重建档案工程项目档案基本知识介绍
重建档案工程项目档案
基本知识介绍
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第一章工程项目档案整理基本知识介绍
一、工程项目档案的基本概念
工程项目档案的属性
1、原始性
2、真实性
3、价值性
二、工程项目档案的基本知识
（一）工程项目档案整理工作过程中基本术语，定义及其相互关系。
1、建设项目与工程
2、单项工程
3、单位工程
4、建设项目、单项工程、单位工程三者之间的关系
①工程项目文件包括前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件。
②项目竣工文件主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。
6、项目文件及相关联定义的关系图
项目开工前及
项目试运行及
工程准备阶段
竣工验收阶段
项目施工及竣工阶段
7
包括两方面的内容：一是建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的文件；二是项目单位内部各机构将项目各阶段形成（或外部直接接收）并经过整理的文件定期报送本单位的档案管理机构。
工程项目文件归档、工程项目档案移交关联图
文件
归档
（二）工程项目档案整理的流程
1、收集
2、分类
3、整理与归档
4、汇总整理与移交
第二章 工程项目文件的收集 工程项目文件收集包含两方面含义：一是各目文件产生或接收部门按相关规定主动将项目文件进行收集并交给建设单位的档案部门；二是建设单位的档案部门要对整个工程项目文件的收集工作进行掌控，对滞交的工程项目文件要及时进行催交。
工程项目文件收集是工程项目档案管理的重要环节，也是档案工作的基础，只有做好项目文件的收集工作，才能保证项目建设期间档案的齐全、完整和准确，为项目后续生产运行与维修提供保障，为项目的技术改进提供可追溯性的原始记录。
工程项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关建设部门和人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施，因此必须制定相应的工程项目文件收集（归档）制度。工程项目文件收集（归档）制度的内容，一般包括工程项目文件收集（归档）范围、收集（归档）责任部门、收集（归档）时间、份数、质量要求等。
一、工程项目文件收集责任
1、项目前期准备阶段收集责任（从提出项目建议书开始到建设准备）
2、项目施工阶段收集责任
3、项目试运行阶段收集责任
二、工程项目文件收集（归档）范围
1、编制工作程项目文件收集（归档）范围的标准
2、工程项目文件收集（归档）范围编制
三、工程项目文件收集的时间要求
1、工程技术文件
2、其他文件
四、工程项目文件收集的质量要求
1、完整、准确
2、原件
3、清晰、整洁
4、签章完备
5、书写材料要求
6、装订要求
7、其他要求
五、工程项目文件收集的控制措施
要做好工程项目文件的收集控制，应注意工程项目文件的形成、积累、流转等前端控制，把收集工作落实到工程项目文件的产生或接收部门。尤其对于大型工程建设项目，参与工程项目建设的单位众多，而工程项目文件的收集工作与各单位都相关，因此如何做好整个工程项目文件的收集工作，这就要求建设单位要统筹规划，要在项目管理制度（程序）以及管理方式、方法和措施等方面整体考虑和部署，以使工程项目文件的收集工作达到事半功倍的效果。根据国内外大型工程项目建设的管理经验，工程项目文件收集控制措施主要有：管理制度控制、工程合同管理控制、工程进度计划管理控制、工程质量保证体系控制、文档管理控制等五大控制措施。（见下图）。
1、管理制度控制
