物业公司住户档案管理规定

物业公司住户档案管理规定

为了做好园区业主（住户）的档案管理和保密工作，以便及时、准确地查阅住户资料，特制定本规定。

第一章总则

第一条本规定所称住户档案是指园区所有已收楼业主（住户）的档案资料。

第二章住户档案资料的归档

第二条业主凭《入伙通知书》到物业公司办理收楼手续，需填写住户资料，住户资料一般所包含的内容有：1)入住通知书、2)住户档案表、3)《住户手册》公共合约存根、4)业主身份证复印件（委托收楼的还需有委托人的身份证复印件）、5)房屋交接验收表。

第三条办理完收楼手续后，由物业部物业助理负责将住户资料装入档案袋中,填写完毕交由客户服务部资料管理员做好其归档工作。归档时，应一一查明以上所应包含的内容，发现遗漏的，应立即予以处理。

第四条存档工作必须及时，一周存档一次（除收楼时每天存档一次）。

附则：存档工作不及时，造成有资料遗失或资料不齐全，扣罚责任人100元。

第五条住户档案由客户服务部资料管理员定时进行整理，确认无误后分期数交办公室档案室存档。

第三章住户档案的查阅和外借

第六条住户资料是业主（住户）的第一手资料，本着对业主（住户）认真负责的态度，应做好保密工作。

第七条公司领导（包括总经理、副总经理及总经理助理）可以直接查阅和借出住户资料；部门经理助理以上人员可以在档案室直接查阅资料，借出时应填

写《档案借阅登记表》后方可借出；公司其他人员需查阅和借出资料的，都必须有部门负责人或公司领导人在《档案借阅登记表》签字审批后方可借阅。

附则：档案管理员未经许可，不可将资料外借，如私自将资料外借或让人查阅，扣罚责任人100元。

第八条一般情况下，外来人员不得查阅和借出住户资料，如有公安、检察院和法院等其它国家机关单位到我司调查业主（住户）有关情况，在经部门领导同意后可以进行查阅但不得借出。

第九条借阅人员在借出住户资料时，应做好保密工作，不得私自转让他人查阅，借出当天必须予以归还。

附则：如借阅人员造成资料泄密，引起投诉的，扣罚责任人300元。借出当天未归还的，扣罚借阅人100元。

第四章附则

第十条本规定由金碧物业管理有限公司客户服务部负责解释。

第十一条本规定从下发之日起开始施行。

第十二条附《档案借阅登记表》。

档案借阅审批表