学校后勤管理论文：学校后勤管理工作建设

学校后勤管理论文：

学校后勤管理工作建设

内部财务控制制度是社会经济发展,实现现代化管理的必然要求,是确保资金及资产完整安全的重要手段。建立健全内部财务控制制度,旨在强调以预防为主,通过组织机构的设计和组织内部所采取的有效方法措施,防止错误和舞弊的发生。2000年7月1日起施行的新《会计法》十分重视内部控制问题,第二十七条明确规定:“各单位应当建立、健全本单位内部会计监督制度,单位内部会计监督制度应当符合下列要求:1、记帐人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限应当明确,并相互分离、相互制约;2、重大对外投资、资产处置、资金调度和其他重要经济业务事项的决策和执行的相互监督、相互制约程序应当明确;3、财产清查的范围、期限和组织程序应当明确;4、对会计资料定期进行内部审计的办法和程序应当明确。”

笔者所在学校属于深圳市财政全额拨款的事业单位,早在2002年本市教育系统就已经实行了财务集中核算的管理模式,新型财务改革管理模式下,如何设计出一套符合单位实际的科学有效的内部控制制度,对事业单位的持续健康发展非常重要。由于内部控制不可能面面俱到,在实际工作中,一旦发现管理环节上的盲点,就应该采取一些针对性的措施及时进行修正和完善,只有这样,才能用发展的眼光,找出内部会计控制存在的缺陷和差异,及时纠正内部会计控制执行中存在的问题,使之与变化后的控制环境相适应。总结学校财务纳入集中核算管理后的内部控制工作,发现有以下几个方面的问题值得思考和改进。

一、收取学费时应增强对应缴学费的监管

目前学费收缴实行收支两条线的管理模式,具体缴费办法是由财政局在指定银行对应学校名称统一开设收费专户,每学期开学后,学校将学生缴费信息录入到银行打单对账系统,将缴款通知单打印发给学生,同时将信息盘报送指定银行,学生按照缴款通知单的要求将学费存入指定银行收费专户中,同时将银行开具的缴费收据交学校作为缴费凭证,学校在缴费月下载银行收费信息,与学费收据和缴款通知金额进行核对,与银行共同做好学费的对账和调账工作。学费核算方面,银行每月将各学校的收费报表送教育局核算中心,财政局根据学费到帐情况定期向学校返拨续费,教育局核算中心根据财政局学费返拨款单据确认学费收入。这种收支分开的管理,杜绝了学费坐收坐支的情况,确保学费资金能及时、安全地回笼,并能实行有效的集中管理,成为了深圳教育系统近十几年普遍采用的收费模式。

事实上,仔细分析一下上面的缴费和核算流程,可以发现缴费和核算两个环节是单独运行的,相互之间并没有起到牵制制约的作用,主要表现在对应缴学费的监督控制环节上。目前执行的收费管理办法,应缴学费的初始信息完全由学校提供,收费银行只是根据学校提供的收费信息进行账务核对,财政局按实收学费的数据进行逐月拨款,核算中心根据财政返拨单金额记账确认学费收入。整个过程对“有多少学生该收费?学费应缴金额到底是多少?与实缴学费之间是否存在差异?差异金额到底是多少?”并没有设计和施行有效的过程监督,健全可控的约束机制。按照现在的操作办法,完全由学校单方录入应缴学费的初始统计数据,会给少数人造成可乘之机,利用职务之便不收或少收学费,如果出现类似问题,也是事后审计检查,才有可能发现,并不能在收费执行阶段及时进行控制。

笔者认为,要做好学费收缴的内部控制,实施全面监管,必须抓好应缴学费、实缴学费、记账核算这三个层面的工作,完善业务流程手续,让三个层面环环相扣,才能有效监督资金的回笼情况,保证学费的足额收取。可将现有办法进一步完善为:从在校学生的学籍登记入手,把经教育局招生办确认的在校学生名单作为应缴学费统计资料,录入缴费信息,同时向缴费银行和核算中心报送有效原始资料,核算中心设立“应缴学费”账户,登记应缴学费总额。银行和学

校继续做好收费对账工作,学费缴交后,银行将收费报表报送核算中心,核算中心根据银行报

表数据登记实缴学费总额,财政拨款和学费收入的确认程序以及入帐办法可保留不变。这种做法,从相分离的职权面入手,加强了对收费信息采集的监管,将学籍登记和学费收费登记相

结合,可以全面掌控在校生的缴费信息登记,不留盲点;另一方面,核算中心通过观察“应缴学费”账户各月余额,可以全面了解学校收费工作进度和执行情况,进行过程跟踪监督,及时反馈信息纠正错误。

二、费用报销应加强对需求环节的审核监督

实行财务集中核算后,中心会计人员并不参与学校的具体经济业务,只是根据原始票据

来判断单位报账发票的手续是否完备、票据是否合法有效,对报账凭证的审核,除采购物资和工程类项目支出有一些特殊要求,其他的费用报销只要有报销人、证明人、审批人三方签字即可认为手续齐备了,这种报账方式,对原始凭证反映的经济事项是否真实,仅仅只能是对执

行层面的事后控制,无法真正监控全过程。这种只注重形式上的合法,忽视或难以把握经济活动、财务收支真实性的问题,目前较普遍地存在,很容易滋生舞弊做假行为。

笔者认为,要解决这个问题,核算中心必须与学校一起齐抓共管,配合学校从财务管理源

头上采取有力的内部控制手段,才能真正实现对经济业务的全方位监督。具体做法,所有经济事项一开始提出,就要执行严格的需求审批程序,学校方面,应由需求方提出书面申请,所有的经费支出都必须具备充分合法的理由,严格执行审批程序,并将审批程序在校园办公网上进

