企业如何进行合同管理

2011年05月浅谈企业如何进行合同管理

文/赵爱萍

摘 要：多年来，钻采院坚持依法治企，规范经营，取得了较好的管理成效。其中合同管理是企业对外交易的窗口和纽带，是法律风险较为集中的环节，加强合同管理，对于维护企业交易安全、提高管理水平具有重要意义。

关键词：合同管理；合同管理网络

中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：1006-4117（2011）05-0075-02

经管空间

经过20年的实践，钻采院以建立制度化、规范化、信息化、标准化的合同管理体系为目标，不断细化和深化合同管理，形成了一整套科学高效的合同管理工作体制。

钻采工艺研究院（以下简称钻采院）座落在渤海之滨素有“鹤乡”之称的辽宁省盘锦市，是中国石油辽河油田公司专门从事科技攻关、科技成果现场推广、钻采工程设计、技术监督产品检测等技术研究的主体科研单位。

多年来，钻采院坚持依法治企，规范经营，取得了较好的管理成效。其中合同管理是企业对外交易的窗口和纽带，是法律风险较为集中的环节，加强合同管理，对于维护企业交易安全、提高管理水平具有重要意义。

1990年建院初，钻采院正处于刚刚起步阶段，大量的科研项目正处于投入阶段，由于辽河石油勘探局科研经费、科研项目落实晚等原因造成合同先行后签问题特别突出，形成事后合同，后补招投标，签约、结算同时办理的状态，对执行签约程序，审查修改合同条款以及定金、预付款支付等工作造成一定难度。

一、经济纠纷隐患，主要表现在以下几个方面

（一）钻采院未形成健全和完善配套的科研项目管理制度。合同管理刚起步，部门未能充分发挥作用，各级领导进行科研项目研究，大量投资，签订合同未形成一整套的完善配套的管理制度，造成管理失控，存在很大的法律风险。

（二）科研计划下达晚，造成对重大科技项目跟踪管理未能落到实处。1、钻采院科研项目落实晚，科研经费不到位，油田公司下达的最后一批计划时间在九月、十月底左右，影响了项目正常开展。部分外协项目只能等到计划下达后才能开始论证，办理相关审批手续，牵扯了部分科研人员的精力，对科研项目进入现场以及实施效果跟踪评价都有一定影响。2、由于科研项目物资用量少，采购手续繁琐，严重影响科研项目进度，且绝大多数在物资采购部门没有物资代码，采购过程十分复杂，并且时间很长，严重影响了科研项目的进展。

（三）合同文本拟写较为空洞，不规范，不严谨，经济合同专业论证组的作用未能得到发挥。技术合同的综合审查，包括对合同的定性、文本的起草、条款的审查等方面仍缺乏力度，给履行和验收造成一定的困难，部分合同经办人员拟写合同条款过于笼统，技术外协合同专业性强，合同文本制做质量还有差距，合同文本回收困难，人工手写登记容易出现遗漏，字迹潦草，格式填写不规范，查询统计困难的现象。

（四）先行后签问题仍较普遍，合同管理部门事后参与，无法进行全过程的管理，存在合同纠纷隐患，需要进一步理顺和控制。1、在外协单位准入、资质审查、合同谈判等前期工作中较为被动，未能充分发挥作用，先行后签现象仍比较突出，有些安全合同的订立相应滞后，合同全过程管理难以实现，存在合同纠纷隐患，需要加强控制。2、合同经办单位对于合同变更、解除随意性较大，不及时向合同主管部门通报情况，难以掌握合同履行的真实情况。3、签约审批环节多，周期长，造成大量合同签约滞后，形成事后把关。工作中较为被动，作用未能充分发挥，员工对合同管理的重视还只停留在表层阶段，合同承办人员的综合素质有待提高。

二、加强措施

（一）健全合同管理组织机构，加强统一领导。钻采工艺研究院成立了新的合同管理委员会，加强了对全院合同管理工作的统一领导。在此基础上，我们健全了全院的合同管理网络，十三个基层单位确定了兼职合同管理员。通过学习和交流，提高了各基层单位的合同管理水平和兼职合同管理人员的业务素质，从而使合同管理工作在新的管理体制和运行机制下规范运作有了组织上的保证。

