大学电子文件归档及管理办法

随着信息技术的不断发展，大学日常办公中电子文件的数量越来越多，管理也

变得更加复杂。如果不采取有效的管理措施，电子文件的归档及管理将变得混乱不堪，甚至会产生重大损失。因此，制定一套针对大学电子文件的归档及管理办法

十分必要。下文将介绍大学电子文件归档及管理的具体办法，以帮助各位进行电

子文件的管理和规范。

电子文件归档原则

•依据归档需求建立归档目录大学电子文件应根据具体需求，建立合理的电子档案分类目录，确保文件的有效归档和统一管理。一般应根据文件种类、文件名称、文件类型等建立分类目录，使归档规范，便于管理。

•归档编码规范每个文件建立唯一标识，具有唯一性和可查性。可选择数字、字母、符号等方式进行编码，对于重要文件，应按照机时日期、操作人员等建立电子文件组成部分，以便查找和检索。

•时间范围依据法律法规的要求和学校文件管理的相关规定，确定文件的保管期限和销毁期限。按照此时间范围进行归档并及时销毁。

归档操作流程

1. 文件收集

文件收集是文件归档的第一步。合法的文件包括文档、电子邮件、电子表格、

文本等文档，应在规定的时间内收集到指定的服务器上。

2. 文件归档

文件归档是文件归档的核心步骤，将收集到的电子文件进行归类、编码、标签、摘要等一系列操作，然后保存到特定目录下。

3. 文件索引

文件索引是指对归档后的文件进行描述、关键字等操作，以便于检索。通过对

文件进行关键词标记、检索、列表形式查看等方式进行查询，便于管理人员快速查看需要的文件。

4. 文件存储

文件存储应采用高可靠性、高可靠性的存储技术，避免数据遗漏和损坏。如通

过数据冗余、备份存储等方式，确保文件资料的安全性和完整性。并定期对数据进行备份和检验，以确保数据的可用性。

5. 文件转换

随着存储介质的更新换代，旧的存储介质会逐渐被淘汰，因此将电子文件转换

成新的存储介质以及更新存储介质是必要的。应分批进行操作，逐步完成，以免过程过于繁琐。

电子文件管理措施

•信息安全管理要想正确管理电子归档文件，必须要有安全保障，防止文件受到黑客和病毒的攻击和破坏。

•信息查阅权限在归档和管理过程中，需要根据用户的权利确定归档权限和查阅权限。对于涉及保密的文件，应该颁发特定的管理权限，保证文件的安全性。

结论

大学电子文件的归档及管理办法可以规范信息归档、确保安全性、提高管理效率，有利于实现电子化办公，加快机构办公流程，以及更好地保障学校的稳定运营。要做好电子文件的归档，需要全体工作人员的努力和共同维护。

浙江大学电子公文管理办法

浙江大学行政电子公文管理暂行规定（征求意见稿）第一章总则第一条为进一步推进办公自动化，提高办公效率，确保我校电子公文管理规范、科学和安全有效，根据《国家行政机关公文处理办法》(国办发〔2000〕23号)、《电子公文传输管理办法》（国办函[2003]65号）和《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局第6号令）的精神，结合学校实际，制订本规定。第二条本规定所称电子公文，是指通过学校电子公文传输系统处理的具有规范格式的公文电子数据，包括收文、发文、校内报告等。涉密及不宜公开的电子公文不适用此规定。第三条电子公文管理的内容包括电子公文的生成、传输、办理和归档等。第四条电子公文的种类、格式及行文规则与纸质公文相同，经批准通过电子公文传输系统发送的电子公文，同正式印发的纸质公文具有同等效力。

