某公司费用管理及预算管理规定

捷锐资讯[中国]有限公司费用管理制度

第一条目的。

为加强公司费用管理、控制不合理费用开支，提高经济效益，特制定本制度。

第二条管理方法。

公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法。除公司特别规定的项目外，严禁先列支，后报销。

所有报销的原始凭证不得涂改，如有涂改，在报销时扣除该费用金额。

?管理方法①：采用预算管理和额度管理相结合的费用

项目有：业务单位的交际费、运输费、所有部门的手

机费、办公费。

?管理方法②：采用预算管理和行政管理相结合的费用

项目有：总部职能部门的交际费、所有部门的差旅费、广告费、其他相对变动费用。

?管理方法③：除此之外的相对固定费用采用预算管

理。

?对“广告费”项目公司单独制定管理制度。

1.预算管理

1.1 定义

预算管理是指:各职能部门、业务单位事先向财务部提出下期本部门所有费用的计划（金额≥1,000元的大额财产购置、修理、装璜，需另单独预算申请），财务部统一报预算委员会或会同相关部门讨论、审核，经总经理批准后，确定单位下期费用预算金额。实际费用报销时，财务部门根据费用预算，准予报销或另行处理。

1.2 具体实施

1.2.1 目前公司对所有费用按月预算，之后，将逐步向

季度预算、年度预算目标迈进。

1.2.2 每月25日前，各职能部门、各业务单位向财务部

提交下月的《费用预算表》，审批核准后的预算在

月底前发回各单位。

1.2.3 各职能部门、各业务单位未能在规定时间内提交

《费用预算表》，则该部门的费用报支顺延一个

月。

1.2.4 总部由财务部建立统一格式的《费用报销手册》，

对报支的费用逐笔登记，并在内部局域网络上共

享，供各部门查询本部门费用使用情况。

1.2.5 总部之外由业务单位会计自行建立《费用报销手

册》，每周一向总部费用会计传送《费用报销手

册》。

1.3 超预算部分审批权限

1.3.1部门本期费用合计数超预算≤500元，或单项费用

超预算≤10％，由各部门、各业务单位经理审批。

1.3.2部门本期费用合计数超预算≤2,000元，或单项费

用超预算≤30%，总部由胡继遵审批，南区由归海

审批，北区由钟薇审批。

1.3.3部门本期费用合计数超预算＞2,000元，或单项费

用超预算＞30%，由总经理审批。

2.额度管理

2.1 定义

额度管理是指：费用在一定的额度范围内控制使用，额度确定的依据是销售额、工作职务、员工人数等。

2.2 具体实施

2.2.1 根据销售额确定额度的费用项目是交际费、运输

费。交际费超额度本期内不予报销，运输费超额

度需向总部相关部门提出书面报告，经批准后方

可报销。

2.2.2 根据工作职务确定额度的费用项目是手机费。手

机费超额度部分不予报销。

2.2.3 根据员工人数确定额度的费用项目是办公费。办

公费超额度部分本期内不予报销。

3.行政管理

3.1 定义

行政管理是指：费用报销人在费用产生前，采用口头或书面的形式向行政领导提出本次费用计划，经行政领导同意后，产生的费用方能按费用报销流程到财务部门报销费用。

3.2 具体实施

3.2.1 单项费用金额≥200元必须采用书面申请。无批

准的书面申请，在报销时财务部门作退回处理。

3.2.2 行政领导级次：职员→部门经理→总经办→总经

理。

3.3 行政管理审批权限

3.3.1 单项费用≤500元，由各部门、各业务单位经理

审批。

3.3.2 单项费用≤2,000元，总部由胡继遵审批，南区

由归海审批，北区由钟薇审批。

3.3.3 单项费用＞2,000元，由总经理审批。

4.其他变动费用

其他变动费用项目是：交通费、车管费、会务费、装修费、佣金、除手机费外的其他通讯费。

5.相对固定费用

除上述变动性费用项目外的所有费用均列入相对固定费用，采用预算管理方法。

第三条费用内容及管理分类。

第四条费用报销单填列规范。

1.费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘贴附件，

不得使订书针、大头钉、回形针串别。不符合规定的，财务部门作退回处理。

2.报销的原始发票要求是正规发票，确实无法取得，可以

采用《付款凭单》代替，但需写明原因，且金额不得超过100元。发票级次：增值税发票-普通发票-正式收据。

3.对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，

报销单应由经办部门填写，并经委托部门经理签字确认,无委托部门经理签字的,费用记入经办部门账。

4.报销单据

