浅谈仪器设备的档案管理
浅谈仪器设备的档案管理
设备档案管理是设备管理的一部分，担负着设备技术资料的收集、记录、填写、积累、整理、鉴定、归档、统计、提供利用的任务。而且设备档案是各种仪器设备正常使用、维护以及进行技术性能开发不可缺少的材料，是重要的技术储备中心。为了加强仪器设备的档案管理，既要确保设备档案的完整、准确、系统和安全，又要便于借阅利用，使设备档案资料充分发挥作用，根据我所仪器设备的具体情况，结合多年来的实际工作需要，我们对现有的仪器设备档案资料进行了重新的整理和分离。
由于我们的质量管理体系中对于仪器设备档案的管理一般只是涉及到仪器设备的技术档案部分，加之考虑到我们日常工作及外审工作也只是涉及到这一部分，故我们对原有的仪器设备档案进行了重新的整理。原有的仪器设备档案中大致包含了两大部分。一部分是仪器设备档案的商务资料，包括仪器设备购置申请报告、仪器设备计划申请表、合同、购物发票（复印件）、入库单等，另外对于购买的进口仪器还包含进口审批、外贸合同、代理协议及办理海关免税所需要的一切资料，这些都是与仪器购买有关的手续，我们把这些材料归为商务部分，考虑到这部分资料一般不需要经常查阅，故还放在原有的档案袋中，另行存放。另一部分则是有关仪器设备档案的技术资料部分，包括仪器设备使用登记册（操作人员写满一本后交回）、仪器设备开箱验收记录、合格证、保修卡、中外文使用说明书、光盘、软盘、操作手册、图纸、溯源证书正本及溯源证
电子档案管理系统平台
盛年不重来，一日难再晨。及时宜自勉，岁月不待人。电子档案管理系统平台
目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)
第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置
浅谈电子档案的管理和利用
浅谈电子档案的管理和利用 概要：为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。 随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。 一、电子档案使用的主要途径 电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。 二、加强电子档案管理的重要意义 电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。 1.加强电子档案管理，有利于节省人力物力 在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
科技档案管理制度
科技档案管理制度 第一章总则 第一条为加强江西中电投峡江发电有限公司（以下简称公司）科技档案的管理，规范科技档案的归档和使用，制定本办法。 第二条本办法适用于公司科技档案管理。 第二章定义 第三条科技档案是生产技术、基本建设、科学研究等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、录音、录像带等（特别是电子文件）科技文件材料。第三章职责 第四条综合部是公司档案管理工作的归口部门，其主要职责： （一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法律、法规，组织制定实施细则，建立健全公司档案工作的各项管理制度，并对执行情况进行监督、检查； （二）组织编制公司档案工作的发展规划和工作计划，统一部署、组织实施； （三）负责管理公司的档案，负责公司各部门文件材料的形成、收集、整理和归档工作。
公司生安部负责公司科技档案的业务指导和销毁审第五条．批工作。 第四章管理原则 第六条科技档案是电力企业管理的重要组成部分，又是生 产建设中专业性、技术性、服务性很强的工作，各部门都应把科技档案工作纳入生产管理、技术管理、科研管理工作之中，加强领导。 第七条公司科技档案实行集中统一管理，由专库专人保管。第八条科技档案工作内容包括收集、整理、分类、保管、 利用和统计等，要求做到档案案卷完整、系统、准确、安全和有效利用。 第九条应积极采用先进技术，逐步实现科技档案管理的科 学化、现代化。 第十条档案库房必须牢固，配备空调机、去湿机、排气扇、温湿度计等设备，库房符合“八防”要求。 第十一条科技档案，应按照《电力工业企业档案分类规则》和分类表，进行分类组卷，保持档案之间的有机联系，便于科学管理和综合开发利用。 第五章保管期限： 第十二条公司科技档案的保管期限按上级有关文件的规定 执行，并根据公司实际情况，编制科技档案保管期限表。 第十三条科技档案的保管期限分永久、长期、短期三种。长
电子档案管理系统平台
电子档案管理系统平台
目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)
第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置
