文书使用说明(办公)

潍坊市数字教育应用服务平台办公部分使用操作说明

文书人员

浙江浙大万朋软件有限公司

2011年5月6日

关于平台的访问地址、界面及简单使用，在普通用户使用操作说明中已经做了介绍，在此不在多做说明。

文书人员在使用平台前，首先保证本单位管理员已经为文书人员开设好帐号，并做了相应授权。如没做授权，请参考本文档的附件1，对本单位所有人员先做授权，一般分为默认角色。

文书在使用本办公平台时，要做的主要工作：

1、做常用设置，包括发文流程管理、收文流程管理、印章管理、用户组管理、单

位组管理、关联人设置、参数设置等。

2、公文处理

2、1发文办理要掌握如何公文拟稿、发文处理、手工发文，重点掌握发文发送。

2、2收文办理要掌握收文登记，收文办理，特别是收文发送。

2、3公文管理模块，掌握如何对公文进行删除操作。

只需要按如下项目进行设置，即可正常进行公文收发。

一、常用设置

1、发文流程管理（指本单位对外发文时，文件要经过哪些步骤办理后，才能对外

发送。）

在上面的图片中我们可以看到发文流程设置的界面，发文流程主要有三种：公用流程（单位所有人可用）、部门流程（本部门人员使用）、个人流程（流程设置人使用）。流程设置方法一样，下面以公用流程为例介绍。

步骤1、点击新增流程按钮，出现一个提示“您想使用系统初始化流程创建新流程”，一般点击确定即可。

步骤2、在打开的界面填写流程名称及描述，然后在设置流程区域，对流程的步骤进行调整，可以删除、新增步骤，修改步骤负责人，调整步骤的顺序。如下图，详细步骤的实际意义，可参考附件2

注意：在修改步骤的时候，可以点击步骤名称，进行步骤负责人设置，同时可以设置本步骤是否可修改负责人，是否可插入步骤，是否可略过。

新增步骤时，可新增单一步骤，可以新增并行步骤，并行步骤是指需要多人同

时办理的步骤，如会签。并行步骤需设置归并点负责人。

步骤中拟稿一步是必须的，有发文拟稿模块的人都可以进行拟稿。公文必须要有分发和归档两步，且无须设置负责人，有相应模块权限的人才可进行该项操作。

2、收文流程管理（指本单位有“单位级别收文登记”权限的人员，在收文登记模

块接收公文后，签收再进行本单位收文办理流转，经相关负责人办理时要走的步骤）收文流程的设置与发文流程界面和操作很类似，收文流程分为两种：公用流程（所有人员可使用）和部门流程（部门内人员可使用）。

流程设置方法一样，下面以公用流程为例介绍。

步骤1、点击新增流程按钮，出现一个提示“您想使用系统初始化流程创建新流程”，一般点击确定即可。

步骤2、在打开的界面填写流程名称及描述，然后在设置流程区域，对流程的步骤进行调整，可以删除、新增步骤，修改步骤负责人，调整步骤的顺序。如下图，详细步骤的实际意义，可参考附件2

注意:登记步骤为必须步骤，由单位级别收文登记权限的人员使用。归档也为必须步骤。

3、印章管理

印章管理使用比较简单，一般是在用印步骤加盖电子印章时会用到电子印章，而电

子印章的添加和管理就在本功能模块操作。

在印章管理界面，点击新增印章，会提示安装一个插件，安装正常后，即可显示如下界面

步骤1、维护好印章名称

步骤2、上传用PHOTOSHOP等软件制作的印章图片

步骤3、选择使用用户，并设置好使用密码

注意：印章图片只支持GIF格式，

印章可以在管理时，移交印章所有者，并可设置印章使用人及使用密码。4、用户组管理

用户组建立好后，可供公文发送选择主送单位及抄送单位时，直接选择使用，方便群发给某些公文接收人。

步骤1、先维护好用户组名称，以方便识别为命名原则

步骤2、在显示单位名称的选项中，选择要添加的用户所在单位，然后找到该用户，勾选上。

步骤3、选择完本用户组的所有用户后，点击确定。

注意：如果要将展开的所有人员收起后，方便按部门查找，请点击展开全部，一次为展开，一次为全部不展开，可多次点击操作。

如果要一次选择一个部门的人员，请勾选中“级联勾选”