第二章传输系统的结构与建设第五条电子公文传输系统由公文处理系统和公文交换系统组成。第六条公文处理系统分校、院两级建设，各学院、各部门、各单位（以下统称“各单位”）应建立内部公文处理系统。第七条公文交换系统进行校级、院级公文处理系统以及各单位内部公文处理系统间的公文交换。第八条校长办公室是学校行政电子公文的主管部门，负责电子公文的管理工作和电子公文传输系统的整体规划、建设完善、技术保障，并对各单位公文处理系统的建设管理情况进行检查和考核。第九条各单位应指定专人管理与维护电子公文传输系统及其相应设备，负责电子公文的管理工作。各单位对公文处理系统的建设须遵循学校信息化建设的技术标准和规范，如：统一身份、数字签名、公文交换等规范，并统一通过公文交换系统与校级公文处理系统以及其他单位公文处理系统进行公文交换。第三章各类用户及职责

(完整版)电子归档管理制度

完整版)电子归档管理制度电子归档管理制度 1.概述本文档旨在规范电子归档管理的相关制度，以确保信息的安全性、可用性和整合性，提高组织的工作效率和信息管理水平。 2.定义 2.1 电子归档：将电子文件按照一定的规则和标准进行分类、整理、存储和访问的过程。 2.2 电子归档管理制度：为电子归档工作提供指导和规范的制度。 3.电子归档管理流程 3.1 归档申请：申请人向电子归档管理员提交归档申请，包括文件标题、分类、重要性等信息。管理员审核申请，核实申请文件的真实性和合规性，并决定是否进行归档。

3.2 归档分类：管理员根据申请的文件信息，将文件按照事先建立的归档分类标准进行分类。分类标准应包括部门、项目、年度等标签。 3.3 文件整理：管理员将归档的文件进行整理，包括文件名称、文件格式、关键词标注等信息的编辑和整合。 3.4 文件存储：归档的文件应保存在指定的服务器或云存储平台中，确保数据的安全性和可用性。文件存储位置和权限应根据文件的重要性和保密性进行合理的规划和设置。 3.5 文件访问：申请人可根据需要向管理员提出文件访问的申请。管理员根据权限和需要进行文件的授权和开放。

4.安全保障 4.1 权限管理：管理员应设置不同级别的权限，确保文件的安全性和权限的控制。文件的访问权限应根据员工的职责和需要进行合理的授权。 4.2 备份和还原：归档的文件应定期进行备份，并建立相应的备份策略。在系统故障、数据丢失等异常情况下，应能够及时进行还原和恢复。 4.3 数据安全：归档的文件应使用安全可靠的加密方法进行传输和存储，以防止未授权的访问和非法的操作。 5.附则 5.1 本制度自发布之日起生效，并适用于全体员工。 5.2 本制度如有调整或修改，须经上级部门批准后执行并及时通知相关人员。

【文件制度】大学电子文件归档与管理暂行办法(WORD7页)

大学电子文件归档与管理暂行办法第一章总则第一条为了适应湘潭大学信息化建设的需要，规范我校形成的电子文件的归档与管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》制定本办法。第二条基本术语解释 (一)电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于稳定可靠的数码载体，依赖计算机数字设备阅读、处理、存取，并可在通信网络上传输的文件。 (二)归档电子文件：指经过鉴定具有保存价值的电子文件及相应的支持软件参数和其他相关数据。 (三)电子文件的逻辑归档：指通过计算机网络，不改变原存储方式和位置而将电子文件向档案部门移交的过程。 (四)电子文件的物理归档：指把应归档的电子文件集中下载到可脱机保存的载体上向档案部门移交的过程。 (五)电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。 (六)电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 (七)电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。 (八)背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 (九)元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、文字处理和图形工具软件、字符集等数据。第二章管理体制和职责第三条校属各单位分管领导应在原有档案管理工作网络的基础上，重视电子文件的管理和归档工作，各归档部门要配备一至二名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的专兼职电子文件管理员，负责电子文件的收集、归档和管理。第四条各单位应建立电子文件归档管理制度。电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办(业务)部门负责，并将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责。第五条对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，由校档案馆负责。档案馆要建立相应的工作制度，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管与利用实行全过程管理。第六条归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案馆要设置电子档案管理机构，配备政治业务素质较高的计算机或相关专业技术人员管理电子档案；同时配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读和数据管理。全校档案人员要学习掌握计算机和电子文档管理系统的操作技能，利用归档的电子文件，积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。第三章电子文件收集、积累