浅谈电子档案管理 张德全
浅谈电子档案管理张德全 发表时间：2018-05-08T10:11:51.607Z 来源：《建筑模拟》2018年第1期作者：张德全 [导读] 随着网络信息时代的到来，电子档案管理的优势逐渐显现，能够更加适应当今时代的档案管理工作，加强对电子档案的管理，是目前档案工作信息化的必然选择。 张德全 山东省巨野县人力资源和社会保障局 摘要：随着网络信息时代的到来，电子档案管理的优势逐渐显现，能够更加适应当今时代的档案管理工作，加强对电子档案的管理，是目前档案工作信息化的必然选择。 关键词：电子档案；档案管理；优越性；利用方法；管理制度 1.电子档案的优越性 在档案存储和归档工作上，电子档案极大地提高了统计、分析、归档等的速度。现今社会是信息的、网络的快捷式生活节奏。信息获取和处理的速度体现出了其自身在当今社会的竞争水平和生存能力。电子档案是将文档使用扫描形式录入电脑，避免了人工抄录错误的几率，即使是人工输入，电子档案的信息材料修改起来也非常方便，如果采用专业的高技术系统，还能自得识别相关错误信息，可使其得到及时修正。档案管理工作实行微机化工作方式后，就可以按“件”进行方便快捷的整理归档。由于进行随机管档，就可进行随时整理立卷。通过计算机编码排序后，只要按照电脑呈现的秩序编排，就能清晰地现实文档归置位置，省去了人工费时费力的编排工作。同时，电子档案的存储更为稳定，可采用光盘、U盘、硬盘、存储卡等载体进行存储，其受外部温度、湿度及微生物环境影响小，且储存时间长和信息存储量大大超过了其他介质，具有很强的稳定性。 在档案信息应用上，使用电子档案，利用信息化手段，可以很好地实现档案的体系管理，实现充分的资源共享，使索引、查找等更加快速便捷。同时，由于采用了信息、网络传输等技术，使得电子档案能根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，更加有利于档案的管理和调度，极大发挥了占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点。电子档案使档案在现实应用中实现了网络化、远程化的自动化操作，加快了信息检索速度，促进了文档信息的交流和共享。在知识经济高速发展的形式下，现代网络环境不仅为归档提供了方便有效的工作方式，并且对信息利用的快速途径也起到了一定的促进作用，废除了立卷归档与检索查找的繁琐工作，改变了繁琐低效率的工作强度，归档质量和检索速度也产生了本质的变化。在传统的工作形式下，各单位、各部门相互间都是靠纸来传输信息，以计算机为载体的电子档案管理系统，可以将各种档案信息通过网络传送出去，不论身在何地都能及时阅览到相关信息。 在档案管理模式上，电子档案在以电子信息技术为支撑的数字化管理模式下，文档的规范性和科学性进一步提高。 传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档，可随时补漏增缺，使文档不形成存积。微机管理省时省力，可以给工作人员充分的时间去提高业务水平。微机管理更有利于文档的保密，将整卷档案内容改为单份文件提供利用，利用者就无法接触整卷档案中其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。 2.加强电子档案管理制度 电子档案的出现，彻底改变了传统档案管理的流程，在内容、时间及顺序等诸多方面发生了巨大的变化。由于电子档案对软硬件设备的依赖性更强，且更易更改、流失等特点，常常会使人们对电子档案的信息真实性产生质疑，因为电子档案信息的载体与存放地点均可以不固定，复制后真伪难辨，存在难以认定是否为“原件”的问题。因此，只有通过规范的管理制度使电子档案的形成、归档、保管和利用等环节得到有效约束，并在每个环节上采用制度与技术相结合的方式，切实避免信息失真的隐患，这样既可以保证电子档案的规范管理，又能维护电子档案信息的真实性与原始性，使人们对电子档案产生信心。然而，传统管理制度已无法适应电子档案文件的管理，必须结合电子档案发展的具体情况，建立一套完善、健全和科学的电子档案管理制度。 2.1电子档案的形成制度要进一步完善 在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。 2.2电子档案要执行更为科学的归档制度 要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。在归档制度制定的过程中，应以国家有关规定为参照进行，目前，我国已通过先后颁布实施的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规章制度，对电子文件归档工作提出了较为明确的规定与要求，这些规章制度的出台，确保了电子档案在归档过程中的科学性和规范性。 2.3建立严格的保管制度 电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态，同时，注意对加密电子档案的管理最后，为了确保记录信息内容的完整性、可读性，以及载体无损伤，应定期对电子档案进行安全性检查，一旦发现信息或载体产生损坏时，及时采取有效的维护措施，进行拷贝或修复工作。 2.4规范电子档案的利用制度 在电子档案利用阶段，相关的管理工作主要包括对提供利用过程的管理和对人员的管理两方面。要制定完善的电子档案利用制度与规则就必须对上述两个要素加以明确。在利用制度中对利用过程和人都应做出较为明确的要求。一是对利用过程的制度管理。档案部门应当
