最全面的行政管理制度

行政管理制度

一、工作纪律管理

为维护公司正常工作秩序，规范员工工作行为，根据国家有关法律法规，结合公司实际，特制定本制度。

（一）分工及职责

1、公司行政管理部是工作纪律的归口管理部门，安保监查部为工作纪律的考核监督部门。

2、安保监查部按公司工作纪律管理制度对员工违反工作纪律的行为进行监督、考核，负责员工出入门的管理，负责纠正和处罚违纪现象。

3、公司工作纪律管理由公司、各部门和班组各负其责实行逐级管理。

4、各部门负责人是本部门工作纪律管理的第一责任人，各班班长是本班组工作纪律管理的直接责任人，考勤员是本部门或班组工作纪律的管理者，负责协助本部门负责人或各班长做好员工工作纪律管理考核工作。

（二）工作纪律行为及违反的处罚

1、工作时间员工应着装整洁、大方、得体，不得穿拖鞋，不得光膀子，违者，首次口头警告；再次，罚款30元。

2、员工工作时间应坚守岗位，严禁脱岗、漏岗。工作时间外出要有明确去向。去向不明者，按脱岗处理，扣发当

日工资。

3、员工休病假，需提供市级以上医院诊断证明和医院休病假意见，由公司领导批准。违反规定制度给予200—1000罚款，开假病历、假诊断证明骗取准假的，“泡病号”的，累计15天以上，公司将与之解除劳动关系。

4、严禁工作时间打扑克、下棋、炒股票，违者每次罚款50元；严禁班前和工作时间喝酒，违者每次罚款100元；严禁在工作时间或工作场所打麻将，违者每次罚款500元，给予通报批评。同时违反此条规定三次者，属严重违纪行为，公司将与之解除劳动关系。

5、员工不得在其他企业或单位兼职。如有兼职行为进行批评教育；拒不改正继续兼职的，公司与之解除劳动关系。

6、驾驶员严禁酒后驾车或私自将车辆借给他人使用。如发现即调离本岗位，发生的一切后果，由本人承担，公司概不负责。

7、工作环境应整洁有序，禁止在办公区域或工作岗位大声喧哗、打闹。首次违者口头警告；再次，罚款50元。

8、禁止工作时间做与工作无关的事情，禁止工作时间利用微机进行娱乐活动，如玩游戏、看影碟等。发现有以上行为的，每次罚款30元。

9、禁止在办公室存放现金及贵重物品。否则，出现一切后果由本人负责。

10、在调查内部治安案件、火灾事故过程中故意提供伪证的，视情节及后果，给予责任人200元罚款直至解除劳动关系。

11、传播封建迷信，涣散人心，影响工作的，罚款200元，情节严重者，公司与之解除劳动关系。

12、容留他人在单位住宿的，每次罚款100元。

13、阻碍安全、保卫人员正常工作或在紧急情况下不服从公安、保卫人员及现场指挥人员指挥的，每次罚款100元，情节严重者，公司与之解除劳动关系。

14、携带管制刀具、电击器、匕首等凶器进入公司的，每次罚款200元。

15、使用淫秽语言和书写下流文字侮辱他人，或捏造事实诽谤他人的，违反一次口头警告，两次以上的，予以通报批评。

16、公司各岗位人员必须保持通讯畅通，确保公司联系及时。一次不开机，口头警告；二次不开机，扣当月通讯补贴的50%；三次以上不开机，取消当月通讯补贴。

17、各主管出差或到外埠，必须向本部门负责人请示；中层以上干部出差或到外埠，必须向公司主管经理请示。未经批准擅自外出，违反一次口头警告，两次以上的，予以通报批评。

18、未经公司领导批准，不得擅自携带公司印章、文件、

资料、合同、账目、报表等外出办事，禁止擅自提供和泄露公司各种重要数据、图表、文件材料等经营信息。如有以上行为危害公司利益，造成公司经济损失5000元以下（含5000元）的，给予责任人口头警告，并赔偿损失的20%；造成经济损失5000元以上，责任人赔偿损失的20%，公司与之解除劳动关系。触犯刑律的，依法追究刑事责任。

