秘书学复习题

秘书学复习题

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《秘书学》复习题

一、简答题

1、秘书工作包括哪些主要内容？

２、管理者与被管理者关系的历史演变对秘书工作的影响。

3、秘书如何发挥劝谏作用？

4、简述会务工作的原则及任务

5、领导需要怎样的秘书？

６、如何理解秘书授权理事？

7、在工作过程中如何摆正领导与秘书的主导与从属关系?

8、对“办文无小事”的理解

二、论述题

１、秘书为领导班子服务中应把握好哪些关系?

２、若你作为秘书付出了艰辛的劳动却未受到领导的肯定和表彰,将怎样使自己的心理保持平静而无不满？

3、如何解决现代秘书价值选择的困惑问题

4、结合实际谈谈秘书随机协调的要领

三、应用题

1、某机关办公室李秘书好学上进，拼劲十足，多次受领导表扬。这天上午,机关刘局长急着去市里开会,可要带的材料还没拿到手,急得团团转。办公室有同志说，材料是李秘书整理的,刚好李秘书去了某业务部门。性急的刘局长大声吼叫，催人去找李秘书。李秘书刚走进局长办公室，刘局长就劈头盖脸地吼道:“你去干什么去了？要的材料为啥不按时拿出来?叫我拿什么去开会？失职!失职!”李秘书从文件堆中翻出一份材料，一掌拍在刘局长办公桌上说：“材料是王秘书整理的,昨天下午就交给你了，你当领导的记性哪里去了！”此时，办公室主任赶快递上材料，催刘局长上车，这才园了场。

你怎么理解李秘书的行为?

２、某山区有三套经济发展方案。（1）退耕还林,以果林为主要发展经济；(2)开山造田，以农业种植为主发展经济;（３）开山采矿,以农民办矿发展经济。

在决策形成阶段,你作为该县政府办公室主任,如何发挥参谋辅助作用?

3、某局下属公司所在地某单位来信反映,对于下属公司造成的环境污染，要求立即采取措施加以处理，否则将就此事向法院提起诉讼。

作为该局秘书人员，你接到来信后,应如何处理？

４、刘英大学毕业后到某机关搞财务工作,一干就是三年。她敬业守职,专心干好本职工作，按时上下班,独立工作能力较强，已被领导作为业务尖子培养，被同事两次评为工作绩效显著的先进工作者。她性格内向，不善交际。工作时十分专注很少顾及其他问题；生活中受到父母无微不至的关爱，业余时间除了看看书,写点小文章,其他事情全由母亲包办。单位领导在报刊上经常读到刘英的文章,认为她文字工夫好又积极肯干，将她调到办公室当秘书。但干秘书工作半年多,刘英感到很不适应，处处不顺手；领导和同事业不满意。

试分析,刘英不适应秘书工作的主要原因时什么?从秘书工作的基本属性和主要特征分析，刘英应做哪些方面的调适。

5、你在市人民政府办公室工作。本市的友好城市日本长崎市将派代表团来本市作友好访问。市长办公会议决定由市府办公室组成一个接待小组负责本次接待工作。

如让你担任这个接待小组的组长,你将如何筹办本次接待工作?

6、琼海公司张秘书在接受徐总经理迅速完成一份材料写作的紧急任务之后,正急匆匆地往自

己办公室走时,在走廊上被副总经理柴蓝春叫了过去。柴副总要张秘书赶紧为他找全有关市场经济的重要论文。张秘书此时此刻一心只想到完成徐总布置的任务，对柴副总说的什么似乎一无所知。柴副总见他有些走神，又重述了自己的话。张秘书听后,觉得有如下方法可作选择：

（1)以已经接受了总经理布置的任务为由,推脱了事;