实验室设备档案管理
仪器设备档案管理 按每台套仪器设备进行建档，档案应包括以下内容： ①仪器设备履历表，包括仪器设备名称、型号或规格、制造商、出厂编号、仪器设备唯一性识别号、购置日期、验收日期、启用日期、放置地点、用途、主要技术指标等; ②仪器购置申请、说明书原件、产品合格证、保修单; ③验收记录; ④检定/校验记录及检定证书; ⑤校验规程(必要时); ⑥保养维护和运行检查计划; ⑦定期归档的使用记录; ⑧保养维护记录; ⑨运行检查记录; ⑩损坏、故障、改装或修理的历史记录。 仪器设备标识与随机资料 ①编号标识 所有仪器设备均应进行标识，且每台仪器设备的标识必须是唯一性。 ②状态标识 根据检定/校准、比对或验证结果对仪器设备粘贴可用性识别标识。可用性识别标识分为合格证、准用证和停用证。 a)凡符合下列条件的仪器设备，使用合格证 ●计量检定结论为合格者;
●经符合程序的校准，其校准结果均在规定的技术要求范围内; ●上述条件由于各种原因不能实现，经过比对验证证明其技术性能符合规定要求; ●不需检定的，经检查合格的辅助设备。 b)凡符合下列条件的仪器设备，使用准用证 ●多功能检测某些功能已丧失，但检测工作所用功能正常，且经检定/校验合格; ●经检测设备某一量程准确度不合格，但检测工作所用量程合格; ●计量器具获准降级使用。 c)凡符合下列条件的仪器设备，使用停用证 ●超过检定/校准有效期限; ●已损坏或功能不正常; ●计经检定/校准不符合要求。 仪器设备状态标识信息应包括以下内容： ●设备编号; ●证书批准日期; ●有效期; ●对仪器状态进行技术确认的机构名称; ●负责对仪器设备受控状态进行确认的检查人员姓名; ●对准用证应有准予使用的范围、等级或功能; ●对停用证应有开始停用日期和停用状态正式确认日期; ●随机资料 随机资料包括操作规程、仪器说明书复印件、在用的使用记录等。 仪器设备异常情况控制
浅谈电子档案管理
浅谈电子档案管理 作者：白秀虾 来源：《办公室业务·上》 2018年第5期 【摘要】档案管理的重要对象就是电子档案，包括电子档案的移交、管理、输出等工作， 做好电子档案管理工作是单位正常运营的重要环节，电子档案的实用价值得以实现。此文对如 何做好电子档案的管理工作进行了系统论述。 【关键词】电子档案；重要性；管理 一、电子档案管理的意义 （一）促进管理效率的提高。管理效率提高意味着以较少的人力、物力、时间完成较高质 量或多数量的工作。传统的档案检索方式是档案管理人员在档案管理系统中通过模糊查询、分 类查询档案题名或题名关键字等方式检索到档案的档号，然后按照档号去相应位置调阅相关档案，占用大量时间和人力。信息化后，可直接在档案管理系统中通过查阅关键字查看档案全文 信息。历史档案原件也得以保护。 （二）提高档案信息利用的时效性和服务效率。信息化后档案资源在一定权限内可实现共享，并能远程服务，时效性强，从而提高生产经营的工作效率，并能提升档案部门在企业中的 重要地位，过去简单的档案管理模式，将成为企业的信息中心。 （三）促进各部门之间的和谐。档案资料承载着各种各样极为繁复的信息，记载与反映了 全公司生产经营活动，能为利用者提供决策与参考信息，实现资源共享，减少直接面对面沟通，促进各部门之间更和谐，信息决策反馈得到提升，极大提高了我们主动性。 （四）增进企业结构优化使业务流程更完善。在计算机系统中，管理者将取消控制部门的 监督等职能，加强决策能力和直接面对面沟通的实施，这也就加强了管理水平，同时也减少了 组织规模。通过不同层次，同样信息，使企业内各部门直接的活动变得更加和谐，更快更好地 实现动态管理，使通信畅通并使成本的监督和协调得到降低，市场和信息的决策反馈得到提升，极大提高了各个阶层的潜力和主动性，使知识和经验的交流得到促进，使技术管理达到最佳效率。 二、电子档案系统的概念及特点 （一）概念。电子档案管理系统是人们为了管理电子档案，保证电子档案的行政有效性和 法律凭证作用而设计、实施的软件以及相关的政策、措施等。基于计算的信息系统由硬件、软件、数据库、远程通信、人员和处理过程组成。档案管理系统的主题是管理软件，它由一组软 件程序组成，共同对机构产生的电子档案、基层档案室保存的档案进行管理。 （二）特点。1.有法律证据性。电子档案系统是特殊的档案信息系统，系统里保存的档案 是企业职能活动直接产生的证据。2.具有独特的功能。为了确保档案管理系统的独特功能，在 管理系统开发、设计和试用等各阶段都有档案员全程参与，因为没有人能比档案工作者详细了 解各类目文件作为证据的特点和文件即将成为证据的管理要求，也无法有效管理企业只能活动 的证据。 三、电子档案的特点及优越性
