人事档案操作手册(人事岗专用)

内部资料，注意保管

中国石油人力资源管理系统

用户操作手册

人事档案管理（人事岗专用）

人力资源管理系统项目经理部

二〇〇九年三月

目录

一、档案转递信息............................................................................................................ - 2 -

1．档案转入管理........................................................................................................ - 2 - 2．档案转出管理........................................................................................................ - 7 -

二、待移交档案材料管理................................................................................................ - 9 -

1. 功能概述................................................................................................................. - 9 -

2. 操作流程图............................................................................................................. - 9 -

3. 具体操作................................................................................................................. - 9 -

4. 批处理工具的使用............................................................................................... - 10 -

三、档案查（借）阅情况信息...................................................................................... - 13 -

1．档案查阅情况信息.............................................................................................. - 13 - 2．档案借阅情况信息.............................................................................................. - 18 -

人事管理岗在人事档案管理中的职责

一、档案转递信息

1．档案转入管理

（1）功能概述

“档案转入”是记录档案材料转入情况的信息。

（2）操作流程

档案转入根据业务流程，需要先从“待转递人事档案信息”做起，由人事管理岗和档案管理岗协作完成。如图：

（3）具体操作

①操作路径：SAP菜单→人事档案管理

②事物代码：ZPA30_HR13 - 管理人事档案信息

③人事管理岗负责：维护“待转递人事档案信息”的档案来源、回执时间、移交人、审核人、移交单位、状态栏。状态栏根据实际工作情况维护成“处理中”。如图：

状态维护

为“处理

中”

说明：移交单位：指人事管理处室、科室；移交人：指人事管理岗人员。举例：大庆油田公司人事部干部管理科，刘铭辉。

④人事管理岗负责：档案审核通过后，将待“转递人事档案信息”中状态栏调整为“提交”，表示可以向档案管理岗人员提交档案。

状态维护

成“提交”

（4）批处理工具的使用

《一》由“待转人事档案信息”自动生成“档案转入/转出”信息

当一次维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入：

其一：操作路径：SAP 菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序

其二：事务代码：ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序

具体操作：

第一步：下载“待转递人事档案信息批量导入程序”模板：

选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员

★如果是对系统里已有信息进行修改,请在“转递状态”中选择修改，同时在“档案材料状态”中选择相应的状态即可。如图：

点击执行后，输出模板如图，人员编号和姓名会自动带出，维护员工“待转递档案”相关信息即可，其中字段“状态”有下拉选项且为必填，对于状态中三个下拉选项“处理中”、“提交”由人事管理岗人员维护；“档案员确认”由档案管理岗人员维护。

★如果选择“档案员确认”导入后，会自动生成一条相应子类型（转入/转出）的“档案转递信息”

维护完毕数据后，将文件另存为“Unicode 文本”格式：

保存后，返回数据导入界面。

第二步：上传数据。点击“上传数据”，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事务，运行方式选择“E 显示错误”，然后，点击执行。

导入完成后，会出现如下两种情况：

如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。

（2）如果没有错误，则如下为空。

这样批量的人事档案转入数据就导入完毕。

《二》直接维护“档案转递信息”

当一次直接维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入：

其一：操作路径：SAP 菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI205---档案转递信息批量导入

其二：事务代码：ZHRBI205---档案转递信息批量导入

第一步：下载“档案转递信息批量导入程序”模板：

如图所示：如果是对以前导入数据的修改，在“转递状态”中选择“修改”。

选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员；同时选择“导入文件”及“转递状态”

点击执行后，对“档案转递信息”中相关字段进行维护，对于有下拉选荐的请按选项去填写。同时将文本另存为“Unicode”的形式。

保存后，返回数据导入界面。

第二步：上传数据。点击“上传数据”，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事务，运行方式选择“E 显示错误”，然后，点击执行。

导入完成后，会出现如下两种情况：

如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。

2．档案转出管理

（1）功能概述

“档案转出”是记录档案材料转出情况的信息。

（2）操作流程

（3）具体操作

①操作路径：SAP菜单→人事档案管理

②事物代码：ZPA30_HR13 - 管理人事档案信息

③当员工发生调出、离退休或减册业务时，档案需根据管理权限转到相关单位。

人事管理岗负责：维护“待转递人事档案信息---档案转出”，并将状态栏调整为处理中，如下图：

“通知人”上面加一个“审核人”栏!