（2）接受柴副总的交办事项，按受理任务先后顺序完成；

(3）接受任务回办公室，与其他秘书协商，由他人完成柴副总的交办事项。

请评析三个方案

7、案例分析

离公司职代会还有两天，李秘书操办会务筹备正忙得不可开交,突然接到总经理的电话,说使让他写一份开发新项目的可行性报告,明天送往北京。李秘书问明写作意图和有关原则后，马上放下手中的工作动手起草。第二天清晨,总经理来到办公大楼,李秘书将打印好的文稿交到总经理手中。总经理看后十分满意,说“你又辛苦一夜了,回去休息一天吧。”李秘书笑了笑，转身又去忙于筹备公司职代会去了。总经理看着李秘书的背影，感到又这样办事可靠、乐于吃苦、累而无怨的助手,真使工作中的一大幸事。

试分析：李秘书有何可贵之处？总经理对李秘书的称赞说明了什么?

8、案例分析

吴子立当上某单位第一把手后,首先调出所有的秘书人员。他选任新的秘书确定了两条，一是绝对忠于自己，二是绝对顺从，按此两条选用的秘书,都是他信得过的，是他以权谋私，索贿、拿回扣、搞权钱交易的帮手。

试分析:吴子立确定的选任秘书的两条标准事出于什么动机?按此两条选任秘书的后果是什么?

答:吴子立确定的选任秘书的两条标准全出于一己私利的考虑，任人唯亲,按照这样的标准选用的秘书必然会成为他贪污腐化的帮凶,形成谋取私利的腐败团伙，给党和国家公利带来损害。

作为领导,在具体秘书岗位选任秘书时，一方面要严格按秘书任职的一般标准选择，另一方面，要注重因事择人，从有利于工作出发,选择适当的人选:(1)根据组织特征选任秘书（2)根据领导工作需要选任秘书（3)根据办公室的状况选任秘书。

秘书学复习题参考答案

一、简答题

1、秘书工作包括哪些主要内容？

答:(1)事务办理(2）中介沟通(3）文书工作(4）信息工作

（5）参谋辅助（6)会务操办(７）综合协调（8）督促检查

2、管理者与被管理者关系的历史演变对秘书工作的影响。

答:管理者与被管理者关系的历史演变促进了秘书工作的发展。

（1）管理者对被管理者的倚重程度影响秘书对民众的态度

（2）被管理者对管理者的拥戴程度的演变影响群众对秘书工作的支持和认同

（3）管理者与被管理者相互制约的程度影响秘书的民本意识

（4）管理者与被管理者一体化程度影响秘书工作的价值选择

3、秘书如何发挥劝谏作用?

答:秘书要将组织管理实践中的有关要素主动地、全面地做动态分析,从全局和发展的角

度，提出有价值的参谋建议。在劝谏时,一是要选择和把握好时机，及时准确的抓住关键点进行劝谏;二是提出劝谏时，要注意场合；三是要避免可能出现的误区,切忌“出歪点子”。

4、简述会务工作的原则及任务

答:会务工作的原则为：（1）要强调与领导者的主辅配合（2)要强调周密安排，有序运作（３）要强调热情服务,提高效益（4)要强调涉密会议的安全、保密(5）在操办会议事务中要注重发挥参谋建议和拾遗补阙作用（６）要注重规范性与灵活性的结合。会务工作的任务为:会前筹备、会议接待、组织联络、会场管理、会议文件工作、会议保密、会议后勤服务、会间事务、会后工作等。

５、领导需要怎样的秘书？

答:(1)领导需要忠于职守、安于本分的秘书（2)领导需要敏于观察、勤于思考的秘书(3）领导需要提供信息、敢说真话的秘书(4）领导需要任劳任怨、能够分忧代劳的秘书（5）领导需要能够联系群众、善于协调的秘书

6、如何理解秘书授权理事?

答:秘书授权理事，指的是领导者根据工作的需要，将自己权限范围内的事务,授权秘书代表自己去处理，秘书根据领导的意图和委授的权力及要求，代表领导去处理交办的事务。秘书在受权理事中,特别要注重以下方面:（1）要准确理解领导的授权意图（２）要分析客观环境要素和完成任务的各种条件（3）要明确受权理事的双重角色(4）要与领导者保持密切沟通（5）要主动争取其他方面的配合与合作。

７、在工作过程中如何摆正领导与秘书的主导与从属关系?