档案管理规定
档案管理规定 一、总则 1、为加强公司档案管理工作，有效地保护和使用档案，特制订本规定。 2、本规定所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3、重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由行政部统一管理。 二、归档范围 1、行政类：行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、会议记录、规章规定、管理流程等；各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等；各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等；所有加盖公章的文件复印件；在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、视频、光盘、录音等形式的历史记录。 2、工程类：设计文件、图纸、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料、质量标准、检验方法等。 3、合同类：订货合同、销售合同、工程合同、租赁合同、装修合同、广告合同、财产保险合同、贷款（银行承兑）合同、担保（抵押）合同、合作（加盟）协议、投资协议和其他合同（协议）等 4、财务类：申请单、报账单、票据、文件、原始凭证、计帐凭证、帐簿报表、纳税申报、统计报表、基础资料等有参考价值的原始资料和电子文档。 5、人事类：员工基础资料、照片、岗位证书、考评、晋升、奖惩记录、员工培训、工作总结、考勤资料、保险资料、住房公积金、人事任命、劳动纠
企业电子档案管理平台建设方案
企业电子档案管理平台建设方案 大连恒智科技发展有限公司
目录 一、建设背景 (3) 二、建设目标及内容 (3) 三、建设方案 (4) （一）企业电子档案管理系统建设方案 (4) 第一节系统管理 (4) 第二节档案收集 (6) 第三节档案整理 (8) 第四节档案管理 (10) 第五节档案利用 (10) 第六节档案借阅 (11) 第七节审批流管理 (12) （二）企业档案数据资源建设方案 (12) 第一节工作内容 (12) 第二节工作标准 (13) （三）应用及存储体系建设方案 (15)
一、建设背景 什么是档案？档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。随着国家经济的飞速发展，我们已然迎来了大数据时代。随之而来的，人们越来越重视信息，越来越重视档案，越来越重视档案的保存、利用及档案信息化的发展。 我国早在2000年的全国档案工作会议上，就已经提出：“大力加强档案信息化建设”。并在随后的几年里发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》、《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》、《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》等一系列文件。 2017年9月国家档案局正式发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》。企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。越来越多的企业开始懂得档案的重要性，懂得档案信息化的价值，纷纷加入了建设“企业数字化档案馆（室）”的队伍档案中。 二、建设目标及内容 （一）建设目标 通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。 （二）建设内容 1、建设企业电子档案管理平台系统 企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。 2、建设企业档案数据资源库 通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。 3、建设应用及存储体系 企业电子档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应
浅谈档案管理中电子档案管理
