文书规范要求

文书规范要求

一、word文档

（一）页面设置：页边距——上“2.5厘米”、左“2.5厘米”、右“2.5厘米”、下“2厘米”。

（二）字体：仿宋GB2312

（三）标题：字号一般为小二或二号（具体视字数而定）、加粗，居中（垂直、水平）。

（四）正文

1.字体一般用小四或四号，行距选“固定值”，设置值为“19”及以上（具体视页面而定）。

2.文中独立成行的小标题末尾一般不用句号（如：“一、高度重视，狠抓落实”）。

3.“第一”、“第二”后面，“首先”、“其次”后面用逗号。

4. 顿号：

表示约数的两个数字一般用汉字数字表示，之间不能用顿号，如：三四天、七八岁、三五成群。

引号、书名号之间的顿号可用可不用，但不论用否，全篇一定要统一。

5. 年份、年级应写全称（2009年、2010级），不能省略（09年、10级）。

6. 落款日期：行政和学生工作领导小组行文，日期表示为“二〇一一年六月三日”；总支和院团学行文，日期表示为“2011年6月3日”。

7. 区分阿拉伯数字“0”与汉字数字“〇”的不同，汉字数字“〇”在Word 文档的任务栏“插入”中的“日期和时间”中。

8. 注意区别冒号（：）与数学中的比例符号的不同，比例符号应居中（∶）。

9. 含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组，数字使用汉字还是阿拉伯数字按习惯使用。如：“一〃二八”事变、五一国际劳动节；“3〃15”消费者权益保护日、“9〃11”事件、“11〃10”案件。

10.区别数字间隔符与顿号、作序号的实心圆点（.）不同使用：事件、节日、姓名（少数民族）应使用数字间隔符“〃”，如：“一〃二八”事变、尤丽吐子〃买买提。

（五）序号

1.不使用自动“编号”：序号与文字之间间距太宽，而且序号经常在变。

2.序号顺序一般为“一、→（一）→ 1. →（1）→①→ A.

（1）数字和阿拉伯字母作序号时，后面不使用顿号，应使用实心圆点。

（2）使用带有括号的序号，序数后不再使用标点符号。如，一般不如下表示：“（一）、”“（1）、”“①、”。

（六）文件头设置：五号字，敲回车键11次，行距选“单倍行距”。

（七）打印：可打印“全部”、“当前页”、“奇数（页）”、“偶数（页）”。

二、Excel工作表

（一）设置单元格格式：

1.数字：可设置“常规”、“数值”（小数点）、“日期”（格式）。

2.对齐：可设置“水平对齐”（居中）、“垂直对齐”（居中）。

3.边框：可设置“线条”、“边框”。

（二）页面设置：

1.页面：可设置“纵向”、“横向”、“缩放比例”。

2.页边距：可设置“上”（一般为2.5厘米——保持不变）、“下”（一般为2厘米）、“左”“右”（一般为1.4或0.9厘米），“居中方式”选择“水平”、“垂直”。

3.页眉/页脚：一般设置“页脚”。

4.工作表：一般只在“打印标题”设置“顶端标题行”。

（三）打印预览：根据出现的虚线，从“字号”、“纵向”、“横向”、“缩放比例”、“页边距”等方面进行微调。

（四）打印：应先选中要打印的区域，再在“打印……”选中“打印区域”。

（五）特殊输入：

1.身份证号输入：在英文输入法状态下，先输入前单引号（‘），再输入号码，敲回车即可。

2.表格内文字换行：按住Alt键，再按回车键。

3.序号：先输入“1”、“2”，然后同时选中“1”、“2”，再拉动右下角“+”符号。

4.防止拉动“+”数字发生变化：按Ctrl键，再拉动“+”。

5.输入负号：先输入“（1）”，再敲回车即表示为“- 1”。