证据的重要性及如何收集证据的法律意见书

证据的重要性及如何收集证据

随着我司诉讼案件逐年递增，合同履行及民事诉讼当中暴露的弊端也越来越多，纵观近年来我司涉讼案件，均是事实清楚，无有争议，但仍然存在诉讼风险的原因除了合同条款不够完善外，更重要的一点是诉讼资料、诉讼证据的缺乏。法官判案是以事实为依据、以法律为准绳，所谓“事实”，是指合法证据能够证明了的事实，按照民事诉讼法“谁主张、谁举证”的规则，我司要求对方支付货款、违约金等各种费用时，必须提出相应的证据，否则必然存在败诉的风险。

针对以上情况，法务部根据我司涉讼案件分析在合同履行及诉讼中需要收集哪些证据，如何收集证据。

1、合同

合同是双方权利义务的载体，是证明交易事实存在的直接证据，因此合同管理对于我司来讲至关重要。在日常交易过程中，我司应注意及时签署合同并收回对方盖章原件，避免将只有我司盖章的合同全部放在对方手中，防止对方篡改合同内容。无论是现款合同还是账期合同，原件的收取都是及时且必不可少的。

2、担保函

担保函是合同履行过程中我司实现债权的保证，当合同中的债务人到期不能履行义务时，我司有权要求担保人就其担保内容向我司承担责任。以往诉讼实践中，出现过几例并非担保人本人签字的情况，当我司把担保人列为被告诉至法院后，担保人提出笔迹鉴定，最终确认并非本人签字，我司既要承担鉴定费用，还延长了诉讼时间。因此销售人员必须按照销售管理部发布的担保管理办法及其实施细则，做好担保函的面签工作，确保担保人本人签字。该项工作进行中，不允许对我司担保函模版有任何更改，面签工作结束后，及时收回原件，递交到保管人员手中。

3、签收单

法务处理的诉讼中，部分案件出现签章不符、无法提供签收单原件的情况，由此会对诉讼产生一定的风险。签收单是证明我司已经按约定履行了交货义务的凭证，而如果诉讼中我司拿着与合同相对方不符的签收单或者无法提供签收单，就无法证明我司已经按约定履行了发货义务，不仅我司的诉讼请求无法得到法院的支持，还面临被对方反诉的风险。所以我司一定要严格按照合同约定发货并签

收。如果合同未约定签收方式，我司要求加盖合同指定的收货单位公章；如个人签收一定要核实该人是否为合同指定的签收人或者是否为持有对方公司授权委托书的人，且应核实收货人的身份证信息。

4、对账函

对账函是对方直接认可对我司欠款的最有力的证据，如无对账函我司则需要提供完整的证据以证明我司交货完成且对方有签收。如可以提供对账函诉讼时即便无合同或签收单亦影响不大，对于欠款发生在多份合同上避免各个合同分别立案有更直接的作用，同时也可以明确截止到某个时间点具体的欠款金额，所以法务部门建议各事业部门一定要注意对账单的作用，并与超期的客户积极加强对账工作。

5、还款计划书

无论对方是否能够依照其所出具的还款计划书还款，这都是约束对方的一个很好的凭证，即使最终未能还款，也可作为欠款的证据使用。此外，如我司在诉讼过程中购销合同、签收单、对账函等缺失时，还款计划书将是一个非常有利的证据，还款计划书是可以证明对方欠款的事实及金额。故法务建议事业部在日后发现有客户超期，应加强该客户的还款计划书收取工作，以确保我司诉讼的顺利进行。

综上，无论是合同、签收单还是其他任何证据材料，一定要收集原件。因为原件与复印件、传真件相比，其证明力更强。根据法律规定，证据必须在法庭上经过对方当事人的质证方能作为认定案件事实的依据，且质证必须提供证据原件，证据材料为复印件，提供人拒不提供原件或原件线索，没有其他材料可以印证，对方当事人又不予承认的，在诉讼中不得作为认定事实的根据。因此，请各事业部在合同履行过程当中，注意收集证据、保存证据，从而减少争议，降低诉讼风险。

法务部

二零一四年五月十二日