浅谈档案管理中电子档案管理 发表时间：2019-10-29T09:18:43.123Z 来源：《基层建设》2019年第22期作者：徐凤华 [导读] 摘要：档案管理作为企业日常管理工作中的重要组成部分，大多数档案管理包括档案的收集、整理、鉴定、储存、统计和利用；近年来随着计算机技术的发展和深化以及电子信息技术的应用，电子文档已经逐渐全面融入到人们的工作和生活中，像传统的纸质文件和纸质档案这样的物理文件正快被电子文件和电子文档所取代。 中天合创能源有限责任公司 摘要：档案管理作为企业日常管理工作中的重要组成部分，大多数档案管理包括档案的收集、整理、鉴定、储存、统计和利用；近年来随着计算机技术的发展和深化以及电子信息技术的应用，电子文档已经逐渐全面融入到人们的工作和生活中，像传统的纸质文件和纸质档案这样的物理文件正快被电子文件和电子文档所取代。 关键词：档案管理；电子档案；电子档案管理 引言 传统的纸质档案在进行制作、收集、保存、调动、管理等工作是会花费较大的人力、物力；现今社会的快速发展，企业管理变革、人力资源调动等工作的频率日益提升，这就对档案管理工作提出了跟多要求，而随着科技的发展，电子档案的出现在很大程度上弥补了传统纸质档案的不足，本文就档案管理中的电子档案管理进行探索与研究。 一、电子档案的基本要求 1.1完整性 与其他文件和档案一样，由于组织结构不同，电子档案对创建者、组织、发送、接收文件工作都有不同的要求，而其中最重要一点就是由于保证文件的完整性，这就要求相关工作人员具有专业技术水平，同时对各自岗位的人员的知识、技能都存在严格要求，对接受的各类文件第一时间进行分类归档，一旦归档工作出现拖延，很容易导致信息资料分离，使导文件不完整。针对上述特点，这就要求电子档管管理人员必须认真负责，从而保证电子档案的完整性。 1.2原始性 电子档案不同于纸质档案，电子档案的产生往往是从原始状态的真实到网络状态的虚拟的转化过程。特别是在电子档案的生成、传输、接收和存储过程中，它既是原始的又是复制的，这不同于纸质档案的原始性质。为了更好的完成电子档案管理工作，各种电子文件，尤其是制作磁盘、光盘、磁带和图像时，必须保证电子文件的原始性。 1.3安全性 电子文件的数据、内容和图像在网络传输过程中比较容易受到“黑客”侵扰及各类网络病毒的威胁，这些情况的出现都会对电子档案的安全性产生极大问题。此外，磁盘和磁带的支架也容易产生静电，这直接影响信息的再现，造成不安全的问题，再有吸引灰尘、外力导致卷曲、磁粉脱落、磨损和发霉等都会对电子文档管理产生危害。因此，必须保证电子文档的安全性。 二、当前企业电子档案管理现状 2.1与纸质档案长期并存 纸质文件相对稳定，内容真实可靠，保存时间长。然而，对纸质文档管理相对低效，检索速度慢。电子文档正在逐渐取代纸质文档，但它们在未来无法完全被取代。企业电子文件管理模式有待改进，纸质文件和电子文件同时存储，造成企业存储重叠的现象。 2.2电子档案处于建立与维护阶段 目前，电子档案管理仅处于归档和检索的基础阶段，信息系统不完善，档案管理人员不能积极参与电子档案的信息整合，缺乏积极开发和利用档案信息资源的能力。企业应加强档案管理人员信息集成业务技能的培训，以适应电子档案信息化建设的步伐，为企业领导决策和企业发展提供服务。 2.3电子档案管理资金投入有限 一些企业的档案管理局限于传统纸质档案，对电子档案信息化建设知之甚少，投资相对有限。电子档案不仅包括工程档案，还包括声像档案，同时电子档案的存储设备对设备要求较高，需确保适当温度和湿度的同时，还应采取消磁和防污染等保护措施。 三、电子档案信息资源开发利用 3.1使用权限的审核 首先，根据各级人员、各级使用权进行识别，并根据使用系统进行注册和登录。在使用中，系统自动确定当前用户身份的合法性和功能使用范围，并且系统使用各种功能来自动跟踪和记录其操作路径。对于当月涉及未授权操作的功能，应能够拒绝响应并给出警告。其次，在使用电子文档存储载体时，应根据电子文档内容的分类来确定使用控制的程度，并根据用户的背景和目的来确定授权。 3.2管理中的安全措施 首先，采用的方法应取决于用户的情况，不可能向所有用户提供所有的使用方法。二是按照电子档案的分类层次进行有效管理。一般来说，提供和利用内容没有通过复制完全打开的电子文件是不合适的；如果需要复制，必须在有效的监督下进行。第三，当使用通信传输或直接使用时，机密信息应加密，使用的密钥应定期或不定期更换。第四，系统应具备跟踪和监控的功能。 四、提高电子档案管理的措施 4.1基于知识管理的档案管理 传统的档案管理主要是收集和保存企业生产经营产生的实体数据，并管理自己的文件和档案。电子档案具有流通性强、灵活性高的特点。传统的管理理念无法有效利用资源。因此，从知识管理的角度来看，必须提升管理理念，增强档案资源有效利用的意识。知识管理要求在企业信息化建设中增加文档信息管理的业务流程，将文档生成、流通、归档、保存、信息录入、升级和替换的全过程纳入信息管理系统，形成完整的信息归档系统，整合文档流和业务流，构建知识服务体系。 4.2实现电子文件的完整收集 正常情况下，纸质文件只能在一定的环境和条件下保存完好，必须手工归档和存储，这有损坏纸质文件的风险，更容易造成文件丢失，纸质档案存储如下图所示。同时传统的文件管理模式无法实现文件的连续管理，容易导致电子文件收集不完整。企业需要建立完善的
