公司财务报销管理制度

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财务报销管理制度及报销流程

第一部分总则

一、为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。

二、本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、专项支出、应付账款等，以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

三、本制度适用公司全体员工。

第二部分借支管理规定及借支流程

一、借款管理规定：

1、因公出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

2、业务办公借款：员工业务办公借款所需资金在200元以下的，原则上不予借款。业务办公借款必须有已批准的资金使用计划或采购申请、用餐申请等特定项目，借款金额不能超过资金批准计划范围内。业务办公借款（含现金和支票）应在业务办理完毕后五日内到财务部办理销结账手续。若因特殊情况借款未用，应及时还清借款。

3、借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。

4、借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还款且经财务部催促后仍不办理销结账手续者转为个人借款从当月工资中扣回。

5、出差及业务办公借款应专款专用，借款销账时以借款申请单事由为依据，据实报销，超出借款单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账。。

二、借款流程：

1、借款资料：借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金，出差借款应向财务部提供审批后的《出差申请表》。业务办公借款需向财务部提供已批准的资金使用计划或采购申请、用餐申请。

2、审批流程：主管部门经理审核签字（生产系统由厂长签字总监审核）→财务经理复核→总经理审批（总经理不在青岛时胶南业务授权张吉昌副总审批签字、青岛业务授权贺丽丽主任审批签字）。

3、财务付款：财务部根据审批后的借款单、已批准的资金使用计划或采购购置用餐申请办理付款手续。

第三部分日常费用报销制度

一、日常费用名细

1、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公物品设备购置费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。

2、在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

3、报销5000元以上费用需提前一天通知财务部以便备款。

二、费用报销审批程序

1、报销人根据费用性质填写对应报销单据，报销单据经办人需签名→相应的票据作为附件粘贴于报销单据后面→需办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理或（（厂长→生产总监）审核签字→财务部复核→总经理审批（总经理不在青岛时胶南业务授权张吉昌副总审批签字、青岛业务授权贺丽丽主任审批签字）→到出纳处报销。

2、月度所有费用凭证在装订前由总经理进行审查补签。

三、费用报销单据注意事项

1、填写报销单应一律用蓝、黑钢笔或签字笔填写，书写字体规范，单据不能涂改。

2、严格按报销单据项目要求认真填写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。

3、附件相应单据必须粘贴整齐，若单据不齐、粘贴不合格财务不予受理。

4、报销的单据必须是合法有效的原始凭证，即税务监制发票盖有单位财务或发票专用章。因特殊原因无法取得合法的原始凭证，需用其他用途发票冲抵，则必须将原始的收据（盖有公章）作为附件粘贴，并作注明，否则一律不予报销。

5、实际报销的金额低于粘贴的票面金额的，在报销单上按实际报销金额填写，在粘贴单上注明。如付款单据为白条或收据无有效印章，需公司副总经理于原始单据上签字后方可报销。

6、为掌握费用开支情况，公司要求原始凭证一律按实际发生的项目开具，如项目过多，必须使用发票明细表作为附件粘贴。

四、各项费用报销标准及规定：

（一）差旅费

1、员工出差需填写《出差申请报告单》，写明出差天数、出差事由和出差路线等事项。

2、普通员工出差需经本部门经理批准，部门经理出差需经总经理批准。

3、因紧急情况未能履行出差审批手续的，出差前可以通讯方式请示，出差回来后补办手续。凡未经批准的出差所发生的费用公司有权不予报销。

4、员工出差前应到公司办公室办理出差登记手续，返回后及时报到。

5、出差人员返回公司三天内应写出详细的出差报告报直接上级审阅。未写出差报告直接上级可拒绝给予费用报销签字。

6、出差的行程路线须与出差申请单上标明路线相符，不得无故绕行。公司有权对出差期间发生的不合理费用不予报销。

7、出差人员应按公司规定乘坐交通工具，一般不得超标。确因工作需要或紧急事务报总经理批准。未经批准，按标准报销，超出部分费用自理。经批准乘坐飞机，其乘坐往返机场的大巴费用可凭票报销，无机场大巴可报销出租车票。

8、涉及国外学习、考察、参观的出差计划、费用一律报公司总经理审核批准。

9、差旅费主要包括交通工具、住宿费、伙食补贴、本地交通费用及交际应酬费。

备注：自带交通工具的出差人员由公司根据里程报销油费和过路过桥费。

11、住宿费报销标准

公司根据经济及消费水平对出差目的地做如下区域分类：

一类地区：指北京、上海、广州、天津、深圳、珠海、厦门

二类地区：指重庆、各省会城市、计划单列市和沿海开放城市。

三类地区：指除一、二类地区以外的地区。

备注：出差同行人员中职务级别不一致，低职务级别的同行人员可享受最高级别人员的住宿标准。

出差人员如为同性双数，按以上标准的50%执行。

住宿费在规定的限额标准内凭发票按实际住宿费报销；实际住宿费超过规定限额标准的部分自理，不予报销。

12、伙食补贴标准

备注：

公司员工外出参加已由公司交纳会务费(含餐费)的各种会议或由接待单位提供餐饮、不再给予伙食补贴。

公司根据车船机票时间按比例（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣减出差人当天的伙食补贴。所入住酒店含早餐或员工参与属公务性质的餐饮活动，也按比例（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣减出差人当天的伙食补贴。

