办公室档案综合管理实施细则

为逐步实现档案工作规范化，不断提高科学管理水平，更好地为城区建设工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《中华人民共和国档案法实施办法》和《广州市档案管理规定》的规定，结合本所实际情况，制定本细则。

一、总则

第一条档案是在工作活动中直接形成的有保存价值的各种文、图表、声像等反映本所历史面貌的真实记录。其构成以党政工团档案为主体，包括基建、设备、会计、已故人员、声像、业务、荣誉档案等。

第二条档案工作是我所工作的组成部分，是反映和维护我所历史面貌的一项重要工作。

第三条坚持集中统一管理的原则，对我所形成的各种门类载体的档案实行综合管理，确保档案的完整与安全。

二、机构

第四条根据《档案法》规定，设立综合档案室。由一名所领导分管，日常工作由办公室负责。所配备专职档案员一名，负责综合档案室的工作；各业务部门的内勤资料员为

兼职档案员，负责本部门的档案立卷工作。本所综合档案室接受上级档案所的业务指导和监督。

第五条设立档案鉴定小组，由分管领导、办公室主任、档案员和有关科室兼职档案员组成，负责对档案的鉴定和销毁工作。

三、综合档案室的基本任务

第六条本所综合档案室的基本任务：

（一）贯彻实施《档案法》和上级有关档案工作的方针、政策及规定；

（二）拟定本所档案工作计划和规章制度，定期总结工作，向上级反馈本所档案的管理工作情况；

（三）统一收集、整理、归档、鉴定、保管、统计本所档案，并积极有效地提供利用和开展编研工作；

（四）督促和指导各科室做好档案材料收集、立卷、归档工作；

（五）不断改进档案工作，提高档案管理水平，做到档案整理系统化、库房管理科学化、立卷质量标准化、查找利用现代化、调查统计制度化。

四、归档范围、时间和要求

第七条凡是本所在工作活动中形成的已办理完毕的

具有保存价值的文件材料和上级机关针对本级机关工作下发的有关文件材料均应归档，具体归档范围和时间、要求按本所《档案立卷归档制度》执行。

第八条各类档案材料的书写要符合国家档案管理规定，统一使用不脱色的炭素墨水或“蓝黑”墨水、注明“DA”（即档案）的圆珠笔芯；复写文件，一律使用黑色复写纸；不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水起草和签发文件。书写文件和修改文件时书写字体要清晰，并使用标准简化字。

五、档案管理

第九条档案综合管理的范围：本所在各项工作活动中形成的档案，包括党政工团、工程、基建、设备、会计、已故人员、声像、荣誉、业务档案等。

（一）本所党、行政、工会、共青团组织在工作活动中形成的文书档案；

（二）本所立项、主管的工程项目，从立项开始至竣工过程形成的文字、图表材料；

（三）设备档案。本所所有申请购买设备（如复印机、电脑、空调机等价值为伍仟元以上）的依据，说明书、合格证、装箱单、保修卡等材料；

（四）会计档案。本所财务统计报表、账簿、凭证、工资表；

提升办公室文书档案管理工作的思考

提升办公室文书档案管理工作的思考摘要：在事业单位日常的管理运行和办公中会产生大量的书面材料，其中大部分属于文书的范畴。文书是指用来记录信息、表达意图的文字材料，事业单位中的文书承担着记录、传递信息的作用。文书档案管理工作就是对这些文书进行归档、保存、管理等一系列的处理程序。基于此，以下对提升办公室文书档案管理工作的思考进行了探讨，以供参考。关键词：办公室;文书档案管理;思考引言从表面上看，办公室文书档案管理主要是进行资料的收集与归档，但是，其实质上与办公室各个工作细节息息相关，既关乎大局，又强调细节落实。在社会不断进步中，办公室文书档案管理工作向着系统化与精细化过度，其涉及的内容更加复杂。为此，要全面落实文书档案管理工作，充分发挥其在整体管理中的作用，实现有效对接，发挥文书档案的价值，创设更加优质的发展氛围。 1办公室做好文书档案收集和归档工作的意义首先，随着现代档案工作理念、技术的发展，档案载体向数字化介质的转变以及档案传输的网络化是当前文书档案工作发展的一个重要趋势，这同时也使得其包含的内容越来越广泛、复杂。其次，当前事业单位的运行和发展对于文书档案的价值体现十分重视，档案的使用频率大大增加。以测绘设计相关单位为例，各种控制测量、地形测绘、工程监理的专项档案整理对于相关工作的开展有着非常重要的意义，能够提供良好的数据支撑和参考依据。在这一背景下，文书档案收集和归档工作更加繁杂，如何保证文书档案收集、归档的完整性、准确性、规范性、时效性，保障文书档案质量，并对文书档案中有价值的信息进行提取、整理、加工成为一个重要的问题。加强办公室文书档案的收集、归档工作有利用于充分发挥其参考、利用价值，给事业单位带来更大的经济、社会效益。 2办公室文书档案收集和归档问题 2.1文书档案管理模式滞后，制约管理效率的提升基于当前办公室文书档案管理工作，深受落后观念的制约，加之整个专业素质的落后，档案管理模式仍以手工方式为主，忽视业务类型的差异，尚未认识到归档时间与文书类型在筛选组卷中的影响。社会的不断进步加快文书档案管理工作的现代化进程，尤其是依托先进的信息技术，电子化档案管理成为趋势。在这种情况下，如果文书档案管理模式仍停滞不前，采取落实的传统模式，管理效率无法提升，文书档案管理质量很难得到保障，势必影响信息资源的可靠性，阻碍档案利用效率的提升，制约档案价值的实现，很难有效服务于办公室以及单位的发展。 2.2缺乏对文书档案收集、归档的重视，档案管理制度不完善多数非档案管理的事业单位相对更加注重其本身职能的实现，而对于档案管理工作则没有进行重视，认为其对于单位运行和实际工作的开展没有多大用处，多数部门认为档案收集和整理就是将相关资料整合上交即可。在这一落后的思想观念的影响下，部分部门不愿配合工作，导致文书档案的收集和归档工作面临着较多的困难。另外，对于相关工作不够重视还造成了制度的不完善，使得档案管理的职责没有落实到每个部门和个人，档案收集、归档缺乏有效的规范，存在着档案格式杂乱、命名不规范、内容不完整，归档率偏低等问题，文书档案的收集、归档工作整体效率和质量不高。

