设计院行政管理制度

设计院行政管理制度

一、打印机维护及图文管理制度

为加强图文输出管理，提高工作效率，特制定本制度

第一条、打印机维护及图文管理责任人：

职责：

1、负责打印机的日常维护工作，出现故障或需要更换配件及时上报。

2、负责对公司其他科室人员打图进行登记，填写登记表。

3、负责定期更换服务器电脑开机密码。

第二条、公司其他科室人员如需要进行打图，必须经院长或主任工程师同意后，填写《图纸打印登记表》，写明打图项目的具体名称、数量，未经同意一律不予打图。发现擅自打图晒图者，给予5元/张罚款。

第三条：设计人员打图应认真细致，防止打印废图。不得出现因人为原因（打印纸设置错误、重复打印等）导致打印废图的。

第四条、

打印机出现故障或需要更换配件，及时上报至办公室进行维修，确保设备处于完好运行状态。

第五条：设计人员需要晒图的应在责任人处填写《晒图登记表》，写明晒图项目的具体名称、数量，未经同意一律不予晒图。

第六条、图文存档

设计院归档资料指：硫酸图纸、工程资料

图文存档责任人：

职责：

负责图文存档工作，并妥善保管。

1、图纸经审核加盖出图章后，设计专业负责人应及时提供硫酸底图

进行存档登记，编号，放置在存档室制定位置。

2、工程变更资料、竣工验收资料以及其他技术交底资料，以季度为分节点进行统计保存。

2、图文存档工作应注意防火、防潮、防虫、防盗工作。

3、因保管不当导致的图档损坏，将对相关责任人进行考核。

二、设计院资质维护

为加强资质管理，更好地服务本院，制定本制度

第一条资质维护责任人：

职责;

负责设计院资质的申请、变更、升级

负责设计院结构师注册、延续注册及变更等工作

第二条责任人应及时进行资质的注册、变更、升级

三、办公用品及礼品申领制度

第一条领取责任人

职责：负责办公用品及礼品的领取

第二条领取中性笔、笔记本、墨盒等一般办公用品前，需填写办公室统一的《办公用品申领单》，经院长或主任工程师签字后，方可领取。

第三条个人需申领如U盘、计算器、UPS、插排等特殊办公用品时，需个人写申请书，交与领取责任人，经院长或主任工程师签字，办公室主任签字后，最后交与办公室相关负责人，然后按第二条规定领取。

第四条个人不得擅自领取礼品，需经院长同意后由领取责任人填写《礼品申请单》，经总经理签字批准后，方可领取

第五条第五条如遇特殊情况，如客人急走等特殊情况，可由领取负责人致电院长，方可领取礼品，但过后必须补办礼品领取的相关手续。

四、办公室卫生管理制度

第一条个人工作区域随时保持整洁，桌椅摆放整齐，不得出现物品摆放凌乱或杂物未及时处理现象。

第二条衣物、包等非办公用品应放入柜内，扫帚及拖把应放置于指定位置。

第三条各项办公设备须每日擦拭干净（须用专业清洁剂的应用专业清洁剂）

第四条除特殊情况，不参加值日者，一次罚款十元，值日情况不好者罚款十元。

五、劳动纪律管理制度

第一条纪律考勤责任人

职责：负责设计院考勤，填写考勤表，并对考勤情况进行统计

负责整理统计请假条，并填写《外出、请假登记表》并上交办公室，第二条上班及会议迟到、早退者，按公司考勤制度处理。

第三条个人有事临时外出时需告知院长或主任工程师或考勤责任人。

第五条个人请假制度严格遵守公司请假制度。

第六条设计人员不得在上班期间打游戏，一经发现，每次罚款1000元。

六、软件及软件锁管理规定

第一条软件及软件锁负责人

职责：负责管理软件及软件锁的购买、升级及维护，关注软件的培训情况负责对软件锁的日常使用进行登记

第二条软件负责人对软件的安装程序及时共享或通知，并对安装给予指导。

第三条软件负责人应关注现有软件的升级信息，并将情况上报院长审核是否需要购买升级。软件出现错误或技术疑难问题时，能及时反馈

给软件开发公司给予尽快解决。

第四条软件锁负责人应做好软件锁使用登记情况，包括日常使用情况，个软件锁外带情况。软件锁外带应经软件负责人同意。

七、设计人员再学习培训规定

第一条设计人应积极参与设计院内部学习交流会议，并根据自身情况对所学习进行总结、提炼。

第二条设计人参加在外软件、规范培训会议时应认真对待，做好培训笔记，或收集培训资料及课件，培训完毕后形成PPT总结课件，并与其他设计院分享成果。培训资料应上交设计院归档。

八、客户档案管理制度

第一条客户管理责任人

职责：建立客户档案并定期及时更新档案。

第二条客户档案的内容包括以下三项资料： 1、客户基础资料。客户的名称、地址、电话；2、客户特征。企业经营特点及规模大小 3、与设计院之间的业务状况及信用状况。

第三条设计人员接待或拜访客户后，当天登陆客户管理系统填写或完善客户档案。不全面的客户档案，设计人员要进一步了解，每月最少完善一次。客户档案应及时更新。

第四条客户档案密级为机密级档案应妥善管理，对外科室人员保密。九、设计院费用控制制度

第一条费用控制负责人：预算员

职责：负责设计院的费用统计、填报及报销工作

负责设计院每年每季度每月预算费用的填报

第二条、出差管理

1．设计人员因公出差，必须经院长批准（可电话确认），不得擅自与营销人员或自行出差。

2．设计人员出差结束三日内必须填写《出发计划单》、《差旅费报销

单》，交与预算员处。

第四条、差旅费

差旅费是指设计人员外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括：在途交通费、住宿费、市内交通费、其他公务杂费等。

1．设计人出差使用交通工具为火车、汽车、轮船等普通工具。

2．特殊情况，经公司领导批准后，可选择飞机。

3．违反公司规定使用交通工具，一律按火车票报销（超出部分由个人支付）

4．市场交通工具应使用公交车、中巴等，如因特殊情况，可以乘出租车，但需在票据上注明起始地点和原因。

5．设计人员出差期间，标准内住宿费用实报实销（但不包含酒店清单上所列私话、餐费、洗衣费等费用）。

6．设计人员外出期间产生的公务费，如邮电费、文件复印费、传真费等，实报实销。

7．设计人员与营销人员出差的，应给预算员说明，将费用下与营销人员。

五、资金申请管理

1．根据工作需要，设计人员出差或业务活动可预先向公司借支资金，借支额度根据实际情况确定，填写资金申请单并由预算员登记，院长签字最后由总经理签批。

2．资金借支后应及时冲帐，备用金占用时间应不超过15天，如遇特殊情况不能按时冲帐，可书面申请，经总经理签字同意后方可延期。

六、报销管理

1．设计人员原则上每月报销两次（月中、月末）。

2．费用报销单应严格按公司要求妥善贴好，不符合标准，或填报单据不符、金额不符、重复报销，一律退回设计人员。

3．差旅费报销单应严格按照公司报销规定填写，交与预算员统一让领导审批，需要下营销人员费用的，应自行让营销人员签字并打单。

4.加班车费及其他需报销设计院费用的，应由预算员每周六统计一次，运输费用由专人统计后每周报预算员，所有费用应提供发票，注明经手人，或以其他票据充抵，但需要票据背面注明情况。

七、预算员应每月统计设计院所发生的费用，经院长审批后，上报财务部。

2015.2.14