电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法（经典版）编制人：__________________ 审核人：__________________ 审批人：__________________ 编制单位：__________________ 编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。文档下载后可定制修改，请根据实际需要进行调整和使用，谢谢! 并且，本店铺为大家提供各种类型的经典范文，如总结计划、党团报告、合同协议、策划方案、演讲致辞、规章制度、条据文书、教学资料、作文大全、其他范文等等，想了解不同范文格式和写法，敬请关注! Download tips: This document is carefully compiled by this editor. I hope that after you download it, it can help you solve practical problems. The document can be customized and modified after downloading, please adjust and use it according to actual needs, thank you! Moreover, our store provides various types of classic sample essays, such as summary plans, party and youth league reports, contract agreements, planning plans, speeches, rules and regulations, doctrinal documents, teaching materials, complete essays, and other sample essays. If you would like to learn about different sample formats and writing methods, please stay tuned!

大学电子文件归档及管理办法

大学电子文件归档及管理方法随着信息技术的快速进展，大学的电子文件管理越来越多而杂。本文旨在介绍一些大学电子文件归档及管理方法，为大学文件管理供给一些引导建议。一、电子文件归档原则 1.归档文档必需有明确的名称和编号一个清楚，直接和简洁的名称和编号是特别紧要的。这可以确保文件的唯一性以及在需要时快速找到它们。归档文档编号应当包含文档的类型，创建日期和所属部门信息。 2.归档文档必需在正确的位置归档文件必需存储在正确的位置。必需考虑到存放电子文件的设备、空间和安全性等问题。此外，为了保证文件的安全，可以采纳加密的方法进行存储。 3.文档归档责任明确每个部门必需有人负责归档文件。这可以避开多个人都在归档同一份文件的情况发生。在确定责任人时，必需考虑到他们的本领和学问水平。二、电子文件归档及管理的流程 1.文档创建阶段在文档创建阶段，必需依照规定格式命名和编号。全部新文档都必需经过归档负责人的确认和授权，才能进行下一步操作。

在文档归档阶段，全部文档都应在数据库中进行相应的归档操作。除了命名和编号信息之外，每个归档文件都应当有一个认真的记录，包括创建日期，最后的编辑日期，归档负责人和其他相关信息。 3.文件存储阶段在文件存储阶段，归档文件存储在指定的服务器上。 4.文档检索阶段在需要检索归档文件时，可以通过系统的搜索功能进行文件的检索。三、电子文件归档及管理的技术手段 1.角色权限管理在设定角色权限时应先设定归档文档创建权限。并规定必需由部门内部归档负责人进行文件归档。 2.数据库管理平台数据库平台是目前大学电子文档管理的主流方式之一、通过搭建数据库平台，大学可以将各部门的文档统一整合起来，便利文档的存取和检索。 3.关键词搜索为便利用户查找文档，可以采纳关键词搜索的方式。在归档的时候就应当对文档的关键要素进行标识，以便利用户的查找。四、电子文件归档及管理的注意事项

(完整版)电子档案归档办法

(完整版)电子档案归档办法电子档案归档办法 (完整版) 1. 前言本文档旨在规范组织机构中电子档案的归档办法，确保电子档案的有效管理和保护。以下是电子档案归档的具体办法。 2. 归档流程 2.1 归档前的准备工作在进行电子档案归档之前，需要进行以下准备工作： - 确定归档文件的种类和数量； - 指定责任人负责归档工作； - 确认归档文件的命名规范； - 准备归档文件的存储介质。

2.2 归档文件整理归档文件整理是归档流程中的关键步骤，包括以下内容： - 按照归档文件的种类进行分类； - 对每个分类下的文件进行整理和排序； - 建立电子档案目录结构； - 给每个归档文件赋予唯一的标识符。 2.3 归档文件存储完成归档文件整理后，需要将文件存储到合适的介质中，以确保文件的安全和可访问性。 - 选择适合的存储介质，如服务器、云存储等； - 对存储介质进行备份和维护； - 确保存储介质的存储空间充足。 2.4 归档文件访问与检索