行校务公开,实行全员监督。核算中心审核单据时,把学校的业务需求审批单作为必要原始凭证,没有需求审批单,不能执行开支,不能报销费用。这样就能将需求、执行、报销三个环节分开,实现不同职能层面上的相互监督、相互制约。举一个简单的实例,以前学校司机报销停车票时,只要票据合法,有报销人、证明人、审批人三方签字即可,不能完全监督经济业务的真实可靠,加强内部控制制度后,要求停车票报销时必须有学校的派车申请单作为需求证明,这样

根据每次的出车记录,就能准确审核停车发票记载的停车地点和停车金额的真实有效性了。

三、建立健全完整的资产管理制度

按照财政部、教育部制定的《中小学校会计制度(试行)》的相关规定,作为固定资产管理的财产必须具备以下条件:(1)单位价值在500元以上,使用期限在一年以上的一般设备;(2)单位价值在800元以上,使用期限在一年以上的专用设备;(3)单位价值虽然未达到规定标准,但使用期限在一年以上的大批同类物资(如课桌、图书),也作为固定资产管理。当前学校固定资产的管理,帐、实完全分开,固定资产的数量金额帐由核算中心按照规定登记核算,固定资产的实物使用台帐由学校负责管理,每月核算中心与单位对帐后,汇总财务报表。这种教育行业国有资产的管理方式监管层面狭窄,缺乏后续控制,资产流失现象经常发生。具体体现在:很多临近固定资产入帐价值边缘的低值易耗品,未严格要求纳入财产监管,使用过程中浪费现象严重。

学校的财产管理,具备一定的行业特殊性,很多教学教具、体育器材、音乐美术器材、普通实验室仪器设备、宿舍生活用品、物业维修工具等等,单项物品的单位价值并不高,未达固定资产入帐标准,但由于这些物品种类多,数量大,价值总和不容忽视。按照学校资产的常规管理方式,这些物品购入后,由财产保管办理入库和一次性批量领用手续,不用登记固定资产帐,无使用人责任追踪监管,极易出现物品管理混乱和严重浪费的现象。

笔者认为,对学校这个领域,必须根据在用资产的实际情况,建立实施全方位的财产监管

体系,各类低值易耗品登记使用台帐,跟踪使用情况,完善报废新购手续,只有这样才能实现真正意义上的财产管理目标,有效控制国有资产的浪费和流失。具体做法,与固定资产实物帐一样,将低值易耗品按物品性能分类,建立实物管理台帐,登记数量、金额、入库时间、领用部门、领用人、存放地点、领用时间、报废情况等基本信息。按学期进行盘点,登记现状。出现丢

失和人为损坏的要责任人进行赔偿;自然损耗无法使用时,由维修部门给出报废意见,报学校同意后方能申请新购;重新购置后办理领用手续时,必须以旧换新,才能办理核销登记手续,同时将废旧品交回学校统一回收处理。

四、对校内自行采购零星维修工程的监管

深圳中小学校的基建维修工程分成三大类,第一类建筑物基建工程,全部由市发改委立项,教育局基建办统一管理,建成后交付学校使用。第二类预算金额在20万元以上的装饰修缮改造工程,需由学校申报专项资金预算,经教育局、财政局审核后确认立项,项目执行时向市政府采购中心申请政府集中采购,按公开招标程序确定中标单位。第三类是单项预算资金在20万元以下的校内零星修缮工程,由学校自行采购,一般从正常公用经费渠道开支。前两类工程严格执行政府集中采购程序,预算、执行、结算程序规范,内部控制监督能实施到位,保证了财政资金的合理有效投入。第三类工程由学校自行采购管理,如果不确立组织内部各岗位职能范围,经办人员的行为规范,制定相互牵制的内部控制程序,纯粹的单方管理一定会出现监管漏洞。

笔者认为,对校内零星维修工程一定要实施并严格执行过程化管理,在每一个过程环节上设计不同的职能监管,建立系统的控制手段,才能保证经费开支的合法规范。具体做法,可以设计为以下程序执行:首先由使用部门提出维修申请,经主管部门审核后确认立项;第二,项目立项后交学校总务部门核定需求及工程量;第三,总务部门将核定后的工程量清单及施工单位的资质要求交学校信息中心在校园网上公示,征集符合要求的供应商,并呈交施工报价;第三,由使用部门填写校内招标申请单,将投标单位资料递交学校校纪律监察委员会集体审议,确定中标单位和中标价格;第四,总务部门按招标价与中标单位签订施工合同,监理合同、并对施工过程进行严格的抽查监管,特别是隐蔽工程部分;第五,工程结束后,召集使用部门、安全部门、工程后续维修管理部门人员召开工程验收会,集体签署验收意见,对不符合要求的项目限期整改;第六,对符合要求,大家同意验收的工程将结算价报有资质的专业审计部门出具结算报告书,按照最终审计价办理工程结算。财务核算中心审核付款原始凭证时要求学校必须提供项目立项审批表、自行采购招标审批表、项目合同、发票、专业审计结算报告书,经办人、审核人、审批人签字手续齐全方可支付全部款项。

总之,健全的财务内部控制是保护资产安全完整、防止舞弊行为发生的重要基础,也是强化学校内部管理、确保教育事业活动有序和有效运行的重要措施。有效解决当前学校财务内部控制中存在的问题,就能进一步发挥财务内部控制对普通中学教育管理的促进作用,促进学校教育事业的健康发展。