管理制度（程序）是实行科学管理的基础，也是管理工作的有效工具，工程项目文件的形成、积累、收集、整理与归档工作应制度化、程序化。工程建设项工作均离不开文件与记录，文件控制、记录控制是工程建设管理活动的重要组成部分。IS09001-2000《质量管理体系要求》及GB/T19001-2000《质量管理体系要求》对文件控制、记录控制有明确要求，建设单位应充分运用工程建设项目的质量保证体系，建设单位应充分运用工程建设项目的质量保证体系，使项目勘察、设计、设备供应、施工、监理单位以及建设单位自身建立健全起完善的文件编制、发布、审批、更改、分发控制、收集、整理、归档及保管等管理制度（程序）。这些管理制度应渗透于工程建设项目的各项活动及工作程序之中，将工程项目文件材料的收集、积累、整理、归档工作落实到工作计划以及有关人员的职责范围，进而确保文件收集工作的有效实施。
2、工程合同管理控制
工程建设项目通常采用业主或建设单位全面负责下的合同管理模式，项目的勘察、设计、设备供应、土建施工、安装、监理、调试等工作均通过合同委托承包单位承担。合同是项目各项工作的法律依据，合同双方按合同的规定履行各自的责任。因此，应利用合同这种有效的手段来做好工程项目文档工作，合同中规定承包单位在文档文面的责任，文档管理纳入合同管理。工程项目文件收集在合同管理控制方式主要包括以下内容：
（1）合同条款控制
在合同订立时，把工程项目文件交付的范围和类别、文件的介质和数量、文件提交的要求、应遵循的文档管理程序（文件格式及内容）等内容列入合同文本，使文件提交及有关事项具有合同依据。为此，文档管理部门应直接参加合同谈判或通过审查合同有关章节，来确保文档有关要求列入合同文本。
（2）工程建设项目验收控制
在有关工程管理制度程序中应制定档案部门参与合同执行监督和合同项目验收的规定。在合同执行期间，文档管理部门要参与合同管理，监督承包工程单位是否按合同规定提交文件；在合同项目完成时，文档管理部门要参与对合同执行情况的审查，确认承包工程单位是否按合同要求提交了完整的合同要求的文件。在项目的临时验收、最终验收前，建设单位合同管理部门（或其他部门）可以以“临时验收/最终验收技术评审单”的形式征求各技术、施工以及档案等部门的书面意见。文档管理部门在收到“临时验收/最终验收技术评审单”时，检查该合同的文档提交情况，并予以回复。如文件提交不完整，合同管理部门将暂不予出具验收证书，要求承包单位履行完合同责任后，才予以出具验收证书。
（3）合同项目文件归档跟踪控制
文档管理部门要求合同部门及时将已签订的合同文本及时向文档管理部门归档，文档管理部门在接收合同文本后，档案人员应仔细阅读合同文本中有关文件提交章节，了解合同文本关于文件提交的具体范围和要求，及时建立“合同项目文件归档跟踪信息表”（以信息数据库或OFFICE EXCEL表单形式建立），作为合同项目文件动态归档跟踪控制的依据。“合同项目文件归档跟踪信息表”应包含的信息有：合同号、合同名称、项目完工时间、文件提交内容（合同管理文件、工程技术文件）、预计提交时间、文件提交联系人（合同管理联系人、技术管理联系人）、提交状态（已归档、未归档、不需归档等）等。并提前与文件提交单位（联系人）建立工作接口（联系），落实合同项目文件提交准备工作。在合同执行及文件的收集、提交过程中，应对“合同项目文件归档跟踪信息表”中的相关信息进行及时更新，以便做好整个工程所有合同项目文件的归档跟踪管理、控制，有效保证档案材料的完整及时归档。同时，对逾期未提交项目文件的情况采取措施（直接发文催交等）。
3、工程进度计划管理控制
工程项目文件能否及时交付将直接影响到工程是否能按照工程进度计划执行。因此，为了保证工程项目文件及时交付，建议将承包单位项目文件交付纳入工程进
度计划管理，对工程项目文件交付实施控制。纳入工程进度计划管理的具体方式和要求如下：
（1）承包单位根据工程进度计划和合同要求编制详细的“项目文件目录”，“项目文件目录”应包含每份文件的文件编码、版次、题名、计划提交时间及实际提交时间等基本信息，并定期（每季度）对“项目文件目录”进行更新、升版。
（2）要求承包单位应在合同签订后3个月内将“项目文件目录”提交建设单位，“项目文件目录”应根据工程实际情况定期（每季度）更新、升版，更新、升版后需及时提交建设单位。内容建议在合同条款中予以规定、要求。