为了方便使用和管理归档文件，需要建立归档文件的访问和检索机制。 - 设定权限访问控制，限定用户对归档文件的访问权限； - 建立索引系统，方便用户根据关键词检索文件； - 定期对归档文件进行检查和更新。 3. 安全与保护为确保电子档案的安全和保护，需要采取以下措施： - 建立权限管理制度，限定用户对归档文件的访问权限； - 加密存储介质，保护文件不被非法获取； - 定期备份和恢复归档文件，防止数据丢失。 4. 归档数据销毁根据实际需要，对不再需要保留的归档数据进行销毁。 - 根据组织机构的规定，制定归档数据销毁的时机和方式；

电子文件归档管理办法

电子文件归档管理办法第一章总则第一条为了加强科技大学电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。根据人民国标准《电子文件归档与管理规》以及省市管理规，特制订本办法。第二条本办法规定需要归档的电子文件包括各立档单位在管理、教学、科研等活动中产生的，具有保存价值的电子文件。第三条基本术语解释（一）电子文件：以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取，并可在通信网络上传输的文件。（二）电子档案：利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。（三）真实性指按规定对电子文件的容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。（四）完整性指电子文件的容信息、背景信息、元数据等无缺损。（五）有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。（六）逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。（七）物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。第二章电子文件归档的管理体制和职责第四条电子文件形成单位应加强对电子文件的归档管理工作，要将电子文件的收集、

鉴定、检验、整理、归档、保管和利用等工作纳入机关文书处理和档案管理程序之中，要明确此项工作的分管领导，建立适应本单位实际的工作制度和工作网络。第五条电子文件从形成时就要有格的管理制度和技术措施，并专人负责归档工作。电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由档案馆负责。第六条电子文件的管理应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，由形成部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，由档案馆负责。第七条归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案馆要配备与业务部门相互兼容的、有足够容量和处理能力及相对安全的系统设备，确保归档电子文件的有效识读。第三章电子文件的收集第八条收集围：凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属收集围。按照电子文件的信息类型包括：（一）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。（二）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。（三）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。（四）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。（五）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。（六）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。（七）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。（八）超文本文件：主要指已组织成网（WEB）的信息文件。（九）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。（十）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。第九条收集要求：

大学电子文件归档及管理办法

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大学电子文件归档及管理办法

大学电子文件归档及管理办法第一条为规范我校电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效适用，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省电子文件管理暂行办法》等有关法律法规的精神，制定本办法。第二条本办法所称电子文件，是指通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。第三条机关各处室、院（系、部）等单位和部门应建立电子文件归档制度，指定专人（一般为单位或部门兼职档案员）负责本部门的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用工作纳入单位（部门）文书处理程序和相关人员的岗位责任。第四条凡有保存价值的电子文件，文件形成单位（部门）均必须归档。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照纸质文件归档的有关规定执行。第五条电子文件的收集与积累要求（1）收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT、DOC为通用格式；（2）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；（3）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据；（4）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制成的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和

多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；（5）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式；（6）对用通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用电子文件，如不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。第六条电子文件归档的基本要求（1）电子文件应按照本单位（部门）纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上（推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体）；（2）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态；（3）电子文件归档时，应同时填写《电子文件登记表》，与相应的电子文件一同归档保存。（4）归档完毕，电子文件形成单位（部门）应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。第七条归档电子文件移交前，文件形成单位（部门）必须认真检测电子文件，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。登记表一式两份，一份随电子文件移交给综合档案室，一份由电子文件形成单位（部门）保存。第八条电子文件的检验应包括以下项目（1）载体有无划痕、是否清洁；