（二）完善授权委托制度，推行院长授权委托制。根据油田分公司总经理对院长的授权委托，继续实行由院长对行政副职领导进行转委托授权，明确签约权限，落实法律责任。在合同签订过程中严格按照授权管理制度执行，同时严格规范合同专用章、法律审查专用章的管理和使用，有效地防范了授权和印章管理中的法律风险。

（三）加强对合同相对人的签约主体资格法律审查，从源头上把好合同法律关。签约主体资格审查是油田公司切实加强法律风险防范的重要举措。在合同审批前，认真核对相对人的签约范围，使合同标的严格限制在许可范围之内，从源头上为钻采院对外经济活动把好法律关口。同时在合同审批过程中对相对人履约情况进行跟踪记录，建立了全面的签约主体信息资料数据库，在一定程度上改善了我院合作单位小、多、杂的局面。

（四）进一步完善信息化合同管理体系，实现合同网上全过程管理。1、目前合同管理系统已成为集团公司最重要的管理信息系统之一，2005年钻采院企管法规科大力支持和推进股份公司合同管理系统的应用完善工作，在完成系统初始化及定制工作的基础上，参加了分公司组织的合同管理系统培训，完成了我院对系统的业务流程定义工作，并组织了对基层单位、有关科室合同承办人员、管理人员的培训。严格规范系统操作，进一步明确合同管理系统的岗位职责，在具体工作中加强考核和监督，通过不断解决系统运行过程中存在的问题，提高合同审查审批效率；充分利用系统所载信息资源，不断学习和掌握系统的动态统计分析功能，科学管理和应用相关信息和数据，以建立制度化、规范化、信息化、标准化的管理体系为目标，实现了网上合同起草申报、审查审批、签订管理、履行管理、数据统计、分析汇总等全过程管理。2、合同管理工作的创新点之一是建立了法律合同管理网站（子门户），并进行了专门的宣传和操作使用培训。建立网站旨在进一步规范管理、提高工作效率和透明度，网站内容力求有针对性和实用性，主要围绕以下几方面设立了相应栏目：（1）合同指南（各种合同示范文本、下载中心、注意事项三个栏目）；（2）业务情况（通知公告、工作动态、综合信息三个栏目）；（3）信息共享（文件阅览、法律法规、领导讲话三个栏目）。

此外，网站还为合同承办人员提供了横向经验交流平台，充分实现资源共享，提高广大员工学习业务技能、参与经营管理的积极性。网站经过四年时间的运行使用，不断充实调整，有效提高工作效率，员工普遍反映良好。

（五）加强合同文本标准化工作，提高合同文本质量，保证合同的有效性。我院合同的特点是技术合同占重要的主导地位，合同的技术含量高，对合同条款的审查有一定难度；随着外部市场的拓宽，外部技术创收合同不断增多，合同内容受甲方制约较

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2011年05月

Zappos——鞋店乌托邦

文/谭琴波

中图分类号：F719 文献标识码：A 文章编号：1006-4117（2011）05-0076-03

经管空间

大。因而加强了对标准合同文本的管理和使用，严格使用已推行的标准合同文本，规范使用合同的基本条款和共性条款，并通过参加合同谈判、招标文件和合同文本的审查、修改、制作来保证合同条款的完备、文字表述的准确和文本制作的规范，使一些基本条款和共性条款实现固定化、模式化。对于涉及技术服务合同、车辆运输合同、建设工程合同、承揽合同、租赁合同，按规定签订HSE合同，明确安全责任。

（六）夯实基础管理工作，加强合同基础资料、合同专用章、法律审查专用章的管理。有关规定建立了合同管理台账，实行分类、分期管理；建立合同动态统计分析制度，定期分析合同履行情况，为院决策提供可靠依据；及时发现合同管理和企业经营管理中存在的问题，提出改进意见和建议；合同专用章设专人负责保管、使用，用印必须要有主管领导的签字，按规定建立了《合同专用章用印登记簿》，避免印章使用过程中的法律风险；建立了《合同文本领取登记制度》，使合同文本真实性得到有效控制；作好原始合同资料的记载、保存和归类，完成了合同计贴印花税工作。

