时间管理体系

正文

作者：杨燕泽

出处：知乎

我用一周读完了大部分@warfalcon提供的书单，建立了一套自己的时间管理体系，并用一个月的时间实施并调整，于我，这个体系行之有效，对生活有了一些不错的影响。我终于可以来回答这个问题了。

先上思维导图：

——————关于我——————

一、面临的问题

我面临的最大问题并不是时间的浪费，而是健康问题。具体的不说了，但正是因为健康问题，我才去寻找一个可以让工作与学习更轻松有效的方法。

其他比如：还什么事都没干时间就没了；本来有很多事想要做，结果一天下来还是什么也没做；有的时候感觉很忙，结果回头看看其实没做什么有价值的事；定计划时候热血沸腾，结果两天都坚持不了；有试要考有项目要完成，但是还是打不起精神，项目不会水但是一定不会好，考试必定悲剧；作息一片混乱，天天想早睡早起从来没成功过，等等。

二、我的性格

性格的描述仅限与时间管理有关的方面。

大概就是：懒得要死，不爱动弹；讨厌一切复杂麻烦的事情；绝对学不会“高高兴兴做自己不喜欢的事”；鸡血对我完全无效（很多人一针鸡血能持续一年，我只能膜拜）；掌控欲太强，总想亲力亲为尽善尽美（这是个劣势）；喜欢成体系成模式化的东西（说起来是个优势，但我又想尽善尽美，所以成了个悲剧），等等。

三、关于课题

我的目的是建立一个简单易用的时间管理方法，让自己愉快地、轻松地规划自己的时间，完成该完成的任务，学习更多的东西。但它并不是万能钥匙，确切来说，我实行一个月之后，得出的结论是：有些改观，虽然还是存在很多问题，但已经挺不错了；而不是：这个方法真是好用到爆，我就要登上人生巅峰了。

四、关于这个回答

第一，这个回答重点在于处理时间的方法论，我把这个答案由少写到多，再由多减到少，只为保证干活，减少废话。

第二，至于由时间管理可能展开的，与日常生活、学习进修、理想追求、人情世故等相关话题，若无必要，不加以说明，偏题且毫无意义。

——————理念——————

一、健康的我

吕子乔有云：我愿意降低我三分之一的健康，换取一个精钢不坏的身体。

我将健康分为：运动、作息、饮食、心理。每一个展开都是大话题，不赘述。

健康是万事之本，没有它，其他全是浮云。迄今为止制约我时间的最大因素便是健康，我不得不每天睡十个小时才能勉强保持精力，至于病痛的影响我就不提了。

二、自己的时间管理方案

1.精力管理：精力管理(豆瓣)这书不怎么样。但理念非常棒，我们对时间的管理要遵循自己的精力，这精力包括身体与精神，我没法概括，想要详细了解去看书吧。

2.遵循自己的性格：如题，不赘述。

3.不断调整：事会变，人会变，环境会变。没有一劳永逸的管理方案，不断调整才能保证其一直比较有效。

4.孜孜不倦+捷径：你必须承认孜孜不倦的力量。吴淡如说：“就算没有天分，只要你愿意每天花一点时间，做同样一件事情，不知不觉间，你就会走得很远。”

所谓捷径，就是有效的时间管理方法，让你可以在你希望变得优秀的地方孜孜不倦下去。5.改变是必须有的：虽然我为自己设计的方法已经够简单易行了，但是有时还是会拖延会跑偏，于是我在强迫自己的同时开始看不鸡血的个人管理书籍，让拖延的情况有所改善。另外，世界上没有灵丹妙药，再好的方法你也得放下游戏电视剧去实行。所以。改变是必须有的。

三、消费时间到投资时间的转变：引自《时间杠杆书》

通常特快车或是快车坐的人都比较多，所以我建议可以选择每站都停的普通车。这是因为如果选择特快车，在车上就好像挤沙丁鱼一样，30分钟的车程内什么也做不了，只是单纯的"消费"时间。相反，如果坐的是普通车，虽然要花45分钟，因为可以做点其他的事，就会变成产生资产的"投资"。