办公室管理纪律规定

办公室日常管理制度目录总则…………………………………………………… 第一条办公秩序…………………………………… 第二条考勤制度……………………………………. 第三条办公室卫生规章制度……………………….. 第四条 IT类设备使用规范………………..……….. 第五条办公室用电安全…………………………… 第六条档案管理…………………………………….. 第七条印鉴管理…………………………………….. 第八条办公用品管理………………………………... 第九条会议制度……………………………………… 第十条罚则…………………………………………… 总则 1. 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规定，明确要求，规范行为。创造良好的企业文化氛围。 2. 本规定所指行政事务包括服务规范、办公秩序、办公室卫生规章制度、档案管理、印鉴管理、办公用品管理等。第一条办公秩序（一）基本准则 1. 不的大声喧哗、打闹，不利用计算机、CD等高声播放音乐或歌曲影响他人工作，也不许谈论与工作无关的事及公开对公司内部和外部人员发表直接或间接的评论和牢骚； 2. 个人通讯方式要留存公司，如变动及时通知行政部进行更新，如有急事须及时回复，以免耽误工作； 3. 保持办公区域环境清洁：不得在办公区域内吸烟；不得在办公区内堆放纸箱、书籍或其他杂物；不乱仍杂物、随地吐痰；不得在办公区内用餐；保持电话、电脑等办公设备清洁；不得在室内摆放与工作无关的物品，下班前保持桌面整洁、座椅归位。 4. 不得在公司电脑上玩游戏、下载电影、游戏（包括下班后）。 5. 不得在工作时间进行网上聊天或浏览、下载与工作无关的内容，。 6. 未经许可，不准随意翻动、阅览他人办公桌上的文件、资料、报告等材料，废弃的文件应及时销毁，机要传真内容不得随便传阅泄密。重要文件存放应注意保密，不得随意摆放。 7. 不得利用公司网络资源转发任何形式的垃圾邮件。 8. 工作期间私人手机一律调整为震动或无声，不得在办公区接打私人电话，确有需要时间

档案管理实施细则模板

档案管理实施细则

档案管理实施细则第一章总则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性, 合理有效利用档案资料, 特制定本细则。第二章公司管理档案的范围及管理权限划分第一条公司级档案管理范围, 由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件: 1．司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料; 2．公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料; 3．财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料( 含合同、重要报表、银企联系函件等) ; 4．政府、项目批文、合同; 5．公司制度体系、会议纪要、内部发文( 包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等) ; 6．工程进度计划控制文件( 含各业务单位往来函件等) 、工程初设、修改、竣工图纸; 7．公司及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划;

8．公司签定的各类合同( 含商品房买卖合同) ; 9．公司有效证件、印章; 10．具有法律效力及保存价值的文件; 11．公司重要的会议材料, 包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 12．本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第二条部门档案管理范围, 由各部门指定专(兼)职文书管理, 于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后, 原件移交公司管理。部门级档案文件如下: 1．各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报; 2．部门例会会议纪要; 3．各部门与其相关业务单位函件管理; 4．招投标文件管理; 5．人事劳资档案及信息管理; (人力资源部统一管理人事档案) 6．仪器、设备维修保养资料; 7．客户、特约商家资料及信息管理; 8．公司的媒体宣传资料、销售报表; 9．财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。