19、员工采取不正当手段谋取私利，侵占公款，偷盗财物，索取回扣、佣金等，一经发现，公司将追回财物，并根据情节罚款1000—3000元。违规两次以上或违规金额超过5000元的，公司与之解除劳动关系。触犯刑律的，依法追究刑事责任。

20、不服从工作分配，无理取闹，打架斗殴的，将暂停其工作，并视情节轻重罚款300—1000元；影响生产、工作秩序3小时以上，打架斗殴造成伤害的，公司将与之解除劳动关系。触犯刑律的，依法追究刑事责任。

21、因玩忽职守或擅离职守，违反操作规程、管理制度，工作不到位、不作为而导致公司财产遭受损失的，损失在5000元以下，给予责任人通报批评，并赔偿损失的20%；损失在5000元以上2万元以下的，给予责任人警告处分并责令其待岗学习三个月，赔偿损失的20%，待岗期间发给当地最低生活费；损失在2万元（含2万元）以上的，责任人赔偿损失的20%，公司与之解除劳动关系。触犯刑律的，依法

追究刑事责任。

22、各岗位人员、各主管和各级主管领导，在遇有突发或重大事项时，必须在第一时间向上级报告，同时向主管领导报告。未能及时报告的，视情节给予责任人100—1000元处罚；给公司造成极坏影响、重大损失或安全事故的，予以解除劳动关系。

23、迟到、早退30分钟以内的，处罚30元；迟到、早退30分钟以上的处罚50元。旷工扣罚当日全部实发工资，累计旷工15天以上的，解除劳动合同。

24、除办公楼、休息室以外，其它场所均不允许吸烟。违反者，一般员工罚款50元/次，主管100元/次，中层以上200元/次。

（三）刷卡考勤管理

1、公司员工均应按公司规定的作息时间、地点实行刷卡考勤。

2、员工出勤情况以考勤机记录为准。

3、正常班制、倒班人员上班前、下班后均应到本单位指定的刷卡地点刷卡。

4、因通勤车故障、事故原因，造成员工未按时刷卡，所在部门考勤人员做出情况统计，经行政管理部核实后按正常出勤处理。

5、因开会、办理业务等工作需要不能按时到岗刷卡的，

应提前请示部门领导。月末由本部门考勤员统计上报行政管理部。

6、员工未按规定时间刷卡，未履行请假手续，视为迟到、早退或旷工。

7、由他人替代刷卡者，按旷工处理。

8、刷卡考勤机因故障无法使用时，各部门考勤人员应做好考勤记录。

（四）检查与考核

1、行政管理部对公司各部门刷卡考勤情况进行日常监督管理。

2、各部门考勤员每月末将本部门员工未按规定刷卡的事由，上报行政管理部。

3、各作业现场班长和各部门主管负责分管员工的日常考勤和劳动纪律检查等管理工作，对违纪行为应向公司主管部门或主管领导反映或举报。

4、行政管理部、安保监查部应定期或不定期检查员工考勤、请假制度的执行情况及工作纪律情况。对检查中发现的违规行为有权纠正，限期整改。

二、公文管理

为规范公司各类公文的管理，特制定本制度。

（一）公司公文管理的内容包括：各类文件的收发、审批和处理等。本制度适用于公司各部门。

（二）公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题、指导或商洽工作的重要工具，由行政管理部按统一、科学、保密的原则进行管理，确保公文管理的规范、准确、及时和安全。

（三）公文管理在公司统一领导下，行政主管和文书分级负责的方式，管理内容包括上级公文的接收、阅办、整理、归档和公司内部公文的起草、核对、签发和归档的管理，相关部门应密切配合。