对于时间管理来说，最重要的不是如何节省时间，而是要提髙时间效能。

四、决定性的变化

一个明显的错误是，有的时候我们试图争分夺秒挤时间。把一个60分钟的工作缩短到50分钟确实是有效的，但效果却非常的不明显，并且会让你很累。我们要试着考虑的是：1 是否能做某件事的时间缩短为1/10。建立某些重复事情的模式化可以让你做到这一点。2 能否让我自己可支配的时间大幅增多。拒绝、避免、交付他人可以让你腾出很多时间。

六、误区

1.@纪元老师在多贝上的公开课：走出时间管理的误区。我甚至认为纪元老师的讲解要优于下面这个回答里大部分答案。

2.时间管理最常见的误区有哪些？输入[20140503]查看

3.我的一些补充：

①一想起时间管理就浑身紧张，我就是这样。安排计划后，整个人都变得紧张了，总是在

想着，我这是在利用时间我要好好利用时间可不能浪费时间了。这和计划安排紧密与否并无关系，我的计划就很随意。这大概是个心理问题，后来我找到了解决的方法，一感觉紧张，我就找个舒服的地方晒晒太阳磕磕瓜子，心理想着，我这是在利用时间啊，呵呵呵呵呵，一会就平静了。所以，一定要放轻松。

②工作与生活的平衡。源自《杠杆时间术》，理念我觉得很不错，可是我却不知道该怎么用自己的话解释，只好截取原文了。

就我个人的意见，原本的"工作与生活平衡"，指的不应该是先把时间预留给娱乐或休闲，然后再利用剰下的时间工作；而是要想办法提升工作效率达到既定的目标，建立自动累积时间资产的体制，然后利用这些不用辛苦争取就可以获得也算是不劳而获的时间资产，在工作和生活中找到平衡点，我想这才是真正的“工作与生活平衡“。

——————处理事务——————

一、避免

哪些行为是浪费时间？

如何避免为过多的人情世故所拖累？

至于由两个话题引出的种种辩论请自行评价，请想着做一个优秀又让人喜爱的人。除去以上两个答案说的，请思考你生活中浪费你时间最多的事情。仔细想想，会有一两个，占用了你大部分时间，游戏电视剧闲聊扯淡找东西，太多了。避免那些浪费你时间的事情，你会发现，你所拥有的可支配时间变多了。

二、拒绝引自《时间管理幸福学》

1.拒绝哪些

①曾经觉得很不好的事②不关我事的私事③不是自己专业的事

2.如何拒绝

①真的不喜欢做，就温和地说非你所长。②提供他另一个选择或其他名字。③如果你很想做，只是条件不合理，那么就争取更好的条件。④告诉他这段时间内，你有更重要的事要完成。

三、交付别人

能花钱的，就不要花时间- 迷思- 知乎专栏

有小钱用小钱省时间，有大钱用大钱省时间，省出的时间能为我带来的回报远远高于我花掉的。我坚信这一点，且事实确实如此。

四、自己做

1.2到10钟能否能做完

这是我这个体系中用到GTD的第一个地方。这个方式可以用于应对大量突发的或是细枝末节的事情。如果一件事能在这个时间段之内迅速完成，那就立即完成它。

2.其他

下面就到主要部分了。

——————处理时间——————

一、时间的分析

这一条有两个作用：①用于初次时间管理时对自己时间使用情况的检视②用于后续过程中对自己时间的不断调整。

1.分类

《杠杆时间术》中将时间划分为四类；投入、产出、生活、私人。实际操作中有我发现除了“生活”这类外，其他的界限很不明显。我调整过以后将其分为三类：

①不可自由支配时间②可自由支配时间③生活时间

生活时间包括大多不可大幅优化的，比如吃饭睡觉买菜做饭洗衣服等等。

另外两项稍作解释：不可自由支配时间，指那些你必须为别人干活的时间，无论你喜欢与否。相反，可自由支配时间，当然是那些你可以做你想做的事情的时间。假设小明六点下班，但是他四点就完成了工作，那么他就拥有了两个小时的自由支配时间，去进修业务或者研究自己喜欢的东西，又假设老板丧心病狂外号“严酷的监工”，不允许员工出任何幺蛾子包括进修业务，那么小明今天下午就没有自由支配的时间了，只能在电脑前做老板允许做的事。当然小明下了班后的时间都是可自由支配时间了。

