档案管理员岗位职责及工作标准修订版

IBMT standardization office【IBMT5AB-IBMT08-IBMT2C-ZZT18】

档案管理员岗位职责

及工作标准

岗位职责

一、抬爱本职工作，严寒企业机密，认真执行有关档案管理的制度。

二、负责各类档案资料的登记，做好各类档案资料的接收、整理、保管和统计工作。

三、负责档案资料的借阅，根据需要编制必要的检索工具和参考资料，为公司各个部门的档案查阅提供方便，认真做好借阅记录。

四、及时收集各类档案，定期收集全厂各部门应归档的各类文件材料，并做好整理、修复、装订、缠上及归档工作。

五、负责移交档案文件的验收，做到归档文件的完整，签署齐全、装订整齐、分类科学、便于查找。

六、定期清查档案，及时催讨借出的档案以及中标的相关资料，做到档案资料与档案目录相符。

七、每天做好档案室的清洁工作，保持档案室良好的环境卫生。

八、对于清查中损坏的档案，应及时进行补充或复制。

八、及时向领导汇报档案情况，认真完成领导交办的其他工作。

工作标准

一、档案资料的交接

1、移交的入档档案资料，要保证按要求，做到整理规范，做好相应的移交资料清单，确保清单与移交资料内容相符。

2、接收档案时，对照移交清单，对入档的档案资料逐一核对，确认无误后，档案管理员与移交人员在《档案交接单》上签字，《档案交接单》一式两份，双方各执一份。

3、根据要求，对于破损，不完整的移交资料，可以要求移交人员重新整理后，再办理交接手续。

4、办理完交接手续的档案，要分类整理，写好档案目录。

三、档案的借阅

1、借阅人员在《档案借阅单》上写明需借阅的档案名称，借阅人，并有所在的部门主管签字。

2、档案管理员对照《档案借阅单》找出档案，并在借阅单上注明每个档案资料的数量及借阅日期。

3、档案管理员要填写档案盒内的借阅卡。

4、借阅人员拿《档案借阅单》找档案室主管领导签字后，将单据与所借档案资料逐一核对，确认无误后，单据交给档案管理员，方可取走档案。

5、档案管理员对于所借出的档案资料到期不能归还的，要督促借阅部门归还。若需继续借阅，要重新登记并办理借阅手续。

四、档案的归还及后续整理工作

1、借阅人归还档案时，管理员根据《档案借阅单》填写的内容逐一，确保档案资料完好无损。

2、确定档案资料后，在《档案借阅单》上填写归还日期，并在此单据上作出明显标记说明档案资料已归还。

3、若归还的是整盒档案资料，填好盒内借阅卡后，按照类别放在原来的档案柜中。

4、零散的档案资料，按其编号找出相应的档案盒，对照盒内的资料借阅卡，按序号放入盒内，并把资料借阅。

5、上述工作完成后，根据类别，放入档案柜中。

五、档案资料的整理、保管

1、按照原有的档案资料编号，对接收的档案资料，分类别编号。

2、按所分类别，编写档案目录，以便于查找。

3、定期对照档案目录，核查档案，防止档案资料丢失，损坏。

4、核查中发现损坏，字迹受潮，缺失的档案资料，要做好登记，并且及时向主管领导汇报详细情况。