④人事管理岗负责：审核通过后，人事管理岗将“待转递人事档案信息”的状态栏调整成“提交”，即通知档案管理人员该员工档案需要转出:

状态维护成

”提交”

（4）批处理工具的使用

操作同“‘档案转入管理’的批处理工具的使用”

二、待移交档案材料管理

1. 功能概述

“待移交档案材料信息”是记录新增归档材料的移交过程。

2. 操作流程图

3. 具体操作

（1）操作路径：SAP菜单→人事档案管理

（2）事物代码：ZPA30_HR13 - 管理人事档案信息

（3）人事管理岗负责：当有新增材料归档时，需要维护“待移交档案材料信息”。

在维护人力资源主数据的界面，选择“待移交档案材料信息”，点击创建，进入到“待移交档案材料信息”子类型的选择界面，如图：

根据新增材料的类别选择相应的子类型后，进入到“待移交档案材料信息”的界面。如图：

维护完毕后，将“状态栏”调整为“提交”。

4. 批处理工具的使用

当一次维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入：

其一：操作路径：SAP 菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI129---

待移交档案材料信息批量

导入

其二：事务代码：ZHRBI129---待移交档案材料信息批量导入 具体操作:

第一步：下载“待移交档案材料信息批量导入程序”模板： 如图所示：选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员

★如果是对系统里已有信息进行修改,请在“转递状态”中选择修改，同时在“档案材料状态”中选择相应的状态即可。如图：

点击执行后，输出模板如图，人员编号和姓名会自动带出。 ★①其中“档案材料名称”和“档案材料类别”为必填字段 ②对于有下拉选项的请严格按照选项中的填写！

③如果在“状态”一栏中选择“档案员确认”会自动生成一条相应的“档案目录信息”

维护完毕数据后，将文件另存为“Unicode 文本”格式：

保存后，返回数据导入界面。

第二步：上传数据。点击“上传数据”，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事务，运行方式选择“E 显示错误”，然后，点击执行。

如果是上传“修改”的信息请选中“修改”同时选重相应的“状态材料状态”即可。

导入完成后，会出现如下两种情况：

（1）如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。

（2）如果没有错误，则如下为空。

这样批量的待移交档案材料管理信息的数据就导入完毕。

三、档案查（借）阅情况信息

1．档案查阅情况信息

（1）功能概述

“档案查阅情况信息”是记录人事管理岗在实际业务查阅档案过程的信息。

（2）操作流程

如果是非人事部门用户查阅员工档案，则由查阅人员直接填写查阅审批单，人事主管部门签字同意后，由档案管理岗填写“档案查（借）阅情况信息—查阅信息”，并完成查阅过程。

（3）具体操作

①操作路径：SAP菜单→人事档案管理

②事物代码：ZPA30_HR13 - 管理人事档案信息

③人事管理岗负责：填写“查借阅人填写”的内容，并将状态栏调整成“提交”，回车后系统自动档案存放位置，然后点击保存。如图：

④人事管理岗负责：打印“查阅人事档案审批单”。

操作路径为：SAP菜单→人事档案管理→表单→档案查借阅

事物代码：ZHRISPAFM102 - 查阅人事档案审批单（人事岗用）

打印出查阅审批单：

经过本部门领导签字后，拿着审批单去档案室查阅档案。

（4）批处理工具的使用

说明：当一次性维护多个员工的档案查阅情况信息时，可以使用批处理工具，有两种方法进入：

其一：路径为：SAP 菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI019- 档案目录信息批量导入

其二：事物代码为：ZHRBI019 - 档案目录信息批量导入

该批处理工具的操作分两步：

第一步：下载模板，如图所示，选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，

如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员：

如果对系统中已有的信息进行修改，请选择“修改”同时对修改情况下的状态进行选择。如图：

点击执行后，输出模板如图，人员编号和姓名会自动带出，维护员工档案查阅相关信息即可：字段“状态”中，人事管理岗人员维护“处理中”“提交”；档案管理岗维护“档案员确认”

信息维护完毕后，保存成“Unicode 文本”格式：

保存后，返回数据导入界面。

第二步：上传数据。点击“上传数据”，在导入文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事物，运行方式选择“E 显示错误”，然后，点击执行。

导入完成后，会出现如下两种情况：

如果导入数据有错误，会在此显示员工号、员工姓名、档案材料类别及错误信息等。

如果没有错误，则如下为空。

2．档案借阅情况信息

（1）功能概述

“档案借阅情况信息”是记录人事管理岗实际业务中借阅档案过程的信息。

（2）操作流程

如果是非人事部门用户借阅员工档案，则由借阅人员直接填写借阅审批单，人事主管部门签字同意后，拿到档案管理部门，由档案管理岗填写“档案查（借）阅情况信息--借阅信息”，并完成借阅过程。

（3）具体操作

①操作路径：SAP菜单→人事档案管理

②事物代码：ZPA30_HR13 - 管理人事档案信息

③人事管理岗负责：维护“查借阅人填写”的内容，并将状态栏调整成“提交”，回车后系统自动档案存放位置，然后点击保存。如图：

④人事管理岗负责：打印“借阅人事档案审批单”。

路径：SAP菜单→人事档案管理→表单→档案查借阅

事物代码：ZHRISPAFM041 - 借阅人事档案审批单（人事岗用）

打印出借阅审批单：