办公室文员档案管理总结3篇

办公室文员档案管理总结3篇档案管理亦称档案工作。是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，本文是小编为大家整理的办公室文员档案管理的总结，仅供参考。办公室文员档案管理总结一：在档案交接半个月来，公司同事的配合和领导大力支持下，我在加强专业理论学习，提高自身业务水平和思想素质的同时，主要做了以下几方面工作：一、完善档案管理流程，建立档案管理方案，把档案管理纳入规范化制度化程序内。二、对各部门档案统一核对编号，按照编号进行升序排列。通过规范化档案管理工作，提高了人事档案的完整性和查阅效率。三、对各部门人事档案进行了信息核对和分类整理。对水磨、手绘、窑炉、钢网、切割、厂办、生产、质检、储运、人事、维修、后勤、喷涂、打样、包装、安保等16个部门的人事档案身份证信息、联系方式、学历进行核对补充，同时着手在职人员核查与人事档案的分类整理。通过档案核对我发现档案中存在少数离职员工档案还未从在职人员档案柜移除，员工档案工号重复和个人信息错误现象并及时把相应档案标记处理。四、做好相应的定置及档案橱子钥匙的保管，整理积压基建档案。建立专门的档案保管柜，设立专人管理人事档案和档案柜钥匙。把未及时入档的个人材料及时入档，对已入职但无相关档案资料个人信息的员工做标记处理，尽快按要求进行归档、补充入档工作。五、提高档案管理规范性程度，加强档案安全管理意识。将档案管理纳入规范化程序内，认真做好档案管理的安全防范工作。档案柜在不用时及时关闭上锁，关闭电源，防止其它不安全因素的产生。发现的问题：需加强档案管理的规范化操作，对新入职员工及时建立基础档案，试用期过后及时进行档案存档工作。只有严格执行档案管理的规范化、标准化管理

办公室档案管理工作总结

办公室档案管理工作总结办公室档案管理工作总结范文本人多年来，一直从事公司办公室档案管理、印章管理等工作。通过多年来的实践与学习，使自己充分具备了相应的档案管理专业知识和档案、印章管理业务能力及管理经验，逐渐成长为业务骨干，受到了单位领导和广大职工的认可。下面将本人在档案、印章管理工作中的一些主要工作情况总结如下：一、加强政治业务学习不断提高自己的素质多年来，我始终认真学习党的精神，同党中央保持高度一致，认真学习业务知识，从而不断提高自己的政治业务水平。深入学习实践科学发展观、始终把学习作为一种政治责任，深学理论、精学业务、博学相关知识，坚持理论学习与指导实践相结合，把理论学习转化为推动档案管理工作、印章管理工作的动力，努力使自己的本职工作做的更好。二、突出档案规范管理，提高档案管理、服务能力《档案法》、《国家保密法》是档案管理工作的法律规范，贯彻执行《档案法》、《国家保密法》等有关法律、法规和方针政策，是档案管理工作人员应有的责任。多年来，我忠于职守，并根据《档案管理条例》，统筹规划并负责制定了本单位文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、统计、移交等有关规章制度；加强档案库房管理制度的落实，严格执行档案查阅、

借阅制度，无泄密及损害单位利益事件发生；完善特种载体档案的管理，加强照片、录音录像等特种载体档案和荣誉档案的收集及规范化整理工作。使文件材料归档率、完整率、齐全率均达到了要求。为查阅各类资料提供了便利，做到及时准确，对推进档案管理制度化、规范化、现代化建设，全面提升档案管理水平做出了积极的贡献。多年来，为了更好的服务于公司事业，在工作中，我坚持案卷整理遵循文件材料形成规律，保持卷内文件的系统联系，合理、规范组卷使档案，符合国家有关标准。所有档案从收集、整理、分类、编号、装订、打印目录我都认真完成。既为单位节省了费用，又使我公司的.档案管理从收集、保管、检索、利用等各个方面得到了进一步加强和完善。长期以来永久、长期各门类档案的归档率、完整率、准确率；重要基建项目、设备档案按归档范围完整率；查全率、查准率均达到要求。由于我较高质量的管理工作，为有效发挥档案的功能，促进公司档案管理达标升级工作起到了积极的促进作用。三、提高责任心、保持严谨性、管理好印章印章管理工作同档案管理工作一样，是一个既枯燥无味，又要求严谨、认真、细致的工作。工作中没有技术性，只有严谨、认真；没有业绩，只有平凡与责任。在多年来的工作中，我甘于寂寞和平凡，始终把强烈的责任心，认真、严谨的工作态度放在首位，在印章管理中始终坚持照章办事。公章保管安全可靠，从不私自委托他人代管。公章使用建立用章登记制度，严格审批手续。不符合规定、不经领导批准的文件不予盖章。职工因公将公章带出，必须经公司主要领导批

档案管理实施细则(含表格)

