文书管理制度

文书管理制度模板

一、总则

1.为提高组织管理工作的效率，确保文书事务正常顺利进行，特制定此制度。

2.文书是指业务工作中往来公文、报告、决议、规定、合同、许可证、电报、账簿与图表参考书等一切事务用书与公文。

3.文书的管理原则为：

（1）所有文书归公司所有并收藏，任何人不得私自占用；

（2）所有人必须严格保守文书的机密；

（3）文书的收发、领取与寄送工作，由企业总务部门负责。

4.文书的处理方式：

（1）文书的处理必须以“准确”、“迅速”为原则，不得有误或延迟，同时须明确相关人员的责任；

（2）凡重要事宜的请示、指示、汇报、报告或记录，一律以“文书”的形式进行；

二、文书的收发与处理

1.文书的收发：到达文书应由文书主管部门接收。对一般的文书，启封后送达相应部门；对私人文书，直接送达收件人。

2.文书分为以下五类：绝密文书、秘密文书、机密文书、普通文书和可传阅文书。

3.机密文书的封缄应由文书封面上所标明的发文者封缄；机密文书的开启应由信封上所指名的人开启；其他人不得擅自封缄或开启机密文书，职务上有此项权利者除外。

4.普通文书应由部门经理及其以上的人员或指定人员负责处理。处理过程中遇到异常情况或重要事项，应向上级机关汇报并听候指示；超越自己范围的、涉及多个部门管理的事项，应与关联部门商议处理；处理时，存在分歧意见的，应请上级主管部门协调解决。

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5.文书阅览或传阅后，阅览者或传阅者必须在文书后附的阅览/传阅表上签字，或填写阅览意见。

三、文书的请示审批

1.凡是涉及到企业经营发展事项的文书，必须向总裁、董事会请示，总裁、董事会批复后，方可进行相关处理。

2.须请示的文书事项主要包括：

（1）有关公司经营发展的计划与安排及企业的各种制度性规定、变更或废止；

（2）各种重要的合同、契约的签订、解除与变更；诉讼行为；

（3）重要的人事安排及组织机构的增减；

（4）与政府有关的各种事项；

（5）与固定资产和所有者权益有关的事项；

（6）预算与决算，借款与贷款；

（7）其他重要事项

3.只有部门经理以上人员有权就相关事项以文书的形式进行请示，并对其请示审批的文书认真、仔细的斟酌，保证其准确性；如遇紧急事件，可以非文书的形式请示，但事后需以文书形式补写请示提案上报。

4.请示提案文书必须编号，注明请示者姓名、部门，并签章；请示文书内容应包括标题、正文、事由、说明及相关附录；涉及多个部门的，应一式多份，分别送达相关部门。

5.上级部门就文书所请示的事项批准后，应将文书批复返回，并由请示部门予以执行，请示文书原件由文书主管部门妥善保管。

四、文书的制作与发送

1.文书的制作要求

（1）文书必须一事一议，语言措辞要严谨、准确、规范、简明扼要。

（2）文书的起草必须征得相关领导的同意，起草人或修改人必须在文书上署名，文书草稿必须保存。

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（3）文书需要附有相关资料和文件的，必须附有相关资料与文件。重要的文书还需经公证。

（4）审批者审批完文书之后应在文书上签上自己的姓名，以明确责任。

3.文书的署名要求

（1）企业内部一般往来要求的文书，只需主管署名；单纯的部门上报文书，只需部门署名；重要文书，按责任范围由总裁、副总裁或有关部门主管署名。

（2）合同书、责任状、政府许可申请书或回执公告等，须总裁署名。

（3）其他文书，可署部门主管的职务与名称。

4.文书的印章要求

（1）文书正本上必须加盖文书署名者印章，副本可加盖署名者或部门印章。

（2）如署名者暂时不在的，可由代理者或执行者暂时印章代替，但文书存档前必须加盖署名者印章。

（3）以部门或公司名义起草的文书，应加盖相关责任人的印章。

（4）需加盖总裁印章或带有公司字样或总裁职务字样的印章，必须填写委托申请书，经部门主管批准后，向总务部门提出申请，总裁同意后，到印章保管员处盖章。

5.文书发送要求

（1）公司内部文书不做封缄。

（2）外发文书，需明确注明接收或发送的单位名称、地址、发送或接收人的姓名，并注明快递、邮寄、面呈或转交等相关字样。

（3）重要的文书须交文秘室回执或回复，

（4）寄发文书前须在“发信登记本”上做好相关登记工作。

五、文书的整理与保存

1.文书应按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理或编辑，并在相关文书登记簿上做好登记，归档保存。重要文书，如不动产权利书、合同书等，应填写重要文书目录。

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2.文书的保管统一由总务部门保存，分支机构或分公司的重要文书由主管保存，其他文书由各部门保存。重要的文书一般存放在保险柜或带锁的文件柜里。

3.根据文书的重要程度不同，文书的保存分为永久保存文书，如重要的协议书、重要的政府许可证书；保存十年的文书，如人事任命书、财务会计账簿、神奇审批提案的文书；保存五年的文书，如较重要的文件；保存一年的文书，如调查报告等。

4.保存期满，没有必要再继续保存的文书，经领导决定，填写废除理由和销毁日期备档，以焚烧的形式销毁。

5.文书的借阅，必须做好相关的借阅记录，并注明归还日期。借阅人须持有文书借阅证。

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