公文写作排版部分

公文写作排版

综合部分

（一）纸张、版心、装订

60-80g，210*297毫米A4纸张。版心宽156mm、高225mm。订位在两针外订眼距版面上下边缘70mm处。

（二）页边距

页边距上37mm，下35mm，左26mm，右26mm。装订线在左、距离2mm；也可选对称页边距，则内侧页边距为28mm，双面打印后装订线一则是28mm；单面打印，装订线为0mm，左边距为28mm。

（三）字体

方正小标宋_GBK：标题、发文机关标志。

仿宋：正文、版记、签发人、发文字号。

若使用XP系统中的仿宋GB_2312，部分字不能正常显示，如“啰”、“囧”、“盘”，推荐win7系统中的仿宋字体。

楷体：二级小标题、签发人姓名。

黑体：一级标题、密秘等级与期限、紧急程度。

宋体：页码专用。

（四）版面

1.字体。设置中文字体为仿宋、三号,西文字体为Times New roman，设置为默认。

2.行数、字数。每页22行，每行28字符。设为单倍行距，大约28.95磅，指定为默认。由于word自动设置，不能达到专业排版软件每页22字距，21行距的效果。

（五）页码

四号半角宋体阿拉伯数字，加一字线（“—”占一个字，“-”占半个字是半字线），即破折号的一半“—”，一字线与页码数字之间有一个半角空格。奇数页，右空一字，偶

数页，左空一字（可设置段落左或右缩进1字符）。页脚设为28mm （相差7mm ，三号字的7/8高的一半为7磅，四号字的一半高也是7磅，两者相抵。），一字线与版心相距7mm 。

横排页面页码制作，使用文本框，将一字线与页码数字放在文本框内，设置文本框位置距上边距或是下边距30mm （26mm+ 4mm ）距左边为20mm （18mm+10mm+7mm=35mm ）例：

— 2 —（偶数页）

（奇数页）— 1 — （六）磅与毫米

1磅约等于0.3527mm ，即1/72英寸，一英寸等于2.54cm ；1mm 约等于2.8345磅。公文常用字号高度，三号字16磅，约5.64mm ，四号字14磅，约4.94mm ，二号字22磅，约

7.76mm 。

版头部分

—

2

—

（一）份号

左上角第一行，六位，凡涉密公文应当标注份号。例：

000001

（字体未规定，各单位自行掌握、三号、顶格，建议使用黑体同下面两个元素统一。）（二）密级和保密期限

一般在左上角第二行，分为秘密、机密、绝密。默认时间分别为10年、20年、30年。如果不标时间，秘密、机密、绝密两字之间空一字。例：

绝密★30年

机密

（黑体、三号、数字为阿拉伯数字、顶格）

（三）紧急程度

一般在左上角第三行，特急或加急。例：

特急

（黑体、三号、顶格）

（四）发文机关标志

离上边距为35mm，即离上页边72mm。上行文与平、下行文一样。特殊公文（函：30mm，令：20mm，纪要：35mm）。

《条例》中规定发文标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称，对于一个部门一个单位应有一个统一规定，是用发文机关全称，还是用规范化简称加文件两字，必须统一。有时用发文机关全称，有时用简称加文件两字，让人犯疑。字体为方正小标宋，大小根据字数确定，但不得大于上级机关标志（因国务院文件大小为22mm*15mm，下级机关名称往往字数多一些，一般不会比上级机关的字号大），一般在第四、五行。例：

子虚省乌有市组织人事局文件

（五）发文字号、红色分隔线、签发人

发文机关标志下空两行，发文字号一般在第八行，与最下排签发人姓名对齐。发文字号中的六角括号输入可以设置校对、自动更正选项、将两个[[自动替换为〔。

重要公文和上行文应当标注签发人姓名，一般每行排两个签发人，如果签发人太多，也可每行排三个。距红色分隔线4mm，红色分隔线高约0.35mm至0.5mm，实际推荐使用1.5磅。例：