档案管理实施细则一、目的规范档案管理工作，是公司发展过程中一项重要的基础性工作。企业拥有健全的档案资源，对维护企业权益、开发新产品、开发人力资源、研究潜在客户、减少企业成本、提高经济效益等都有重要意义。公司档案工作必须坚持统一集中管理的原则，档案管理也必须逐步向系统化、标准化、科学化、现代化发展。二、适用范围本《细则》适用于公司各部门及以后新开工项目或新成立公司的所有须存档的各类资料。三、术语和定义 1．档案管理员：专职档案管理员、兼职档案管理员（指在各部门中被指派负责本部门档案管理的人员）。 2．档案管理：文书档案、图表档案、音像档案、实物等不同载体的档案材料。四、档案分类及编号（文字、图纸、表格、音像、电子版）（一）立档单位划分及档案划分 1．行政部（办公室）： 1)与公司业务发展有关的政策、法令、法规文件； 2)各类诉讼档案； 3)公司工作报告、专题报告； 4)召开大型会议纪要、会议记录、重要讨论稿，公司年度工作总结与工作计划，重要外事活动记录； 5)公司章程，升级认证、领导人更选、大事记、机构成立、合并、撤消、更改名称、启用印章； 6)公司下级单位的请示与批复，员工来信来访记录； 7)公司发出和收到的重要贺信、贺电和题词，公司简报； 8)公司财产清理、统计、购物计划； 9)部门年度工作总结； 10)公司各项活动形成的有关音像材料；

11)车辆管理相关文件； 12)网络通讯、办公设备管理制度； 13)公司日常经营管理过程中出现的阶段性文件。 2．人事部： 1)人事任免； 2)员工名册、考核、晋升、奖惩、劳保福利、职称考评、教育等文件。 3．广告策划部： 1)各类企划文件； 2)投放发布的原件及复印件； 3)各项活动形成的有关音像材料。 4．销售部（含客户服务）： 1)买卖合同； 2)客户档案。 5．成本部：项目管理过程中的施工文件、合同、结算书、招投标书，工作联系单及费用结算凭证，按单项工程施工进度进行分类整理。 6．工程部： 1)前期文件（拓展、咨询、方案、勘察、测绘、可行性研究报告）； 2)各种证书原件； 3)合同（设计、施工、材料）； 4)施工图及电子版； 7．财务部： 1)执照、资质年检资料原件； 2)公司各种证书、合同的原件； 3)各类财务报表及文件等由财务部自行保管。（二）档案编号：由资料员统一编号公司代码—部门—年号—数字流水号以行政为例：AJY—行—2010—001、AJY—行—2010—001—1 （如一份文件包含多少小项，在数字流水号后添加小编号）

办公室组织架构图及岗位职责

办公室各岗位职责主任：XXX 职责：主持办公室全面工作，根据办公室人员的工作分工，安排、管理办公室工作。组织并参与中心有关文件、政策的调研、起草、审核工作，把好文字关和政策关。做好精神文明对内、对外的宣传组织、策划、审查和落实工作。安排和处理好中心各项公务接待以及对厅内、外相关部门的公共关系和重要活动。主管文书与人力资源工作。副主任：XXX 职责：协助主任完成办公室全面工作。认真落实各项工作的实施情况，做好督察工作。主管办公室档案管理与内勤管理工作。文书：XXX 职责：1、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。 2、负责各种文件的起草、装订及传递工作，做好文秘档案收集管理及保密工作。 3、做好日常来访接待工作，维护中心形象及利益。 4、负责中心内部会议的通知和落实工作。 5、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理工作。

人力资源：XXX 职责：1、负责编制中心组织架构。 2、组织开展工作分析，编制中心各岗位职位描述。 3、建立健全中心人力资源招聘体系，负责各科室人员招聘，并编制人力资源数据库。 4、负责中心员工劳资的计算和审核工作，以及对在编员工的绩效考评工作。 5、负责对中心员工综合业务能力的培训和学习工作。 6、完成领导交办的其他工作。档案管理：XXX 职责：1.贯彻执行国家关于档案工作的法令、法规和政策，规划全中心档案工作，制定本中心档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。 2.积累和管理中心的各类档案，保证档案的完整与安全，履行档案行政管理职能，负责组织全中心档案工作，指导和协助各部门做好各类档案的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计工作，并对办公室文件进行签收、专递、催办，做好文件的回收、清退销毁工作。 3.维护中心历史的真实面貌，发挥档案原始凭证作用，使档案在各项工作决策时发挥依据和参考作用。

公司档案管理制度细则

《公司档案管理制度细则》为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。一、总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。二、档案部门设置及其职责（一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为： 1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检查。 2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。三、档案接收与整理 (一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个面：

