费用报销流程及管理制度(版)培训资料

费用报销流程及管理制度(2011版)

费用报销流程及管理制度

为严格控制费用支出，加强费用管理，为规范本公司报销程序，提升报销流转速度和精确度，充分发挥会计核算及监督职能，提高管理效益，根据公司财务管理制度的有关规定，制定本制度。

一、借款管理制度

1、借款审批流程

根据工作需要，公司员工因公出差或业务活动等可预先向公司借支借款（现金或支票），借支人应填写《借款单》，借支额度根据实际情况确定，并注明借款事由及行程，由部门经理审签后，并送副总经理、财务总监及总经理签批。

2、借款申请要求

（1）现金借款：员工因公参加会议、学习、办理业务需要借现金的，应填写《借款单》，详细注明借款的内容、金额；并依照审批流程签批后，方可交财务部记账存档。员工每次借款原则上不得超过人民币5000元，员工须在工作完毕后的当月将合法的报销单据整齐粘贴后，填写报销单，依照审批流程签批后再交财务部办理报销，结清借款。对借款未还清者，不得再借支款项，对超过一个月不归还的借款，从该员工下月工资中扣回。

（2）其他预付款项：如购买办公用品、维修费、加油费等，通过填写《领用支票审批单》，写明用途、金额，办理审批手续后，财务予以支付。实行定额备用金的借支人须每年结清一次。

注：实行定额备用金制度的人员须经财务总监和总经理签批认可。

3、借款流程：经办人预借现金时，填制借款单，按审批流程签批后交由费用核算会计编制记账凭证，由财务负责人复核、签章，出纳根据复核后的记账凭证，向经办人支付现金，同时经办人须在记账凭证上签字。如需领用支票，经办人按审批流程签批后直接到出纳处领取支票。

