固定资产管理系统介绍

第十章固定资产管理系统

第一节固定资产核算概述

一、固定资产管理系统的功能

固定资产管理系统的作用是完成企业固定资产日常业务的核算和管理，生成固定资产卡片，按月反映固定资产的增加、减少、原值变化及其他变动，并输出相应的增减变动明细账，保证企业固定资产的安全完整并充分发挥其效能；同时，按月自动计提折旧，生成折旧分配凭证，保证再生产的资金来源。此外，还可输出一些与设备管理相关的报表和账簿，以分析固定资产的利用效果。固定资产管理系统的主要功能体现在以下几个方面：1．固定资产系统初始设置

运行固定资产管理系统并打开账套后，要进行必要的系统初始设置工作，具体包括：系统初始化、部门设置、类别设置、使用状况定义、增减方式定义、折旧方法定义、卡片项目定义、卡片样式定义等。

2．固定资产卡片管理

固定资产管理系统主要从卡片、变动单及资产评估三个方面来实现卡片管理。

卡片中主要实现录入原始卡片、卡片修改、卡片删除、资产增加及资产减少等功能，此外，还单独列示资产评估，以实现评估数据和成果的管理。

3．固定资产折旧管理

折旧管理主要实现自动计提折旧形成折旧清单和折旧分配表，并按分配表自动制作凭证传递到总账系统功能，同时还实现修改、删除和查询此凭证的功能。

4．固定资产月末对账、结账

月末，按照系统初始设置的账务系统接口，自动与账务系统进行对账，并根据对账结果和初始设置决定是否结账。

5．固定资产账表查询

通过“我的账表”对系统所提供的全部账表进行管理，固定资产管理部门可随时查询分析表、统计表、账簿和折旧表，提高资产的管理效率。此外，系统还能提供固定资产的多种自定义功能，可自行定义折旧方法、汇总分配周期、卡片项目等。

二、固定资产管理系统与其他子系统的主要关系见教材第223页。

三、固定资产管理系统的操作流程见教材第224页。

第二节固定资产管理系统初始设置

固定资产系统初始设置是根据本单位的具体情况，建立一个适合本单位需要的固定资产账套的过程，它包括建立固定资产账套、基础设置和原始卡片录入三项内容。

一、建立固定资产子账套

1．固定资产子账套是在会计核算账套的基础上建立的。对于已有会计核算账套的，需要启动注册该账套，再在固定资产管理系统中建立子账套；未建立会计核算账套的，要先在系统管理中建立会计核算账套，然后在固定资产管理系统中建立子账套。

2．首次进入固定资产管理系统时，系统提示是否进行账套初始化，进入固定资产初始化向导。固定资产初始化向导包括约定及说明、启用月份、折旧信息、编码方式、账务接口、完成等六步。其中：

①约定及说明向导显示固定资产账套的基本信息，并提示系统进行资产管理的基本原则；

②启用月份向导显示本账套固定资产开始使用的年份和会计期间；

③折旧信息向导供用户选择本固定资产账套是否计提折旧、主要折旧方法、折旧汇总分配周期等；

④编码方式向导主要确定资产类别编码方式、每项固定资产编码方式；

⑤财务接口向导主要确定是否与财务系统对账、对账的科目、在对账不平衡的情况下是

否允许固定资产系统月末结账。

二、基础设置

1.选项设置

选项中包括在账套初始化中设置的参数和其他一些在账套运行中使用的参数或判断，在此只对初始化中没有设置的参数进行说明，账套初始化中可修改的参数可以在这里修改。

选项界面包括“与财务系统接口”、“基本信息”、“折旧信息”和“其他”四个页签，单击“编辑”按钮可以修改有关参数。

2.部门档案设置

部门档案设置的目的在于确定固定资产的归属，具体设置方法见基础设置。

3.部门对应折旧设置

对应折旧科目是指折旧费用的入账科目。资产计提折旧后必须把折旧数据归入成本或费用科目，根据不同企业的具体情况，有按部门归集的，也有按类别归集的。当按部门归集折旧费用时，一般情况下，某一部门内的资产的折旧费用将归集到一个比较固定的科目，部门折旧科目的设置就是给每个部门选择一个折旧科目，这样在录入卡片时，该科目自动添入卡片中，不必一个一个输入。

4.资产类别设置

固定资产的种类繁多，规格不一，要强化管理，及时做好核算工作，必须科学地对固定资产进行分类，为核算和统计管理提供依据。

5增减方式设置

增减方式包括增加方式和减少方式，它用以确定资产计价和处理原则。系统内置的增加方式有直接购买、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入六种，减少方式有出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出七种，用户可根据需要自行增减，但最多设置两级。

