英语商务信函的定义

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英语商务信函的定义

篇一：商务英语信函的各组成部分及解释

商务英语写作的组成(components)

我们通常说的商务英语写作主要指的是商务信函或者

邮件等方面的写作，常用的商务信函主要有信封、信头、档号、日期、信内名址、特殊标识、称呼语、标题、信尾客套话、签名、附件和副本等组成部分。

（1）信封（superscription）

收件人的名字位于最上方，一般而言，我们可以在距离信封左端10厘米，上端3.5厘米的地方写收件人的地址。地址的写法要按照从小到大的顺序，比如房屋编号、楼层、门牌号、建筑名称、街道名称、城市名、省名/州名（美国的州名用两个字母的缩写）、邮政编码、国名，需要采用单行间隔。如需特殊邮寄方式，或说明邮件类别，可根据需要在信封左上角进行标注。

eg：Airmail航空

express快递邮件

Registered挂号邮件

printermatter印刷品

photoInside内有照片

ViaAirmail航空邮件

sampleofgoods货物样品

ViaAirmailRegistered航空挂号

如果是私人信件或密件，需要由收信人亲自开启的，可在信封左下角进行标注。eg：private私人信件

personal个人信件

confidential私密信件

（2）信头（Letterhead）

大多数公司的信纸上都印有公司名称、地址及联系方式，这就是我们通常说的信头。信头的目的是让收信人一目了然，便于其查阅和回信。如果用普通的信纸书写，那么信头应该在信纸的右上角。字数较多时，可从信纸中间或者偏右的地方写起。字数较少时，则适当享有移动一些，使整个信头的重心落在右上角。

（3）档号（Reference）

过去进行商务往来时，信头上都往往印有“ourref”（本函档号）和“Yourref”（来函档号）字样。但是现在这种方

式不多见了，通常是打字员将档号作为单独一行插入信函中。档号由作者姓名的首字母（通常大写）和打字员的首字母（大写小写均可，依个人喜好而定）组成。档案或者部门标号也可能包括在内。

（4）日期（Date）

封内日期是写信或者打字时的日期，这个日期必须要写完整。通常的写法有两种，第一种是日/月/年，如：

8February20XX；第二种是月/日/年，这这种情况下通常要

加逗号，如：February8,20XX。同时，也有两种最简单的方式，如美式的写法为：2/8/20XX（月/日/年），在其他一些

国家则为：8/2/20XX（日/月/年）。

（5）信内名址（InsidenameandAddress）

信内名址，包括收信人的姓名和地址。应该写在信纸的左上角，并分行打印，与信封上的排列相同。从信纸的左边顶格开始写，低于写信人的地址和发信日期一两行。其顺序依次为收信人的姓名、职称、公司名称，然后写地址。需要注意的是，称呼收件人要与他们的签名完全一致，如：一个人的签名为“Denisstaebler”,那么信内名址中就应该使用此姓名，并冠以礼貌称呼“mr.”。如果简化为“mr.Dstaebler”就不妥了。

另外，给国外写信时，国家名称应放在地址的最后一行。要在信内地址上方标明信函为航空邮件，中间需要空一行。

（6）特殊标识（specialmarkings）

如果所寄信件属于机密信件，那么通常把“confidential”一词作为信内名址的一部分，写在地址上方，中间空一行。“confidential”一词也可以有两种书写

方式，第一种是全部大写；第二种是只大写首字母，并在单词下加上下划线。

（7）称呼语（salutation）

称呼语是指信件开头对收件人的客套称呼用语。对收件人的称呼应自成一行，写在低于信内名址一两行的地方，左端顶格写。没个词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，因国家和地域不同而有所差别。美国人和加拿大人常用冒号，英国人则多用逗号。

如果收件人的名字已经出现在信内名址中，通常要使用带名字的称呼语。称呼可以包括收信人的职务和尊称，但这要视收信人与写信人的关系而定。

对普通男子用mr.；

对未婚女子用miss.；

对已婚女子用mrs.;

对婚姻状况不明确的通常用ms.；

对教授或博士(医生)用prof．或Dr.(后跟本人姓)。

eg：DearDenis/Dearmr.smith/Dearmissclark..

对外公函中，即信件是写给某个机构而不是单独某个人

时，应使用较为正是的称呼语“Dearsirs”。

如果你的信是写给某个部门或者单位的不知名负责人时，最为保险的做法是使用称呼语“Dearsirormadam”

（8）标题（heading）

标题是信函内容的重要提示，可有可无。如今很多商务信件都省去了这一部分。它通常置于称呼语下方，中间空一行。标题一般需要大写，但是也有人致答谢各个单词的首字母，然后再加下划线。

（9）信文（bodyoftheletter）

信文是信件的主体部分，也就是信的内容。信的开头第一个字母通常和称呼开头第一个词平齐。也有往后退四个或八个字母的。信文的开头语（opening）和结尾语（ending）有很多常用的固定说法，以后会慢慢介绍。

（10）信尾客套话（complimentaryclose）

信尾客套话是写信人对收信人的一种谦称，只占一行。当然其位置也会跟整篇商务文书的写作格式一致。第一个词的首字母大写，末尾用逗号。最常见的结尾语为：Yoursfaithfully主要用于

“Dearsir/Dearsirs/Dearsirormadam”为称呼语的信函中Yourssincerely多用于带有名字的信函中。

（11）签名（signature）

书信签名都必须有写信人签名，不签名的书信不具有负