4.1 使用说明

4.2 《请款单》使用注意事项

4.2.1 各项货款的请款必须附加采购合同、入库单、费

用明细清单作为审核依据。

4.2.2 办公场地、仓库等租赁合同必须报财务部备案，

作为租赁费支出依据。

4.2.3 《请款单》的审批权限，等同于“二、费用管理

方法”中的权限。总部下达的直接支付给供应商

的《付款通知书》除外。

4.2.4 《请款单》的大额日常费用（≥1,000元）支付，

以支票形式为主。

第五条费用报销的步骤和流程。

1.总部所有报销的费用均须由总经办主任胡继遵审批签

字，其中：业务部、拓展部、各办事处的差旅费、交际费还须营管部经理张浩洲审批签字。

2.步骤

2.1 判断所发生的费用：有无预算？无预算或超预算，走“超预算部分审批权限”。

2.2 判断所发生的费用：属哪种管理方法？

2.2.1 如属“管理方法①”判断是否超额度，若超额度

不予报销。

2.2.1 如属“管理方法②”判断是否经过“行政管

理”，单项费用金额≥200元是否有批准的书面

申请？

3.流程

详见费用报销流程附件

第六条借支规定。

1.公司不开放除差旅费外的其他各种个人借款。

2.个人差旅费借款，需凭批准后的《出差申请单》进行申

请。

2.1 个人差旅费借款的审批权限，按“二、管理方法----

行政管理”中的“行政领导审批权限”执行。

2.2 职员差旅费借款，最高限额为1,500元。

2.3 部门主管差旅费借款，最高限额为2,500元。

第七条差旅费。

差旅费采用预算管理和行政管理两管理种方法。

所谓差旅费的行政管理是指①是否填写《出差申请单》，

并经相应行政级别批准（公司统一组织的出差除外）；②产生的费用是否按行政级别审批。

1.外埠出差

1.1 外埠出差的差旅费是指因公需要，到外埠出差发生的

费用，包括在途交通费、出差生活补贴、住宿费、市

内交通费。

1.2 出差期间的交际费不列入差旅费报销单，另行单独填

写《支出证明单》，与差旅费同时报销。若出差期间

的交际费，不与差旅费同时报销，在另行报销时，财

务部门作退回处理。

1.3 对不享受手机费月报销额度≥100元/月的人员，出

差期间的手机费补贴，也另行单独填写《支出证明

单》，与差旅费同时报销。

1.4 外埠出差，必须先填《出差申请单》，根据需要，凭

批准后的《出差申请单》和《借支（暂付）单》借支

差旅费。

1.5 出差回公司后，在2个工作日内，持《出差申请单》，

到财务部门办理报销手续，无特殊原因未在2天内报

销差旅费的，其差旅费节约部分不再补贴给出差人，

返回公司时间以回程车、船票时间为准。

1.6 在途交通费

1.6.1 乘火车10小时内可以到达的，原则上不得乘坐飞

机和软卧；乘火车5小时内可到达的，以硬座为

准，不得乘坐硬卧。未经批准，超标部分个人自

理。

1.6.2 在途交通费按路途时间、职务级别的乘坐标准，

给予报销。乘坐火车、长途汽车，符合乘坐卧铺

条件而不买卧铺的，给予票价的40%补助。

1.6.3 在途交通费还包括：

①飞机场至宾馆的往返出租车费。

②机场建设费、保险费。

1.7 出差生活补贴

出差生活补贴按地区标准、出差天数给予补助。

1.7.1 出差天数以中午12:00为界限，以车、船票的时

间为标准。

1.7.2 出发时间≤12:00的，出差天数为1天，反之为

半天。

1.7.3 到达时间＞12:00的，出差天数为1天，反之为

半天。

1.7.4 部门主管以上级别人员到公司业务单位所在地出

差，期间接受业务单位接待的，则生活补贴不予

发放。

1.7.5 参加各种会议、培训，期间的生活补贴、市内交

通费不予发放。

1.7.6 出差期间如有餐费支出，则该天的出差生活补贴

减半发放，判断的标准是餐费发票号是否相连，

如发票号是两组号码，则算两天，依次类推。1.8 住宿费

住宿费按地区标准、职务级别给予报销。节约或超过标准的部分，公司个人均四六分担，（即公司40%，个人60%）。

1.8.1 出差同行人员中职务级别不一致，其他同行人员

可享受最高级别人员的住宿标准。但超过最高级

别住宿标准的部分仍须四六分担。

1.8.2 出差人员如为单数，或同行人员中有异性，住宿

费可以按标准乘以2的范围内报销，超出部分四

六分担，如住宿包间未超过住宿标准，则出差人

员仍可享受节约归己部分。

1.8.3 住宿费按实际住宿天数平均计算，以车船票的时

间为准。

1.9 市内交通费

市内交通费（含出租车费）按地区包干使用，不再凭据报销。市内交通费包括除飞机票、火车票、轮船票、

长途汽车票及有关机场费、保险费以外的所有交通费