科技档案管理制度
科技档案管理制度 一、目的 为了进一步完善、规范档案管理制度，加强对档案的管理，保证档案的安全和完善，有效地保护和利用档案，根据《档案法》和《山东省档案条例》的有关规定，制定本制度。 二、适应范围 适用于全公司范围内在各项业务领域中所形成的各种有保存价值的文件材料；上级机关发往公司的有关文件材料；外单位发给本公司的有关文件材料。 三、职责 1、公司分管档案工作的副经理负责公司档案工作的领导，领导制订和修改档案管理制度；监督检查和考核工作；负责领导及参与档案签订工作；负责审批销毁档案清单及特别档案查（借）阅、复制；对因公司档案工作不力，给公司、社会和国家造成损害负领导责任。 2、档案室对公司档案收集、整理、保管、统计等全面工作负责；对因失职导致公司档案失收、因保管不善造成公司档案丢失或损坏负责；对应及时提供档案而不能及时提供而贻误工作负责。 3、人力资源部负责干部人事档案的管理及考核工作。 4、公司各部门和个人对由本部门和个人提供归档的文件材料的
质量（既真实性、完整性、及时性）负责，对丢失、损坏应归档文件材料负责；对档案签订时发现已归档文件材料中不准确、不完整之外负责纠正、补齐。 5、各部门归档文件材料收集员（兼职）负责本部门归档文件材料的收集、整理及归档，因失职造成本部门应归档文件材料丢失、损坏负责。 四、管理程序 1、档案材料收集 1）、公司各部门负责按本标准规定的归档范围收集、整理本部门业务范围内形成的文件材料归档；公司非常规活动中形成的应该归档的文件材料由主办部门负责收集、整理；档案室负责接收各部门部归档的文件材料。 2）、各部门应确定专人为本部门归档文件资料收集员（兼职）负责本部门的归档文件材料收集、整理及归档。 3）、归档文件材料的基本要求如下： ·归档文件材料必须完整、清晰； ·归档的文件材料必须准确地反映公司、各部门各项活动的真实内容和历史过程； ·归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律； ·归档文件材料必须经部门负责人审定； ·照片型归档文件材料必须底片、照片、说明齐全，底片与照片的影像相符；
车辆维修档案管理制度
车辆维修档案管理制度 1、档案存放要有序，查找方便，并应做好六防工作，即防盗、放火、防潮、防鼠、防尘、防晒，保持档案存放处清洁卫生。 2、不准损毁、涂改、伪造、出卖档案，档案资料如有损坏应及时修补。 3、根据档案的内容、性质和时间等待征，对档案进行分类整理、存放、归档，并按内容和性质确定其保存期限，电子档案要及时备份。 4、各班组负责人要对本部门使用的档案资料的完整性、有效性负责，在现场不得存有或使用失效的文件、资料。 5、各班组每年对档案进行一次核对清理，并将所保存的档案整理后交办公室统一归档。已经到保管期限的文件资料，由办公室按规定处理。 6、维修车辆实行一车一档制，二级维护及以上作业的车辆档案内容包括维修合同、检验记录、维修人员和质量检验人员名单，竣工出厂合格证副页、结算凭证。 7、档案的借阅必须办理规定手续，借阅者对档案的完整、清洁负责，未经许可不得擅自转借、复印。 设备管理及维护制度 1、设备操作工在独立使用设备前，须掌握该设备的操作技能。 2、设备使用应定人定机，对公用设备由专人负责保养。 3、操作工要养成自觉爱护设备的习惯。班前班后认真擦试设备及注油润滑工作，使设备经常保持良好的润滑与清洁。 4、操作工要遵守设备操作规程，合理使用设备，管好设备附件。 5、对私自操作设备人员，要进行严肃的批评教育，由此发生的一切后果由私自操作者负责。 6、设备管理员应根据设备维护要求以及设备技术状况制定设备和测量装置的保养细则、保养周期和检定周期。 7、设备保养人应严格按照常规维修设备检查保养周期进行保养，做好记录交设备管理员验收。 8、设备维修以外修为主，本单位操作人员配合，设备管理员做好维修记录。 9、设备发生故障应及时停机，使用部门应立即通知设备管理员或单位领导，请修理人员检查排除故障。当修理人员在排除故障时，操作人员应积极协助修理人员排除故障。 10、对设备使用年久，部件严重损坏，又无法修复和没有改造价值的，可办理报废手续报请经理批准。 11、对设备的检查、保养、修理应做好所有记录，由设备员归档，以便检查。 人员培训制度 1、企业培训分为技术能力培训、管理能力培训等培训类别，技术能力培训主要针对普通员工兼顾管理人员。管理能力培训重点针对企业的中层和基层班组负责人。 2、每年初制定培训计划，确定培训内容和培训形式。 3、根据培训内容组织培训人员，培训设备和选定培训教师，有效的保证培训目标顺利完成。 4、积极参加行业主管部门和相关部门组织的培训。 5、提取营业收入的（）%做为职工培训费用。
电子档案管理系统技术设计方案
电子档案管理系统 二○一六年十月
