采购与供应商管理程序

采购与供应商管理程序

1.目的

对采购过程及供应商进行控制和管理，确保采购的产品符合规定要求。

2.适用范围

适用对产品生产所需的原材料和零件采购、外协加工（外包）及供应商提供服务等活动的控制。

3.术语

供应商：是指向公司提供产品和服务的组织或个人（简称供方）。

采购部门：本公司主管原、辅材料和零件采购，以及外协加工（外包）活动的科室（采购管理部和各制造部生产设备科下属的外协）。

4.职责

4.1采购部门

4.1.1采购部门为采购控制的归口部门，负责编制供方评价准则和要求，

并组织对供应商进行评价。

4.1.2负责编制《合格供应商名录》。

4.1.3负责与供应商签定《采购协议》，制定采购计划，实施采购作业，

确保产品符合规定要求。

4.2研究所负责向采购部门提供《采购物资及其分类明细表》，并参与评价合

格供应商。

4.3品管部或各制造部技术质量科负责对采购物资的进货检验或验证，提供报

告，并参与评价合格供应商。

4.4管理者代表负责审核《合格供应商名录》。

4.5公司总裁负责批准《合格供应商名录》和《采购计划》。

5.程序

5.1采购物资及其分类

研究所负责制定并向采购部门提供相关产品的《采购物资及其分类明细表》，包括采购物资或产品的定额和技术要求。根据采购物资对随后公司产品实现和最终产品的影响，以及法规要求和顾客要求分为A、B、C三类。

a重要物资（A类）：直接影响最终产品使用或安全性能及顾客要求的特殊

特性的产品和物资，如钢板、注塑原料、线缆、灯头等。

b一般物资（B类）：它一般不影响最终产品的质量，或即使略有影响，但

可采取措施予以纠正的物资，如维修工具、一般工装。

c辅助物资（C类）：非直接用于产品本身的辅助作用的物资，如一般包装材料等。

5.2对供应商的选择和评价

5.2.1采购部门根据《采购物资及其分类明细表》的分类，制定不同类别

的供方评价准则和要求，评价供应商的准则应包括以下内容：是否合

法经营;产品的功能、性能和质量是否满足公司和法规的要求;质量管

理水平（含体系）;技术能力;制造过程能力;交付能力;售后服务能力

以及价格等方面是否符合公司要求。

5.2.2采购部门根据评价准则和要求，对选择的供应商收集有关资料，组

织公司相关部门进行评价，并填写《供应商质量保证能力调查表》、《供应商评定记录表》。采购部门将评价合格的供应商列入《合格供应商名录》，经管理者代表审核，报总经理批准后生效。同一采购产品，原则上应评定两个以上“合格供应商”。如果顾客有指定的供应商，经考核评审合格后，可列入《合格供应商名录》。如考评不合格应与顾客协商，最终仍取决于顾客。