现金借款流程：经办人→部门经理→总经理→费用核算员→财务经理→出纳；

支票、电汇申请流程：经办人→部门经理→财务经理→总经理→出纳→费用核算员。

二、差旅费报销管理制度

1、因公出差审批权限

员工因公出差（包括参加工作会议、学习、培训等），应事先填写“出差审批单”。凭审批后的“出差审批单”到财务部办理差旅费借款及差旅费报销手续。

（1）部门经理出差必须经主管副总经理或总经理批准；

（2）部门副职及普通员工出差必须经部门经理同意后，呈总经理批准；

（3）总经理外出时，员工出差由副总经理批准。

2、出差人员的交通费标准

（1）公司班子成员公出可乘火车软席、轮船二等舱位、飞机普

通舱位、乘坐其他交通工具按实报销；

（2）部门经理及员工出差使用交通工具为长途汽车、火车硬席、二等座、轮船等普及工具按实报销，乘坐交通工具8小时以上可乘坐火车硬卧，超标准的费用自行承担；

（3）出差人员乘坐飞机要严格控制，因工作需要或遇出差任务较急的，经批准后可以乘坐飞机的普通舱位，，由办公室相关负责人统一询价后订票。

3、出差人员的住宿费标准

（1）出差人员的住宿费用在规定的限额标准内凭据报销，实际住宿费超过规定的限额标准部分需经财务总监审批，并将酒店的结算清单附在住宿费发票后面，否则不予报销；

（2）住宿费的限额等级标准：

（3）出差人员由接待单位免费接待或住在亲友家，无住宿费发票的，一律不予报销住宿费；

4、出差补贴标准

（1）公司员工到外地执行公务按自然天数可享受差旅费补贴，每天30元；

（2）经批准参加各种会议的人员，可凭据报销会务费、宿费、交通费，但其他杂费及补助不予报销；

（3）如出差人员由接待单位免费招待，一律不予发放差旅费补贴；

（4）如出差人员发生招待费，招待期间不发放相应差旅费补贴；

（5）出差期间餐费及交通费补贴规定如下：

a、交通费补贴：

①工作人员出差期间，不分职务高低，一律按自然天数，每人每天发给市内交通费10元，包干使用，不再凭票据报销交通费；

②经批准乘坐飞机的，其乘坐往返机场的专线客车及民航客车的费用，可凭票据报销，不再发给交通费补助；

③公出期间不得乘坐出租汽车，如情况特殊，需乘坐出租汽车的，必须经总经理批准，可据实报销，但不再发给交通费补助；

④下列人员不实行交通费包干办法：

★参加各种培训班、学习班的人员；

★自带交通工具或接待单位提供交通工具的人员。

b、餐费补贴：

①工作人员出差的餐费补助，不分途中和住勤，每人每天补助标准为20元；

②工作人员经批准外出参加各种会议，会议期间不再报销餐费补助。

5、差旅费包干的开支标准

（1）包干开支标准

凡符合上述条件的业务员经批准公出的，可按下列标准报销差旅费:

①到省内的抚顺、鞍山、辽阳、铁岭、本溪五市及沈阳市所辖的辽中、新民、康平、法库四县，当天往返无住宿的，每人每天包干补助30元；

②到省内地区有住宿的，市级每人每天包干补助120元；县级以下100元；

★上述包干补助费包括宿费、伙食费、市内交通费、夜餐费及其他附加费，不再另行报销住宿费，但必须附住宿费发票；

（2）差旅费包干的报销办法

①享受差旅费包干的人员，不分途中和住勤，一律按出差的日历天数，以到达地的标准为准，报销差旅费；

②报销差旅费时，必须将公出期间实支的住宿发票贴在报销单上，作为原始单据保存；同时，在报销火车票时，必须将标明乘车

日期、车次及时间的原车票一同贴在原始单据上，作为公出起止日期的证明。上述2种原始单据不齐全的，不予报销差旅费；

6、补助天数：计算补助的天数按出差期间的工作日计算。出差期间天数，以乘交通工具所取得的有关凭据上注明的离开区域所在地、抵达区域所在地的时间为准。对首日和尾日以中午12：00为界线进行折算，中午12：00前出发的按一天计算，12：00以后出发的按半天计算；回程时计算方法一样，中午12：00前抵达的按半天计算，12：00以后抵达的按一天计算。计算出出差期间的天数后减去其中的休息日即为应付出差补助的天数。出差时间最短不得少于6个小时。

三、日常费用报销管理制度

公司各部门的各项费用报销应严格按照年度费用预算指标执行，由财务部定期审核。

（一）通讯费

通讯费报销标准（移动电话、住宅电话）

总经理元/月

副总经理、助理总经理元/月

部门经理元/月

部门副经理元/月

业务经理元/月

普通员工元/月

1、员工的移动电话费和住宅电话费每月在限额内合并报销一次，报销时须凭抬头为本人姓名的发票，填制费用报销单，实报实销。

2、员工岗位如有变动，各部门需及时知会财务部，据以调整报销资格，移动电话、住宅电话由员工自行配备，公司不负责提供电话等设备和办理开户。

3、报销通讯费用的人员应按公司相关规定保持通讯工具畅通并及时回应，不得影响工作联系。如经核实，一个月内有累计三次未开机或未复机情况，本月通讯费用不予报销。

（二）招待费

1、各部门日常性费用、招待用餐和礼品等费用，由各部门经理按费用预算严格控制，不得超支。

（1）凡在酒店签单月结账的招待费、住宿费等报销，均须附流向作以下说明：

①招待费：应注明招待的时间、地点、客户、人数、具体人员，将有签单人签字的酒店签单明细附在票据后面，经费用经手人、部门经理、分管经理签字后报送财务部审核；

②住宿费：应注明招待住宿的具体人员、房间数、住宿天数（何时至何时）、房间标准，将酒店结算清单附在票据后面，经手人、部门经理、分管经理签字后报送财务部审核；

（2）凡部门加班餐费、车费，均须附明细表说明（每日一结）：

公司不主张员工加班，确需要加班的要提前申请。

①加班餐费：应注明加班的时间、具体人员及人数、金额，每人标准15元，各部门因开会等原因发生的餐费一律按加班餐费标准报销；

②加班车费：必须附当时机打的出租车票，背面注明人员、起始地点外，还需另附表格，按人员统计费用。

注：凡有车补费用的部门不予报销交通费。

（3）部门聚餐：一律不予报销部门聚餐费用。

2、各部门确因工作需要，重大节日或年末举办大型宴请活动的，按下列原则和办法办理：①必须事先书面出具《费用预算申请》，并按流程审批；②预算申请中应详细说明会议或宴请的时间、地点、内容及日程安排，参加会议的客户单位、具体人员、人数，所要发生费用的项目名称、额度、流向，以及费用的经手人；

