如何做好文书档案工作的几点思考与体会

如何做好文书档案工作的调研报告

档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。人们之所以需要档案，就是为了要获知过去发生的事件、存在的事物对今天和未来起什么作用，有什么样的意义。可以说，档案的凭证性决定了档案是最广大人民群众根本利益的有效保证。因此，做好文书档案工作是档案工作人员的历史责任。

一、什么是文书档案

档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。行政机关的文书档案主要由法规性文件和行政性文件两部分转化而来。法规性文件是权力机关或领导机关制定和颁发的、具有法律性和强制性的文件。按照我国宪法规定，各级机关、团体、组织等为了贯彻执行法律和法令，以及为达到一定的目的，都可以制定具体的规章制度，如章程、条例、规则、办法、细则等。行政性文件是国家机关为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。根据国务院办公厅1987 年2 月制定的《国家行政机关公文处理办法》的规定，目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪二、档案工作

人员的职责

要等。

在文件材料的归档及管理中，要把好四关：一是把好文

件材料收集关，确保文件材料的齐全完整；二是把好文件材

料整理关，确保文件材料归档规范；三是把好文件材料管理关，防止档案的损毁和丢失，确保档案的真实性和可靠性；四是把好文件保密关，保证涉密档案的内容不泄密。

（一）做好档案材料的收集工作

我局文书档案收集中存在的问题：一般情况下，档案管理人员都按照收文登记的文件进行收集、整理、归档，另外有一些文件

丢失或散落在其他科室人员手收集归档，

中未经登记也未

有些科室的兼职档案人员收集的纸质文件

不齐全，有的只注重纸质文件的收集，而忽略了电子文件档案资

料的收集等等。这些都影响了档案的数量和质量，不利于档案的保

管利用。

文书档案收集工作的要求：

1、收集归档的文件材料应当齐全完整，符合长期保管的质量

要求。就一个机关而言，档案的齐全完整是指归档文件材料能够全

面、真实地反映本单位的面貌。具体说，归档文件材料在种类、份

数以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整。对于文书文件材

料，特别是公文，每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批

复、转发文件与原件等要完整成套。可以说，档案部门接收文件材

料齐全完整的程度决定了收集工作的质量，而这也正是我局开展收

集工作的难点。为此，单位领导必须将文件材料的形成、积累工作

纳入有关业务部门的职责范围，通过岗位责任制和其他制度的建

立，保证归档文件的齐全和完整。在收集过程中，档案人员不仅要

检查文件的完整情况，而且要严把文件的书写质量关，杜绝不符合

要求的文件进入档案室。

2、收集归档的文书档案应当准确，能反映我局的主要职能。我局

在日常工作中会形成和使用大量文件，其中具有查考、凭证价值、

需要整理归档的文件只是一部分。为了防止出现“有文必档”的现

象，文书部门和档案部门对收集到的文件材料必须按照鉴定原则和档案保管期限表的规定，结合本单位实际审慎地进行鉴定，准确地确定文件的存毁，使反映我局重要事件、重大活动和基本历史面貌的文件材料都能够接收到档案部门

3、档案部门要加强对文书档案收集工作的调查与指导。档案收集工作实际上要解决档案形成的分散性与管理的集中性之间的矛盾。为使各部门形成的文件能够按要求移交到档案室集中保管，档案部门在收集工作中必须重视调查，掌握应归档文件在分散、流动、管理和使用等方面的信息。特别是对业务部门形成的文件，档案人员要在全面了解我局基本职能的基础上，深入、细致地掌握各部门的主要职能活动及其形成的文件材料情况，准确划定收集的范围和收集重点，确保归档文件齐全完整。在实际工作中，由于种种原因，许多单位的档案人员忙于归档文件的整理和档案的日常提供利用工作，很少有足够的时间详细了解各业务部门的具体工作，这就不可避免地造成了收集工作的盲目性。在收集的过程中，经常出现业务部门给什么，档案部门就收什么的现象，导致有用的文件收不进来，收来的文件用处不大等问题。长期如此，不仅直接影响档案利用工作的质量，而且损害了档案部门的形象，危及档案工作的地位。因此，为了提高收集工作的质量，档案部门应当加强与各业务部门的沟通和联系。

二）健全档案管理制度，规范管理文书档案

健全档案管理制度，明确职责，是实现档案管理现代化，开辟档案信息资源，为社会提供全面、高级信息服务的先决条件。女口：我局档案室的收集工作主要是按制度接收各文书、管理和业务部门的文件材料归档，这个制度就是归档制度。归档是指在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕以后，不得由承办单位或个人分

散保存，必须由文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给档案室集中保存。在我国，“归档已成为党和国家明文规定的一项制度。文件立卷归档作为文书部门的主要任务，它既是文书工作的终结，也是档案工作的起点。长期的实践经验表明，如果不建立归档制度，或者归档制度不健全，就没有完整的档案和健全的档案工作。因为档案是由各种文件材料转化而来的，而文件材料转化为档案一般又是通过“归档”来实现的。所以，建立和健全归档制度是非常重要的，它不仅能够确保档案室档案来源的连续性，为开展各项业务工作提供条件，而且也是为国家积累档案财富的重要保证。