电子文档管理办法

电子文档管理办法随着信息技术的发展和普及，电子文档的使用在个人和企业中变得越来越普遍。为了更好地管理和利用电子文档，以提高工作效率、保护信息安全，制定一套电子文档管理办法显得尤为重要。本文将重点讨论电子文档管理的原则、步骤以及相关措施。一、电子文档管理的原则 1. 系统性原则：建立完整的电子文档管理体系，包括文档的分类、存储、检索与使用等方面，实现信息资源的合理利用。 2. 稳定性原则：确保电子文档存储和传输的稳定性，提供电子文档的可靠性和完整性。 3. 安全性原则：采取必要的措施保护电子文档的机密性，防止信息泄露和非法篡改。 4. 隐私保护原则：对于包含个人隐私的电子文档，要遵守相关法律法规，确保个人信息的保密性和安全性。 5. 长期保存原则：对于需要长期保存的电子文档，采用合适的存储介质和技术，保证文档的可读性和可访问性。二、电子文档管理的步骤 1. 文档分类：根据不同的功能和属性，对电子文档进行分类，建立有序的文件夹结构，便于文件的整理和查找。

2. 文件命名规范：制定统一的文件命名规范，以便快速识别和查找文件，同时避免文件重名和混淆。 3. 文件版本管理：对于经常修改和更新的电子文档，建立文件版本管理制度，确保信息的准确性和一致性。 4. 存储与备份：选择可靠的存储介质，将电子文档按照类别和重要程度进行备份，以防数据丢失或损坏。 5. 文件权限管理：根据员工职责和权限，设置不同的文件访问权限，确保信息的安全性和机密性。 6. 文档审批流程：建立文档审批流程，明确文档的发布、修改以及废弃的权限和程序，确保文档的合规性。 7. 文件归档与销毁：对于不再需要保留的电子文档，按照规定的时间和程序进行归档和销毁，以节约存储空间并确保信息安全。三、电子文档管理的相关措施 1. 电子文档管理系统：建立专门的电子文档管理系统，提供文档存储、检索和共享的功能，便于文件管理和协作。 2. 数据加密技术：采用数据加密技术，对敏感信息进行加密保护，防止数据泄露和非法访问。 3. 网络安全防护：加强网络安全防护，包括防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和病毒侵扰。

电子文档归档办法

电子文件归档与电子档案管理办法 1、总则 1．1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。 1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。 2．电子文件的收集与积累 2．1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。 2．2 收集积累要求 2．2．1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2．2．2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。 2．2．3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。 2．2．4 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。 2．2．5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

电子文件归档与管理暂行规定

电子文件归档与管理暂行规定第一章总则第一条为了加强电子文件的管理，保障电子文件的安全保管和有效利用，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、国家《电子文件归档与管理规范》及《电子公文归档管理暂行办法》等有关法律法规，制定本规定。第二条电子文件是指在数字设备及环境中生成，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。第二章管理体制和职责第三条加强电子文件的归档管理工作。各部门根据实际，建立相应的电子文件归档管理工作制度。第四条各部门指定专人负责电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管和利用等工作纳入学院档案管理程序之中。学院档案室应参与指导电子文件形成、办理、收集和归档等工作环节，按要求建立电子文件档案。第五条电子文件的形成部门和档案室应采取有效的管理措施和技术手段，防止电子文件被非法读取、拷贝，修改、破坏。第六条在利用计算机或计算机网络开展办公自动化、电子公文传输等电子政务时，应在计算机信息管理系统中设置相应的电子文件归档管理功能，实现归档电子文件的在线管理

与利用。第七条档案室应配置与业务部门相互兼容的、足够容量和处理能力及相对安全的系统设备，确保电子文件的有效机读。第八条归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。第三章电子文件的收集与归档第九条电子文件参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档，划定保管期限，同时注明归档的电子文件可否公开。第十条电子文件的类型:1、文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。2，图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像，文件。3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。4、影像文件：指用视频设备获得并经计算机处理的文件。5、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。6、多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。7、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑软件等。8、数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。第十一条对各种类型的电子文件，归档时要采用通用的文