（四）公文要符合国家的方针、政策、法律、法规和上级的有关规定等。如提出新的政策规定应与原来的有关政策衔接，并加以说明。

（五）公文涉及的情况要确实，观点要明确，文字要简练，条理要清楚，层次要分明，篇幅要简短。

（六）引用的公文要写明标题、发文机关、公文编号和发文时间。公文如有附件，则在正文后注明附件及其顺序。

（七）在使用简称时，应先用全称，再加以说明。字体要规范，年、月、日、人名、地名、文件名称、事物名称等一般不要用简称。约定俗成的可以用简称。

（八）注意数字的写法，正式的文件中除文件编号、统计表、计划表、序号专用术语和百分比等必须用阿拉伯数字外，其他均用汉字书写。

（九）各部门及有关人员，对公文中涉及国家、政府或

公司应保密的事项，必须严守机密不准向他人泄露。

（十）红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要和任命等。

（十一）以公司名义发文，一律附公司名称（××年)××号。由行政管理部统一编号。

（十二）公文收发

1、上级来文、函件、传真等各类公文，均由文书登记编号，并附“公文阅办卡”，由行政管理部主任提出分送或拟办意见，及时送分管领导批阅处理。

2、对于出现急件、急电，或是无法及时请示行政管理部主任批办的特殊情况，行政主管可视情况直接送分管领导批示或交由相关部门处理，后补办公文阅办手续。

3、机、绝密文件不得自行处理，要单独造册，安全存放。一般的公文，可由行政管理部转有关部门处理。

4、业务往来的公文由行政主管根据文件内容要求，经分管领导批示后，交有关部门处理。

5、没有具体部室和姓名的函件一律由行政主管拆阅。写明部门和姓名的直接转给该部门和本人处理。

6、公文由行政主管、文书根据相关会议内容、精神或要求起草，由行政管理部主任核稿，送分管领导审批后，安排打印，盖章和发送。发送要填写文件收发登记表。专业性公文由相关部门起草，行政主管核稿，分管领导审批后按程

序进行。

7、公司公文包括命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、信函、会议记录、工作计划、讲话稿、工作总结、会议简报、证明等。

（十二）公文审批

1、重大决策、规章制度、人事任免、机构设置、以及其他重要公文，由集团领导、公司总经理签发。一般性公文由分管领导签发。

2、签发的公文，不得做任何修改，如需要修改的应重新履行送签手续。公文发送的范围、份数应根据其内容要求确定，需要的必须送达，无关联的不得发送。

（十三）公文的归档

1、每年工作总结后，将一年形成的公文，按档案管理规定和要求进行整理、分类、组卷归档，并确定保存期限。

2、公文归档范围包括公司内部公文，即通知、报告、决议、总结、讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等；上级机关下发的公文，即与本公司生产经营有关的决定、通知、指示、命令、条例、规定和批复等；公司对外公文和与相关单位来往公文。

3、公司内部的各种工作计划、总结、报告、统计报表等；与有关单位签订的重要合同、协议、意向书等；公司内部奖惩、任免等材料；员工工资、福利等方面的材料；大事

记，反映本公司重要活动的简报，照片，其他资料；新闻媒体上有关公司的新闻简报；其他一些有价值的资料也都需要归档管理。

4、所有发文和经领导签字的文件原稿、审核稿件和文件正本二份并送行政管理部存档。有领导指示的，还应附批复件。

（十四）公文的销毁

需要销毁的公文，应登记造册，写明发文单位或部门、标题、文号、份数，报公司总经理批准后，方可销毁。

三、档案管理

为规范公司档案管理工作，特制定本制度。

（一）档案管理范围

1、公司设立、变更的申请、审批、登记和终止等方面的文件材料；

2、公司班子会议形成的文件材料；

3、财务、会计及其管理方面的文件材料；

4、经营管理方面的文件材料；

5、生产技术管理方面的文件材料；

6、产品生产、消耗、安全生产方面的文件材料；

7、仪器、设备方面的文件材料；

8、基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；

9、教育培训方面的文件材料；

10、照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成；

11、其他具有利用和保存价值的文件材料；

以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。

（二）档案管理体制

1、公司档案工作，实行集中与分散相结合的管理体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。

2、根据有关档案法规规定，各部门形成的文件材料由本部门负责立卷和归档保管。

（三）档案管理工作

1、建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间和保管期限；

2、对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；

3、各部门于次年将文件资料检查集齐后整理立卷归档；

4、依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别；

5、归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内；

6、立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件应将

正文及相关的底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和卷内目录；

7、整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题；

8、每年对档案进行一次清理；

9、清除不必要保存的材料；

10、对破损和褪色的材料进行修补和复制；

11、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；

12、做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作；

13、从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。

14、编制各类档案保存期限表。财务档案保存期限表的编制依据财务相关规定。

15、公司档案保管期限分永久、长期（3年）、短期（1年）三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。

