业务单证档案管理办法

进出口业务单证档案管理办法

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修订记录

目录

一、目的 (3)

三、部门职责 (3)

四、工作程序 (3)

五、奖惩制度 (4)

六、相关表单与流程 (4)

一、目的

为了规范进出口业务单证的存档管理，使档案管理工作符合《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》等有关法律法规，特制订此办法。

二、适用范围

适用于本公司进出口业务单证档案管理工作。

三、部门职责

3.1采购部：

负责采购合同、采购订单、进口货物发票、进口装箱单、进口报关单、进口提单的管理与存档；

3.2计划单证：

负责销售合同、客户采购订单、出口货物发票、出口装箱单、出口报关单、出口提单的管理与存档；

3.3报关员：

负责税单、加工企业经营状况和生产能力的证明、加工贸易批准证、进料加工贸易登记手册、手册核销资料的管理与存档；

3.4中心仓库：

负责进口物料领用单、送检核准单、出库产品发运单、送货单的管理与存档；

3.5财务部：

负责进口设备信用证的开具文件，进口物料发票、税费审核单、银行水单、提单、预录入单、出口产品发票、退税申请明细表的管理与存档；

四、工作程序

4.1每项进出口业务工作完成后，对应操作人员需在3个工作日内整理档案资料。

4.2每月结账时，相应操作人员需将业务相关档案资料整理封存。

4.3每季度，业务操作部门直属负责人对部门内档案资料进行抽查审核。

4.4每年度，业务操作部门需将本年度资料汇集提交至档案室。

4.5根据《中华人民共和国海关稽查条例》规定，进出口业务及与之直接关系产生的资料，一般贸易应自办结海关手续后保存三年，加工贸易应自办结海关核销手续后保存三年，减免税设备应自办结海关解除监管（监管期：生产设备为五年）手续后保存三年。

4.6档案查阅须进行档案查阅申请，经直属部门负责人审核后提交档案管理负责人审批，审批通过后方可查阅。

4.7依据海关管理规定档案留存超期后，档案室提交档案销毁申请，经财务部审核后提交总经理审批，审批通过后，在财务部人员监督下依据相应法规进行销毁处理；若超期档案与未超期档案合存时，需将未超期档案重新封装归档。

五、奖惩制度

5.1资料管理列入相关业务人员绩效考核项目，每月度进行考核。

5.2涉及进出口业务的ERP系统操作奖惩规范参照《ERP系统操作奖惩制度》

六、相关表单与流程

6.1《进出口业务管理制度》

6.2《报关管理办法》

6.3《ERP系统操作奖惩制度》