大学学院电子公文处理工作办法

XXXX学院电子公文处理工作办法第一章总则第一条为推进学校电子公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据、《政机关电子公文处理工作办法》（厅字〔20XX〕7号）和学校公文处理工作相关规定，特制定本办法。第二条学校电子公文是通过学校电子公文系统，以电子数字形式拟制、办理、管理的公文，同纸质公文具有同等效力。第三条学校电子公文与纸质公文在公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理等方面的基本要求一致。第四条学校电子公文处理工作应当坚持统管理、准确规范、精简高效、安全可靠的原则。第五条学校办公室负责学校电子公文处理工作的管理，并对校内有关单位的电子公文处理工作进行业务指导和督促检查。第二章电子公文要素第六条电子公文要素包括版面、拟制、办理和管理等。第七条电子公文的版面要素一般包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主

送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。第八条电子公文办理要素包括收文办理、发文办理、整理归档。（一）电子公文收文办理 1．拟制。学校办公室负责将收文纸质文档制作成电子文档，详细登记文件名称、文件字号、来文机关、收文时间等信息。 2．传阅批办。学校办公室负责人及时提出拟办意见，发送校领导批示、传阅或交有关部门办理，传阅批办信息主要包括拟办意见、传阅批办意见、传阅批办时间等。 3．承办。学校办公室根据传阅批办意见，发送有关部门办理。承办部门应当对交办的公文及时办理。承办信息主要包括承办意见、办理时间、办结记录等。 4．催办。学校办公室及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。（二）电子公文发文办理 1．起草。部门根据工作需要起草文稿，起草信息主要包括文稿内容、起草人信息、起草时间等。 2．审核。公文起草部门负责人对文稿进行审核，审核信息主要包括审核人信息、修改内容、审核意见、审核时间等。 3．复核。学校办公室对文稿进行复核，复核信息主要包括

电子文件归档与电子档案管理规范

电子文件归档与电子档案管理规范随着信息技术的发展，电子文件的使用越来越广泛，电子档案管理已成为一种必要的手段，以确保信息的完整性、保密性和可靠性。然而，电子档案管理的规范性问题依然值得关注。本文将重点探讨电子文件归档和电子档案管理规范的重要性，并提出实施电子档案管理规范的建议。一、电子文件归档的重要性电子文件归档是将电子文件按照一定的方式组织和管理，以便随时检索和使用。电子文件是企业或机构最重要的资产之一，因此，电子文件归档必不可少。以下是电子文件归档的重要性： 1.便于检索和使用电子文件归档可以帮助企业或机构快速检索和使用文件。传统的纸质文件归档，需要一定的时间才能找到所需文件，而电子文件归档则可以通过关键字或分类检索，快速找到所需文件，为企业或机构节省时间和精力。 2.提高工作效率电子文件归档能够批量处理文件，大大提高工作效率。例如，电子文件归档可以自动按照分类和时间将文件归档，这将节省人力成本和时间。 3.信息安全电子文件归档可以有效保护企业或机构的机密信息。对于一些需要保密的文件，通过电子文件归档，可以设置权限，保护机密信息的安全。

二、电子档案管理规范的重要性电子档案管理规范是指对电子档案进行管理所遵循的规范。该规范包括：电子档案的创建、存储、归档、保护、使用等方面。以下是电子档案管理规范的重要性： 1.保证文件合规性电子档案管理规范可以帮助企业或机构确保文件合规性。例如，在处理某些文件时，需要遵守相关法律法规，通过电子档案管理规范，可以确保企业或机构遵守法律法规，避免出现违规情况。 2.降低风险电子档案管理规范可以降低企业或机构的风险。例如，如果电子档案未经妥善管理，容易出现信息泄露和篡改等不良事件，通过实施电子档案管理规范，可以降低一些风险。 3.提高管理效率电子档案管理规范可以提高企业或机构的管理效率。例如，通过电子档案管理规范，可以减少文员的工作量，节省企业或机构的时间和成本。三、实施电子档案管理规范的建议为了实施电子档案管理规范，以下是几个建议： 1.建立标准规范企业或机构需要根据自身情况，建立符合标准规范的电子档案管理制度。该制度应涵盖电子档案的全部过程，包括创建、存储、归档、保护、使用等方面。 2.培训管理人员在实施电子档案管理规范前，企业或机构需要组织相关人员进行培训。该培训应包括电子档案管理规范的相关知识、操作方法等内容，将管理人员的管理水平提高到一个更高的水