（3）在工程项目执行过程中，建设单位在收到“项目文件目录”后，应对“项目文件目录”进行审查（需利用计算机信息系统将“项目文件目录”与实际接收的文件目录信息进行对比、核查），及时掌握工程项目文件交付情况，对未按计划提交的文件及时正式发文进行催交，确保项目文件及时收集、交付。该控制措施比较适合产生工程技术文件数量较多的合同项目。
4工程质量保证体系控制
质量保证体系保证工程建设各项工作（包括文档管理工作）符合法规、规范和标准要求的有效手段。文档管理纳入质量保证体系控制主要体现在两方面；
（1）文件控制和记录控制是质量保证的重要组成部分，建设项目质量保证大纲必须规定文件控制和记录控制的要求，并明确负责单位及其责任。
（2）工程项目建设单位质保部门应对内部各部门及外部承包单位实施监督验证，定期时行质量保证监查和监督，验证文档管理制度及其实施的有效性，确保文件控制和记录管理有效，实际上也是为了确保工程项目文件的收集。质保部门也可以邀请档案管理人员参与质量保证监查和监督活动。在质量保证监查和监督的基础上，建设单位文档管理部门也可以建立文档管理工作检查制度，定期开展文档专项检查工作，及时协调解决文档管理存在的问题。
5、文档管理控制
在收集工作方面，通过文档管理部门开展的工程项目文件收集控制措施有如下几方面：
（1）工程项目文件接收和分发归口管理实施
建议建立工程项目文件接收和分发归口管理机制，尤其对工程建设项目的建设单位。工程项目文件接收和分发归口管理机制建立方式：一方面，在制度和管理程序中明确规定，所有文件，包括从外部接收的和对外发送的工程项目文件必须首先交由文档管理部门统一处理；另一方面，将传真、邮寄、电子邮件等文件收发途径纳入文档管理部门统一控制范围，避免文件通过以上途径流失。通过工程项目文件接收和分发归口管理措施，把工程文件的进出渠道进行归口控制，使项目文件由被动收集变为主动接收。项目文件接收和分发归口管理流程见下图。
图1-6 （2）档案归档计划编制及归档跟踪管理
文档管理部门通过编制“工程项目档案年度归档计划”，并按年度归档计划开展工程项目文件收集工作。“工程项目档案年度归档计划”的内容应包括：应归档工程项目文件类目（文件名称）、归档部门、归档责任人、计划归档时间等信息。
编制“工程项目档案年度归档计划”，可以采取先要求各部门自行填报、“工程项目档案年度归档计划”，文档管理部门对各部门填报、提交的“工程项目档案年度归档计划”进行审核并汇总，与各部门达成共识后，正式发布“工程项目档案年度归档计划”，该工作可在每年年底开展。
第二章工程项目档案分类方案的编制
一、工程项目档案分类的原则
1、遵循工程项目档案形成规律
2、便于保管利用
3、维持职能导向
4、兼容其他
5、可扩展
6、标准统一
二、工程项目档案分类体系设计与制定
（一）工程项目档案分类方案的编制方法
工程项目档案分类方案编制一般通过工程项目档案内容分析、类目划分、类目排序、类目编号确定、类目表制定五个步骤完成（见下图）。
一个完整的档案分类方案应包括分类说明、使用介绍和类目表三部分组成。 01要行性研究
01前期工作 02 项目建议书
03……
01设计技术文件
02工程设计 02工程计算书
03……
01项目申请
03项目管理 02 项目计划
03……
01施工文件
04基本建设 02 竣工文件
03……
01招评标
工程项目档案分类体系表 05合同管理 02合同文件
03 ……
01科研管理 06科技管理 02 技术管理 03……
01设备设计 07设备管理 02 设备安装 03……
01质量控制
08质量安全 02 安全管理
03 ……
01工程预决算
09财务管理 02 财务计划
03 ……
工程档案分类体系表
第四章工程项目文件的整理及归档
第一节工程项目文件的整理
一、工程项目文件的整理原则
（二）工程项目文件整理方法
第二节工程项目文件的组卷
一、工程项目文件组卷原则
工程项目文件的组卷应遵循以下原则：
1、内在联系性。进行工程项目文件的组卷必须保持项目文件的内在有机联系，这是进行工程项目文件组卷的首要原则。
2、合理性。工程项目文件的组卷保证形成的档案保管单位（案卷、册、盒）内文件数量合理、分类合理，，这样才能便于检索和查找利用。
3、齐备性。工程项目文件收集完整是工程项目档案的基本要求。
二、工程项目文件组卷方法和要求