第一章系统简介 第一节研发背景 随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。另外，随着档案管理信息化的工作全面深入地开展，人们对档案信息化的认识不断深入和提高。这样，对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求，同时也面临着许多新的更高的问题。档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战： 档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。同时，还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。 信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。 企业级应用。在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求，因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统，而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。 开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。 档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这样就要求档案管理工作前移，与各项工作紧密结合。 新应用要求和新技术集成。随着档案管理应用需求的不断深入，需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。 异构数据海量存储。在档案管理围不断扩大、应用不断深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的多种类型的。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。 针对上述出现的新的问题和要求，我们在总结17年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基础之上，开发了针对
浅谈加强电子档案管理的重要性
浅谈加强电子档案管理的重要性 【摘要】伴随着信息技术日新月异地发展,计算机被广泛应用到各个领域之中。由此形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象,尤其是电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为单位正常运营的重要环节。因此,全方位做好电子档案管理工作对相关单位维持正常运营是极为重要的。鉴于此,本文对如何做好电子档案的管理工作进行了系统论述。 【关键词】电子档案管理;重要性 1.电子档案库的组成和特点 1.1组成 (1)用户终端。电子档案库应具备使用户能轻松方便地获得所需资料,操作简便、界面友好的用户终端,使查阅手段简单化,提高资料的利用率。(2)通讯系统。网络和通讯系统是电子档案库的基础,只有在完备的通讯网络环境中,才能实现资源共享和各种联机服务扩大使用范围。(3)数据库管理和检索服务系统。电子档案馆中各种信息的加工储存,由数据库系统来实现,通过联机服务系统为用户提供检索服务。 1.2 特点 (1)管理对象数字化。随着办公自动化和信息技术的发展及在各个领域的应用,档案管理对象将转向以机读档案一一存储于计算机中的集图、文、声于一体的多媒体信息化对象为主。(2)档案信息媒体多样化。(3)档案信息存贮与传递数字化。(4)工作方式计算机化。管理对象信息化、信息处理数字化、媒体多样化和信息存贮与传递数字化,导致档案工作的工作手段和工作方式计算机化。(5)档案信息服务模式用户中心化。用户通过网络在办公室或家里的终端前,就可对远程数据库进行实时浏览、检索等访问。电子档案库以用户为中心提供面向用户的多种形式的信息服务。 2.电子档案的特点及优越性 2.1与传统档案相比，电子档案具有如下特点 （1）文件记录方式多样，变化性大。传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。 （2）与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性
(档案管理)科技档案管理的认识
