江苏省水利工程建设局机关公文处理办法

江苏省水利工程建设局机关公文处理办法

第一章总则

第一条为进一步提升局机关公文处理工作规范化、制度化、科学化水平，提高工作效率和公文质量，根据国务院、省政府以及省水利厅公文处理的有关规定，结合本单位工作实际，制定省水利工程建设局机关公文处理办法。

第二条本办法所称公文，是局机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等方面的重要工具。

第三条公文处理是指公文的拟制、办理、管理等一系列相关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条各处室应高度重视公文处理工作，认真遵守本办法，各处室负责人要加强对本处室公文处理工作的领导和检查。

第五条局办公室是公文处理的管理机构，主管局机关的公文处理工作。各处室应当指定专人负责公文管理工作。

第二章公文种类

第六条局机关公文种类主要有：

（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，任免人员。

（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（九）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章公文格式

第七条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发处室和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序编号。涉密公文应当标明份号，一般用6位阿拉伯数字表示。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。涉密公文密级和保密期限由公文承办处室在拟稿时标明。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度，分别标注“特急”“加急”。电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。公文紧急程度由公文承办处室在拟稿时标明。

（四）发文机关标志。分为两种，一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，另一种直接使用发文机关全称或规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称；并用联合发文机关名称时，一般应使主办机关名称排列在前。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。联合上报的公文，应同时标注各联合发文机关的签发人。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。联合行文机关较多时，标题中的发文机关名称可简化为主办机关名称加“等部门”字样。转发文件时，如原标题过长，可根据文件内容重新确定标题。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。有多个附件的，应在各附件首页的左上角编注附件序号。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过日期或发文机关负责人签发日期。联合行文时，署最后签发机关负责人的签发日期。电报以发出日期为准。

（十三）印章。公文除纪要可以不加盖印章外，应当加盖印章。联合上行文，发文机关署名只有主办机关时，可以只加盖主办机关印章。联合下行文时，所有联署行文机关均须加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。请示件应当在附注处标明联系人姓名和联系方式，应当加圆括号标注。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件首页应标注“附件”字样。有两个或两个以上的附件时，应注明顺序号。附件一般与主件合订发送，如需单独装订，应在附件首页标明主件的发文字号，与主件同时发送。

被转发的公文，不属于附件。被转发公文的发文机关标志、抄送机关、印发机关和印发日期等不再标注。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

第八条公文的具体格式按照《党政机关公文格式》国家标准执行（GB/T 9704-2012）。电报的具体格式按照《江苏省党政机关电报格式规范》（苏机发﹝2020﹞1号）执行。

第九条公文使用的汉字、数字、外文符号、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十条公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十一条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十二条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应同时抄送被越过的机关。

第十三条除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

第十四条“请示”应当一文一事。一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式；但不得抄送下级机关。不得在“报告”等非请示性公文中夹带请示事项。

第十五条向同级和下级机关的重要行文，应当抄送省水利厅。

第十六条局机关各处室，除办公室外不得以处室名义对外正式行文。各处室的非正式行文，以处室便函形式下发，盖处室章。

第十七条以省水利厅名义发文编号为：苏水建、苏水办建。

以局党组名义发文编号为：苏水建党。

以局名义发文编号为：苏水建办、苏水建政、苏水建项、苏水建工、苏水建财；苏水建安监、苏水建工监。

以局办公室名义发文编号为：苏水建办发。

以局机关党委、机关纪委、机关工会名义发文编号分别为：苏水建机党、苏水建机纪、苏水建机工。

以局名义发函编号为：苏水建函。

以局处室名义发函编号为：苏水建办函、苏水建政函、苏水建项函、苏水建工函、苏水建财函。

第五章公文拟制

第十八条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十九条公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策以及上级机关的指示，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）文种正确，格式规范，结构严谨，表述准确，文字精练。

（三）处室负责人应当组织、指导本处室负责拟稿的公文起草工作，并对公文的真实性、准确性及可行性负责。

第二十条拟稿处室审核应当确保：

（一）确有行文必要。

（二）内容符合国家法律法规、党的路线方针政策以及上级文件精神；完整准确体现发文机关意图；行文符合规范，语言表述严谨、准确。

（三）涉及有关部门（单位）职权范围内的事项经过充分协商达成一致。会签部门及会签顺序准确。

第二十一条凡以局名义制发的公文送局领导签发前，必须经办公室秘书和主任审核（人事、纪检等暂不宜公开的文件除外）。办公室审核应当确保：

（一）确有行文必要。

（二）符合党和国家政策。符合局机关工作规则要求及局领导批示精神。

（三）充分采纳了会签部门的意见。

（四）公文格式规范，拟文至会签步骤全部完成。

（五）文种选择、结构序数、文件引用、附件正确。

（六）对错、漏字进行初校。

办公室审核中发现问题，应当要求拟稿处室进行修改，确有必要的可要求拟稿处室重新拟文。

第二十二条以局名义制发的公文，经相关处室负责人把关、办公室主任核稿，送局领导签发。局机关党委、机关纪委、机关工会制发的公文，除涉及重要工作和重大事项的文件需要由局长签发外，由相关负责人签发。

第六章公文办理

第二十三条公文办理包括发文办理、收文办理和整理归档。

第二十四条局机关发文办理的主要程序是：

（一）拟稿及审核。

1.拟稿人拟定初稿后，按要求填写《江苏省水利工程建设局发文（电）单》。

2.报处室负责人核稿，按修改要求完成清稿。

3.明确会签单位和顺序并完成会签程序，充分采纳会签单位意见后清稿。

4.报办公室核稿，按修改要求完成清稿。

5.办公室报局领导审签。

（二）登记和印制。拟稿人将完成审签程序的发文底稿交局文印室进行编号、登记和印制。发文登记应准确记录发文处室、拟稿人、公文名称和签发时间；公文印制要确保质量和时效。

（三）盖章和核发。公文印制完毕，拟稿人应当对公文的文字、印刷质量进行检查并送至局办公室机要部门盖章，确认无误后自行分发。

第二十五条以“苏水建”文号印发的公文一律按照省水利厅公文办理流程，经办公内网制发。

第二十六条局机关收文办理的主要程序是：

（一）签收和登记。由办公室专门人员负责公文签收，对收到的公文应当逐件清点并登记签收时间、发文机关、文件名称、发文字号等信息。

（二）初审。对收到的公文应当进行初审是否应当由本机关办理，是否符合公文起草的要求等。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（三）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报局领导批示后转有关处室办理；需要两个以上处室办理的，应当明确主办处室，主办处室应履行好牵头责任，会同协办处室共同办理。承办处室对交办的公文应当在规定时限内办理完毕。

（四）传阅。办公室根据局领导批示和工作需要将公文及时分送传阅对象阅知。办理公文传阅应随时掌握并记录公文去向，不得漏传、误传和延误。

（五）催办。办公室应及时了解掌握紧急或重要公文的办理进展情况，一般公文应当定期催办，督促承办处室按期办结。

（六）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十七条公文办理完毕后，应当按照档案法律法规以及局机关档案管理规定，及时整理归档。公文的整理归档由各处室指定专人负责，办公室统一管理。

第七章公文管理

第二十八条局机关公文由办公室专职人员和各处室兼职人员统一管理。

第二十九条涉密公文管理办法按照局机关保密工作管理制度执行。

第三十条公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十一条不具备归档和保存价值的公文，经办公室批准后可以销毁。

第三十二条工作人员离岗离职时，所在处室应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章附则

第三十三条本办法由局办公室负责解释。

第三十四条本办法自发布之日起施行。以往发布的有关局机关公文处理工作的文件规定自行废止。