1、项目施工类文件一般按照单项工程、单位工程进行组卷，也可以按照装置、阶段、结构、专业进行组卷。这种组卷原则上应建立在对工程项目的合理划发
上。如一座写字楼建设项目，通常会包括写字楼主体建筑、电梯系统、供暖系统、空调系统、管道设施、强电及弱电系统，这些系统如被划分为若干个子项（即单位工程）进行建设，其产生的文件可以按照单位工程进行组卷，当然，也可以按照土建专业、水暖专业等专业分工进行组卷。
2、项目竣工图按照建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序进行组卷。
3、设备类文件按照专业、台件等进行组卷。
4、管理类文件按照问题、时间组卷，或按文件类别，如项目依据性、基础性、竣工验收文件等进行组卷。
5、监理类文件按照文种进行组卷。
6、原材料试验按照单项工程、单位工程进行组卷。
三、案卷与卷内文件的排列要求
1、管理性文件
管理性的文件应按问题、时间或重要程度进行排列，也可以以时间为主，结合问题或重要程度进行排列，也可以以时间为主，结合问题或重要程度进行排列。在组卷整理时，可根据具体此类文件内容来确定适宜选用何种排列方式。
2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。
3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、设备安装调试或设备运行、设备维修等顺利排列。
4、竣工图按专业、图号进行排列。
5、卷内文件排列时，各类文件材料的排列一般情况下遵循以下规则：图文混合的，文字材料排列在前，图样材料排列在后；翻译文字排列在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。
本章后面将详细讲述部分常见文件的组卷排列方法。
（五）文件组卷
在工程项目文件中，文书主要指管理性文件。文书组卷内容主要包括：可行性研究、任务书；项目管理文件（如征地、移民文件；计划、投资、统计、管理文件；专项申请、批复文件）；竣工验收文件等。
文书收集阶段要对文件进行检查，收集不齐全、不完整的要作进一步补充和完善，主要检查以下几个方面：
第一，要检查文件是否齐全。如发文是否同时具有文件正本和定稿，各种反映基本情况的年报、名册、会议记录等是否收集齐全；
第二，要检查文件是否属于本单位归档的范围。同时还要看是否属于本年谎报，不属于本年度的应转出归人相应的年度。
第三，要检查卷内文件是否有一定的联系。相联系的要归到一块，没有联系的要剔出另组卷。
为了便于文书的保管和利用，建议文书按照问题组卷，将同一性质或问题相近的文件组入一个案卷中，卷内文件在排列时要同时兼顾文书形成的时间以及重要程度，尊重文书形成的历史过程和逻辑关系，例如可以按照文件材料的逻辑关系列；重要的在前，次要的在后；批复在前，请示在后；结果在前，查证材料在后；总表在前，分类表后。
第三节案卷编目
案卷编目涉及卷内文件页号的编写、卷内文件目录的编制、案卷封面和脊背的编制、卷内备考表的编制四个方面工作内容。
1、卷内文件页号的编写要求
2、卷内目录的编制要求
3、案卷封面和脊背的编制
——档号，应依据建设单位提供的项目档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。
4、卷内备考表的编制
第四节案卷装订
1、案卷装订要求
装订前，应去除案卷内文件原有的金属物和杂物。通常以A4尺寸标准幅面规格进行装订，大于A4尺寸的可采取折叠方式，折叠成A4尺寸标准幅面进行装订；特殊情况下，对某些不合规格的，在不破坏文件材料内容的前提下，可采取剪裁夺、补、贴等方式，修补成A4尺寸标准幅面。卷内材料按照卷内封页、卷内文件目录、文件材料、备考表顺序排列、装订。
案卷装订可采用整卷装订与单份装订两种形式，图纸可不装订。如原文件材料已装订，且符合档案装订的要求，则可维持其原装订，不必重新装订。
单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、档号章。档号章内容有：档号、序号（即卷内目录所列该份文件的顺序号）。