答：领导与秘书在相互配合的工作过程中，领导处于主动地位,发动、推动工作；秘书处于被动地位,辅助领导,执行任务和操办事务,为领导工作服务。这个关系处理得好,领导者决策指挥有方,对秘书调度得法，秘书便能够准确理解领导意图，能在被动的从属地位上充分的主动的发挥参谋助手作用。处理不当，就可能出现误区：一是领导者缺乏引导、调度、指导秘书工作的能力或对秘书工作不够重视，使得秘书工作被动无序或低效；二是秘书缺乏发挥主观能动性的积极性和能力,只能被动应付。

8、对“办文无小事”的理解

答：在办文中的文稿撰拟、运行、整理及保管利用工作中，没有那件事情拾小事,是可以疏忽的。尤其是在文书运行过程中,更需要有序运行：(1）程序的有序衔接性（2)领导与秘书的主辅协同性（３)程序运作的规范性(4）文书运行中智能辅助的渗透性（６）文书运行的反馈性。

二、论述题

１、秘书为领导班子服务中应把握好哪些关系?

答案要点:

(1）为主要领导人服务与为领导班子服务的关系;(2)为中心工作服务与为日常工作服务的关系；（３）处理好多头指示,避免酿成矛盾;（4)对口请示,避免交叉请示;（5）逐级请示，避免越级请示;（６）加强沟通，避免产生误会；(7）筛选信息,避免说是道非。

2、若你作为秘书付出了艰辛的劳动却未受到领导的肯定和表彰，将怎样使自己的心理保持平静而无不满？

答：秘书作为领导者近身综合辅助的参谋助手,处于领导核心的外围辅助层,对领导者全面承担其职责,正确有效的行使职权，有着不可低估的影响。当秘书在付出了艰辛的劳动却未受到领导的肯定和表彰时，秘书应使自己的心理保持平静而无不满。答题要点:从领导需要忠于职守、安于本分的秘书上来结合实际谈,要求秘书安于本分，不争名、不图利。还应结合领导与秘书的关系来谈,从工作绩效上的一体关系来使秘书的心理保持平静。

3、如何解决现代秘书价值选择的困惑问题

答：首先，要实现管理科学化、民主化、真正在公平、公正、公开的基础上实现管理者与被管理者的一体化；其次,管理者、秘书、被管理者都要提高自身的素质，确立正确的价值观,在事业发展公利上统一认识，统一行动；再次，秘书应在坚持事业公利的前提下，采用灵活有效的沟通协调方法,加强管理者与被管理者之间的理解、信任与合作。(考生应结合自身实际谈）

４、结合实际谈谈秘书随机协调的要领

答:秘书随机协调辅助的要领:(１）要注重与组织目标的一致性(2)要注重对变化的适应性(3)要注重非权力支配性(4)要注重非职责限定性(5)要注重沟通疏导性(6)要注重量力适度性

三、应用题

1、答案要点:

(1)在矛盾冲突中,秘书应主动反思，自责自咎,一方面应维护领导的尊严，在心理上给领导者一补偿；另一方面，也只有这样才能引起领导的反思。

（2)作为秘书应始终明确自己的角色地位，摆正好领导者的主辅关系，注重自身形象和单位形象,理解领导，有利于工作。

(３)作为秘书，性格中要有开朗、自制的品格，要有相当的思想道德修养,和相当的心理承受能力。

２、答案要点：

这在秘书的参谋智能辅助作用里,属于对决策的参谋智能辅助,而且属于决策形成阶段，那么秘书就应该作好以下工作：(1)进行创新思维，看看三个方案里那个更适合本地区(2）综合来自各方面的意见和建议,形成系统的可供选择的方案(3)可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意见、建议吸纳到有关决策方案中去（4）可带着三套方案到有关部门和群众中去征求意见（５)最好再伴随领导到基层进行小规模试验,蹲点探索，取得成功经验后，再由点到面的进行推广（6）对三套方案进行一一对应的比较,比较其投入成本和产出效益,比较其风险值与效益值,比较其科学性、合理性、可行性和可受性,等等。