不可自由支配时间内做的事，我们需要优化，让它变得又快又好。

而时间管理的大部分内容，是在规划自己的可自由支配时间。

2.记录与分析

也就是《奇特的一生》中提到的，把每天的活动花费的时间精确地全部记下来。《杠杆时间术》里又提到，并不需要精确记录，以30分钟到1个小时为单位记录即可。我的建议，除非你的日常生活异常繁忙事务异常多，以至于你不得不首先通过这样的方法来审视一下时间使用状况的话，那么就无需记录，毕竟大多数人每日的生活还是相对简单一些。

二、宏观方法：回推法以周月为单位

此部分方法均源自《杠杆时间术》

软件：Fantastical （IOS）、Sol日历（安卓）

1.以成果为导向

2.回推法

以成果为导向，以周或月为单位来统筹任务，然后再细化每天的任务。

3.例子

①例1 准备大学联考引自《杠杆时间术》

当时距离大学联考只剩下不到一年的时间。正因为时间不够，所以，那些从基础着手培养

自己的基本功、对于不擅长的项目想办法加强等等正规步骤，对我来说是绝对来不及的，因此，我只能从"想要考上大学的必胜攻略"着手。

所以，我当时采取的策略是从大学联考口往回推算，例如"想要考上大学，1月以前必须要做完这本题库""想要做完题库，就得在12月以前念完这些参考书""这样的话，今天必须把这个部分念完"等等。

此外，也就是从那时起，我开始使用月记事簿来安排行程。因为是考生，既不用出差也没有应酬，所以到考试当天为止，全部的计划安排只要一份月记事簿就足以应付。而我靠着这样的安排方式，只用了短短不到一年的准备时间，就顺利的应届考上了大学。

如果当年我不是用往回推算的方式思考，而是把全部心力投注在"转换心情，从今天起专心上课""把教科书从头背到尾"这些事情上的话，我想我应该已经放弃升学这条路了。

②例2 葡萄酒考试引自《杠杆时间术》

事实上，当初我规划好行程的时候，距离考试只剰下大约一个月左右的时间。而且，真正集中心力准备考试的时间，应该还不到两个礼拜。换个角度来说，大家都觉得准备这种考试平均需要半年的时间，这样看起来，大家普遍准备考试的安排还真是浪费了太多时间。

这里有一点很重要，就是在吸收知识和背诵之前，究竟读到什么程度才算足够，也就是说要想办法找到最合适的准备方法，而这过程需要花费的时间比较多。

像这样的考试，一般都有一大堆指定参考书，不过，这也意味着出题的范围就在这些书中。所以在准备的时候，首先要仔细分析过去的考题都集中在哪些分区，这样就可以清楚掌握哪些部分是必须多下工夫的，哪些部分跳过也无所谓。

此外，像这种考试多半只要答对60%，就可以过关，再抓10个百分点的缓冲，所以，只要能考到70%。就足够了。因此，要怎样读才可以达到目标，就得好好计划。

在距离考试所剩时间不多的时候，有人会觉得与其浪费时间去规划行程，还不如赶紧开始读书……但是，通常这样没有经过仔细思考就莽撞行动的人，到考试前还是念不完该念的部分。反过来说，除了闷着头读书之外，应用先把时间投资在寻找达到目标的最短途径上，然后提升读书所需要的时间效能，这样，自然就可以游刃有余的顺利过关。这就是我所强调的"将杠杆理论套用于时间"。

③例3 小明的加班引自《杠杆时间术》

书中的例子，我修改并用自己的话复述一下：小明下周五要提交一个项目的报告，由于任务急时间紧，小明不得不黑白颠倒，又加班又熬夜以在截止日期前完成这个项目。我直接假设这样做是不对的，那么如何改进呢。首先，小明不得不加班，必须肯定这一点，因为没有足够的时间任务无法完成。有问题的是工作的方法，因为没有对自己的工作时间进行限制，那么会造成“反正做不完就熬夜”的情况，消耗过多的时间去低效工作，并且对身心健康无益。合理的方法是，在保证工作能完成的情况下，为自己每天做这件事情设定工作时限，比如5个小时。每天只为这件事投入5个小时，那么你就会尝试着把这件事在限定时间里有效地完

