强化学校资产的管理-努力做好学校固定资产管理的各项工作

强化学校资产的管理努力做好学校固定资产

管理的各项工作

江都市教育局财务审计科郭登峰

（2003年7月29日）

同志们：

固定资产是学校完成事业计划，培养合格人材的物质条件，管好固定资产就能防止资产流失，就能延长资产的使用年限，就能大力提高资产的使用效率，实际上就是提高教育经费的使用效率,从而增加对学校的经费投入。

目前，教育系统有小学143所、初中42所、高中12所、其他学校9所，按2002年12月年报统计，资产总额已达4.84亿元，全部为国有资产。近四年，仅校舍建设全市就投资近1.5亿元，教职工住房建设投资1亿元。为切实加强教育系统固定资产的管理，市教育局在99年出台了《江都市学校固定资产管理办法》，制定了配套文件《关于加强学校校舍建设管理的意见》，并在丁伙镇锦西中小学召开了各学校总务主任现场会。教育系统家大业大，由于一些学校对固定资产管理工作的意义认识不足，存在着“重钱轻物”的思想，认为学校是非生产单位，所用资金是国家财政性资金，属于无偿拨款，不进行成本核算，因而管理资产是一项软任务。由于认识的不到位，当前，我市教育系统在学校资产管理上还存在一些问题，年初市审计局对教育系统进行了全面审计，有6个镇和学校没有固定资产总账或明细账，少部分学校家底不清，固定资产变化不及时调整有关账目，部分学校“人走物走、人走债烂”，资产流失现象严重。

随着教育事业的发展和办学品位的提高，教育投资不断加大，管好用好固定资产显得更为重要。从经费管理这个角度，要加强学校资产管理，就必须借助“会计”这个工具，利用货币形式，把固定资产的动态变化在会计账簿中进行反映，对资产的增加、减少、结存进行监督，从而达到对资金进行管理的目的。这是我们学校总务部门、财务人员份内之事、责无旁贷。现就学校如何管好固定资产我讲四方面的工作：

一、抓宣传发动，使清理工作群众化

一所学校如同一所工厂，学生多、教职工多、部门多、资产种类多，管好学校资产是一件不容易的事。要管好固定资产，首先要摸清学校家底，完成固定资产清理工作。清理资产工作量大、任务艰巨，令人生畏，没有领导的支持与全体教职员工的积极配合，光靠总务部门和财会人员的努力，是难以做好的。因此，要统一思想、统一认识、上下一心、动员全体人员参与。各校必须在学校负责人的支持下，首先抓宣传发动工作，要召开全体教职工会议，认真学习《江都市学校固定资产管理暂行办法》，（教育局印发江都市教育经费文件汇编第138页至144页），联系学校实际，展开讨论，提高全体教职工对资产管理重要性的认识，使被动变主动，被管改我要管，积极投入到清理资产活动中去。据我了解，到目前为止还有部分学校固定资产无专兼职保管员、无账册、无管理制度，资产管理混乱。有些学校体育运动衣不翼而飞，乐器保管不善、霉烂报废，贵重仪器重复购置，公有资产私人长期占有，严重影响了教学工作，也助长了某些不正之风。我们希望通过这次培训班的学习，我们财会人员要认识到清理学校资产、加强学校资产管理的重要性、必要性和迫切性，从而要达到领导号召清，总务同志认真清，全体教师