③严格按照会议预算执行，会议结束后应及时作会议总结，并列明各项费用的实际支出情况，如超出预算申请的额度，应提出《补充费用预算申请》，详细说明超支理由及费用流向，由部门经理审签后，并报财务总监及总经理批准。

五、通则

1、费用报销流程

（1）费用报销审批流程

报销人—→部门经理—→人力资源部经理（注：仅限交通费、通讯费补贴）—→费用核算员—→财务经理—→总经理

（2）费用报销程序

报销人按规定要求自行粘贴票据并填制《差旅费报销单》或《费用报销单》，按规定流程审批后交费用核算员编制记账凭证，由财务经理复核，出纳根据复核后的记账凭证通过网银打卡方式向报销人支付报销款或收取归还的借款余款；出纳收取归还的借款余款须向报销人开具收据，借款单不予退回；报销人领取现金时须在记账凭证上签字。

2、关于费用报销发票的要求

所有费用发票均须在当年年度内报销完毕，如当年年末（11-12月份）有特殊情况未能报销的费用，书面提出情况说明，经部门经理及财务总监审批同意后，准予在次年初（1-2月份）报销，超期未报销者一律不予报销，后果自负。所有报销的发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定，发票必须是具有税务局监制章的正式发票，收据必须是财政厅监制的合法收据。除交通票据外，所有票据必须如实注明票据开支的日期、用途、金额，并加盖开具发票单位的发票专用章或财务专用章，且必须开具我公司名头，凡未开名头、开错名头或开具个人名头的（机票、交通费、通讯费票据除外）或未加盖专用章的票据，以及涂改、大小写不符、不合法的票据，一律不予报销，具体内容如下：（1）差旅费：含交通费（机票、火车票、汽车票），住宿费，机票注明的乘机人必须是公司员工本人，住宿费发票必须是公司名

头，长途汽车票必须在票面相应处填写出发时间、地点及到达时间、地点。

（2）办公用品系列：如文具、纸张、公文包等，要求列示明细，其中日期、单位名称、品名、数量、单价、金额等填全。

（3）办公费用：如邮寄费、复印费、印刷费等，实报实销；EMS邮寄费由办公室统一邮寄、统一报销，相关负责人须将邮寄的附件按部门汇总，经各部门经理签字确认后报送财务部报销。

（4）交通费、通讯费：

手机费，发票必须是公司员工本人姓名，且必须是当月实际话费，实报实销，如有充值卡或缴费卡代缴的，须附相应金额的发票才予以报销，且充值卡发票必须与手机所属的通讯公司相一致；各部门中层的手机费须按照人力资源部下达的标准报销，主管及其他人员需申请手机费补贴的，必须以书面形式（列明人员、标准、申请原因）上报给人力资源部，经财务总监、总经理审批后方可执行报销；以上补贴人员及标准需每年重新申请，仅限当年有效。

办事处电话费也必须以当月实际话费单报销，情况特殊的需另外申请。

交通费：中层交通补助原则上限沈阳市内的汽油费、机场过路费、停车费、修车费、出租车费、公交IC卡，开具发票的地区不能超出辽宁省，且开具日期必须是当年度的发票；业务人员的交通补助仅限沈阳市内交通费。