签发人：丁不三丁不四

市府办发〔2013〕13号张三疯（可以按住Alt，用鼠标微调距离。设置两端对齐，左右各空一字符，实现发文字号左空一字，签发人姓名右空一字。）

主体部分

（一）标题

标题编排在红色分隔线下空两行的位置，标题行间距可设置为35磅行距，即21磅加15.75磅7/8倍约等于35磅。分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

标题由发文机关名称、事由、文种组成，其中发文机关可用全称，也可用简称，事由部分由一个介词（关于、对等）引出，加上动词+名词的形式，即做什么事（do sth）,“的”字后面是文种。标题一般不超过三行，当最后一行只剩通知两字时，可通过调整间距的方式排成两行，或者在通知中间空一字。当标题过长时，因发文机关标志上已有发文机关，可以省略发文机关名称。三个或三个以下机关联合发文时，应当列出所有发文机关的名称，发文机关有四个或四个以上时，可用排列在前的某机关等代替。

标题中除书名号、引号外，一般不用标点符号。法律、法规、规章全称应加书名号。发文机关部分有并列机关，名机关名称间须空一字，事由部分有并列词语（发文机关或是人名等）可加顿号或改用汉字“与”“和”等，特殊词语可以使用引号。

在转发文件时尽量不要出现几个相同词语，如几个关于，几几个通知，要变通处理，可以直接转发最上级文件，如果没有提出新的具体措施，可直接翻印上级文件。翻印机关名称和时间加在印发下面。

（二）主送机关

标题下空一行，顶格写主送机关名称，主送机关太多导致首页无法显示正文，需要将主送机关移至版记，同抄送部分间不加分隔线。不同类的机关间用逗号隔开，同类型不同单位间用顿号隔开。顺序为党、政、军、群、人大机关、政协机关、法院、检察院、各民主党派和委、办、厅、局。

（三）正文层次

第一层为“一、”，第二层为（二），第三层为“3.”，第四层为（4）。第一层字体为黑体，第二层字体为楷体，第三、四层为仿宋，建议不加粗，加粗会加大行间距，使整个页面不美观。第三层为英文状态下的句号“.”但是字体设置为仿宋三号，占半个字符（英文字体只占1/4个字符），与数字一起占一个字符的宽度，不会多半个字使整行不美观。

如果层次较少，第二层既可采用“（一）”，也可以采用“1.”。正文内小标题单独成行时，句末不用标点，没有单独成行时，应使用标点。

（四）附件

要求正文下空一行，左空两格，句末不加标点。例：

1.单个附件

附件：这个就是附件只有一个附件

2.多个附件。注意数字、汉字的对齐，多个附件，附件一词不重复出现。例：

附件：1.对齐三四五六七八九十一二三四五六，七八九十一对齐五六七八我件这个是附件在加几

2.对齐是一二附件

3.附件页。第一行，顶格，黑体、三号，不加冒号，下面空一行，即在第三行写附件标题。例：

附件

（空一行）

关于什么的情况统计表

附件2

4.不同正文装订在一起的附件页。顶格、黑体、三号、带上文号，这种情况比较少见。例：

市府办发〔2013〕18号附件

（六）印章、署名、成文日期

一般情况下都要盖章与署名，特别是上行文。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章，发文机关署名一般为发文机关全称或规范化简称。

