为综（综合管理类）、制（生产制造类）、市（市场营销类）、研（研发类）、其（其它类）等。（4）第四部分：小类分类代码，代码分别为目标（目标计划类）、人力（人力资源类）、办公（办公类）、总务（总务后勤类）、保卫（保卫类）、生产（生产类）、质管（质管类）、项管（项目管理类）、产研（产品研发类）、其（其它类）等。（5）第五部分：文件流水号，代码为001～999。第5条公司内部各级文件编码示例如下（以综合管理部文件为例）。（1）一级文件：×××1—001。（2）二级文件：×××2—综—001。（3）三级文件：×××3—综—行政—001。（4）四级文件：×××4—综—行政—001。（5）五级文件：×××5—综—行政—001—001。第3章公司各级文件编制、审核、审批规定第6条公司一级文件，由公司总经理办公室组织相关人员进行编制。一级文件编制完成后，需经总经理办公室主任审核后，交由公司总经理审批。第7条公司二级文件，由各业务归口部门协同流程协同作业部门共同编写。二级文件编制完成后，由总经理办公室组织相关部门及人员进行会审。经会审后，二级文件需交总经理审批。第8条公司三级文件，若其覆盖范围超过2个（含2个）职能部门，其编制工作由各归口管理职能部门组织，并交主管副总审核后，交总经理审批。具体分工如下。（1）目标类、计划类三级文件由总经理办公室负责组织编制，交分管运营副总审核。（2）人事、行政、总务类三级文件由综合管理部负责组织编制，交分管行政副总审核。（3）财务类三级文件由财务部负责组织编制，交分管的财务副总审核。（4）生产制造类三级文件由生产部组织编制，交分管的生产副总（或厂长）审核。（5）市场营销类三级文件由营销部及相关部门组织编制，交分管的营销副总审核。（6）供应类三级文件由采购部及相关部门组织编制，交分管的运营副总审核。第9条公司四、五级文件的编制、审核、审批规定如下表所示。公司四、五级文件的编制、审核、审批规定表

文件和档案管理制度

文件档案管理制度 1目的为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等； k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。

公司电脑及网络使用管理制度

公司电脑及网络使用管理制度一、总则为进一步加强电脑管理，提高其使用效能，确保公司电脑的运行安全，特制定本制度。凡公司计算机的使用与管理，均须依此办理。从事计算机网络信息活动，必须遵守《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》的规定，应遵守国家法律、法规，加强信息安全教育。二、计算机设备维护(基本要求) 1、使用部门不得擅自拆卸计算机设备; 2、计算机使用人员要善尽管理责任，在熟悉计算机日常维护管理常识的基础上，积极采取措施，确保所用计算机及配套设备始终处于整洁和良好状态; 3、计算机使用人员下班前或离开计算机两个小时以上，必须检查计算机的安全状态，在确定安全的前提下方可离开; 4、各部门所辖计算机的使用、清洁和保养，由该部门负责，管理部门（公司管理部，下同）定期巡查。三、电脑操作应按规定的程序进行。 (1)电脑的开、关机应按按正常程序操作，因非法操作而使电脑不能正常使用的，修理费用由该部门负责; (2)电脑软件的安装与删除应在公司管理部门的许可下进行，任何部门和个人不允许擅自增添或删除电脑硬盘内的数据程序; (3)电脑操作员应在每周及时进行杀毒软件的升级;应按工作要求每天录入数据，如电脑故障则利用相邻部门电脑操作; (4)不允许随意使用外来软盘，确需使用的，应先申请管理部门批准并进行病毒监测; (5)禁止工作时间内在电脑上做与工作无关的事，如玩游戏、听音乐等。四、不得利用网络制作、复制、查阅和传播宣传封建迷信、淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖、教唆犯罪的内容。 1、各部门计算机由计算机操作人员设置密码后统一交由管理部门保管，离职时应清除密码； 2、未经管理部门同意，任何人不得私自更改计算机内任何设置; 3、计算机操作人员对所用计算机进行定期的病毒检测和清理工作（用360卫士）;管理部门定期巡查。 4、对联网计算机，计算机操作人员应定期升级杀毒软件; 5、停电时，电脑操作员应尽快完成工作，并按要求关机和关闭电源。 6、各部门要有专人负责电脑，爱护电脑并注意保持电脑清洁卫生。 7、电脑操作员在正确关机源后，方可下班离开。 8、因操作人员疏忽或操作失误给工作带来影响但经努力可以挽回的，对其批评教育; 因操作人员故意违反上述规定并使工作或财产蒙受损失的，要追究当事人责任，并给予处罚。五、公司网络的接入、使用、维护 1、公司内外网络的建设由计算机管理员（网络部，下同）统一规划。禁止任何部门擅自连接网线。 2、对于接入互联网的用户，禁止工作时间浏览与工作无关的网站，禁止在任何时间浏览不健康的网站，禁止下载、安装具有破坏性的程序或代码。