成，而不会变成“反正做不完就继续做”的情况。

在这个例子中，我们需要知道，我们的关注点一定要放在完成任务上，而不是消耗时间上。同时这个例子中也使用了回推法。

④例4 每天看集TED、每天看本书。每天背点单词。

TED&看书：假设你的目的是试着评价特斯拉公司对未来的影响，那么看一集与特斯拉有关的TED便是有目的导向的；又比如我想建立适合于我的时间管理体系，那么每天看一本相关书籍也是有导向的。此类情况很容易用回推法构建时间规划。而如果你的目的只是看看TED涨涨姿势看书陶冶情操——事实上这种情况很多——那么我的建议是：首先，设定好一周或者一个月要看的量，一定要适量，万不能贪多。然后，找个地方记下来，千万不要忘了。有的时候不是坚持不下来，而是别的事情一忙或有那么两三天没看，就给忘了。

单词：抱歉，这个千古问题我还没有找到良好的解决方法，不过我正在尝试。之前我认为，单词似乎没有明确的评定方式，即使是对付英语考试，单词也无法有明确的结果导向。后来我发现，如果单词量测试网站的结果是一种目的导向，那么背单词就可以用回推法来规划。遗憾的是，单词问题还有一个硬伤：你背了也不一定能记住。如果我看一个就能记住一个，那么我只管规划时间就好了。可是我记不住呀。所以，我现在使用的背单词方法是伍君仪的透析法，如果能记住背过单词的80%，那么希望就有了。

4.如何调整：

不断调整自己的计划是必要的，每两周关注一下自己的计划是否合理，是否有调整的空间。对于规划好的任务只需考虑：是否效率太低导致时间投入太多？是否可以减少更多时间来做这件事？从这两个点调整即可。

三、微观方法，以日为单位

软件：any.do（IOS / 安卓）

1.清空你的大脑

任务列表是借鉴GTD的第二个地方。

把你想到的事情记下来，把你要做的事情记下来。

方法就这么简单。但却让人内心平静、思维清晰、身心健康，谁用谁知道。

不用记那些你忘不掉的，吃饭睡觉洗澡打豆豆下午要上班什么的，只记那些你今天要在不知道某个时刻要做的事情，或者稍后要做的事情，以及脑子中一闪而过的灵感。

根据《杠杆时间术》，还应该有提醒列表和检查列表。但是我暂时没有开会赶飞机约客户出差的经历，用于安排此类事情的提醒列表我并没有使用。检查列表我放在优化时间的部分说。

2.扣除一定时间&选定一件事情

首先要注意，这一小部分所说的方法都使用于可自由支配时间段里。

为什么要时间管理，当然是利用多出来的时间多做一些事情了，那么首先，要选定一件你想

要做的事情，然后，为这件事预留出时间，把剩下的时间再做安排。这个方法可以帮助我每天拥有大块时间来专心学习或者处理要事，有的时候用来研究新东西。

至于选定几件事是合理的，我实践期间发现，我能完成一件已经很不错了......如果运动也算是一件的，那么算两件。但是我更希望运动可以趋向于吃饭睡觉之类的生活习惯，不用刻意去安排时间。

3.灵活的番茄钟

番茄钟是个好东西。

但是非要我每个事情都使用番茄钟，我做不到。比如我躺在床上看超喜欢的书，比如研究一个让人欣喜若狂的东西的时候，比如做一些羞羞哒事情的时候，我才没工夫考虑什么番茄钟呢。

让我每件事都遵守25分钟的番茄时间，我也做不到。做很多事情的时候思维不能断，一鼓作气反而做得更好，据传说编程就是这样的。当然做设计也是这样的。我只有在看枯燥无味的东西的时候才会使用25分钟的番茄钟，其他时间，我大概是90分钟工作，10分钟休息，有时也只工作45分钟。所以说，很随意。