要拥护清，使固定资产的清理工作变成全体教职员工的自觉要求和行动。

二、抓组织安排，使清理工作科学化

清理固定资产涉及到整个学校的所有部门和职工，是一项面广量大，细致复杂的工作，必须精心组织、精心安排，才能使这项工作有条不紊，达到预期的效果。

（一）成立组织，配齐保管员

1、成立固定资产清理领导小组。由校长、各职能室主任、工会主席、总账会计等5-9人组成。

2、成立清理专业小组。由分管后勤校长、总务主任、会计及各室保管员（校长办公室、理化实验室、图书室、电教室、医务室、体艺组、食堂、校办工厂等）具体负责清理工作。

3、配齐各科室保管员。单位部门较小的可兼多室保管员。

（二）明确职责，熟悉业务

1、辅导清理小组，熟悉清理业务。由各学校报账员或总账会计负责清理专业小组的业务辅导和培训工作。

2、明确清理登记范围：学校所有部门和全体教职员工，凡占有使用公物的均要纳入清理范围，进行清理、登记、造册。

3、熟悉清理业务：辅导专业小组人员掌握固定资产的概念，固定资产的分类和计价方法，为进行清理工作扫除技术障碍。

（1）固定资产概念：在劳动资料中我们把那些可供单位长期使用，单位价值较高，在使用过程中保持原有物质形态的资产称固定资产。

事业单位的固定资产是指：一般设备单位价值在500元以上、专用设备单位价值在800元以上，使用年限在一年以上，并在使用

过程中保持原有物质形态的资产均列为固定资产；有些资产单价虽不足规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类财产，如：课桌椅、家具、图书也应列为固定资产。不符上述条件、但比较稀缺的也可列为固定资产，各校根据实际情况由清理小组具体掌握。

（2）固定资产的分类：事业单位固定资产种类繁多，规格不一，教育系统固定资产的按实物形态分六大类。

房屋和建筑物：是指学校拥有所有权和使用权的房屋建筑物和附属设施。下设明细6个：

A、教学用房---教室、实验室、电化教室、图书室、阶梯教室、传达室等。

B、办公用房---办公室、会议室等。

C、生活用房---教职工宿舍、学生宿舍、会堂、食堂、锅炉房、浴室、仓库、厕所、电房等。

D、生产用房---校办厂用房等。

E、建筑物---围墙、道路、水塔、假山等。

F、附属设施---通讯线路、输电线路、水气管道等。

专用设备：是指学校根据教学和业务工作的实际情况需要购置的各种具有专门性能和专门用途的设备。下设明细7个：物理仪器、生化仪器、电化教学设备、文体器材、医疗器材、交通运输、通讯设备。

一般设备：是指学校用于业务工作的通用性设备。下设明细8个：

办公用品、办公用桌椅板凳、办公用橱、学生凳椅、学生用床、家具、炊事用具、服装。

文物陈列品：是指学校的各种文物和陈列品。

图书：是指学校储藏的由学校统一管理使用的各种图书。

其他固定资产：是指以上各类未包含的固定资产。

（3）固定资产计价。固定资产计价标准有原始价值、重置完全价值和剩余价值。

根据学校业务活动和固定资产管理的特点，日常会计核算中主要采用原始价值计价，在无法确定固定资产原值时，采用重置完全价值计价，由各学校清理资产小组估价。

（三）积极实施，合理安排步骤

1、部门或个人自清

各科室、个人自己清理公共财产，统一使用“江都市教育局财产物资登记表”（表一）进行登记，由清理小组发放，各科室、个人自己填写，见物登记，在清查时要规定清理期间，在清查期间内所有财产物资一律原地待清，不得转移使用。同时，说明各科室、个人所借物品只清暂不归还，打消借物品个人的顾虑，以利于清理工作顺利进行。要明确各类资产清理责任或责任部门。

房屋和建筑物产：由总务部门负责清理，用教育局发的固定资产档案表三登记。

专用设备：由物理、生化室、电化教学室、体艺组、医务室、校长办公室等部门负责人负责清理，用“江都市××学校财产物资登记表”（表一）登记。

一般设备由各科室、个人清理，用“江都市××学校财产物资登记表”（表一）登记。

文物及陈列品由总务处负责清理、登记。

图书由图书馆保管员负责清理，统一用图书馆发放的登记表登记。

其他固定资产由总务处负责清理、登记。

2、清理小组核查

清理专业小组收齐财产物资登记表（表一）后，组织对学校公共物资比较熟悉的清理小组成员，或工作时间较长的职工、老师参加，对各科室、各户、个人填报的登记表，逐一进行审核，发现可疑之处做好记录，做到胸中有数，并在各清理表的备注中对每项资产进行划分，区别固定资产和低值易耗品，用“固”“低”注明，然后清理小组带着清单逐科室、逐户、逐人查核，每核对一样财产都要在清单上做上记号“√”表示已复核。如发现漏登，问清情况后当场补登，在表与物相符的情况下，清查小组重新发放登记表（表一）给各科室负责人、个人重新填写（按固定资产六大类分别填写，低值易耗品另填）一式二份，一份报清理小组、一份由科室或人留存。