用，未能认定为长途汽车票的一律视同市内交通费。

1.9.1 出差人员因病在外地住院，期间的市内交通费不

再发放，生活补贴视同出差。

1.9.2 长期驻外人员（指在同一城市、连续出差≥15

天），期间的市内交通费不实行包干制，按实报销。

1.9.3 公司人员自备车外埠出差，期间的市内交通费不

再发放。

1.10 出差人员趁出差之便，事先经主管经理批准就近返

家省亲办事的，其绕道车船费扣除直线单程车船费，

多开支的部分由个人自理。不报销绕道和在家期间的

出差生活补贴、住宿费和市内交通费。

1.11 出差人员因游览或非工作需要的参观而开支的一切

费用均个人自理。

2.本市出差（列入“交通费”费用项目）

2.1 本市出差（或办事）仅有市内交通费，无在途交通费、

出差生活补贴、住宿费项目。在会计费用科目中列入

“交通费”，报销人填写《支出证明单》。

2.2 市内交通费按实报销，原则上以公交车、地铁为主，

无特殊情况不得乘坐出租车；若有特殊情况的，事先

向主管经理提出申请，批准后方可乘坐。

2.3 因工作需要而加班或外出办事的，时间在8:00前或

22:00后，可乘坐出租车。

2.4乘坐出租车的，在报销车费时，须在出租车票空白处，

写明①乘坐原因②起讫地点，不写明①②两项内容

的，在报销时财务部门作退回处理。

2.5 公司自备车本市出差的，无市内交通费。

2.6 本市出差享有公司各地标准的“员工餐费”补贴。

3.工作外派

3.1 根据公司需要派往外地业务单位工作的人员，其往来

的在途交通费按外埠出差标准执行。

3.2 对外地业务单位能够提供伙食或住宿的，一律由业务

单位统一安排，据实际情况由总部与业务单位结算，

出差人员不再享受期间的出差生活补贴及住宿费的

节约归己部分，住宿费若超标四六分担。

3.3工作外派期间的市内交通费不实行包干制，按实报销。

4.出差费用标准（单位：元/天、人）

参见下表：

第八条交际费。

1.定义

交际费是指招待客人而产生的的支出，包括餐费、礼品、娱乐活动、旅游景点门票等。总部职能部门的交际费采用预算管理和行政管理相结合的方法；业务单位的交际费实行预算管理和额度管理相结合的方法。

所谓交际费的行政管理是指费用报销人在费用产生前，采

用口头或书面的形式向行政领导提出本次费用计划，单次费用金额≥200元必须采用书面申请，申请内容包括①事由②参加人数③发生次数④预计金额。

所谓交际费的额度管理是指交际费的总额不得超过销售额的1‰，超额度部分本期内不予报销。

2.额度

2.1 整个公司的交际费控制在销售净额的2‰额度内使

用。

2.2 业务单位最大额度是销售净额的1‰。

2.3 总部职能部门的交际费控制在销售净额的0.8‰额度

内使用。

3.交际费必须单独填列《支出证明单》，并在摘要栏内简要

列明①事由②参加人数③发生次数，不写明①②③三项内容的，在报销时财务部门作退回处理。出差期间的交际费须与差旅费同时报销。

4.如有高一级别主管人员参加，须有最高一级主管作为报

销人。

5.招待费一次性支出在500元以上的，原则上刷卡支付，

进行报支时应附刷卡帐单。

第九条手机费。

1.定义

公司对手机费采用预算管理和额度管理相结合的的方法，额度管理是指根据所担当的职务级别和工作的需要，确定该岗位的手机费报销额度。手机费须先自行缴费，后凭有效发票在额度范围内按实报销，超额度部分个人承担。若确因业务所需通讯费超过当期额度，本人可申请对超额部分进行核实报支，但应附通话清单，并分别列出业务通话与私人通话的实际金额。

2.特别规定

2.1根据手机使用的实际情况，总部的营业管理部、市场

部、拓展部、产品部、业务部、物流部和分公司、办

事处，这些部门中从事销售业务人员的收机费帐单以

九五折计算；总部的总经办、企划部、财务部、售后

服务部、技术部、人力资源部，这些部门人员的收机

费帐单以九折计算。

2.2享受月报销额度≥100元/月的手机，要求入网，对入

网的帐单金额不再打折；而对未入网的充值定额收据

再打八折。

2.3计算举例

2.3.1业务部张经理12月出差3天，12月份的入网手机

费帐单600元；

报销的帐单金额=600*95%=570，手机费出差补贴额

度3*40=120元，

可报销额度为400+120=520，额度520＜实际支出570，1月份实际报销520元。

2.3.2 财务部李主管12月出差3天，充值定额收据200

元。

报销的帐单金额=200*90%*80%=144，手机费出差补

贴额度3*20=60元，

可报销额度为100+60=160，额度160＞实际支出

144，则实际报销144元。

3.总部各部门的额度

4.分公司、办事处的额度