工作多久休息多久，个人调节就可以了，只要记住长时工作要有短时间休息即可，保护眼睛，有益健康。

4.编个例子：愉快的星期一

早上五点我就起床了，你以为我是早起的好孩子，不，主要是离上班地方太远，没得办法。我吃了早饭出门奔上地铁，此时人还不太多，可还是没座，我就倚着扶手抄起一本精装《2666》看了起来，低调又奢华，深藏功与名。可惜没一会儿地铁上人就变多了，帝都青年的朝五晚九果然不是盖的。我耳朵有些毛病，用不得耳机，所以只好挤在人群中思考人生了。

王总说下周要把程序给他，我说你丫这时间也太紧了，他就把我轰出去了。我思索了一下一周内完成程序大概每天要工作的时间，需要九个小时，我还得自己搭上一个小时......

黄姐叫我把一份资料上的几个空空填完给她，我说得嘞，然后抄起笔用30秒填完了。我为工作设定了一个90/10的番茄钟，待到我10分钟的休息时间，我把那表给了黄姐。

正在工作中，黄姐叫我去把堆满纸的柜子清理一下，我说得嘞。虽然这事情只需要5分钟，但我写程序正high，还是放在我休息的时间做吧。

休息一下刷刷知乎，看到奶爸的名字突然想起背单词的问题，顿觉这是我时间管理体系中的一个大漏洞，一定要好好想想该怎么办，我抄起手机把”背单词“三个字敲到了any.do上。又突然看到评论中有提到某个网站，也顺手敲了进去：恩，X-和谐（最近有个很火的活动，必须得和谐了）。

中午吃饭，真是人山人海挤得要死，我试过12点半再去吃饭，人还是很多，1点人就少一些了，我也饿得胃疼了，所以或许该考虑带便当了。

下午编程遇到问题，谷歌找到解决之道，在evernote上记录一下解决方法，顺便看到编程

大神写的一篇文章，也剪藏至evernote，准备晚上回去研究，在any.do上记录一下。

女朋友打电话说牙疼得要命让我下班陪她看病，这事需要记到any.do上么，当然不用，这根本不是待办事项，这是圣旨。而且就算这事记到any.do上，我也没法不时不时想起。

下班陪女朋友看病，在她接受治疗时，我顺手列了一下一会儿要买的菜。好基友萧同学给我打电话让我后天下午和他去玩，我说得嘞。这事理论应该记到Fantastical，但后天就要去，我又每天翻看any.do，就记到any.do里吧。我两个月后的CFA考试是记录到Fantastical 的。

看完牙买完菜，让女朋友歇着我去做饭。做完饭我就计划了一下今天在家加班编程的时间。一个小时。

编完程序才是我的正事开始，我每天预留两个小时学习CFA，没错，不想搞金融的程序员不是好厨师。

学习完毕以后看看any.do，处理一下今天记录的事情。X-和谐，真是个好网站，以前都白lu 了。大神的文章，写得真好。背单词的问题嘛，还没想好。

所以我还是先出去跑跑步吧，安顿好女朋友，我就去跑步了。刚跑出门我突然灵光一闪，想起单词这个东西是可以做单词量测试的，可我没有带手机，不能记一下，虽然应该忘不了，但是因为怕忘了所以跑步的时候一直在想，你们有没有遇到过不停地在脑海中重复同一个流程，对，就是那样，烦得要死。

跑步回家心情不错，赶紧记一下跑步时候想到的那个问题，脑子瞬间就不乱了，然后赶紧睡觉的说。

嗯，这就是我愉快的星期一。

以上故事纯属虚构，如有雷同，那您的老板可真坏。本人不在帝都不会编程不学金融没有女朋友。

四、优化你的时间（这部分我就不详述了）

1.速读

速读是个好东西，稍微练习一下读商业类书籍非常好用。但是我不用速读的方法读小说散文杂文之类，那样就品不出味道了。书嘛，这本就够了超级快速阅读(豆瓣)，然后读一下杠杆阅读术(豆瓣)，书上宣称的理念可以直接用于读这本书上，会导致你读完它只需要10分钟......

