财务费用报销和付款结算操作手册

【类别】操作手册

【时效性】一般

【秘密等级】无密级

费用报销和付款结算操作手册发文字号: 财字〔2016〕3号

发行日期: 2016年月日

版本: A版

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接收方: 各部门

受控状态: 非授控

费用报销与付款结算操作手册

第一章总则

一、目的：根据公司《货币资金管理基本规定》、《费用报销管理规定》，为了明确各项费用开支报销、借款、付款结算业务操作规范，特制订本手册。

二、适用范围：适用于公司总部及直营店铺。

三、本手册所称结算是指公司经营活动中所发生的借款、付款、报销业务。

第二章职责权限及时间要求

四、职责：

（一）、财务中心负责本手册的制定、修改、废止和解释工作；

（二）、各部门严格执行本操作手册，各公司财务部负责本手册的实施管理和监控；

五、结算业务签核管理规定：

（一）按公司下达的人事任命通知和规定的审批权限履行结算审批职权；

（二）、涉及到员工福利、补贴、工资报销，需经人力资源部审核；

（三）具体审核要求为：

1、直营店日常支出须经直营各级负责人审核；

2、若流程中签核人因公在外不能及时签核的，在经上述最终审批人授权（书面授权书）后，由职务代理人或上一级主管领导签核。

3、报销单据必须是正规票据，支出单据必须是与业务内容相符的发票或收据。

4、各级主管、经理签核要领：

（1）各栏内容是否填写清楚、完整、规范；（2）业务支出是否真实、合理，有无超出预算；（3）原始凭证、附件是否齐全、金额是否相符、粘贴是否规范；（4）是否符合公司制度、合同或报告规定，签批手续是否完整；（5）发票、收据是否符合要求；（6）是否符合报销期限。

5、各类结算单据须按本规定所规范的签核流程签核后生效，财务部出纳核对签核流程及最终审批人签字后方可付款；不符合签核流程规范的单据，财务部出纳有权不予付款。

6、付款后，出纳在登记流水帐后每天应连同有关凭证送交会计，经会计审核进行编制会

计凭证。如发现审核不符规定情况的，应退回出纳交原申请人补正处理。

7、对于报销人没有采取合理的方法、措施而造成公司资产浪费的，财务部有权只按市场合理价进行报销，超出合理价部分的金额由报销人自行承担。

8、各个环节审批的最长期限:（原则上总金额在预算内且金额在10000元（含）以下的为1个工作日，否则为3个工作日）。

六、结算时间要求为：

（一）预算外资金单笔5万元以上（现金支付的2000元以上）的需第一时间提前两个工作日向财务部报告。

（二）费用报销的时间期限为：

按照权责发生制的原则，当月费用当月报销，当月20日之前的费用25日前报销完毕，当月20日至月底前3天的费用月底前报销完毕; 同类型或同一项目的费用尽量一次性集中报销，报销期间为每月1-30日。超过以下费用核销期限的财务根据实际情况将从工资中扣款：（1）借款的费用，在支付之日起的7天内报销，其中差旅费报销以回到部门所在地的时间为报销起始时间。

（2）银行转账支付给外单位的费用，以提交给银行的付款凭据上注明的日期算起的10天内报销。

（三）每周一为财务收单日、周四为财务部报销支付日期，紧急情况需及时向财务部说明。

第三章结算单据种类、结算流程及填写要求

七、结算单据的种类：根据不同的结算业务，分别填写结算单据（见附件），其中：

（一）员工个人借款填写《借款单》。

（二）无发票直接支付给外单位的款项填写《大额费用付款审批单》。

（三）出差费用报销填写《差旅费报销单》。

（四）除第（三）条以外的费用报销时填写《费用报销单》。

八、武汉结算管理流程（其他分公司参照执行）：

九、结算单据填写要求为：

（一）结算经办人填写结算单据并签字确认。

（二）结算单据上填写的结算金额与所附原始凭证的金额一致，且各项金额的大小写相符。

（三）各签字环节均必须采用全称和中文的方式，不可以使用任何代号、英文或其他语言。

（四）填写结算单据时要用黑色的水笔或签字笔填写，禁止用铅笔或圆珠笔填写，且要求字迹清晰，不得有修改或涂改，大小写有栏头，合计栏的小写金额数字要靠左边填写。

（五）在填写结算单据时如出现有属于我司代垫付的款项（即费用不是我司承担的），请同时填写上应收款单位的名称与金额；为客户支付的费用，须有客户的签名确认方可报销，特殊情况后补手续；对于客户商退货运输业务，不要选择“到付”方式。

（六）费用报销时需填写费用归属的部门，对于发生代其他部门报销的情况，报销人须填写费用归属的部门，并经费用归属部门负责人签字确认后方可上报；一次报销多部门的费用时需附费用分解表，将费用分解到各部门（店铺）。