人事档案管理实施细则

发行版本：A 人事档案管理实施细则修改次数：0 文件编号：QG/SDXS452-2012 1 适用范围本实施细则规定了中国石油天然气股份有限公司山东销售分公司（以下简称公司）人事案档管理的内容及要求。本实施细则适用于公司及所属各全资单位。控参股公司人事档案管理参照本实施细则执行。本实施细则不适用于基层库站。 2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本实施细则的引用而成为本文件的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于文件。凡是不注日期的引用文件中，其最新版本适用于本文件。 2.1 组通字[1991]13号《干部档案管理条例》 2.2 组通字[1996]14号《干部人事档案材料收集归档规定》 2.3 油人字[2001]385号《中国石油天然气股份有限公司干部人事档案管理暂行办法》 2.4 石油人事[2011] 272号《中国石油天然气股份有限公司人事档案管理规定》 3 术语和定义本文件采用以下定义： 3.1 人事档案：是指国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，中国石油山东销售公司 2012-07-20修订 2012-12-01实

施记录和反映个人经历、德才能技、工作表现的，以员工个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。 3.2 人事档案材料的鉴别：是指按照一定的原则和规定，对收集起来的档案材料进行审查、甄别其真伪，判断有无保存价值，确定其是否归入人事档案。 3.3 人事档案材料的整理：是指将经过鉴别的人事档案材料，以员工个人为单位装订成内容条理、系统的专门案卷，并不断对档案内容进行补充的工作。 3.4 人事档案材料排序：排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。 4 重要风险 4.1 人事档案在保管或转递过程中遗失。 4.2 人事档案材料不齐，缺少重要归档材料。 4.3 人事档案材料不符合归档要求。 5 职责 5.1 人事处是人事档案管理的归口管理部门，主要职责是： 5.1.1 负责制定及修改人事档案管理的相关规定、办法及实施细则；5.1.2 负责制定人事档案管理业务培训计划，并组织实施及考核； 5.1.3 负责对所属单位报送的人事档案材料进行监督检查； 5.1.4 负责对所属单位人事在职工作材料存档进行指导、检查及考核； 5.1.5 负责划定人事档案管理范围并按照管理权限管理相关人员人事档案或人事在职工作材料。 5.2 公司所属各单位人事档案管理主要职责：

档案的管理

档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式档案管理制度档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。（一）档案收存的范围 1、行政档案： ①上级下发的各类文件 ②发出的各类文件 ③各种会议记录及会议要 2、人事档案 ①在编人员的档案材料 ②人员招聘的相关材料 ③各类工作人员的登记表、请假条、迟到、旷工等资料。 ④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。 ⑤工作人员年度考评资料 3、财务档案 ①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。 ②各种税费、社保金交纳的相关资料。 ③年度、季度及专项财务分析报告。 4、技术部门 ①各个型号机械设备的图纸。 ②每次出差的售后服务回馈单归档。（二）档案管理体制：档案实行统一管理。部门分类管理的二级管理体制。

1、建立档案室，对及各部门档案资料正本统一管理。办公室分工专人管理档案。 2、人事、行政档案由办公室助理和办公室主任直接管理。 3、技术部门档案直接汇总到档案室； 4、根据工作需要，主管会计可在财务室保留当年和前一年的财务档案，尔后逐年建档移送档案室保管。（三）归档归档要求：①档案必须具有真实性。所有资料应为原始资料。②档案必须具有完整性。每个案卷力求资料齐全。③档案必须具有价值性。立卷要避免杂乱无章，做到分类、分项、分目清晰；要避免重复立卷，同一事件只立一个卷目；要准确分类，不同类型的资料，不能混合立卷。（四）档案保管和使用 1、档案管理人员要对档案卷宗分类编号、类别，分类存放，做到分类清晰、放置有序，便于查阅。 2、在人员变动时，要认真做好移交。 3、档案借阅必须填写申请表，经分管领导批准后方可借出，并按申请使用时限及时收回。文书档案的整理方法一、概念文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、

文书档案管理规定 (2)

文书档案管理规定为了进一步加强所（园）文书档案管理工作，保障各类文书档案及时归档，有效地保护和利用档案，维护所（园）合法权益，特制订本规定。一、定义本规定所称的文书档案是指过去和现在的所（园）各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所（园）有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。二、档案的立卷与归档 1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理，按年代立案，予以归档、保存和备查，并交一份由经办部门存档备查。 2、收集范围为主要包括：（1）反映所（园）机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）所（园）需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；（3）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（各部门具体归档材料见附件）。 3、属于归档范围的文件材料，必须向综合办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

4、所有文书档案一事（一档）一交，或次年二月底统一移交。 5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。 6、立卷工作一般在年末或次年初进行，一事一卷。党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档，科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。 7、案卷质量要求案卷质量要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。（1）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也应随同绝密文电立卷。（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总