［编者按］档案工作是机关工作的重要组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。近年来，全省水文系统相继开展了档案工作达标升级活动，取得了一定的成效。随着科学技术的不断发展，对档案工作也提出了新的任务和要求。《对水利科技档案管理与利用的一些思考》这篇文章对加强档案科学管理与利用具有一定的借鉴作用，希望档案工作者认真学习研究。 水利是我国国民经济和社会发展的命脉。水利科技档案是人类改造自然、利用自然资源、抗御自然灾害的成果, 是水利科技工作者辛勤劳动的智慧结晶，是支撑社会经济发展的重要基石，因此，我们必须管理和利用好水利科技档案。 一、加强宣传，提高对水利科技档案管理和利用重要性的认识 水利科技档案产生于整个水利基本建设全过程，是从水利工程项目的提出、可行性研究、设计、招（投）标、施工、监理，到竣工验收、试运行（使用）等过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，是现代化水利建设发展的重要依据和宝贵财富，所以，管理好、利用好水利科技档案,才能使其在水利建设和管理中充分发挥作用,更好地为水利事业服务。因此我们要在“立足档案，面向社会，增强社会档案意识，
为发展我国档案事业服务”方针的指导下，结合水利生产、科研活动的特点，加大对水利科技档案管理和利用的宣传力度。一是构建宣传档案工作重要性的平台，开展信息咨询、编制专刊、举办讲座、科普画廊等活动，借助广播、电视、网站等宣传媒体进行宣传；二是把档案宣传工作纳入目标管理，更新观念，强化意识，用现代水利思想、现代管理思想武装水利科技档案工作，大力宣传水利科技档案管理和利用工作的重要性，形成领导重视、大家关心、人人参与的良好氛围，并真正把水利科技档案利用工作摆到水利事业发展的突出位置，努力将水利科技档案转化为现实生产力，使其在现代水利工作中发挥重要作用。 二、在水利科技档案管理工作中，着力做好档案管理的科学化、信息化、制度化建设 水利科技档案要做到收集完整、整理有序、甄别正确、保管有方，都需要严格的档案管理，同时要使每一个工程的档案资料在今后的利用中发挥应有的作用，档案管理工作显得尤为重要，因此，我们必须重视档案的管理工作，着力做好档案管理的科学化、信息化、制度化建设。 （一）夯实基础，提高水利科技档案科学化管理水平。收集、归档、整编、保存是档案管理的重要组成部分，也是档案管理的基础工作，只有做好这些基础工作，才能提高科技档案的科学管理水平。一是实施科学的“流程控制”方法，
湖北纸质档案数字化操作规程
湖北省纸质档案数字化操作规程 1适用范围 本规程规定了纸质档案(含文书档案、科技档案、会计档案等)数字化加工的主要技术指标。 本规程适用于湖北省各级综合档案馆。机关、团体、企业事业单位、社会组织参照执行。 2引用文件 DA/T18-1999档案著录规则； DA/T22-2000归档文件整理规则； DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范； 湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则（鄂档[2004]46号）； 湖北省国家综合档案馆电子档案数据容灾管理试行办法（鄂档〔2010〕41号）； 关于进一步加强档案信息安全保密工作的通知（鄂档办〔2014〕19号）。 3实施主体 3.1纸质档案数字化加工的责任主体为实施档案数字化的各级国家综合档案馆及机关、团体、企业事业单位、社会组织（以下简称 －1－
“数字化实施单位”）。 3.2纸质档案数字化加工可由数字化实施单位自行组织人员开展，也可以由数字化实施单位采取业务外包的方式委托给具有相关 资质和能力的档案数字化服务机构（以下简称“数字化服务机构”）完成。 4基本原则 4.1统筹规划，分步实施 根据纸质档案重要程度、破损状况、利用需求等，进行统筹规划，分步实施。国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的专业档案应 优先列入数字化加工对象。 数字化应保持原有档案全宗或目录的完整性。 4.2加强管理，保障安全 遵守保密安全要求，对数字化对象进行划控、鉴定。涉及国家秘密的档案，不得以外包方式委托进行数字化加工。加强档案数字化 各个环节的管理工作，确保档案原件和数字化成果的安全。 4.3完善细节，规范流程 对因涉密不宜以外包方式委托进行数字化加工的对象，应用文 字做出说明，并由数字化实施单位组织工作人员集中进行数字化加工。应加强数字化加工流程管理，界定各个环节的职责任务，堵塞漏 洞和缺憾。 4.4分工协作，夯实基础 加强内设机构的分工协作，把夯实档案基础业务工作与档案数 －2－
电子档案管理系统解决方案设计
电子文档信息管理系统 解决方案
山东东昀电子科技有限公司
目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)
1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：
电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比