技术文件管理制度(最新版)

产品图样技术文件管理制度 1. 主题内容与适用范围本标准规定了产品图样及技术文件的版本及文件编制、会签、归档、保存、发放、更改、收回等管理要求。目的是对文件和资料进行有效的控制。本标准适用于本公司产品研制、生产过程中产品图样、技术文件和资料的版本、形成、归档、保管、使用和借阅。 2. 引用文件 SJ/T 207.1～3－1999 《设计文件的管理制度第1～3部分》 SJ/T 207.4－1999 《设计文件管理制度第4部分：设计文件的分类编号》 QB/YT KF 7.7.9-2009 《更改控制程序》 QB/YT KF 7.03-2009 《项目（设计/开发）控制程序》 GB/T 19017-2008 质量管理体系技术状态管理指南 Q/YTD 1002-2011 《企业档案分类编号及标识》 3. 产品图样及技术文件的编制要求 3.1 产品图样及技术文件所包含的信息构成了产品技术状态基线。必须以产品为单位，提出明确的产品技术状态信息。它包括产品的定义和使用信息，即:要求/规范（技术指标）、设计图样、零件清单、软件清单、模型、试验规范、维护和操作手册及文件版本号。 3.2 在产品实现过程中的关键件、重要件，应在文件中进行标识，确保关键件、重要件的可追溯性。对静电敏感器件、湿度敏感器件等，应予以标识，以便加强防护。 3.3产品图样及技术文件应以产品或整件为单位成套，归档图样文件需会签完整。其编制要求和填写格式及十进分类编号、名称必须符合SJ 207的规定。产品成套设计文件、工艺文件资料的编制明细要求见附录A。 3.4 产品定型鉴定文件的编制要求（见附录B）。 4. 各部门职责技术开发部：负责产品研制过程中的产品实现策划，设计、工艺图纸文件及定型文件、资料的拟制、审核、齐套、会签及更改，并对产品图样的正确性、现行有效性负责。对应用软件工具，研发过程中的电子文件及其修改状态、文件的版本、流转进行掌控，对电子文件的质量负责。生产管理部及车间：负责产品在试制、生产过程中形成的文件、记录、资料的收集、整理，对所领用的产品图样完整、安全和回收负责；质量控制部：负责产品在试制、生产过程中形成的有关质量文件、记录资料的收集、整理。销售服务部：负责收集、整理、提供有关产品销售合同、技术协议、来自顾客的产品图样和技术文件。技术管理部：负责收集、整理有关产品研制合同、技术协议、设计任务书、设计评审、验证、确认、定型鉴定文件。负责产品图样、技术文件资料的归档、分类保管和借阅、发放、登记、控制。5. 会签 5.1 会签的产品图样由设计师负责提供，未经会签的图样不得归档和投入生产。 5.2 会签路线产品图样按下列规定逐级会签：拟制→审核→工艺（需要时）→标准化→批准