３、答案要点:

（１)向局领导汇报情况；

（２)涉及几个部门的问题,应协助领导把有关部门领导负责人召集到一起,交换意见,研究解决办法;

（3）调查了解公司所在地环境污染情况好下属公司应承担的责任；

(4)提供有关防治环境污染的科学资料好法律依据供领导参考；

（5）提出正确处理意见供领导决策参考；

（6)明确承办单位或承办人,明确完成任务时限，明确反馈要求，及时反馈。

４、答案要点：

秘书工作的基本属性和主要特征为：(1)领导近身综合辅助性（2)角色意识多重性（３)公共事务操办性(４）职能活动中介性(5)作息边界模糊性（6）主辅运作协同性（７)工作绩效隐透性

重点从(1)（２)（3）(4)（6)这几点分析刘英的问题

５、答案要点：

外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几个方面着手工作。首先，应该组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定,也要了解当前中日关系的基本现状以及日本在国际国内的一些基本情况。其次,要详细了解外宾情况,包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的,要适当了解日本的政治经济和文化习俗,拟好接待计划,做好各个方面的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问和业

务洽谈的日程安排。

６、答案要点:

方案一，看似不错,实则是最不可取的。秘书服务的对象是一个领导层,尽管对领导人服务有先后,有主次，但对每位领导都应一视同仁，对任何领导交办的事物都不能推脱了事。而且，这样做会使副职领导心理受到损害,乃至对秘书产生误解，失去对你的信任。

方案二，比方案一好。但若真的按部就班，依次办事，就会造成对领导服务的失时。所以,最好选择方案三。如果张秘书是一般秘书,他应该将接受的任务向办公室主任报告，由办公室主任协调其他秘书完成；如果张秘书是办公室负责人，他可以指派其他人去迅速完成柴副总的交办事项,这样做比较稳妥可靠。

7、案例分析

离公司职代会还有两天，李秘书操办会务筹备正忙得不可开交，突然接到总经理的电话，说使让他写一份开发新项目的可行性报告,明天送往北京。李秘书问明写作意图和有关原则后，马上放下手中的工作动手起草。第二天清晨，总经理来到办公大楼，李秘书将打印好的文稿交到总经理手中。总经理看后十分满意，说“你又辛苦一夜了，回去休息一天吧。”李秘书笑了笑,转身又去忙于筹备公司职代会去了。总经理看着李秘书的背影，感到又这样办事可靠、乐于吃苦、累而无怨的助手,真使工作中的一大幸事。

试分析:李秘书有何可贵之处？总经理对李秘书的称赞说明了什么？

答案要点:从领导需要任劳任怨、能够分忧代劳的秘书上来分析:（1)秘书乐于吃苦，忙而不乱，累而无怨

（２）秘书办事可靠,能够分忧代劳

８、案例分析

吴子立当上某单位第一把手后,首先调出所有的秘书人员。他选任新的秘书确定了两条,一是绝对忠于自己，二是绝对顺从，按此两条选用的秘书，都是他信得过的,是他以权谋私，索贿、拿回扣、搞权钱交易的帮手。

试分析:吴子立确定的选任秘书的两条标准事出于什么动机？按此两条选任秘书的后果是什么？

答案要点：

吴子立确定的选任秘书的两条标准全出于一己私利的考虑，任人唯亲,按照这样的标准选用的秘书必然会成为他贪污腐化的帮凶,形成谋取私利的腐败团伙，给党和国家公利带来损害。

作为领导,在具体秘书岗位选任秘书时，一方面要严格按秘书任职的一般标准选择,另一方面，要注重因事择人,从有利于工作出发,选择适当的人选:（1)根据组织特征选任秘书(2）根据领导工作需要选任秘书(3）根据办公室的状况选任秘书。