办公室工作及档案管理

办公室工作及档案管理 1、档案由档案管理员统一进行整理、归档，管理应做到科学、合理、规范、有序。 2、收文收到来文之后，按其内容和要求，请示部门负责人提出拟办意见，送相关领导阅批。然后按领导批示及时办理。 3、行文制发文件的十项要求： 1）文稿首页要使用发文稿纸、主办部门、拟稿人、核稿人、签发人等逐一签署意见、姓名、日期; 2）文稿书写、修改和核签必须用深蓝或碳素墨水，禁止纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔及复写纸; 3）稿纸使用A4纸，禁用方格纸、信纸及其他类别纸张; 4）文稿中修添的文字不得写在稿纸左边； 5）文稿应标明抄报抄送单位; 6）需保密的应标明密级; 7）有附件要附上附件; 8）需电脑贮存的要标明主题词。 9）对不符合的上述要求的，原则上要说明理由退给拟稿人。但紧急情况下，适当放宽。 10）文稿符合要求的由办公室主管人员编号、登记，与拟稿人或领导商定报送范围，确定打印份数。 4、文件打印与复印日常需打印、复印的公文，须有领导签字，特殊急件也可以先打（复）印，但事后要补上签字。铅印的文件要事先请示领导，签字批准后方可办理。 5、文件校对文稿校对由总裁办人员及时校对，文件一经定稿，不能随意改动。如有改动，需经文件签发人同意方可进行。文件底稿与印好的一份文件一同存档。

6、文件保管文件办完后要妥善保管，上级发的文件要求回收的要及时收回。机要文件的起草、打印、发送要有专人负责，文件一经签发，密级即正式生效。制作时要按批准数量、不得多制、私留，清样、半成品、印版要及时销毁。此类文件严禁外借、丢失，个别外借要经领导批准，2日内及时送回。专管人员调离，要办好移交手续。 7、本单位各种门类和载体的档案均由综合部档案管理员集中统一保管，档案室在接收档案时必须认真检查验收并履行交接手续。 8、存放档案设置必需的档案专用库房和箱柜，并进行科学分类、排列、编目，便于查找。归档的文件材料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间有机联系，便于查找利用；准确划分保管期限，分年度、分级别、分类别进行整理；文件排列系统有序，归档文件盖好归档章，准确填写归档章上的各项内容，填写归档文件目录、备考表；永久、长期保管的文件去除金属装订物；书写规范，具有耐久性；文件装订结实、整齐、美观。 9、定期检查档案保管状况，每年核对案卷数一次，做到数字准确、案卷与目录相符，对破损和变质档案要及时修复和复制，发现问题及时报告，及时处理、并认真做好记录。 10、档案室钥匙由综合部档案管理员保管，非档案人员不得擅自进入档案库房。 11、档案管理人员和提、调档案人员，对所提档案要做好保密工作，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容，非档案人员不准私自开箱或者翻阅档案材料。

中国建设银行个人住房贷款档案管理实施细则(1)

中国建设银行个人住房贷款档案管理实施细则（试行）第一章总则第一条为规范和加强个人住房贷款业务的档案管理工作，合理有效地保管和利用档案资料，根据《中国建设银行档案管理办法》、《中国建设银行信贷档案管理规定》、《中国建设银行个人住房贷款办法》、《中国建设银行个人商业用房贷款暂行办法》、《中国建设银行个人再交易住房贷款暂行办法》、《中国建设银行个人住房贷款业务操作规程（试行）》等规章制度，制订本细则。第二条个人住房贷款档案是指各行在经办和管理各类个人住房贷款工作中形成的，具有凭证依据作用和参考利用价值或史料价值的信贷经营管理专业技术材料的总称。个人住房贷款档案管理是指个人住房贷款有关资料的收集、整理、归档、保存、退回、销毁的全过程。第三条个人住房贷款档案实行统一领导、分级管理、逐级建档的管理原则。第四条个人住房贷款档案由个人住房贷款业务经营部门（以下简称经营部门）、会计部门、档案部门负责管理，即在贷款本息结清或信贷业务执行完毕以前，由经营部门、会计部门负责管理；在贷款本息结清或信贷业务执行完毕以后，由档案部门负责管理。经营部门负责信贷档案的收集、整理、保管、借阅和移交归档工作；会计部门负责重要档案的接收、入库保管、借阅、移交工作；档案管理部门负责贷款本息全部还清或信贷业务执行完毕以后的档案保管及销毁。第五条对个人住房贷款档案资料录入和扫描进计算机进行电子化管理的经办机构，应保证其档案管理信息系统的可靠性和完善性，严格信息录入、查询、修改等环节的人员权限设置，定期进行系统维护、数据备份和排查病毒等工作，防止信息的丢失和泄漏。第二章档案分类和部门管理职责第六条个人住房贷款的归档范围包括贷款业务中形成的专业技术资料，分为重要档案和一般档案。重要档案是指个人住房贷款抵押房屋他项权利证、权利质押的权利证明、保险单等重要物品和单证原件；一般档案指除重要档案以外的所有在办理个人住房贷款业务中形成的专业技术资料（具体归档范围见附1）。第七条个人住房贷款重要档案原则上由会计部门负责保管。经营部门如设立了专门的信贷档案库房和专职信贷档案管理员，重要档案可由该经营部门区别一般档案负责保管。第八条各经办行的经营部门除对所有个人住房贷款档案资料进行收集以外，还需设立专（兼）职贷款档案管理岗，负责接收、审查信贷经办人员提供的档案资料，做好还款阶段个人住房贷款一般档案的日常整理、保管和利用等工作。重要档案在经营部门负责保管的，该经营部门必须设专职档案管理人员负责保管。第九条档案部门负责个人住房贷款本息结清或信贷业务执行完毕以后的档案管理。第十条个人住房贷款档案的保管期限为5年，从贷款本息结清的下一年开始计算。