5.2.3评价A类物资的供应商，要收集和提供包括以下一项或多项内容的

证明材料，以证实其质量保证能力：

A供应商质量体系认证证书，以符合ISO/TS16949：2009为目标，对供应商提出质量体系要求。供应商应通过GB/T19001：2008体系认证。

b本公司对供应商质量体系进行调查评价的结果；

c本公司相关部门对供应商过去供货业绩的评价；

d供应商产品的质量检验报告和试用报告；

e供应商的供货能力、市场信誉和同行业顾客满意度等有关资料。

5.2.4对第一次供应重要物资的供应商，除收集和提供的书面证明材料外，

必须经样品测试及小批量试用和有关质量报告，符合要求才能成为合格供方，其程序如下：

a要求新供应商提供少量样品（一般为3~5件）和相关质检报告。

b品管部或制造部技术质量科对样品进行检验，出具检验报告，反馈给

采购部门。

c样品如不合格可再送样，但不能超过两次。

d样品检验合格后，品管部或制造部技术质量科留一件标识后封样，

其余合格样件标识后交生产部门试用，并由专人到主机厂跟线服务，确认无问题后，采购部门通知供应商送小批样品（≥30件），经质

量部进货验证后，交生产部门试用（试用情况同上），由质量部和生

产部门出具样品试用报告，反馈给采购部门。

e 小批样品验证或试用不合格的供应商，则取消其供货资格。样品

验证、小批试用均合格的供应商，经管理者代表批准后，可列入《合

格供应商名录》。

5.2.5新的一般供应商，只需要样品检验合格，经技术、质检与生产等部

门评价，并填写《供应商质量保证能力调查表》，合格的供方，经管理者代表批准后，可列入《合格供应商名录》。

5.2.6新的辅助物资供应商，技术质量部对其样品进行验证，填写《供应

商质量保证能力调查表》，合格者由管理者代表批准后，即可列入《合

格供应商名录》。对零星采购的辅助物资，其进货验证记录即为对此

供应商的评价。

5.2.7供应商产品如出现质量问题，采购部门应根据质量部门的反馈，向

供应商发出《质量整改通知单》，如两次通知，而质量没有明显改进的，应取消其合格供应商资格。

5.2.8采购部门每年对合格供应商进行一次复审，对供应商的业绩从交付

产品质量，影响顾客生产中断包括退货，按期交付包括附加运费情况，

以及质量交付异常时的顾客通知等方面进行监控，并促使其对制造过程进行自身监控。填写《供应商业绩评定表》，评价时按百分制，质量分占50%，交货期占20%，其它(如价格、售后服务等)占20%，生产过程中合格品及顾客装车合格品占10%，评定总分低于70（或质量评分低于38），应取消“合格供应商”资格，如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资的进货验证和100%按期产付的控制，采购部门建立采购台帐，记录到货时间，以监视供应商的交付能力和附加运费，连续第二次评分仍不及格，应取消其合格供应商资格。

5.2.9对外包和外协加工的控制，除执行上述条款规定外，每年初针对供

货质量情况，由采购部门组织相关部门定期到外包方现场监控其生产过程是否受控和符合要求，保持适当记录《供应商质量过程能力评定表》。

5.3采购

5.3.1 采购协议

在向供应商初次批量采购前，采购部门应与供应商签定适当的《采

购协议》，其内容应包括：质量体系开发，100%按期交付和生产件批

准程序（如产品和生产过程变化应通知，必要时批准等要求），以及

售后服务等长期通用采购要求。

5.3.2采购计划

a．制造部调度员根据制造部的《生产计划》及物管科《月盘存报表》编制《采购计划》，经总经理批准后，采购部门实施采购，对于临

时采购的物资，相关部门填写《临时采购物资申请单》，根据审批

权限报公司领导批准后，交采购部门实施采购。

b.采购计划应包括如下采购信息：

·产品的名称、型号、规格、等级、数量等;

·产品的质量要求（可直接引用相关标准或规范、图样等技术文件）;

·其他要求，如价格、到货期、交付和服务等。

c. 采购部门应根据应急要求和确保100%按期交付，制定不同种类

原材料和配件的最底库存计划。

5.3.3采购实施

a采购部门根据批准的《采购计划》或《临时采购物资申请单》，按照采购物资技术标准在《合格供应商名录》中选择供应商进行采购。

b采购重要和一般物资时，应签订《采购协议》，明确品名、规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任和供货期，以及适

用的质量管理体系要求等。

c向长期合作的有信誉的供应商采购时，可采用电话和传真等方式进行传递采购信息和计划。

5.4采购过程所形成的文件和记录，包括《采购物资及其分类明细表》、《供应

商质量保证能力调查表》、《供应商年度业绩评定表》、《供应商质量过程能力评定表》《供应商供货质量状况监控记录》、《合格供应商名录》、《采购计划》、《临时采购物资申请单》、《订单》、《采购协议》及附件等，由

采购部门收集保管。

5.5采购产品的验证

5.5.1对采购的产品可以采用如下一种或几种验证方式：

a)由品管部或制造部技术质量科人员进行进货验证，包括验证其出厂

合格证、到货规格、数量是否相符，或实施测量，或试验等;

b)由顾客在本公司现场实施验证;

c)由本公司在供应商现场实施验证;

d)由顾客在供应商现场实施验证;

对后两种情况，采购部门应在采购文件中给予具体规定我公司一般采取第一种检验方式。

5.5.2验证活动可包括检验、测量、观察、工艺验证、实验室评价、提供

合格证明、文件或顾客提出的其它方法等。

5.5.3顾客的验证、采购由顾客指定的货源，不能免除本公司提供合格产

品的责任，也不能排除其后顾客拒收的可能。

5.5.4采购产品到货后，由采购部门填写《进货检验通知单》交质检部实

施产品验证，记录结果和结论，并返回采购部门，采购部门将合格品

办理入库，不合格品通知供应商办理换货或退货。

6相关文件

6.1《供应商质量过程能力评分及考核表》

6.2《采购物资及其分类明细表》

6.3《材料或配件最低库存计划》

7质量记录

7.1《供应商质量保证能力调查表》 TR/DXC—7.4—01

7.2《合格供方名录》 TR/DXC—7.4—02

7.3《供方供货质量状况监控记录》 TR/DXC—7.4—03

7.4《月份采购计划》 TR/DXC—7.4—04

7.5《临时性采购物资申请单》 TR/DXC—7.4—05

7.6《订单》 TR/DXC—7.4—06

7.7《采购协议》 TR/DXC—7.4—07

7.8《送货检验通知单》 TR/DXC—7.4—08

7.9《质量整改通知单》 TR/DXC—7.4—09

7.10《全年供货合格率、及时率、达成率趋势图》TR/DXC-7.4-10 7.11《供应商年度业绩评定表》TR/DXC-7.4-14

7.12《供应商审核表》TR/DXC-7.4-13

供应商审核评价综合标准

一、系统管理：（80分）

二、过程管理：（80分）

三、供方和物料管理：（40分）