16、对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，永久保存该清册。

17、办理销毁手续，须经总经理批准，方能销毁。

18、销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。

19、凡需使用档案者，均须填写文件借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导批准后方能借阅。

20、借阅期限不得超过三个星期，到期归还；如需再借，重新办理续借手续。

21、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导；

22、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，但不得带离档案室。其抄摘内容须总经理同意且审核后方能带出。

四、会议管理

为规范公司会议管理，提高工作效率，确保政令畅达，信息畅达，沟通快捷，协调及时，特制定本制度。

本制度适用于公司及所属部室。

（一）例会和公司领导决定召开的会议，如总经理办公会议、中层干部会议、全体职工大会等由行政管理部组织安排。以公司名义通知有关人员参加的专业会议，行政管理部协同专业部门组织安排。

（二）行政管理部收到会议通知后，应及时准确将会议时间、地点、主题通知与会人员。特殊情况及时请示相关领导。

（三）行政管理部应提前安排好会议室，做好准备和接

待工作。

（四）与会者应严格遵守会议纪律要求，准时到会，不得中途离开，不得无故迟到、缺席。

（五）与会者要严肃认真对待会议议题，听取不同意见，要议而有决，达到集中统一。本次会议未解决的特殊问题、难点问题在会后商讨解决或适当搁置下次会议讨论解决。

（六）收到会议通知的人员应认真做好参会准备。

（七）开会期间，应将手机等通讯工具置于静音或关机状态。

（八）由行政管理部文书负责会议记录，要求字迹清晰，内容完整，并保存记录本，定期归档备查。重要会议要制作音频或视频文件存档备查。

（九）总经理办公会议是公司最高的议事决策形式。主要包括：公司年度、季度工作计划和具体工作安排，重大决策、重大投资或项目、重要合同、规章制度、人事任免、机构设置和变动、员工福利待遇、安全、生产、供销、财务等公司重大事项。

（十）总经理办公会议参加人员：集团领导、总经理、副总经理、行政管理部主任，和会议特别要求参加的其他人员。由行政管理部主任负责会议记录。

（十一）总经理办公会议所决定事宜由行政管理部负责整理，形成会议纪要，下发至相关部门加以落实。

（十二）中层干部会议是保证公司日常工作，及时解决问题的议事形式，主要是向下传达上级有关文件、会议精神，安排落实执行措施，向上反映日常经营情况、临时出现问题等。

（十三）中高层干部会议由总经理，或者主管副总经理主持，公司中层以上干部参加，由行政管理部行政主管负责会议记录，整理形成会议纪要。

（十四）中层干部议会后视实际情况，需要形成文件下发的由行政管理部整理、起草、印发至相关部门并负责检查会议决定的落实情况。

五、印章管理

为规范公司印章使用管理，特制定本制度。

（一）本制度适用于公司各部门。

（二）本制度所指印章是加盖于公司发行或管理的文件以及凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。公司印章，即公司向主管机关登记的法人章也称公章、法定代表人名章、合同章、财务专用章等具有法律效力的印章；部门印章，即刻有公司部门名称的印章，不具备对外法律效力。

（三）公司印章的制定、改制与废止经总经理办公会批准后由行政管理部发文颁布。部门使用的印章如有需要更换或废止的，应由印章使用部门将印章报送行政管理部存档。

(四)公司印章出现遗失、损毁、被盗的，印章管理者应迅速向行政管理部递交报告，行政管理部根据情况按照本制度规定办理废止手续。

（五）行政管理部应建立印章登记台帐和章印。每个印章的起印、废止、使用部门与管理者等详细情况均应登入台帐，并将此台帐永久保存。

（六）每次使用公章，法定代表人名章，须经总经理批准，行政管理部填写印章使用登记表，注明文件名称、使用时间、批准人、经办人等。代理使用要在备注中说明。使用总经理、副总经理名章，须经本人签字同意方可用印，并在备注中特别注明。

（七）公司印章的管理由行政管理部行政主管负责，必须严格控制用印范围，仔细核实印章使用是否为批准内容。用印后应将用印情况予以记录。代理实施用印的人在用印后应将用印依据或用印申请表签字后交印章管理人审查。