文书档案的方法和步骤

第三部分文书档案的整理方法和步骤文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法立卷整理的方法和步骤一、确定分类方案 ◆分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。 ◆根据本单位的实际情况，设置分类方案。复式分类法 1、年度—机构—保管期限分类法 2009年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2010年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法年度—机构—保管期限分类法永久30年10年 2009年：办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上 2010年：办公室……业务处…… 同上排列指导处…… 2011年：…… 复式分类法 2、年度—问题—保管期限分类法 2009年：党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年 2010年：党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 3、保管期限—年度—问题分类法永久：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 30年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 10年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 复式分类法 4、保管期限—年度—机构分类法永久：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 30年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 10年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 保管期限—年度—机构分类法 ◆不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。二、鉴定 ◆确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料 ◆确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年

公司档案管理办法及实施细则 (带表格)

档案管理办法及实施细则（带表格）为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。一、总则第一条根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规定。第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。二、文件材料的形成与归档第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。第六条公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料

由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。第七条公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。第八条公司必须编制文件材料的归档范围。企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面： 1、经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。 2、财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。 3、工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等。

档案整理及分类标准

For personal use only in study and research; not for commercial use 我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型： 1 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料； 2 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料； 3 财务、会计及其管理方面的文件材料； 4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面的文件材料； 5 经营管理方面的文件材料； 6 仪器、设备方面的文件材料； 7 基本建设、工程设计、施工方面的文件材料； 8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。 9 本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。 10电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 11其它具有利用和保存价值的文件材料。（一）整理单位：件：即归档文件的整理单位。一般以每份文为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文各为一件。对“件”和“为一件”的确定，原则上，整理单位应为“自然件”，即单份文件，一般以每

人文件为一件。但根据实际情况，还有以下一些原则： 1、会议文件的确定：按内容（问题）分别确定为件。 2、会议记录：以会议种类各为一件，如党组会议记录、行政会议记录等等。 3、调查处理事项：一文一件 4、信息简报：每期为一件 5、请示与批复各为一件（四川省规定） 6、文件正本与不同稿本：正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。 7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。 8、正文与与文件处理单：应与文件作为一件。 9、原件与复制件：复制件与原件作为一件。 10、转发文与被转发文：应作为一件。 11、报表、名册、图册等：按其本来的装订方式。一册（本）作为一件。 12、来文与复文：分别为一件。（二）文件修整（略） 1、修裱破损文件