6.使用状况设置

为了明确资产的使用状况，正确地计算和计提折旧，便于统计固定资产的使用情况，提高资产的利用效率，需要进行固定资产的使用状况设置。系统提供的使用状况有在用、季节性停用、经营性出租、大修理停用、不需用、未使用等，这些使用状况不能修改和删除，但可以增加新的使用状况。

7.折旧方法设置

折旧方法是系统自动计算折旧的基础。系统提供了常用的六种折旧方法：不提折旧、平均年限法（一）、平均年限法（二）、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法，并列出了它们的计算公式。这几种方法只能选用，不能删除和修改，但用户可以自定义新的折旧方法及其计算公式。

8.卡片项目设置

卡片项目是资产上要显示的用来记录资产信息的栏目，如原值、资产名称、使用年限、折旧方法等。U8管理软件的固定资产子系统提供了一些常用的卡片项目，这些项目称为系统项目。由于不同行业或单位固定资产卡片项目不尽相同，可以通过卡片项目设置功能来定义所需要的项目，这些项目称为自定义项目。

9.卡片样式设置

卡片样式是指卡片的整个外观，包括其格式、所包含的项目和项目位置。不同企业或不同资产，由于管理的内容和侧重点可不同，固定资产卡片的样式不尽相同，相同提供卡片样式定义功能，增大了灵活性。系统提供的卡片样式为通用样式。

因为卡片样式定义比较复杂，尤其是有很多系统项目样式上是不能缺少的，否则无法正确计算折旧，因此定义一个新的卡片样式一般是在通用样式的基础得到。

三、原始卡片录入

固定资产卡片是固定资产核算和管理的基础依据，为保持历史资料的连续性，在使用固定资产系统进行核算之前，除了前面必要的基础工作外，必须将建账日期以前的数据录入到系统中。

原始卡片的录入不限制必须在第一个期间结账前，任何时候都可以录入原始卡片。

第三节固定资产管理系统日常业务处理

固定资产的日常管理主要包括固定资产卡片管理、固定资产的增减管理以及固定资产的

各种变动管理。

一、固定资产卡片管理

卡片管理是对固定资产系统中的所有卡片进行综合管理的功能模块，通过卡片管理可完成卡片修改、删除、打印和查询等。

1.卡片查询

2.修改卡片

如果发现卡片录入错误或资产在使用过程中有必要修改一些内容时，可通过单击“修改”按钮实现修改。

3.删除卡片

删除卡片是指把卡片资料彻底从系统内清除，不是资产清理或减少。当发现当月录入的卡片有错误，或者已经通过“资产减少”功能减少的卡片资料满足会计档案管理的需要准备清除其资料时，可在卡片管理界面双击要删除的卡片，再单击“删除”按钮可实现卡片的删除。

4.打印卡片

固定资产卡片可打印输出，即可打印单张卡片，也可批量打印卡片，还可打印卡片列表。

二、固定资产增减管理

1.固定资产增加

固定资产的增加录入也是一种新卡片的录入，它与原始卡片的录入不同。企业当月以各种方式增加固定资产后，应通过卡片录入的方式将其信息录入到计算机中去。

2.固定资产减少

资产在使用过程中，会由于各种原因退出企业，此时要做资产减少处理。

3.撤消已减少资产

当月减少的固定资产可通过本功能进行恢复。

三、固定资产变动管理

资产在使用过程中，可能会调整卡片上的某些项目，这种变动需要留下原始凭证，制作的原始凭证称为“变动单”。资产变动主要包括以下内容。

1.原值变动

原值变动包括原值增加和原值减少。

如果设置选项中选择了“业务发生后立即制单”，可制作记账凭证。

2.部门转移

资产在使用过程中，因内部调配而发生的部门变动应及时处理，负责将影响折旧的计提。资产的部门转移可通过系统提供的“部门转移”功能完成。

3.使用状况变动

资产在使用过程中，可能会因为某种原因，使得资产的使用状况发生变化，这种变化会影响到设备折旧的计算，因此应及时调整。

4.使用年限调整

资产在使用过程中，可能会由于资产的重估、大修等原因调整资产的使用年限。进行使用年限调整的资产在调整的当月就按调整后的使用年限计提折旧。使用年限的调整可通过“变动单”中的“使用年限调整”功能完成。