（八）公司公章主要用于上报或下发的文件、员工外出的介绍信、证明、信函、财务处信贷业务等相关资料；部门印章用于部门上报的月度、年度计划、报表等。

（九）用印时必须遵循正确的方法；

（十）盖印文件必要时应盖骑缝印；印章一般盖于公司名称或部门名称的中部，并能骑年盖月半遮日；印章盖印除特殊规定之外，一律用朱红印泥；文件份数较多，可盖只须

保留原件的份数，其他可采用复印方式。做到不漏盖，不错盖，浓淡均匀，清晰完整，印章应盖在文件正面。

六、邮件收发管理

为保障公司及员工的信件、订阅报刊等邮件能及时送达，准确接收，特制定本制度。

（一）文书每天负责收取分发信件，对各类信件采用不同的收发办法，并做好登记。

（二）属于挂号信、包裹单、汇款单等由文书及时通知本人或家属，收件人或其家属直接到行政管理部签字领取。

（三）收件人委托工作人员代收的信件或特殊信件，如国外或境外信件，破损信件等，工作人员要特殊收管，及时通知收件人或其家属，并直接面交收件人。

（四）一般信件，要及时通知收件人领取。

（五）查无收件人的信件，要注明情况退回。

（六）凡只注明“煤炭、物流、农业公司收”的信件，由行政主管负责拆阅，视情况处理。

（七）凡收到信件、报刊须及时分发，不得积压，造成信件延误或遗失，按有关规定追究相关人员责任。

七、接待管理

为加强公司对外接待工作的管理，促进对外接待工作规范化，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，制定本制度。

（一）接待范围

1、来访接待。

2、会议、培训和其他重大活动接待。

3、公务性接待。包括各级部门来我公司检查、调研、指导和联系工作。

（二）接待程序

坚持先请示后接待原则。

1、各部门向公司领导报告来客人数及事由。

2、公司领导同意。

3、行政管理部主管核实后，按规定标准安排或配合有关部门接待。

（三）接待办法

1、对上级部门领导的接待，由公司领导参加。

2、镇以上相关部门的主要负责人，由公司领导接待；一般工作人员实行对等接待。

（四）接待标准及要求

1、公司接待人员由公司领导根据情况确定，安排客饭，相关领导陪同。

2、凡临时性接待或迎检工作需要烟、水果等物品的，应事先报公司领导同意后由行政管理部统一安排。

3、确需超标准超范围接待的，需经请示公司领导同意后安排。

4、因工作需安排住宿的，请示公司领导同意后，由行政管理部具体负责安排客房。包括洗漱用具、床上用品、开水、茶叶等。

5、招待用餐原则上在公司食堂进行，由行政管理部通知食堂做好接待工作。

6、业务洽谈需用会议室的，应提前与行政管理部联系，由行政管理部负责安排。

7、因工作接待需送礼品的，由公司领导安排，公司行政管理部核实人数按程序发放。

八、出差管理

为规范出差行为，实现出差目的，规范和统一差旅费开支标准，确保差旅费合理使用，制定本制度。

（一）员工或部门领导出差，由主管或上级领导直接安排，不得跨级委派。

（二）出差人员在指定的时间出发，在预定的时间到达目的地，不得借出差之机游山玩水或故意绕道延长出差天数和路程。

（三）出差人员返回后必须提交出差工作报告或考察报告、会议记录等。差旅费项目，需经主管领导审批后，按财务手续报账。

（四）出差人员必须维护公司形象，不得参与任何影响公司形象的活动。

（五）差旅费补助标准

1、一般工作人员(含部长级、科长级 )

（1）住宿每天140元。

（2）伙食补每天50元。

（3）车补每天10元。

（4）火车、汽车票正常报销（打车票除外）。

2、副总经理以上人员

（1）住宿每天230元。

（2）伙食补每天60元。

（3）车补每天20元。

（4）火车、汽车、飞机、打车票正常报销。

九、员工假期管理

为加强企业管理，强化员工劳动纪律，规范员工工作行为，建立良好的工作秩序，根据国家有关政策法规，结合公司实际，特制定本制度。

（一）假期及待遇

1、婚假。员工婚假，凭结婚登记手续休假3天；去对方居住地结婚的，休假5天，外加往返路程实际需要的天数。符合晚婚年龄（男25周岁，女23周岁）的婚假15天，去对方居住地结婚的，外加往返路程实际需要的天数。婚假包括公休假和法定假。再婚的可享受法定婚假，不能享受晚婚假。婚假期间（含路程）工资照发。