电子科技大学电子档案管理实施办法(WORD3页)

电子科技大学电子档案管理实施办法根据国家教育部《高等学校档案管理办法》（27号令）、国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》和《杭州电子科技大学档案管理规定》的要求，为了加强我校电子档案管理，做好电子档案收集、归档、保管、统计、鉴定及利用等工作，更好地为学校建设与发展服务，结合实际情况，特制定本办法。一、电子档案的管理原则 1、学校电子档案实行集中统一管理； 2、电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作； 3、各部门（单位）兼职档案员负责本部门（单位）形成的电子档案收集、积累与归档等工作； 4、档案馆负责对各部门（单位）电子档案收集、归档进行指导，并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。二、电子档案归档范围 1、各部门（单位）办公自动化系统中形成的各类电子公文和网站各类信息资料的备份； 2、在教学、科研、党政管理、国际交流和校内外各类重大活动中形成的图像、图形、影像、声音及多媒体等复制件； 3、各部门（单位）正在运行的数据库及其数据库管理系统复制件； 4、教师在教学、科研和学生毕业设计等工作中开发的计算机程序和数据文件复制件； 5、各部门（单位）购置的各类操作系统及其应用软件复制件； 6、各部门（单位）接收外单位赠送的各类业务、管理软件复制件等。三、电子档案归档要求 1、加强电子档案鉴定工作：电子档案归档前，档案室会同归档部门对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核，并由归档部门负责人签署意见；如电子文件进行了技术加密，应将技术加密方法和相关软件一并归档； 2、电子档案在收集、归档时，应附带说明文件（readme.txt），对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明； 3、电子档案采用光盘、磁带等载体归档，归档的电子文件必须是最终数据

电子文件归档与电子档案管理规范

电子文件归档与电子档案管理规范随着信息化的发展，电子文件归档对于企业和机构的信息管理变得越来越重要。电子档案管理规范是电子文件归档的重要组成部分，对于保障企业信息的完整性、真实性和安全性具有非常重要的意义。本文将结合实际情况，介绍电子档案管理规范的重要性和相关的注意事项。一、电子档案管理规范的重要性 1.保障电子文件的安全性随着企业信息化水平的不断提高，电子文件的数量也在不断增加。如果没有良好的电子档案管理规范，电子文件将面临诸如病毒攻击、干扰、损毁等安全问题。针对这些安全隐患，电子档案管理规范应该包括防病毒、安全备份、权限控制、安全传输等方面的规定。 2.提高信息的准确性和一致性电子文件管理的一个重要问题是如何确保信息的准确性和一致性。例如，同一份文档在不同时间点，可能会出现不同的版本，如果没有良好的电子档案管理规范，这些版本很容易混淆，并且难以进行追溯。为了保障信息的准确性和一致性，电子档案管理规范应该涉及文档版本控制、文档流程管理、审批流程设计等方面的问题。 3.提高信息的可读性和可用性电子文件中存储的信息，包括文字、图像、音频等多种形式。不同的信息形式，需要不同的工具才能进行读取和使用。良好的电子档案管理规范，可以确保文件的可读性和可用性。

例如，对于电子文档而言，应该建立标准化的文档格式，使得文档在任何终端上都可以正常打开和阅读。 4.实现便捷的查询和检索对于大型机构和企业而言，电子文件的数量非常庞大。为了方便管理和查询，电子档案管理规范应该涉及文档索引设计、关键字标签、全文检索等方面的问题，使得查询和检索变得更加便捷和高效。二、电子档案管理规范的注意事项 1.建立良好的电子档案管理制度企业应该建立健全的电子档案管理制度，规范电子文件的创作、管理、存储和维护流程。制度应涵盖电子文件的分类、归档、备份、迁移、销毁等方面。 2.制定文档格式标准企业应该制定统一的文档格式标准，使得不同类型的文件可以通过相同的标准进行生成和处理。同时，也要确保文档格式的兼容性，避免因格式不兼容导致的损失。 3.建立文档版本控制机制文档版本控制机制是文档管理的重要环节。必须建立文档版本控制机制，确保文档在不同时间点的版本均可以被审查和追溯。 4.实现数据安全在电子档案管理中，数据安全问题十分重要。企业必须采取适当的安全措施，建立安全授权机制，保证只有合法用户才能对数据进行操作。 5.建立文档保密制度在电子档案管理中，某些文件可能包含机密信息。为了确保信息的安全性，必须建立文档保密制度，对于机密文件进