浅谈办公室文书档案的收集与归档工作

浅谈办公室文书档案的收集与归档工作发表时间：2018-08-06T11:17:22.493Z 来源：《文化研究》2018年第6月作者：彭福锋[导读] 本文描述了办公室文书档案收集和归档工作管理现状；提出了办公室文书档案收集和归档工作的完善建议。广东鼎华科技股份有限公司 528300 摘要：档案作为一种重要的信息资源，记载着文字、声音、图像等重要的信息，档案工作的信息化建设是信息时代档案管理工作创新的客观需要，办公室文书档案的收集和归档工作是行政管理工作重要的组成部分之一，本文描述了办公室文书档案收集和归档工作管理现状；提出了办公室文书档案收集和归档工作的完善建议。关键词：办公室；文书档案；收集；归档一、引言文书档案的收集和归档工作是办公室工作中非常基础和重要的工作内容，只有做好文书档案的收集和归档工作，才能为其他工作的顺利开展提供基础性保障。随着社会的不断发展，办公室中的文档数量和种类都越来越多。因此，文书档案的工作也更加复杂，做好档案收集和归档工作面临着一定的困难。文书档案是单位进行重要决策的科学参考依据，它包括了请示、会议记录、谈话、审批情况、决议等文档资料。文书档案的收集与归档是一种高技术性与服务型有机结合的工作，我们应尽可能确保文书档案的收集与归档工作的真实性与完整性，提高档案管理质量，有效开发与利用档案信息资源。二、办公室文书档案收集和归档工作管理现状 1、文书档案管理人员缺乏专业的管理意识就目前情况来看，现阶段管理人员对于文书档案的收集与归档的重视程度不够，使得工作态度不积极，工作落实不到位。很多文书档案管理人员的管理意识淡薄，没有培养出专业的管理意识，事业单位的管理人员只重视一些红头文件，对于一些普通编号文件不够重视，容易忽略对于普通编号文件的收集与归档的工作，使得文书档案管理工作的效率与质量持续下滑，经常出现档案失真、档案缺损、归档档案时间不能连贯等情况。他们认为文书档案收集和归档工作是一件最普通的文件资料整理，这样不仅导致工作人员在进行文书档案收集和归档时粗心大意，注意力不集中，减低工作效率和准确性，而且还会影响文书档案收集和归档本应具有的效果和辅助功能。 2、收集与归档文书档案的力度不强。首先收集归档的方式不合理。目前大部分的文书档案管理采用的是传统的档案信息管理模式，这种模式通常依赖于纸质的存储方式，不仅繁琐，而且需要很多的空间来对这些档案进行存放。计算机技术可以使所有的纸质档案转化为电子版本，然后再将这些电子档案录入到相应的计算机系统中进行存储。在进行电子版本的转化时，不仅可以通过人工录入的方式，同时还可以使用扫描仪、照相机、传真机等各种各样的先进设备，这样可以使档案信息整理变得更加快捷简便。同时计算机技术的使用可以使在今后档案查阅的时候，方便查找、方便检索、方便整理。其次收集与归档文书的流程不够规范。很多文书资料虽然分类但归档不及时，没有及时地摆放在柜文件中，导致查阅不方便。最后，文书档案欠缺完整性与连续性。由于文书档案收集与归档工作不够规范，造成文书档案资料出现断页、断章、缺乏有效的单位落款的时间与盖章等，都是比较常见的现象。 3.文书档案的真实性、准确性有待提高，有些文件资料都是为了应付上级检查而制作的，这样的文件资料往往缺乏真实性和准确性，在后期工作中没有什么利用价值，对于这样的文件资料进行归档不仅浪费人力、物力、时间，同时还会影响今后工作中文件参考的正确性。 3、收集与归档文书档案工作不全面。文书档案材料收集不够全面是办公室文书档案管理工作中的一个常见问题，很多企业的工作人员由于在思想上对文书档案的收集工作不够上心，因此在实际的工作中，常常会出现文书档案文件遗漏在别的部门或者无法收回的情况。文书档案包含的内容非常多，很多材料的来源渠道都非常多，并且体现着很重要的价值，如果文件收集不够全面，或者将文件遗漏在别的部门，就会造成信息的泄露，严重影响文书档案材料的归档工作。在很多企业中，档案管理部门的地位都普遍比较低，因此部门的工作人员很多都不是专业的档案管理方面的人才，甚至还有一些为兼职人员，这也严重影响了收集和归档的效率、质量。二、提高办公室文书档案收集与归档工作水平的策略 1、建立完善的档案管理制度为了有效地加强办公室文化档案的收集工作和归档工作，建立完善的档案管理制度是非常必要的。从现在的情况来看，之所以在文书档案收集和归档过程中出现各种问题，最直接的原因就是在实际的工作过程中过于随意，工作内容和方式没有制度可循。因此，不同的工作人员会采用不同的方式工作，对不同的档案材料的重视程度也不一样 [2]。针对这种情况，就必须要建立完善的档案管理制度，确定文书档案的收集范围和时间等，同时还应该将档案文件在收集过程中应该注意的事项也详细的列出来，这样才能够让档案收集和归档的工作实施得更加有序。在制定档案管理制度时，企业可以参考知名企业的成功经验，但是也应该在此基础上结合企业自身的发展情况来进行修订，不能完全照搬，否则将不能发挥作用。 2、加强对档案管理人员的培训档案管理工作人员的管理水平和文书档案的收集、归档效率以及归档质量之间具有紧密的联系。因此，要想加强文书档案的收集和归档效率，就应该加强对档案管理人员的培训。一个优秀的档案管理人员应该具备厚实的管理能力和档案知识。因此，企业应该鼓励和监督档案管理人员不断提升自身的业务水平，学习档案管理的最新知识，掌握资料管理的最新技术 [4]。另外，企业还可以组织工作人员到省内的档案局参加培训，让每一个档案管理人员都能够掌握专业的档案管理知识，对档案收集和归档有更深了解，熟悉掌握文书档案收集和归档的范围以及流程，并严格按照规定的流程进行工作，从而在工作中取得更高的效率。对于文书档案的整理、分类、编号和保管等都应该采用最合理的方案，才能提高档案管理的整体水平。在收集和归档的过程中，如果发现工作存在不足或者问题，也应该及时指出，并及时修改。 3、创新文书档案收集与归档的方式。