其次，要理顺管理工作程序。档案管理应按照科学的工作流程操作，因此要先理顺档案部门与其他相关部门之间的工作程序。以文书归档为例：各科室需将文件按要求整理后统一交给办公室，办公室文书人员将各科室的归档文件与收发文处理的文件一起统一编排件号后移交档案室。针对这一工程流程，档案管理人员运用先进的档案管理系统设计、建立相应的用户数据库，这样才能满足档案利用工作的需要。

（三）做好档案保管工作

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目

的。档案保管工作的具体任务就是要做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。就是使档

对已经破损的档案，要及时修复。不丢，案绝对安全，不致因

工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。

（四）加强保密意识，正确处理保密与利用的关系保守机密是档案工作人员的神圣职责。由于在传统的保密观念影响下，我局档案工作存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：（1 ）部分档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成了档案浪费。（2 ）领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案。（3 ）档案工作人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。档案人员既要有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识，要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，在档案业务上有所创新，有所突破。《中华人民共和国档案法》的颁布为档案工作的依法开展提供了法律依据，奠定了坚实的基础，档案工作人员必须认真严格遵守《档案法》，做到严格执法，依法治档。

档案工作人员的特殊地位和身份，使其具备了知密早、知密多、知密深的特点，他们对档案信息的保护负有比一般工作人员更为重大的责任，档案保密工作的好与坏，档案工作人员的素质是个关键。多年的实践告诉我，热爱档案事业, 把钻研业务当作一种责

任，一种使命，也是做好档案工作的前提条件。档案具有可传输性、可分享性等特点，如何有效地收集、整理、利用、存储，是每一个档案人员的职责。档案人员不仅要能按时完成档案管理中的各项任务，力争将所有存档文件进行计算机录入，还要不断探索和运用更加合理、规范的科学方法，使档案工作更加有序、有效，充分发挥它的使用效益。

三、档案工作人员应具备的素质

随着社会的不断发展，文书档案工作也从单一化不断向正规化、信息化、智能化方向发展，如果不坚持学习，就会很快落伍，如果没有强烈的责任感和刻苦钻研的精神，没有求知若渴的学习态度，就很难适应工作的需要。作为一名基层档案工作人员要学会与时俱进，树立正确的工作态度，大力发扬严谨细致、求真务实的工作作风，严格遵守操作规程，任劳任怨地完成好各项工作。对个体档案人员的要求是具有良好的政治、道德、知识、能力、心理、身体等素质。

（一）政治素质

政治素质是档案工作者诸素质中最根本的素质。我国档案工作者政治素质最根本的要求就是要用马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及“三个代表”重要思想武装头脑，牢固树立科学的无产阶级世界观，具有坚定的共产主义信念，坚持正确的政治方向，坚持四项基本原则，与党中央在政治上保持高度一致，在繁杂的政治斗争中能保持清醒的头脑，保持政治上的坚定性，全心全意为人民服务，有自觉遵守党纪国法的观念，积极主动地贯彻执行党和国家的各项方针、政策、法律、法规，具有高度的革命事业心和政治责任感。档案工作者惟有如此，才能保证档案工作的可靠性、安全性，才能承担起档案工作重于泰山的责任。

（二）道德素质高尚的道德情操是档案工作者必备的基本素质和职业规范，有利于塑造良好的档案工作者形象，有利于增强档案工作的影响力。档案工作者的道德素质主要包括七个方面：（1）忠于和热爱档案事业；（2）维护历史的真实面貌；（3 维护档案的完整与安全；（4）具有全心全意为人民服务的思想；（5）保持严谨细致的工作作风；（6）发扬开拓进取的奋斗精神；（7 ）树立高度的法制意识和观念。

（三）能力素质作为现代档案工作者应具备：统观全局的综合分析能力、多思兼听的调研能力、权衡利弊的决断能力、统筹兼顾的运筹能力、挖潜创新的开发能力、平等公道的沟通协调能力、简明流畅的表述能力、敏锐深刻的洞察能力、审时度势的应变能力以及熟练驾驭现代科技设备的能力等。

（四）知识素质（1）具有广博的共性知识。懂得马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及“三个代表”重要思想的基本原理；了解党和政府的方针政策；熟知法律基本常识和有关法规；具有较高的科学文化基础知识；有较广泛的自然科学和社会科学知识；有丰富的社会实践知识；至少应掌握一门外语。

（2）具有扎实的专业知识。档案工作人员要精通本专业的理论与技术，并能熟练地运用到实际工作中，要善于在实践中总结、研究档案专业的理论和技术，同时，还要掌握

与自己所从事的专业工作相近的其他专业知识。

（3）了解和掌握系统的管理知识。随着社会的发展，社会分工越来越细、信息量呈爆炸性增长，现代社会化大生产的规模性、复杂性、多变性、竞争性，使档案管理工作单凭个人经验和智慧已远远不够，必须实施科学的系统管理。

（五）身心素质