大学档案管理办法

大学档案管理办法第一章总则第一条为加强学校的档案工作，依据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》、《高等学校档案管理办法》（简称27号令）和《教育部文书立卷、归档和档案利用办法》等法规，结合学校实际，制定本办法。第二条本办法所称的档案指学校在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。第三条档案工作是办好学校的重要基础性工作之一，是衡量学校管理工作的重要尺度，是维护学校历史真实面貌的重要事业。学校各级单位应重视档案工作，加强档案意识,发挥档案服务教学、科研和育人的作用。第四条学校将档案工作纳入学校的总体规划，在机构设置、人员编制、经费预算、库房建设等各方面对档案工作给予必要的支持和保证。第二章领导体制、机构设置及职责第五条学校档案工作由校长领导，一位校领导分管，校长和分管校领导的其主要职责是： 1、贯彻国家关于档案管理的法律法规和方针政策，统

规划和领导学校的档案工作。 2、保证档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案工作与学校其他工作同步发展； 3、批准学校档案工作规章制度，落实档案工作机构设置、人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备和经费。 4、统筹学校档案工作的业务培训，研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。第六条学校档案馆是学校档案工作的职能管理机构，其职责是： 1、宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全校档案工作； 2、建立和健全学校档案工作规章制度，负责对全校各部门档案工作进行指导、监督、检查和业务培训； 3、负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料； 4、编制检索工具，编研档案史料，积极开发档案信息资源: 5、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作； 6、开展档案的开放和利用工作； 7、建立和健全档案工作网络，负责全校专（兼）职档案人员的业务培训； 8、开展档案宣传工作和利用者教育活动; 9、开展档案学术研究和交流活动；

电子文件归档、电子档案管理办法

电子文件归档、电子档案管理办法电子文件归档、电子档案管理办法提要：每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施电子文件归档、电子档案管理办法 1．总则 1．1对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 1．2电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 1．3电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 1．4应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。 1．5为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 1．6归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

1．7具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。 2．电子文件的收集与积累 2．1收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。 2．2收集积累要求 2．2．1记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2．2．2保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。 2．2．3在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。 2．2．4用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。 2．2．5用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。 2．2．6用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集

大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第一条为便于学院各立档单位界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本院主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《机关文件材料归档范围和保管期限规定》，制定本规定。第二条本规定中的文件材料是指本院在工作活动过程中形成的具有保存价值的各种门类和不同载体的文件材料。第三条本院形成的教学、人事、科研、基建、财会等专门档案的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。第四条本院文件材料应实行纸质档案和电子档案双轨归档管理制度。应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。本院对应归档的电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档，电子文件归档办法按《电子公文归档管理暂行办法》执行。第五条文件材料归档范围是：（一）反映本院主要职能活动和基本历史面貌的，对本院工作、社会和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）本院工作活动中直接形成的在维护学院、社会和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本院需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料; （四）其他对本院工作具有查考价值的文件材料。第六条文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需办理的文件材料，上级

机关征求意见，未定稿的文件材料；任免、奖惩非本院工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次院对稿；未经会议讨论、未经院领导审阅、签发的未生效的文件材料；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，负责人兼任外单位职务形成的与本院无关的文件材料; （三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料，以参考为目的从各方面收集来的文件材料。第七条凡属归档范围的文件材料，必须按有关规定向院档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第八条本院文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。第九条永久保管的文书档案主要包括：（一）本院制定的规章制度性文件材料；（二）本院召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）本院职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本院关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、各类年度统计报表等；（五）本院机构演变、人事任免等文件材料；（六）本院房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本院主管业务的重要文件材料。