1.盖章

成文时间一般右空四字，使发文机关署名以成文日期为中心居中排。

加盖印章要做到“骑年盖月”，正文下空两行排发文机关，印章直径一般为45mm。印章上边和正文距离在一行内，空白在一行内是为了防止插入内容。

多个单位发文，一般一行排三个印章，两印章间不得相交或是相切，不得超出版心，不得出现空白印章。

例1盖章、一单位

（正文或附件说明）（空两行）

子虚省乌有市委机构编制委员会办公室

2013年4月28日

（时间右边空四个字，单位以成文日期为准居中排。）

例2盖章、多单位

（正文或附件说明）（空两行）

乌有市委乌有市政府组织部

（空两行，保证印章不重叠。）

乌有市人社局公安分局

2013年4月28日

2.不盖章

正文或附件下空一行（10mm）位置，只空一行是为了防止插入内容，发文机关署名比时间长两个字。署名和时间，哪个长就距右两个字。

例1不盖章、多单位、依次排列

中共太空市宇宙区委

中共太空市宇宙区政府

2013年4月28日

（不盖章的情况，两单位字数不一，需排同样长，上下排）例2不盖章、时间短

中华人民共和国中央人民政府

2013年4月28日

（不盖章，单位名字长，单位后空两字）例3不盖章、名称短

国家教育部

2013年4月28日

（这是不盖章的，名字比时间短）（七）附注

用于标注发送范围等需要说明的事项。紧贴成文时间下一行，左空两字符，加括号，回行时顶格，句末不需要用标点，字体三号仿宋。其中上行文应当标明联系人信息，特别是请示。例：

湖南省乌有市宇宙区情报局

2013年4月21日（联系人：陈老师电话：）

（此件公开发布）

（此件发至县团级）

版记部分

版记一定要偶数页上。

如果版记页前面没有空白页，要按顺序编排页码。

如果正文在偶数页结束，无法排版记（该偶数页为图表等内容，无空间加版记），要留一页空白再排版记，版记页和空白页不标页码。可以插入分节符来删除页码。

如果是A3骑马订，公文有一个折页以上，版记放最后一面，不管前面有多少空白页（一般不会超过3页），空白页和版记页不标页码。

附件是被转发的正式公文，附件也应当标注自己的版记。

粗线3.5mm，约1磅，细线2.5mm，约0.75磅（实际使用中可设细线0.75磅，粗线1.25磅，加强对比）。长度156mm，中间为细线。字体为仿宋四号，间距约28磅。抄送中，同系统机关用顿号，不同系统间用逗号。设置对齐时，使用左对齐，不要使用两端对齐。例：

主送：市党委办，政府办公室，军分区，群团，市府办，市委组织部

市人社局，教育局，体育局，卫生局。

抄送：市人大，市政协，公安局，市委办，市府办，市委组织部，

市人社局，教育局，体育局，卫生局。

子虚市乌有局办公室2013年5月21日印发

（注意底线尽量与版心下边缘重合。不需要标注拟稿人、校对人、份数等内部信息。单位名称不断开，特别注意抄送单位名称右空一字。建议使用表格制作版记，文字上下居中，好看。）

特殊格式

信函格式

相对于通用格式，信函格式相对简单，易操作，多见于通知、批复、函等文种的公文中。

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，不加“文件”二字（通用格式是既可加“文件”二字，也可不加），居中排布，上边缘距上页边为30mm，推荐使用红色小

标宋字体。联合行文时，使用主办机关标志，即信函格式的发文机关标志中只能有一个单位。

发文机关标志下4mm处印第一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印第二条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。第一条红色双线距上页边为56mm 左右（30+22+4）。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分列排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8（14*0.3527≈5mm，与通用格式的4mm有一点点差别）。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

首页不显示页码。首页的版心尺寸为156mm*225mm。版心位置比通用格式有所下移（下移约一行的高度，约为10mm,第二条红线距下页边的20mm+第二条红色距正文的5mm+下移一行的10mm共计35mm，通用格式正文距下页边是35mm。）。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。注意的是抄送不加分隔线，如果没有抄送，则版记部分空白，该页若无正文，则不需要标注页码。

标题标注在份号、密级和保密期限、紧急程度、发文字号等最后一个要素的下边缘下空两行位置。

令

纪要

错误检查

这里说一个简单的方法查词义和词语搭配，用百度搜索，如果搭配合理，自然有很多相关的文章。

Word的语法检查也可以用，但是程式过于死板，语言运用较灵活，需要多加确认。