一个用户可以属于多个用户组

用户组一般在发文拟稿和发文发送时用到，点击主送单位或抄送单位，界面如下

5、单位组管理

单位组管理，与上面的用户组管理类似。单位组添加后，发送给单位组的公文，只有“单位级别来文登记”权限的用户才有接收并登记公文

6、关联人设置

在公文流转的过程中，可能有些步骤需要文书人员来根据领导的实际办理意见，决定公文办理的下一步负责人，这时就会用到关联人。

关联人一般给单位领导和部门领导做设置，正常情况是将各领导的关联人都设置为单位的文书，由文书来负责公文流转过程步骤的修改。

关联人分为两种：一种是普通用户的关联人，如单位领导；还有一种是部门关联人，单位下面的各个部门都要设置一下关联人，才能在发公文时选择部门。

注意：给单位领导和部门领导设置关联人后，领导只需要在公文办理进填写办理意见就可以，点击完成后，公文会流转到关联人（文书）那里，文书在接到文后，无法维护办理意见，只能根据领导填写的办理意见设置公文流转下一步的负责人。

可以为多个领导设置同一个关联人。

部门关联人必须设置，如不设置无法选中将公文发送到的相关部门。如下图

7、参数设置

公文流转中可能涉及到的一些使用要求，在些做了控制，如常规中，就有是否启用公文编辑器一项。

1、 常规选项可以根据本单位的情况自己设置

2、 发文流转是控制流转过程中每一步哪些内容可以修改

3、 代号设置用于档案管理

4、 文号类型用于设置本单位在收发文时会用到的文号。

二、 公文处理

公文流转一般分为两块，一块是发文办理，一块是收文办理，在普通用户使用操作说明中，已经对发文办理及收文办理的使用，做了简单介绍，在此只做补充说明。

发文办理的流程如下：

发文办理以发文拟稿开始，维护好后点击进程，完成流转经各步骤负责人办理后，最后公文到发文发送模块，等待发送。

以上各步骤，其实就是流转的常规步骤，此步骤是文书可以自己定义的。如果不易理解，请参考下面的潍坊市教育局流程设置，在流程设设置时，可按如下步骤进行： 步骤1、选择是哪种流程，公用、部门、个人。然后命名流程的名称。

步骤2、先确定流程中需要的步骤。如拟稿、核稿、会稿、审核、签发、登记、用印等。 步骤3、设置各步骤的负责人，可以点击步骤，在弹出的页面设置。

步骤4、流程中各步骤要注意是否允许插入步骤，修改步骤负责人，可略过。

注：如果步骤需要调整，可以随时删除步骤，新增步骤，或者通过上下箭头调整步骤的顺序。

发文发送，在未发送发文标签可以在发送时对公文做“全部修改”。界面如下

可以在此界面修改公文的所有选项及正文。修改后，可以做发文发送，设置发送对象等。公文发送后，会自动进入到“已发送发文”标签页。

已发送发文，可以查看公文的接收情况，公文的办理细节及公文补发。

收文办理的流程如下：

收文办理，主要是指在发文发送时，选择发送给了单位或部门，然后单位内有“单位级别收文登记”权限的接收单位收文，部门关联人（常用设置中添加）接收部门收文。

收文登记是收文办理的第一步，登记后可以将公文进入收文流程，经各步骤负责人办理。走完收文流程，办理完后的公文会进入收文发送，此时可对公文做再次发送这，发送给下级单位或本单位的部门，传阅给本单位的相关收阅人。

三、 公文管理

公文管理分为发文管理、收文管理、公文统计、公文导出、回收站五项，此功能一般只有文书人员拥有，其它用户都不能删除公文。

1、发文管理

可以对未发送、已发送、已归档的公文进行删除和永久删除。

2、收文管理

可以对未归档、已归档的公文进行删除和永久删除。

3、公文统计

按条件统计公文

4、回收站

提示供软删除功能，可以点击删除将公文删除到回收站，需要时可以再恢复。如果

选择永久删除，刚无法恢复了。

附件1、

使用公文流转授权说明：

一般可以设置四级用户权限：默认角色（系统内置）、文书、科室主任、领导。

所有用户在得到帐号时，都会拥有默认角色的权限，所以默认角色的权限要控制好。同时平台允许权限叠加，所以可以一个用户拥有多个角色，同时拥有多个角色的权限。

建议默认角色分配如下权限：

步骤1、管理员帐号登陆平台，点击马上进入办公中心，在打开的界面点击“基础管理”

步骤2、选择基础管理的角色管理，选中默认角色，打开权限分配页面

步骤3、展开公文流转功能模块前面的所有加号，将权限全部展示出来。

此时可以对要分配的权限打勾选中：

1、发文办理：发文拟稿、发文处理（手写批注、发文处理归并点修改公文设置）、

发文查询（部门所有发文查询、催办）

2、收文办理：收文登记（不能选单位级别收文登记）、收文处理（手写批注）、发

文查询（催办、部门级别收文查询）

3、公文收阅：公文收阅

4、常用设置：用户组管理（不带单位级别用户组管理）、单位组管理（不带单位级

别单位组管理）、关联人设置、代理人设置（不带单位级别代理人设置）

建议文书角色分配公文流转的所有权限

建议科室主任角色与领导角色，可适当增加单位级别的发文查询和收文查询权限，及公文统计权限。

注：权限分配是双向的：即可以选择用户，然后授给哪个角色的权限。也可以选中角色，然后添加用户到此角色中。

附件2、发文流程中各步骤解释

1.系统提供的初始化流程是个比较完善的发文流程，依次顺序为拟稿－>核稿－>会稿－>审核－>签发－>登记－>缮印－>用印－>分发－>归档。其中拟稿和归档为必备步骤，不可删除。下面针对一个完整的流程一一介绍全部的处理步骤，实际应用中可能会有所调整。