（七）不同收款单位的结算支出，要分别填写结算单据；不同类支出项目不能在同一行中填写，要分开单独填写。

（八）原则上不允许代人借款，特殊情况下代人借款时(经当事人确认)，代办人填写借款单并签名，财务将款项支付个代办人并挂代办人往来账，同时由代办人负责此款项的清理工作。

表示封顶；对于符号之后金额为0的，大写要用零表示，不能用其他字或其他符号表示。

（十）在填写结算单据时，需要清楚填写项目、期间、计算标准、合同或报告编号（若有）等。

（十一）需其他部门会签的需及时会签完整，一般事前在各类申请表单上会签，申请表作为报销附件，若报销时未附申请表需其他部门会签的在结算单上会签。

十、在结算或报销时需提供附件要求为：

注：非正规票据（含白条）需说明原由，并有收款人签字或盖章，我司证明人签字证明，白条还需留收款人电话号码。

十一、直营店的费用支出报销：（实行收支两条线，禁止用营业款自行坐支）（一）每家店铺的支出要单独用一份单据填写，不同店铺申请支出不可填写在同一份单据上报销、借款；店铺类使用物品和办公用品，尽量做到资源集中采购和统一配送方式以争

取更大折扣方式。

（二）关于店铺备用金：根据店铺面积大小和销售额大小确定备用金，备用金由专人保管；

（三）对商场提出收取非合同中规定的费用，须即时反馈上级处理；

（四）店铺之间调拔货品产生的运费要提供系统打印的调拔单据及市内运费登记表；

（五）店铺办公用品或物料集中在总部购买，特殊情况下购买的在报销时要提供具体的物品清单(名称,数量,金额等)、正规发票、原因说明等。

（六）对于店铺发生的改裤脚和织补费、洗衣费报销，凭发票和清单进行报销；对店铺销售组合奖励支出，凭报告核销。

十二、该手册自2016年月日开始执行。

财务中心

2016年9月15日

附件

费用报销单粘贴操作规范

为便于对凭证的装订、保管，方便各部门对凭证的查询及复印，制定本操作规范。

一、原始凭证的票据分类：

（一）票据幅面小于报销单的简称小票据，包括火车票、车票等；

（二）原始凭证的票据幅面大于报销单的简称大票据。

二、报销单上报销原始凭证的粘贴要求：

（一）原始凭证上的日期、金额、报告号等内容不能粘贴在报销单装订区内；

（二）报销单装订线内不得直接粘贴长或宽小于5厘米以下的原始凭证；

（三）原始凭证的粘贴要求均匀分布，不得出现以下错误粘贴方法：

1．多张单据全部从装订线处对齐粘贴；

2．票据集中重叠成一条粘贴；

3．票据沿报销单底边（正面朝上）粘贴；

（四）原始凭证的粘贴方向必须与报销单正面同向粘贴后要便于审阅。

三、费用报销单粘贴的操作步骤：

（一）小票据较多达十张（不含十张）以上的粘贴操作步骤：

1．选择不大于报销单或与报销单大小相当的空白纸；

2．将原始凭证的票据正面朝上，左边留2-3cm的空白，从左至右呈鱼鳞状依次均匀粘贴在空白纸上，不得将小票据全部从左边顶头对齐开始粘贴；若票据达三十张以上时，可分别在多张空白纸上粘贴；

3．粘贴完毕，将已贴好票据的空白纸左边与已填写的报销单左边对齐粘贴；

（二）小票据较少在十张（含十张）以下的粘贴操作步骤：报销单正面朝上放置，用手捏其左右两边，将其下边往上翻转180度放置，直接在报销单的反面从装订线位置对齐均匀分布粘贴，较小原始凭证的票据正面朝里朝外皆可；

（三）大票据的粘贴操作步骤：

1．大票据正面与已填写的报销单正面同向朝上放置，大票据在下，报销（帐）单在上，大票据只有一张时，与装订线处右侧区域的左上角对齐粘贴；大票据在两张以上时，与已填写的报销（帐）单的左上角对齐粘贴；

2．将大票据多出来的部分折叠，并折角。

（四）大小票据混合型粘贴操作：若大小票据混合型的粘贴，分别参照大、小票据粘贴方

法，并合理安排大、小单据的上、下层次及粘贴顺序进行操作。

（五）其他票据粘贴要求：

1．压感纸发票、票据等要正面粘贴在报销单上；

2．海报、相片用回形针别在报销单后面；

3．多次使用的报告，用大头针（或订书机）别在报销单后面；

4．增值税发票抵扣联用回形针（或大头针）别在报销单的上面，粘贴时注意不要破损，否则发票抵扣联无法抵扣。

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