3、实施分类编号

把所有重填的财产登记表（表一）收齐，属固定资产的按六大类分类，低值易耗品也按类集中。分类结束、同类资产按科室集中，按规定编号方法在财产登记表备注中进行编号，在编号时注意不能重号、漏号，编号结束后，要在所有登记的公物上用油漆印刷编号号码，这项工作工作量较大，必须一丝不苟，认真做好。

房屋和建筑物：按幢、按序编号，在每幢房屋醒目的墙上，标明号码（红框、白底、红字），直经一米左右。

专用设备：教学仪器按教育部统一编制的目录编号（电教馆可辅导），进行编号。

一般设备：品种繁多，比较复杂，我们在设计编号时，既要能满足财产品种的分类，又要能一目了然反映各种财产的类别、存放地点，我们把能编号的一般设备按类别，在系统内统一确定编号的

方法，把橱、桌、凳椅、家具分成五大类，下设若干个明细，分类编号（见表二）。如代号为“0”的是橱类，橱类明细又可分01—仪器橱，02—图书橱，03—档案橱，04—办公橱等，各学校按需要可继续往下排列。在橱类每一明细类上又可进行编号，如仪器橱可依次编成01—1、01—2、01—3等。

学生课桌椅用四位数字编号，第一个数字代表年级，第二个数字代表班级，第3、4个数字代表桌椅号码。

在小学里1234就代表一年级2班用的桌椅—34号。

在中学里1234就代表初一年级2班用的桌椅—34号。

学生用床用六位数编号（见表三之3），用前两位数表示房屋的幢数号，中间两位数表示房间的号码，后两位数表示床号码。如010101代表1号楼第1房间第1号床位。

学生用桌、椅、床用上述办法编号，每学期可随时变动，但要明确专人负责落实到人，责任包干，人员不能随意变动。

图书：按图书馆分类方法统一编号（市图书馆可辅导）。

4、鉴定管理责任表

清查小组根据登记表（表一）一式二份填好财产物资管理责任表（表四），发给使用部门或使用人对照实物查看无误，为明确责任，包干到人，签字生效，一份交清查小组存档，一份由使用人收留保管。

四、计价汇总，登记入帐

计价这是用货币形式反映固定资产价值的重要环节，在得出各类资产的品种及数量后，清理专业小组要造册，对每一资产要得出它的价值，按固定资产计价的要求，尽量查出资产原始价值，在无法查出的情况下，由清查小组采用重置完全价值，进行估价，以便于

登记建帐。部分房屋和建筑物无法查出原始价值，清查小组可找建筑部门估价入帐。总务和财务部门得出各类固定资产的价值金额后，进行汇总，进而得出学校固定资产的总额，填写固定资产汇总表（表五），一式五份报校长室审批，分别报送镇教办室、校长室、学校总务处、会计室存档，学校财务部门根据固定资产汇总表登记固定资产总账和明细账。

注意：各镇教育管理办公室要将所属学校的固定资产按六类汇总，得出各类固定资产总额，并在每月上报的经费日报表中反映。

三、健全帐册，使管理工作正规化

为全面反映固定资产的增减变动情况，便于监督各项固定资产的保管、使用，就必须用价值的形式把固定资产登记到帐薄中去。

1、建立固定资产总帐：用三栏式帐页，根据固定资产汇总表（表五）经清查小组、校长签字同意后，按清查结果汇总表总金额登记入帐。财务人员凭汇总表作原始凭证。账务处理，借：固定资产贷：固定基金，记入总帐。

2、建立固定资产明细帐：用多栏式帐页。按固定资产分类设明细帐，分六大类，设六个户头，每类固定资产下设若干个分类明细。如固定资产第二类是专用设备，在此类科目下，分设物理仪器、生化仪器、电化教学设备、文体器材、医疗器械、交通运输、通讯设备等分类明细。

3、建立各科室保管员固定资产分户帐：由各科室保管员负责，用数量金额式帐页，既要登记数量又登记金额。各保管员按自己的分工设分户帐册。如物理仪器按统一编制的目录编类到每个实物，资产购进保管员要开入库单、出库要开出库单，报废要由单位领导人批准，出据报废单等。保管员凭入库单、出库单、报废单，对资