5.其他变动管理

其他变动管理包括折旧方法调整、累计折旧调整、批量变动、变动单管理等，它们的操作方法可比照“部门调整”。

四、固定资产评估管理

固定资产评估的操作步骤是：

1.选择评估项目

进行资产评估时，每次要评估的内容可能不一样，因此应首先选择评估项目。

2.选择要评估的资产

每次要评估的资产也可能不同，可以采用手工选择或条件选择的方式挑出要评估的资产。

3.录入评估数据

选择了评估项目和评估资产后，录入评估后的数据或通过自定义公式生成评估后数据。其中B表示评估前的值，A表示评估后的值。

第四节固定资产管理系统期末处理

一、减值准备处理

1.计提减值准备

企业应当在期末或至少在每年年度终了，对固定资产逐项进行检查，如果由于市价持续下跌，或技术陈旧等原因导致其可回收金额低于账面价值的，应当将可回收金额低于账面价值的差额作为固定资产减值准备进行处理。固定资产减值准备必须按单项资产计提。

2.转回减值准备

如果已计提减值准备的固定资产价值又得以恢复，应在原已计提的减值范围内转回。

单击“变动单”中的“转回减值准备”，进入变动单窗口，可进行转回减值准备的处理。具体操作方法与其他变动单的处理相同。

二、折旧处理

自动计提折旧是固定资产系统的主要功能之一，用户可通过系统提供的“折旧计提”功能，对各项资产每期计提一次折旧，并自动生成折旧分配表，然后制作记账凭证，将本期的折旧费用自动登账。

1.工作量输入

当使用工作量法计提折旧的时候，每月计提折旧前必须录入资产当月的工作量。

2.计提本月折旧

当开始计提折旧时，系统将自动计提所有资产当期折旧额，并将当期的折旧额自动累加到累计折旧项目中。计提工作完成后，需要进行折旧分配，形成折旧费用，系统除了自动生成折旧清单外，同时还生成折旧分配表，从而完成本期折旧费用登账工作。

3.折旧清单

折旧清单显示了所有应计提折旧的资产所计提折旧数额的列表，当期的折旧清单列示了资产名称、计提原值、月折旧率、单位折旧、月工作量、月折旧额等信息。全年的折旧清单中同时列出了各项资产在12个计提期间中月折旧额、本年累计折旧等信息。

4.折旧分配表

折旧分配表是制作记账凭证，把计提折旧额分配到有关成本和费用的依据，折旧分配表有两种类型：类别折旧分配表和部门折旧分配表，只能选择一个制作凭证。

三、制单、对账与结账处理

1.制作记账凭证

①制作记账凭证要在生成折旧分配表后进行。制单时，即可以“立即制单”，也可以“批量制单”。

②立即制单是指在有关资产增减、折旧计提等业务发生后立即生成有关记账凭证。例如在计提完折旧后显示的“折旧分配表”中，单击工具栏上的“凭证”按钮，即可完成制作计提折旧的记账凭证工作。

③批量制单是指将一批需要制单的业务连续制作凭证并传输到账务系统，避免了多次制单的麻烦。

2.查询、修改、删除凭证

如果需要查询、修改、删除凭证时，单击“处理”中的“凭证查询”，打开“凭证查询”对话框，在工具栏中单击相应的按钮可完成查询、修改、删除工作。

3.对账

当在初始化或选项中选择了与账务系统对账，才可使用本功能。

为了保证固定资产系统的资产价值与总账系统中固定资产科目的数值相等，可随时使用本功能对两个系统进行审查。对账操作不限制时间，任何时候都可以进行。系统在执行月末结账时自动对账一次，并给出对账结果。

4.月末结账

当系统完成了本月全部制单业务后，可以进行月末结账。月末结账每月进行一次，结账后当期数据不能修改。

月末结账后，用户不能再对本账套本月任何数据进行修改，如果要开始下一会计期间的业务处理，需要用下期间日期登录系统。

5.恢复月末结账前状态

如果结账后发现有未处理的业务或者需要修改的事项，可通过系统提供的“恢复月末结账前状态”功能进行反结账。

四、账表管理

固定资产管理过程中需要及时统计资产的各类信息，并以账表的形式将这些信息提供给财务人员和资产管理人员。系统所提供的报表分为五类：分析表、统计表、账簿、折旧表、自定义报表，选择相应的账表可查看各报表信息。同时，账表管理还提供了强大的联查功能，将各类账表与部门、类别明细和原始单据等有机地联系起来，真正实现了方便、快捷的查询

方式。

第五节固定资产数据维护

一、数据接口管理

数据接口管理是指将已有的卡片数据导入到本系统中，以减少卡片录入的工作量，提高工作效率。

卡片引入分两步实现：第一步是数据导入，即将所需要的数据导入到临时表中，数据导入后可以查看已经导入临时表的数据内容；第二步是写入系统，即将导入到临时表中的数据写入到系统当前账套。

二、重新初始账套

如果系统正常运行后，发现账套错误太多或太乱，无法通过“设置”选项纠错，那么可以选择“维护”中的“重新初始化账套”功能将该账套内容全部清空，然后重新减账。