（5）会议费：会议费报销必须附有会议通知或会议纪要，列明会议内容、日程安排及参会人员。

（6）业务招待费、小额的汽车修理费、汽油费、路桥费、停车费等均可报销。汽车修理费如额度过高会涉及固定资产增值。员工不报销任何市内交通费用，如在本市内公出办事需要乘坐出租车的，须经部门经理同意后，报总经理批准，方可报销。（注：除实际发生的招待费外，其他一切费用，包括赞助费用等，一律不得用招待费性质的发票报销。）

特别说明：业务招待费仅限于招待来访客人的茶叶、水果、饮料等费用，宴请客人（包括工作餐）的用餐、食品、酒水等费用。与企业经营活动无关的票据，如纪念品、礼品、工艺品、饰品、服装、鞋帽、日用品等一律不予报销。

单价在2000元以上属固定资产或2000元以下属低值易耗品等有形资产的发票而无实物存在的不予报销。

3、费用报销填写规定

费用报销单应严格按下列要求填写并贴好，不符合标准，或填报单据不符、金额不符，一律退回经办人。

（1）差旅费报销

①出差人员应按照《差旅费报销单》上的要求填写如下内容：部门、姓名、出差任务、出差日期、住宿费等，车船费要按照时间先后顺序填写，机票、火车票、长途客运票应分类填写并汇总小计，并在规定处注明各类面额票据的总张数和总金额；如自带交通

工具出差的，准予报销油料费、过路费、停车费等相关费用，但不予报销交通费补贴；油料费需根据行驶公里数填写《公出油料费报销单》，并附汽油发票、过路费等票据，经公司车辆主管审批后方可报销；

②粘贴注意事项：将各类票据按交通票据、住宿票、招待票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴，票据金额处朝外，如金额不清楚或金额被粘贴看不到的票据，一律不予报销。

（2）日常费用报销

①报销人应按《费用报销单》上的内容要求填写内容：费用一般是指员工在工作中所产生的办公费、通讯费、招待费、车辆费用等（不含差旅费），须在报销单上注明所办事由、用途，各项费用分类汇总填写，及票据的总张数和总金额，招待费须附流向说明；

②粘贴注意事项：将所有票据分类粘贴，单据的折叠应整齐而美观。原则上只报销发票，无发票，需事先向财务说明情况，并以其他票据充抵，但需要附流向单注明情况。

4、对报销时间的要求：

通讯费和市内交通费每人每月只报销一次，报销时间为下月报销上月费用，逾期不予报销，如属特殊情况，需另外说明原因。差旅费、借款及其他费用应在出差回来后或相关工作结束后7个工作日内报销。当月发生的费用应尽量在当月报销，最晚不得超过发生月份的次月（包括各办事处人员的报销票据），否则逾期财务部不

予报销。因财务部月底结账的原因，每月最后3个工作日不再受理大批量的报销单，各部门须尽早报销，如有个别急用的报销可另行批准。

5、对报销凭证的填写要求：

①每一报销事项必须分开填写。

②报销凭证必须准确而完整地填写费用报销单和差旅费报销单所列示的相关栏次。如姓名栏内有多人不便填列，可只填写主要负责人，加注“等”字样。经办人如有借款，应对笔冲账，多退少补，即须在费用报销单上注明原借款日期及金额、公司应补付的具体金额或应补交公司的具体金额。

③报销单据必须填写大小写金额，且大小写金额必须一致。

④付款方式必须正确填写，如现金、支票、转账。如付款方式是支票或转账，必须注明收款单位全称，且与发票或收据上的单位名称一致；转账方式还需注明收款银行及其账户。

⑤报销凭证必须有报销人的签字。如报销人与原借款人不为同一人，应在姓名栏填写原借款人，在经办人栏加注“代”或“代办”等字样。

五、本制度由公司财务部负责解释。

六、本制度自3月1日起执行。

财务部

2011-2-11

附件：《付款申请单》、《出差审批单》、《借款单》、《交际费用报销明细表》、《司机出差费用报销明细表》、《市内交通费用明细表》

付款申请单

部门：年月日

出差审批单

部门：年月日

借款单

部门：年月日

交际费用报销明细表

司机出差费用报销明细表

市内交通费用明细表

填报人：