（七）加强内部控制，全面防范法律风险。1、2009年5月油田公司下发《辽河油田分公司合同管理办法》（中油辽字[2009]125号）文件，明确了法律工作要点，对签约主体资格法律审查、招标项目法律审查、法律风险防范与控制作出了相应的管理规定。这个文件是今后一个时期法律合同管理的重点，钻采院立即组织学习，认真贯彻执行。2、认真贯彻落实《辽河油田分公司法律风险防范与控制体系》精神，在具体工作中，结合科研生产实际，对我院经营管理领域的法律风险源进行识别分析，制定应对预案，努力使合同管理工作由事后被动处理向事先防范、事中控制转变，建立长效法律风险防范机制。3、以内控手册为依据，完成自检自查工作。学习油田公司新颁布的《内控手册—辽河油田公司分册（2010版）》内控流程，并且结合合同管理的相关要求，对合同管理流程和纠纷管理流程进行梳理，着重对关键控制点进行自检自查，顺利通过了我院内控自测，无例外事项发生。

结语：总之，合同管理体系包括签约主体资格管理、签订管理、履行管理，结算管理，经过20年的实践，通过这一整套合同管理体系，实现工作规范化、制度化，网络化，创造了良性的工作运行机制，使合同管理工作将不断开拓创新，把钻采院建成国内石油行业一流的创新型科研院所，为实现辽河油田“51286”、“硬稳定、快发展”奋斗目标贡献力量。

作者单位：辽河油田钻采工艺研究院作者简介：赵爱萍（1969.08— ），女，籍贯：辽宁省葫芦岛市，研究方向：研究合同管理。

引言：Z a p p o s的成功让卖鞋在互联网上成为一门生意。而现在，以乐淘、好乐买、名鞋库为代表的中国追随者要证明这门生意在中国市场的价值。这家并不为大多数中国人知的企业到底有着怎样的独到企业理念及经营模式以致于有那么多的前赴后继者？

提起Z a p p o s，大多数中国人对它还比较陌生，偶尔在财经报道里出现的也是其译化的名字“美捷步”，中间难掩饰好乐买和乐淘对其的崇拜和学习。而这家经营垂直品鞋类的电子商务公司在美国却已是家喻户晓，这个座落在赌城拉斯维加斯的全球最大的网络鞋店已成了很多美国人日常生活中必不可少的网站之一。在这家网络鞋店，鞋的款式新颖多样，门类齐全，更有1000多个品牌在线上出售，库存供应充足。同时，z a p p o s有着成熟的网络技术和人性化设计的网页，它的每个产品都从8个不同的角度以立体化的视觉详细展现了样品的款式和性能，让你不论在何时都能让你瞬间找出自己中意的鞋子。最让人意想不到的是隔夜就能收到快递来的鞋子，在家里试穿，如不合适或不满意，即可退换货，而且是运费全免！在z a p p o s里还有一对一的客服人员，对你遇到问题都热心解答，而且会像老朋友一样为你精打细算，甚至与你建立一种私人的长久关系。假如真有这样一家，比实体店铺的服务体验更好更便捷的网络鞋店，是不是让人情不自禁发现惊叹，并急着去看看并尝试一下？没错，Zappos就是这样一家独一无二、服务极致的网络鞋店。而其创办人谢家华则以10亿美元的资产登上《财富》杂志“40岁以下亿万富豪榜”，排名第27位。

早在1998年的时候，谢家华首次创业的广告网站“L i n k E x c h a n g e”被微软宣布以价值2.65亿美元的股票收购，由此这位天资聪颖、思维敏捷的美籍华人挖到了第一桶金，为缔造网络营销帝国Z a p p o s提供了充足的资金保障。之后，他认识了比自己更年轻的创业者，也就是z a p p o s的前身”ShoeSite”的创始人——尼克?斯威姆，当时斯威姆已在S h o e S i t e这个网站上销售鞋子。斯威姆向他阐述：整个美国鞋类零售业的市场规模高达400亿美元，其中通过邮购方式销售的，就有大约20亿美元。即使从这20亿美元中分得一小部分，也是个可观的数字。谢家华被打动，于是向斯威姆的网店ShoeSite注入了50万美元，不过“ShoeSite”太过直白，于是两人根据西班牙语“鞋子”一词Zapatos演绎而把网站更名为Zappos。6个月之后，谢家华开始同斯威姆一同经营这家公司。2000年，谢家华成为Zappos的首席执行官。

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