员工出差期间不享受公司发放的午餐补贴。

13、本地交通费用

公司部门经理级及以下员工在出差地的市内交通工具为公交车或地铁。费用按实际乘车费报销。

如特殊情况或有大量现金\大件物品的情况下，经部门经理批准后方可乘出租车。出租车费报销时在票据上注明起、止地点、公务事项。

14、交际应酬费

因工作需要发生交际应酬费用时，要事先向直接领导申请，在直接领导批准后方可进行。费用报销时不应超出事先申请的预算范围。否则财务有权拒绝报销。

交际应酬费报销时需单独填报，要求写明发生费用原因、被招待对象、电话及陪同人数。

（二）电话费

1、公司统一将员工移动电话号码并入集团网，实现网内成员免费通话。因个人原因不并入集团网的员工不予报销内部员工通话费。

2、凡因处理公司业务产生的通话费由公司承担，每月打印话费清单，公司话费实报实销。

3、特定职位或岗位人员移动通讯费在扣除个人每月固定费用标准后实报实销。

4、移动电话费报销需提供月度话费发票或充值发票。

5、公司为员工提供工作必须的固定电话，由企业发展部按日常费用审批程序办理报销手续。若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。

6、员工在上班期间不允许打私人电话，有急事需打时，不超过三分钟时间，不可以用公司电话打私人长途电话。

（三）交通费

1、交通费包括公共交通费、出租车费、过路过桥费、油耗费、停车费。

2、员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，司机出车产生的油费、过路过桥费、停车费记入相应的费用类别。

3、在公司无法派车情况下，由用车人向企业发展部申请联系对外租车，租车产生的费用计入相应的费用类别。

4、员工因公产生的市内公交车费凭相应车票实报实销。特殊情况下乘坐出租车需经部门经理批准，并在报销时注明起、止地点、公务事项、原由。

5、私车公用产生的交通费根据公司《私车公用管理规范》及《私家车公用费用报销制度》予以报销。

（四）、办公物品、办公设备购置费

1、为了合理控制费用支出，此类费用由公司企业发展部统一管理，集中购置，并指定专人负责。

2、单价超过500元的办公设施购置需填写购置申请单，经副总经理审批后实施。单价超过1000元的办公设施购置经总经理审批后实施。

3、企业发展部凭发票、入库单按照审批程序报销办公物品、设备购置费，符合固定资产标准财务部录入K3固定资产管理。

4、财务部按月根据企业发展部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。

（五）、低值易耗品、劳保用品购置费

1、各工厂应根据低值易耗品、劳保用品的损耗情况及使用量每月月初向采购部提出采购申请。

2、采购员凭发票、入库单按照审批程序报销低值易耗品、劳保用品购置费。

3、各工厂核算员按照以旧换新的原则进行低值易耗品、劳保用品发放，并办理领用登记。

（六）、物业费、租金、能源耗用费

物业费、租金、水电气等公用能源耗用费由财务部出纳员每月核对单价、金额、数量后填写付款申请表，财务部经理审核→副总经理审批后方可进行付款。若遇费用异常变动情况应向相关部门查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。

（七）招待费、培训费、资料费、招聘费

1. 招待费：为了规范招待费的支出，超过1000元的宴请、馈赠的礼品、购物卡需事前征得总经理的同意。

2. 培训费：为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由总裁办统一管理，各部门培训需求应及时报送总裁办。总裁办根据实际需要编制培训计划报总经理审批。

3.资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。所购买资料需到企业发展部办理入库登记手续加盖公司印章，订购者凭入库单及发票按照审批程序报销资料费。期刊邮寄地址应为企业发展部，到货后企业发展部办理入库登记手续加盖公司印章。各种资料领用时需到企业发展部办理借阅手续。

4、其它费用：根据实际需要据实报支，有实物的费用需办理入库，不能办理入库的费用各级主管审批时应跟踪确认该费用业务达成的结果。

第四部分工薪福利及相关补贴支出制度

一、工薪福利及相关补贴支出包括工资、临时工资、奖金、各项福利、相关补贴等。

二、工薪支出

1、每月10日前各工厂核算员应将上月本厂员工工资表提交财务部审核，15日前财务部提交总经理审批。

2、每月15日前总裁办应将上月公司管理人员工资表提交总经理审批。

3、每月20日前经公司总经理审批后的工资表（含人员变动、餐补、社会保险等信息）转交青岛办财务。

4、每月25日由青岛财务部采用银行代发形式支付工资。

5、每月末之前员工可核实确认工资卡内资金。

三、临时工资支付同二1，每月20日前经公司总经理审批后的工资表交财务部，每月25日财务部按工资表数额提取现金，交各工厂核算员发放。工资发放需在工资表上领取栏签字确认。