产进行数量、金额登帐。财会人员只进行金额控制，季末保管员与财务部门相互核对，填写固定资产增减余额核对清单（表六），以便与财务部门查核，如发现不符及时逐笔核对，做到帐帐相符、帐物相符。

4、建立低值易耗品辅助登记薄：由学校总务部门保管员负责，行政事业单位购进日常办公用品及其他用品（不属于固定资产范围的物品）市教育局要求完中、职业中学在总务处建立低值易耗品辅助登记帐，按物品设立辅助账，凭入库单、领料单记录数量、金额及增加、减少、结余情况，对购入的低值易耗品，财务部门要凭发票和入库单，方可报销，月末要结出各种物资的库存情况，以便于对学校物资进行监督，防止浪费。

四、抓岗位责任，使管理工作制度化

固定资产的管理原则是：统一领导、归口管理、分级负责。根据这一项原则，各校制定各项制度，把固定资产管理工作作为一项长期工作，使固定资产管理制度化、正常化、规范化，长期坚持下去。

1、管理责任到人

固定资产管理工作由分管后勤的校长负总责，资产帐由总帐会计管理；房屋建筑物由学校总务处管理；专用设备由各科室保管员管理；一般设备由总务处管理及其他有关部门和各年级及班主任负责协助。每学期始末各学校要办理交接验收手续，建立责任制，明确到人，达到“归口管理、分级负责”的目的。

各室保管人员要结合学校具体情况及本职工作特点，制订管理守则。守则中要强调验收登记制度、赔偿制度、定期清点盘存制度（一年两次填写固定资产变动表）、偿还制度、报废清理制度、移接

交手续等。

2、加强财务监督，做好帐务处理

会计通过对固定资产原始凭证的审核，连同入库单帖入帐，要从严把关，固定资产没有入库单不允许报销，入库单视同发票一样，一并作为原始凭证，作为固定资产入帐依据，装订到凭证中，按事业单位帐务处理方法做好固定资产的增加（购入、新建、调入、自制）减少（调出、变卖、报废）等入帐工作，从金额上对固定资产进行全过程监督控制。

加强学校固定资产的管理，这是一项长期的艰巨任务，特别是总务部门和财务人员还有许多工作要做，希望会后各学校认真切实做好固定资产的清理、建帐工作，不断总结不断改进，多多交流，互相学习，互相促进，使我市各级各类学校固定资产的管理工作走上新的台阶。

附：购入凭购进的发票，调入凭调拨单，自制凭自制凭证作原始单据入帐。

调出、变卖、报废要有申报制度和审批制度，单位原价在1万元以下的仪器设备、图书票据、电器的报废、调拨、变卖由使用单位提出申请，学校组织鉴定和审查，报校长室审批。单位在1万元以上不足2万元的要报市教育局，由财务审计科审批，单价在2万元以上报市教育局，组织鉴定审核后再报财政部门和国有资产管理部门审批。特别指出学校土地、房屋及建筑物的转让、变卖、拆迁、报废，各单位无权处理，由学校提出申请，由各镇研究确认，市教育局组织鉴定、审查。

江都市学校财产物资登记表（表一）

注：此表只登记专用设备、一般设备、其它固定资产；房屋和建筑物、图书另表登记。

负责人：核查人：登记人：

江都市教育系统一般设备分类编号表（表二）

（表三之1）（小学）

注：此表每班按50人编号

江都市教育系统学生课桌凳编号表（表三之2）

（初、高中）

注：学生课桌与学生凳椅要配套，号码要一一对应相一致。江都市教育系统学生床编号表（表三之3）

固定资产汇总表（表五）

单位负责人：制表人：

江都市学校固定资产季末余额核对清单（表六）

此表由各部门填写，一式两份，季末报财务部门核对。填表人：

江都市学校固定资产管理小组成员名单

领导小组

组长：

成员：

清理小组

组长：

成员：

请于12月10日前将此表报市教委计审科

江都市教育系统财产物资管理责任表（表四）

注：此表只限登记、专用设备或一般设备。

管理部门签章：使用部门（或人）签名：