2.检查列表

这是清空你的大脑里的内容，可以作为优化时间的辅助方法。也是很前面写到的，让你的时间缩短为原来时间1/10的方法。比如你经常总需要收拾东西，就可以把需要带的东西列成清单存在手机里。周末去超市买东西，把要买的东西列成表记下来。等等诸如此类。

因为我遇到这种事比较少，没有节省1/10这种神效，但是每当我临时去某地溜达前整理行李，就能强烈感到检查列表的好处，太省心了。

3.零散时间

我觉得能安排好大块时间已经很不错了，所以我自己的零散时间就不非想着干点什么给自己找事了。但是零散时间利用起来写点小东西听听播客还是挺好的。

4.个人时差

简单来说就是避开人流高峰，早（晚）半小时上班，早（晚）半小时吃饭等等。这个方法真是非常好用，但是却不是每个人都能随心所欲，有条件的话可以试试。

5.其他

其他还有好多，我列举一些能想到的，都是自己稍一琢磨就明白的，我就不一一说了。

优化你的工作环境；尝试某些时候一心二用；通勤时间的利用。

额，突然发现这样概括有太多说不清楚，那就不说了。就用等等等等代替吧。

五、最后的啰嗦

1.重要/紧急体系

大家都知道这个管理方法吧，我在两年前用过这个方法，对我来说，真是太难用了。硬伤有二：第一，分类让我很痛苦；第二，分出来重要不紧急的事情以后，会让我觉得，其他的事情都是可做可不做的......

2.关于GTD

戴维·艾伦这家伙写了GTD 1.2.3 三本书，用不同的结构讲了同样的内容，咳咳。

3.关于软件

有些时间管理软件真是导致事情复杂化的元凶，比如Omnifocus，To Do。

4.以上答案完全没有普适性，我的回答还是挺切题的——我的时间管理方法。

5.我用了一周时间完成了这个答案，终于对自己有个交代了，中间有两天虽然设定了计划，但还是懒得没写，所以说，时间管理不是灵丹妙药，放宽心态，慢慢调整。此外，回答中应该有所遗漏，还有错别字，想起来在慢慢改吧。

6. 鸣谢

感谢@warfalcon先生，我在您的博客上获得了很多有价值有趣的信息，我的参考书单也源于您博客的最新博文。谢谢。

感谢@采铜先生，两个月前我看完了您所有的答案和专栏文章，开始学着如何汲取知识，如何成为更好的学习者。若没有您的文章对我的启发，我不会去为自己设计这个时间管理方案。愿您身体健康，谢谢。

感谢我的母亲，我爱你妈妈。

100天行动读者反馈

@陆国明

战隼老师您好，感谢您一直以来的微信还有博客分享，作为您微信和博客的受益者，我也来分享一下我一年来的进步，大概从13年4月初开始有意识的进行个人管理，主要是通过阅读您的博客和推荐的书籍开始，期间一直坚持用纸笔做时间开销，每日起床后做仰卧起坐，每周读书，五月份开始在扇贝背单词，从六月底开始每月写博客（到现在共写了26篇），中间也陆陆续续跑了几个月的步和坚持用evernote写每日总结，到现在为止这些习惯都在坚持，其中扇贝单词291天，百词斩104天，读书50本左右，现在每天早上150个仰卧起坐，30个俯卧撑.以前的这些习惯都没有刻意的去计划，只是去开始做了，慢慢的就做的越来越好坚持下来了。现在从14年3月下旬，开始有意识的实行100天计划，其中包括每日写晨间日记，每日列计划和总结，每日晚上跑步和每日固定时间阅读等，到现在为止这些计划都坚持了20多天了，现在每天早晨醒来后用kindle阅读15-20分钟英文原著，已经把您曾经提到的那本《change anything》阅读了80%，并且从3月中旬开始在沪江上听职场公开课，已经听了10多场。虽然我现在同时坚持几个习惯，毕竟有的已经稳定下来不需要靠毅力去坚持，还是赞同您所提倡的每次只培养1~2两个习惯，还有特别赞同您说的“不把信息当作知识，不把收藏当作学习，不把阅读当作思考，不把存储当作掌握"，现在自己正在有意识的去复习回顾，内化实践。感谢您一直以来无私的分享，我会用自己的行动和成长向身边的朋友去推荐您的博客和微信。