核稿：拟稿人所在的部门的部门负责人，对公文进行审核的业务过程。建议在发文流程管理定义核稿的负责人为部门负责人，在实际公文流转中，确定实际的部门负责人。

办公室核稿：拟稿人所在的办公室的办公室主任，对公文进行审核的业务过程。建议在发文流程管理定义核稿的负责人为办公室主任，在实际公文流转中，确定实际的办公室主任。

会稿：一般是多部门会稿，建议采用并行步骤，本步骤一般情况下可略过。支持手写批注或签名。

审核：一般指办公室审核，即对部门完成核稿的公文进行审核的业务过程。审核过程中，基本上可以确定发文的密级、保密期限、主题词、发送方式等（若密级属于非公开或限定）。支持手写批注或签名。

签发：一般指领导签发，是确认公文正式生效的最后一个步骤，一旦领导最后签发通过（即同意），当前公文就算生效。如果要征得多个领导同意（即会签），属于多个并行的情况，则需要全部领导同意，再由归并点的领导通过后公文才算生效。支持手写批注或签名。

登记：一般指文号的登记，即生成文号。

缮印：把当前已经生效的正文内容按照公文上行、下行、平行文的不同格式规范，制作出符合规范要求的正式公文的业务过程。在该步骤中系统提供套红功能。

用印：对格式、内容都正确的公文，盖上印章的业务过程。在该步骤中系统提供电子印章功能。

分发：把当前已经生效的公文分发给相关人员查阅。若定义分发步骤，则该步骤不可修改负责人；不可在该步骤后插入其它步骤（归档步骤除外）。

校对：校对人（往往是拟稿人自己）把格式制作前后的公文内容进行对照，以确保格式制作后的公文仍然是正确的。

归档：对流转完毕的发文进行归档。只有拥有公文归档模块权限的用户才能进行公文归档。若流程中定义了分发步骤，则必须先进行分发后再归档；若存在手工发文，该公文也能在公文归档模块进行归档。归档后的发文能否再发送受参数设置中‘发文归档后可发送’的控制。

2.整个流程的步骤中只有分发步骤只能设置为单一步骤，其它步骤即可设置为单一步骤，也可设置为并行步骤，由用户根据需要而定。

3.每个步骤（分发步骤除外）都可设置可插入步骤、可修改负责人和可略过。

可插入步骤：某步骤设置可插入步骤，并指定负责人，则实际流转时，插入步骤的操作由该负责人处理，若负责人临时有变，则由负责人的代理人进行操作。

可修改负责人：若勾选该复选框，负责人可指定，也可为空。为空时，在实际流转过程中，本步骤的负责人可由本步骤的前一步骤负责人指定。

可略过：如果是可略过的步骤，决定要不要走这个步骤，由本步骤的前一步骤负责人所决定。

附件3、收文流程中各步骤解释

1.系统提供的初始化流程是个比较完善的收文流程，依次顺序为登记－>审核－>拟办－>阅办－>归档。其中登记和归档为必备步骤，不可删除。下面针对一个完整的流程一一介绍全部的处理步骤，实际应用中可能会有所调整。

审核：对收到的公文进行审核的业务过程。本步骤一般情况下可略过，是否要审核可由上一个步骤的负责人决定。一般有两种情况，一通过，进入下一个步骤，通常情况是收文拟办；二退回给来文单位，必须填写退回意见。

拟办：对收到的公文进行办理意见的填写以及流程的选择。拟办的操作可设置代理人或关联人。

批办：对收到的公文进行办理批示意见的填写，一般可设置为并行步骤。建议事先在关联人设置为该步骤的负责人设置关联人，负责人只须填写相关意见，至于收文的继续流转交由关联人去做。

阅办：对收到的公文进行阅读批示意见的填写并提交通过/退回意见。若设置为并行步骤，则各负责人只需填写意见，由归并点负责人填写意见和提交通过/退回意见后再进入下一步流程。

承办：该操作类似阅办。

归档：对流转完毕的收文进行归档。只有拥有公文归档模块权限的用户才能进行公文归档。归档后的收文不能在公文归档模块中直接再发送，需要到收文发送模块进行收文补发。