档案管理考核办法

档案管理考核办法

1 范围

为进一步规范公司档案管理，提高档案管理与利用水平，保证档案资料的完整性、准确性，使档案资料的移交、保管、借阅工作顺利进行，特制定本办法。

本办法规定了档案的管理考核内容。

本办法适用于科技、文书、会计、声像及实物档案等管理。

2 规范性引用文件

下列文件适用于本办法。

《中华人民共和国档案法》

《企业档案管理规定》（档发〔2002〕5号）

3 档案管理考核内容

3.1 科技档案

3.1.1工程施工前，公司市场开发部与施工单位在签订施工合同时应写明：

a、质保金中含有对提交工程施工文件及竣工图纸的要求。

b、工程竣工验收后按要求及时提交工程施工文件和竣工图。

（1）要求提供的施工文件及竣工图数量为：

按照发包方要求提交的份数外，再提交一份交公司档案室。

（2）要求的档案质量：

施工文件原件三套，其余可为复印件，工程竣工图必须

为原件。

3.1.2工程尾款结算：全部图纸资料交齐，由工程管理部门和公司档案室验收签字后再行支付5％的图纸资料抵押金(签单详见附表1)。

3.1.3市场开发部应定期（工程合同签订后）向公司档案室提交工程合同签订后发包方要求提交工程档案的数量；工程二次分包后和施工单位签订的工程施工合同要求提交工程档案的数量报表，由此造成工程竣工后档案数量提交不完全的，公司对市场开发部进行考核，考核款作为应提交档案再次制作的资金。

3.1.4 若乙方为公司建安企业，亦应按上述规定办理。

3.1.5市场开发部所管工程（包括新建、改扩建工程），在工程验收后三个月内

归档；设备大修或重大项目改进，完工后一个月内归档。工程竣工验收后，将电气、送电线路、土建、设备、前期建设文件等资料收集、整理、立卷、归档一并移交公司档案室，逾期不交或归档不齐全扣市场开发部综合月奖1000元，延期不交逐月加扣 1000元，直至交齐停扣。

市场开发部应归档文件材料如下表所示：

市场开发部应提交如下《项目管理文件》

3.1.6 工程管理部所管工程（包括新建、改扩建工程），在工程竣工验收后一个月内归档；设备大修或重大项目改进，完工后一个月内归档。工程竣工验收后，应按期按归档范围将电气、送电线路、土建、设备部分的施工文件和竣工图纸（须提交竣工档案份数详见上述 1.1条款规定），竣工验收文件资料原件（一套）分别移交建设单位档案管理机构和公司档案室。逾期不交或归档不齐全扣工程管理部综合月奖1000元，延期不交逐月加扣 1000元，直至交齐停扣。工程管理部应归档文件材料如下表所示：

工程管理部应提交如下《施工管理文件及工程验收文件》

3.1.7 工程管理部应定期（每月）向公司档案室提交所管理的工程项目统计表。

3.1.8 工程竣工验收合格后，工程项目负责人应积极和公司档案室科技档案管理专责配合在规定时间内向工程发包方档案管理机构提交合格的工程竣工档案。

3.1.9因特殊原因造成施工单位不能按时提交工程档案时，工程项目负责人应及时将原因上报公司档案室，由公司档案室向工程发包方档案管理机构提交档案延期报告。因工程项目负责人不及时上报造成的工程档案扣款，由工程项目负责人承担。

3.1.1010千伏及以下的工程竣工档案：工程管理部门应按照所签工程合同要求，在工程竣工验收后向建设单位档案管理机构提交，向公司档案室提交工程竣工验收文件（原件）一份。若在规定时间内不提交建设单位竣工档案造成的档案扣款，由工程项目负责人承担；未向公司档案室及时提交工程竣工验收文件的扣工程项目负责人月奖100元，逐月加扣直至交清停扣。

3.1.11 凡工程竣工档案移交给建设单位后，工程管理部门须向公司档案室提交工程竣工档案移交签收单（原件），若不提交者，扣工程项目负责人综合月奖

100元。

3.1.12 凡移交给公司档案室的科技文件、资料和图纸等档案，公司档案室科技档案管理专责人应尽快整理、鉴定、上架保管，编写检索目录，便于借阅利用。已移交归档有保存价值的文件、资料和图纸，因公司档案室责任不能保证借阅时，扣档案室科技档案管理专责综合月奖200元。

3.1.13工程所涉及的文件资料，任何部门、基层和个人应在工程验收前，主动按上表所述交市场开发部及工程管理部，不得扣留；逾期不交扣责任人综合月奖100元，延期不交逐月加扣 100元，直至交齐停扣。

3.1.14借阅管理

根据档案借阅制度，档案借阅时间一般不超过半个月，科技档案借阅最长不得超过三个月，特殊情况可办理延期手续。到期不办理手续者档案室将收回档案。若丢失档案将受行政处分并视档案的重要程度进行罚款。

3.1.15学习培训

组织档案网络活动时，兼职档案人员不参加活动的，每次扣部门200元，迟到者扣 50元。

3.2 文书、会计、人事劳资档案

3.2.1 公司各部门、基层文书档案、人事劳资档案于次年6月30日前整理移交公司档案室，逾期不交扣部门六月份综合月奖300元，延期不交逐月加扣300元，直至交后停扣。

3.2.2 财务档案于第三年3月31日前整理移交公司档案室，逾期不交扣财务部门三月份综合月奖500元，延期不交逐月加扣 500元，直至交后停扣。

3.2.3 归档不齐全的扣部门六月份综合月奖200元。

3.2.4 公司各部门、基层应归档的文书档案类文件材料应按《电力企业0－5大类》的规定分类立卷归档。

党群工作部应归档文件材料

审计部应归档文件材料

3.2.5上述0－5大类规定的文件材料，归档时属公司自己产生的归档文件材料必须以原件归档，外来文件材料归档若有特殊情况不能提交原件的，可用复制件归档，但必须清晰、完整。

3.2.6公司各部门、基层对每年度产生的文件材料应以部门、基层为单位按年度，按上述各大类规定顺序收集、整理、立卷；纸质档案的件号排列顺序要和电子档案的件号排列顺序一致，纸质档案的件号由公司档案室提供各部（财务审计档案和人事劳资档案除外）。归档时间：公司各部门基层按 3.2.1、3.2.2、3.2.3条款的规定，按时归档提交公司档案室，集中统一管理。

3.2.7公司各部室、基层档案专责管理人员及兼职档案员按年度将上述各大类规定的文件材料收集、整理、立卷完毕后，按期提交公司档案室一份纸质档案（卷内质量要求按3.2.5条款规定），从公司OA系统上提交公司档案室一份电子文档。

3.2.8凡移交给公司档案室的文书、会计等档案，公司档案室文书档案管理专责人员应尽快整理、鉴定、上架保管，编写检索目录，便于借阅利用。已移交归档有保存价值的文书、会计等档案，因公司档案室人为责任，不能保证借阅时，扣档案室文书档案管理专责综合月奖200元。

3.2.9借阅管理

根据档案借阅制度，在借阅过程中，文书档案不得超过半个月，特殊情况可办理延期手续。到期不办理手续者档案室将收回档案。若丢失档案将受行政处分。

3.2.10学习培训

组织档案网络活动时，兼职档案人员不参加活动的，每次扣部门200元，迟到者扣50元。

4 附则

4.1 本办法由公司总经理工作部负责解释。

4.2 本办法自颁布之日起执行。