四、各种奖金、补贴

财务部根据公司相关制度规定核算员工月度、季度、年度所取得的各项奖金，编制奖金分配表经财务部经理审核、总经理审批后予以发放。各种补贴由相关部门根据公司相制度规定的支付标准向财务部提交经部门经理或（厂长→生产总监）审核签字的补贴明细表，财务部经理复核、总经理审批后予以发放。

五、各种福利

公司发放的各项实物福利由采购部负责根据总经理审批确认的福利标准，按员工数量进行购买。采购员报销时需提供发票、采购明细清单。福利品发放时需进行领用登记，财务部在核对品种、数量、价格、购入量、领用量、剩余量无误后按费用审批程序办理报销手续。

第五部分专项支出财务报销制度及流程

一、专项支出主要包括软件及固定资产购置、顾问费用、广告宣传活动费、维修费及其他专项费用等。

二、软件及固定资产购置

1、管理软件、固定资产采购，相关部门需填写《资产购置申请单》并报总经理审批。

2、总经理审批同意后，由采购部负责采购。管理软件、固定资产单项合同金额1000元以上物资购置需签署采购合同，约定质量标准、货款支付、售后服务条款。

3、固定资产（管理软件）到货安装调试验收合格后，使用单位在验收合格单上签字，采购经办人凭发票、验收合格单等资料办理入库手续。

4、采购经办人凭申请单、合同、发票、入库单等资料按费用审批程序规定办理报销手续。

5、财务部根据合同付款要求办理付款。

三、其他专项支出

1、其他专项支出包括所有专门立项的费用（如咨询顾问费、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。

2、此类费用，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交申请报告（含项目可行性分析、费用预算或者投入产出收益预测表等），经总经理签署审核意见。

3、审批后的申请报告交财务部备案，以便财务备款。

4、由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，合同应注明付款方式等主要条款。。

5、经办人凭发票、合同等资料填写费用报销单，按费用审批程序审批。

6、财务部根据合同及审批后的报销单金额进行付款；

7、若需预付或提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

第六部分应付账款管理

一、应付账款确认

1、应付账款是指企业因购买原辅物料、商品或接受劳务供应等而应付给供应单位的款项。

2、企业应付账款入账时间以购入材料、商品等验收合格入库时间为准，应付账款的金额以合同价格、合格品入库数量为计算依据。

3、应付账款原则上要求每月由采购部（或发生部门）与供应单位每月进行对账。

二、应付账款生成

1、采购分管人员根据K3上采购申请下推生成采购订单，根据与供应商确认的采购价格下推生成收料通知单。

2、货到后仓库保管员核对收料通知单及供应商送货单规格数量是否相符，经质检部验收合格后当天下推生成入库单。

3、财务部出纳依据供应商送货单审核外购入库单规格、数量、单价，并由外购入库单生成应付账款。

三、应付账款的支付、入账、结账流程

1、采购经办人凭供应商发票、采购合同（或采购订单），根据公库入库实际数量核对无误后，根据合同（或订单）约定的到期付款时间，填写《付款申请单》，该单必须写清付款对象、应付金额、付款理由、付款金额及付款方式，然后由采购经办人签字、部门负责人审核签字后，报财务部签批。

2、财务部会计根据付款申请，复核发票、合同、送货单及K3入库单数据复核无误后，交由财务部经理签批，不合格的一律退回重新进行审核流程，最终由总经理（或授权副总）签字审批后，财务部方可以安排付款。

3、应付账款支付由财务部出纳完成，在K3上即日完成现金账或银行帐的录入工作；然后当日传递给财务部记账会计，由记账会计在k3上录入付款凭证。

4、财务部记账会计将所有付过款的凭证整理，复核后，填制记账凭证，收到发票要在摘要栏注明；逐笔完整登记记账凭证，保证准确输入电脑、不串号。

5、采购的原辅物料费如需要到货现结或者电汇的，需提前三天向财务部提出付款计划，以便合理安排财务计划。特殊生产急需，报总经理审批后，方可办理。

四、应付账款付款时间：

1、供货单位必须按销售额提供发票、财务部会计每月与供应商对账一次，对账日期为次月的10日至20日，对账内容包括往来余额、发票提供情况。

2、付款时间原则上按照公司规定的三个月账期，为每月的25日到31日，不对帐或未提供发票者付款期顺延。

五、应付账款的报表

财务部应当按照供应商设立应付帐款台账，定期编制应付款项明细表，向总经理及相关业务部门反映应付款项的余额和账龄等信息，及时分析应付款项管理情况。

第七部分报销时间的具体规定

一、为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：

1、财务报销：公司财务部每周三、周六为费用报销日。

2、借支及其他业务不受以上时间限制，可随时办理。

第八部分附则

一、本制度解释权归公司财务部。

二、本制度自2013年1月1日起执行，到第一季度结束后，根据运行情况再加以修订和完

善。

附：《财务费用报销流程图》

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二O一三年二月